Đối với bất kì doanh nghiệp thương mại dịch vụ nào, quản lí doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ làm sao cho hiệu quả là một nhân tố quan trọng đối với kết quả hoạt động của công ty. Trên cơ sở phần hành kế toán doanh thu mềm kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ mới khắc phục được những hạn chế của phần hành cũng như ứng dụng kế toán cũ của công ty đồng thời đặt ra yêu cầu đối với hệ thống mới phải truy cập dữ liệu nhanh, xử lí dữ liệu chính xác, giao diện thân thiện với người sử dụng.
Quản lý được các danh mục cần thiết: Tài khoản, khách hàng, dịch vụ. Quản lý được việc nhập dữ liệu vào các chứng từ, cho phép lưu vào cơ sở dữ liệu và in ra các chứng từ theo thông tư 200 - ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
In ra được các báo cáo cần thiết:
Các sổ cái TK511, TK 521 Các sổ chi tiết tài khoản Sổ chi tiết dịch vụ
Báo cáo doanh thu theo khách hàng Báo cáo doanh thu theodịch vụ Báo cáo giảm trừ doanh thu dịch vụ Báo cáo tổng hợp doanh thu dịch vụ
Từ mục tiêu của bài toán, xác định xây dựng phần mềm kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bám sát vào các nghiệp vụ thực tiễn diễn ra tại công ty, quản lý doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ một cách hiệu quả hơn.
Từ dữ liệu đầu vào của hệ thống: - Hóa đơn GTGT
- Hợp đồng bán hàng - Phiếu giảm giá dịch vụ Thông tin ra của hệ thống
- Báo cáo tổng hợp doanh thu
- Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng - Báo cáo doanh thu theo từng dịch vụ.
- Báo cáo giảm trừ doanh thu. - Sổ cái TK 511, TK 521,... - Sổ chi tiết TK 511, TK 521,... - Sổ chi tiết dịch vụ
3.1.1.1. Mô tả bài toán
Với lĩnh vực kinh doanh của công ty là chuyên cung ứng các dịch vụ tư vấn và cung cấp phần mềm… Quy trình cung cấp dịch vụ được mô tả như sau:
Khách hàng khi có nhu cầu mua dịch vụ của công ty sẽ liên hệ trực tiếp với phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh sẽ tư vấn, gửi bảng danh sách dịch vụ và bảng báo giá kèm theo cho khách hàng. Sau khi hai bên đã thống nhất để đi đến ký kết hợp đồng bán hàng, khách hàng sẽ viết đơn đặt hàng gửi cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng và xác định yêu cầu của công ty về loại dịch vụ, giá cả, phương thức thanh toán… đồng thời xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu đặt hàng của khách hàng thông qua báo cáo loại dịch vụ. Nếu dịch vụ của công ty không đáp ứng được yêu cầu đặt hàng của khách hàng, phòng kinh doanh sẽ thông báo cho khách hàng. Ngược lại, khi khách hàng chấp nhận sử dụng dịch vụ, phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng bán hàng. Hợp đồng bán hàng được in làm 2 bản: 1 bản gửi cho khách hàng, 1 bản gửi kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giữ làm cơ sở hạch toán. Căn cứ vào hợp đồng bán hàng, kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ lập hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT được in làm 3 liên: 1 liên gửi cho khách hàng, 1 liên giữ lại, 1 liên lưu vào hồ sơ thuế.
Nếu khách hàng thanh toán ngay, kế toán trưởng gửi bảng giá, bảng định mức chiết khấu cho kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (kế toán trưởng gửi vào đầu kì ). Trong trường hợp chiết khấu thương mại, kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sẽ ghi trực tiếp khoản chiết khấu trên hóa đơn GTGT cuối cùng theo thỏa thuận trong hợp đồng bán hàng. Trong trường hợp chiết khấu thanh toán, khoản chiết khấu không được giảm trừ vào doanh thu tức là không được giảm thuế GTGT nhưng được đưa vào chi phí hoạt động tài chính. Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền ngay, kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chuyển hợp đồng bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng cho kế toán công nợ xác nhận chưa thu tiền và theo dõi nợ phải thu của khách hàng. Trường hợp khách hàng thanh toán tiền hàng ngay bằng tiền mặt kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ chuyển hồ sơ thanh toán cho kế toán vốn bằng tiền để tiến hành các giao dịch thanh toán với khách hàng.
Khi khách hàng mua dịch vụ trong thời gian công ty có chương trình giảm giá hoặc dịch vụ được cung cấp không theo thỏa thuận của hợp đồng bán hàng, kế toán trưởng gửi quyết định giảm giá dịch vụ cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh lập phiếu giảm giá dịch vụ và gửi kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Phiếu giảm giá dịch vụ gồm 3 bản. Sau khi xem xét, kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sẽ gửi phiếu giảm giá dịch vụ 1 bản gốc cho kế toán công nợ trong trường hợp khách hàng nợ, 1 bản sao được gửi lại cho khách hàng, 1 bản sao cho kế toán vốn bằng tiền trong trường hợp khách hàng thanh toán ngay.
Cuối mỗi ngày bộ phận kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sẽ lập Sổ cái TK 511,521, Sổ chi tiết TK, Sổ chi tiết dịch vụ. Cuối mỗi tháng, quý,
kế toán trưởng yêu cầu báo cáo, căn cứ vào Sổ cái TK 511,521, Sổ chi tiết TK, Sổ chi tiết dịch vụ kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sẽ lập Báo cáo tổng hợp doanh thu, Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng, Báo cáo doanh thu theo dịch vụ, Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng gửi lên Kế toán trưởng. Đây sẽ là căn cứ quan trọng để lãnh đạo công ty đưa ra những giải pháp tối ưu nhất cho hoạt động sản xuất và tiêu thụ của công ty.
3.1.1.2. Phân tích yêu cầu
Từ đòi hỏi của công tác quản lý doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, cần phải xây dựng một phần mềm sao cho công việc quản lý doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được thực hiện trên máy thay cho công việc thủ công trước đây và việc quản lý doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có hiệu quả hơn, để thực hiện được điều đó hệ thống phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Yêu cầu đặt ra của phần mềm là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi sai, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Phần mềm phải đảm bảo các yêu cầu:
- Quản lý được danh mục dịch vụ, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, danh mục chứng từ, bảng giá, bảng định mức CKTM.
- Thiết kế được các chứng từ cần thiết, các form để nhập dữ liệu đầu vào:
o Hóa đơn GTGT
o Phiếu giảm giá dịch vụ o Hợp đồng bán hàng - Tính được doanh thu tại mọi thời điểm. - Đưa ra được các sổ sách và báo cáo:
o Sổ cái TK 511, TK 521 o Sổ chi tiết TK511,TK521
o Báo cáo doanh thu bán hàng theo dịch vụ o Báo cáo các khoản giảm trừ doanh thu o Báo cáo tổng hợp doanh thu dịch vụ
3.2. Phân tích hệ thống về chức năng 3.2.1. Mô hình nghiệp vụ bài toán
(1) Gồm :
Bảng giá (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng định mức chiết khấu Danh mục khách hàng Danh mục dịch vụ Danh mục tài khoản (2) Gồm:
Báo cáo doanh thu bán hàng theo dịch vụ Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng Báo cáo giảm trừ doanh thu dịch vụ
Báo cáo tổng hợp doanh thu dịch vụ (3) Gồm:
Hóa đơn GTGT
3.2.1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 3.2: Biểu đồ phân cấp chức năng
3.2.1.3. Mô tả chi tiết chức năng lá
(1.1) Cập nhật bảng giá: Ban lãnh đạo đưa ra bảng giá từng loại dịch vụ (1.2) Cập nhật bảng định mức chiết khấu: Khi khách hàng mua dịch vụ với một số lượng lớn hoặc thanh toán trước hạn hợp đồng thì sẽ được hưởng một mức chiết khấu được ghi trong hợp đồng kí kết giữa 2 bên mua và bán.
(1.3) Cập nhật thông tin khách hàng: Mỗi khách hàng khi đến mua dịch vụ sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục khách hàng.
(1.4)Cập nhật thông tin tài khoản: Khi có thêm tài khoản mới được sử dụng sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục tài khoản.
(1.5) Cập nhật danh mục dịch vụ: Mỗi khi them loại dịch vụ mới sẽ được cập nhật thông tin vào danh mục dịch vụ.
(2.1) Nhận hợp đồng bán hàng: Hợp đồng kinh tế sau khi được giám đốc phê duyệt sẽ được chuyển lên từ phòng kinh doanh của công ty.
(2.2)Lập hóa đơn GTGT: Căn cứ vào thông tin bán cho khách hàng được viết trong hợp đồng kinh tế, kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tiến hành lập hóa đơn GTGT.
(2.3)Chuyển hồ sơ thanh toán công nợ: Chuyển hồ sơ cho kế toán vốn bằng tiền, kế toán công nợ để thu tiền và theo dõi công nợ khách hàng.
(3.1) Nhận phiếu giảm giá dịch vụ: Tiến hành nhận phiếu giảm giá dịch vụ khi khách hàng mua dịch vụ trong thời gian công ty có chương trình chiết khấu giảm giá hoặc khách hàng yêu cầu giảm giá do lỗi kĩ thuật hoặc dịch vụ bị giảm chất lượng do bên bán, dịch vụ sẽ được bộ phận kỹ thuật kiểm tra.
(3.2)Chiết khấu gồm:
+ Chiết khấu thương mại: Khi khách hàng mua dịch vụ với số lượng lớn, theo thỏa thuận của hợp đồng bán hàng, khoản chiết khấu được viết trên hóa đơn GTGT.
+ Chiết khấu thanh toán: Khi khách hàng thanh toán trước thời hạn hợp đồng, khoản chiết khấu được viết trên hóa đơn GTGT.
(3.3) Chuyển hồ sơ thanh toán công nợ: Chuyển hồ sơ cho kế toán vốn bằng tiền, kế toán công nợ để thu tiền và theo dõi công nợ khách hàng .
(4.1) Lập sổ cái các tài khoản: Căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng sẽ tiến hành ghi sổ cái TK 511, TK 521.
(4.2) Lập sổ chi tiết tài khoản: Căn cứ vào chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tiến hành ghi sổ chi tiết tài khoản.
(4.3) Lập sổ chi tiết dịch vụ: Căn cứ vào chứng từ phát sinh, kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tiến hành ghi sổ chi tiết dịch vụ.
(5.1) Lập báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng: Cuối mỗi kì kế toán, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ căn cứ vào các sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiết dịch vụ để lập Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng gửi lên cho kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.2) Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng: Cuối mỗi kì kế toán, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ căn cứ vào các sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiếtdịch vụ để lập Báo cáo doanh thu bán hàng theo khách hàng gửi lên kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.3) Lập báo cáo doanh thu bán hàng theo dịch vụ: Cuối mỗi kì kế toán, bộ phận kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ căn cứ vào các sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiết dịch vụ để lập Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng dịch vụ gửi lên cho kế toán trưởng và ban giám đốc.
(5.4)Lập báo cáo giảm trừ doanh thu: Bộ phận kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ căn cứ các sổ cái các tài khoản, sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiết dịch vụ để lập Báo cáo giảm trừ doanh thu bán hàng gửi lên kế toán trưởng và ban giám đốc.
3.2.2. Ma trận thực thể - chức năng 3.2.2.1. Danh sách hồ sơ sử dụng: Chứng từ a) Bảng giá b) Bảng định mức chiết khấu c) Danh mục khách hàng d) Danh mục dịch vụ e) Danh mục tài khoản f) Hợp đồng bán hàng g) Hóa đơn GTGT
h) Phiếu giảm giá dịch vụ Sổ sách, báo cáo
i) Sổ cái TK 511, TK 521 j) Sổ chi tiết dịch vụ
k) Sổ chi tiết TK 511, TK 521 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
l) Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ m) Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng khách hàng
n) Báo cáo doanh thu bán hàng theo từng dịch vụ o) Báo cáo giảm trừ doanh thu
3.2.2.2 Ma trận thực thể chứcnăng CÁC HỒ SƠ SỬ DỤNG a. Bảng giá b. Bảng định mức chiết khấu c. Danh mục khách hàng d. Danh mục dịch vụ e. Danh mục tài khoản f. Hợp đồng bán hàng g. Hóa đơn GTGT h. Phiếu giảm giá dịch vụ i. Sổ cái TK 511, TK 521 j. Sổ chi tiết dịch vụ k. Sổ chi tiếtTK 511, TK
521
l. Báo cáo tổng hợp doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
m. Báo cáo doanh thu bán
hàng theo từng khách hàng n. Báo cáo doanh thu bán
hàng theo từng dịch vụ o. Báo cáo giảmtrừ doanh
thu
CÁC CHỨC NĂNG a b c d e f g h i j k l m n o 1. Cập nhật thông tin tiền
xử lý
R R
U U U U U
2. Hạch toán tăng doanh thu R C 3. Hạch toán giảm doanh
thu R R
4. Lập sổ R R C C C
5. Lập báo cáo R R R C C C C
3.1.1.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “1.0 Cập nhật thông tin tiền xử lý”
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Cập nhật thông tin tiền xử lý”
Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “2.0 Hạch toán tăng doanh thu”
Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Hạch toán tăng doanh thu”
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 – Tiến trình “Hạch toán giảm doanh thu”
Biểu đồ luồng dữ liệu của tiến trình “5.0 Lập báo cáo”
3.2.4. Mô hình thực thể liên kết – Mô hình E/R
Bảng 3.2: Bảng từ điển dữ liệu
Bước 1: Lập bảng từ điển dữ liệu
Danh sách các hồ sơ Tên viết tắt Đánh dấu các thuộc tính Thuộ c tính tên gọi Thuộc tính mối liên kết Thuộc tính mô tả Thuộc tính trùng lặp 1. Danh mục tài khoản DMTK
Mã tài khoản MaTK
Tên tài khoản TenTK (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cấp tài khoản CapTK
TK Cấp trên TKCapTren 2. Danh mục khách hàng DMKH Mã KH MaKH Tên KH TenKH Địa chỉ DiaChi Email Email Số ĐT DienThoai Mã số thuế MaSoThue 3. Danh mục dịch vụ DMDV Mã dịch vụ MaDV Tên dịch vụ TenDV Mô tả MoTa 4. Bảng giá BGia Mã dịch vụ MaDV
Tỷ lệ chiết khấu TyLeCK 5. Bảng định mức chiết khấu CK Mã dịch vụ MaDV Đơn giá DG
Tỷ lệ chiết khấu TyLeCK
6. Hóa đơn GTGT HDGTGT
Số hóa đơn SoCT
Ngày lập NgayCT
Mã KH MaKH
Tên KH TenKH
Địa chỉ DiaChi
Mã số thuế MaSoThue
Diễn giải DienGiai
TK ghi nợ TKNoThanhToan
TK ghi có doanh thu TKCoDoanhThu
TK ghi có thuế TKCoThue
Thuế suất (%) ThueSuat
TK chiết khấu TKChietKhau
Tỷ lệ chiết khấu TyLeCK
Mã dịch vụ MaDV
Tên dịch vụ TenDV
Mô tả MoTa
Số lượng SoLuong
Đơn giá DonGia
Thành tiền ThanhTien
Cộng tiền hàng TienDoanhThu
Thuế GTGT TienThue
Chiết khấu TienCK
Tổng tiền TienThanhToan
7. Phiếu giảm giá dịch vụ PhieuGiamGia Số phiếu SoCT Ngày lập NgayCT
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});