AIS có vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức AIS ở Công ty D&C tuân theo các yêu cầu và nguyên tắc:
Thứ nhất, nguyên tắc kiểm soát. Theo nguyên tắc này, cách bố trí nhân sự,
phân công công tác, trình tự luân chuyển chứng từ cũng như trình tự báo cáo được lập ra đảm bảo nhà quản lý có thể kiểm soát được, giảm thiểu các gian lận và sai sót có thể xảy ra. Ví dụ như trong quy trình bán hàng, khi giám đốc ký giấy đồng ý giao xe cho khách hàng, giám đốc phải có đầy đủ thông tin liên quan tới hợp đồng như chính sách bán hàng, tình trạng thanh toán để đảm bảo bảo toàn cho tài sản của công ty. Hay như khi kế toán dịch vụ xuất hóa đơn sửa xe cho khách hàng, kế toán phải kiểm tra toàn bộ hồ sơ sửa xe như: phiếu tiếp nhận, báo giá, lệnh sửa chữa, phiếu xuất kho (nếu có), dự toán, bảo lãnh thanh toán (nếu có), biên bản kiểm tra cuối để tránh tình trạng gian lận có thể xảy ra.
Thứ hai, nguyên tắc phù hợp: Thông tin được cung cấp phù hợp theo yêu
cầu quản lý và phục vụ cho ra quyết định. Ví dụ, trong chu trình chi tiêu, khi đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp: để nhà quản lý ký chấp thuận cho thanh toán
thì người đề nghị phải cung cấp bộ chứng từ chứng minh được việc mua hàng đã được phê duyệt, giá đã được duyệt và chứng minh hàng đã được mua về kho. Bộ chứng từ gồm có: đề nghị mua hàng hóa được ký duyệt, báo giá đã duyệt, phiếu giao hàng của nhà cung cấp, phiếu nhập hàng thủ kho đã ký, hóa đơn hợp lệ, hợp đồng kinh tế (nếu có)...
Cũng theo nguyên tắc này, tổ chức AIS phù hợp với trình độ khoa học kỹ thuật, cơ sở vật chất. Trong chu trình cung cấp dịch vụ, hệ thống phần mềm hỗ trợ đại lý của Honda Việt Nam (phần mềm DTS) tham gia vào toàn bộ hoạt động sửa chữa xe của phòng dịch vụ, từ khâu tiếp nhận, báo giá, lập lệnh, xuất kho, đến cuối cùng là nghiệm thu công việc. Hiệu quả hoạt động của phần mềm DTS cho thấy sự tân tiến trong AIS ở Công ty D&C. Tuy nhiên, việc tồn tại ba phần mềm trong AIS: phần mềm DTS ở phòng dịch vụ, phần mềm Fast ở kế toán và phần mềm excel dẫn tới thông tin không đồng bộ, gây ảnh hưởng không nhỏ tới đà tăng trưởng của công ty. Vì vậy, cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, theo nguyên tắc phù hợp, Công ty D&C cần phải xây dựng một hệ thống phần mềm xử lý dữ liệu thống nhất, xuyên suốt, đảm bảo sự an toàn và chính xác của thông tin, phù hợp với khả năng mở rộng quy mô của doanh nghiệp.
Thứ ba, tổ chức AIS ở Công ty D&C tuân theo nguyên tắc tiết kiệm và
hiệu quả. Các nhân viên trong công ty được phân công công việc cụ thể, hợp lý, đảm bảo về thời gian và chất lượng hoàn thành công việc. Các nhân viên trong cùng một bộ phận được luân chuyển các vị trí để đảm bảo có thể thay thế nhau khi có người nghỉ. Các chi phí chung được theo dõi chặt chẽ và có định mức nhằm kiểm soát chi phí và chống lãng phí. Ví dụ: khi thanh toán xăng xe, nhân viên lái xe phải ghi được số kilomet đã sử dụng, số lượng xăng tiêu hao. Hay chi phí ở bộ phận bếp ăn, kế toán phải kiểm tra giá mua thực phẩm tương đương với giá thị trường... Ngoài ra, theo nguyên tắc này, chi phí để xây dựng AIS phải bỏ ra thấp hơn lợi ích nó mang lại. Chi phí cho xây dựng phần mềm để hỗ
trợ công việc và xử lý dữ liệu phải phù hợp với hiệu quả từ nó. Khi doanh nghiệp mới thành lập, dữ liệu chưa lớn, doanh nghiệp có thể sử dụng các sản phẩm phần mềm sẵn có: phần mềm DTS, phần mềm Fast, excel.... để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo kiểm soát được.
3.3 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong Công ty CP Đầu TưKinh Doanh Tổng Hợp D&C