Công nghệ thông tin hỗ trợ các hoạt động nội bộ và hợp tác giữa các công ty trong chuỗi cung ứng. Khi sử dụng mạng lƣới cơ sở dữ liệu kết hợp với đƣờng
truyền dữ liệu tốc độ cao, các công ty có thể chia sẻ thông tin để quản trị tốt hơn toàn bộ chuỗi cung ứng cũng nhƣ từng địa điểm riêng biệt trong phạm vi chuỗi cung ứng. Việc sử dụng hiệu quả công nghệ này chính là yếu tố quyết định đến thành công của công ty. Tất cả hệ thống thông tin thực hiện ba chức năng chính:
• Thu thập số liệu và truyền đạt dữ liệu
• Lƣu trữ và truy xuất dữ liệu
• Thao tác trên dữ liệu và báo cáo
1. Thu thập số liệu và truyền đạt dữ liệu
Mạng internet: internet là mạng lƣới truyền dữ liệu toàn cầu, kết nối với máy tính và các thiết bị liên lạc
Dải băng thông rộng – Broadband: là công nghệ truyền thông có khả năng liên tục tiếp cận hệ thống Internet tốc độ cao nhƣ công nghệ cáp đồng trục, ADSL, mạng nội bộ, công nghệ không dây, cố định, và vệ tinh. Công nghệ này ngày càng phổ biến, nhớ đó mà các công ty trong chuỗi cung ứng có thể kết nối với nhau một cách dễ dàng
Trao đổi dữ liệu điện tử - EDI (Electronic Data Interchange): đây là công nghệ để truyền tải các dữ liệu thông thƣờng giữa các đối tác làm ăn với nhau. Việc áp dụng EDI vào trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp đã mang lại hiệu quả trong việc giảm thiểu chi phí.
2. Lƣu trữ và truy xuất dữ liệu
Hoạt động này đƣợc thực hiện bởi công nghệ cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tỗ chức đƣợc lƣu trữ trong một định dạng điện tử.
Một cơ sở dữ liệu là một mô hình các quy trình kinh doanh phục vụ cho việc thu thập và lƣu trữ dữ liệu. Việc thiết kế mô hình cho từng cơ sở dữ liệu phải đạt đƣợc sự cân bằng giữa dữ liệu tổng hợp ở mức độ cao tại một cực điểm và dữ liệu chi tiết tỉ mỉ tại một cực khác. Sự cân bằng này đạt đƣợc khi cân nhắc giữa nhu cầu
và ngân sách cho một dự án kinh doanh so với chi phí gia tăng liên quan đến các dữ liệu ngày càng chi tiết hơn. Sự cân bằng này đƣợc phản ánh trong mô hình dữ liệu của cơ sở dữ liệu
3. Thao tác trên dữ liệu và báo cáo
Ngƣời ta tạo ra nhiều hệ thống chuỗi cung ứng khác nhau bằng cách kết hợp quá trình xử lý logic để thao tác và trình bày dữ liệu thông qua những công nghệ thu thập, truyền đạt, lƣu trữ và truy xuất dữ liệu. Tùy theo yêu cầu của các hoạt động kinh doanh cụ thể, hệ thống sẽ xây dựng cách thức tƣơng ứng để thu thập và trình bày số liệu. Sau đây là một số hệ thống hỗ trợ các quy trình của chuỗi cung ứng
Quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning)
Hệ thống ERP thu thập dữ liệu từ nhiều bộ phận chức năng trong một công ty, nó kiểm soát các đơn hàng, quy trình sản xuất, thu mua nguyên vật liệu và lƣu kho thành phẩm. ERP hỗ trợ cho việc xem xét hoạt động kinh doanh nhằm giảm bớt các phòng ban chức năng khác nhau, chẳng hạn nhƣ nó có thể quan sát toàn bộ quá trình thực hiện đơn hàng và theo dõi đơn hàng từ lúc thu mua nguyên vật liệu cho đến lúc thực hiện đơn hàng, sau đó giao thành phẩm đến khách hàng.
Hệ thống ERP là một phần mềm ứng dụng nhiều module có thể đƣợc cài đặt riêng hay kết hợp với nhiều module khác. Đó là các phần mềm thƣờng đƣợc sử dụng trong lĩnh vực: tài chính, thu mua, sản xuất, thực hiện đơn hàng, quản trị nguồn nhân lực và logistics; các module này thực hiện và kiểm soát các giao dịch diễn ra hằng ngày.
Quản trị quan hệ khách hàng CRM (Customer Relationship Management)
Hệ thống này liên quan đến việc phục vụ những khách hàng hiện tại và tìm kiếm những khách hàng tiềm năng. CRM theo dõ những khuôn mẫu mua hàng và tiểu sử khách hàng. Dữ liệu khách hàng đƣợc công ty tổng hợp và lƣu trữ tại một
nơi mà khách hàng và nhân viên bán hàng có thể truy cập nhanh chóng khi cần để đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.
Hệ thống quản trị kho hàng – WMS (warehouse management system)
Hệ thống này hỗ trợ cho quản trị các hoạt động hàng ngày tại kho một cách hiệu quả. Hệ thống lƣu trữ mức tồn kho, quản trị địa điểm lƣu trữ hàng hóa, hỗ trợ các hoạt động cần thiết cho việc bốc dỡ, đóng gói và vận chuyển hàng hóa.