Công cụ quản trị cơ sở dữ liệu (Hệ quản trị cơ sở dữ liệu)
Hệ quản trị cơ sử dữ liệu chính là một hệ thống các chương trình dùng để thực hiện các thao tác trên một cơ sở dữ liệu. Để xây dựng các chương trình và tạo các tệp dữ liệu ta phải sử dụng các ngôn ngữ của một hệ quản trị nào đó. Hiện nay có nhiều ngôn ngữ quản trị dữ liệu, chẳng hạn như: các hệ dBase, Foxpro, Access, SQL Server, Oracle...
Ưu, nhược điểm của một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến: Visual Foxpro (VFP):
+ Ưu điểm:
cài đặt (Install), tuy nhiên phải chứa các file thư viện hỗ trợ lúc chạy (run-time support library) tùy theo version của VFP và Windows.
Là một hệ biên dịch (compiled), do đó cho phép lập trình viên mềm dẻo trong xử lý mã : chương trình có thể hoạt động với các mã do nó tự sinh ra trong quá trình chạy.
Có thể phát triển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng và cho nhiều người dùng.
+ Nhược điểm:
Visual Foxproversion trước 9.0 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VFP 9.0 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicode tùytheocài đặt trên Windows version nào. VFP hỗ trợ gián tiếp Unicode thông qua trình duyệt web (browser) khi viết các ứng dụng web.
Visual FoxPro 3.0 là phiên bản "Visual" đầu tiên, có thể chạy trong Mac và Windows, các phiên bản sau chỉ dùng trong hệ điều hành Windows.
Tính bảo mật của VFP khôngcao. SQL Server
+ Ưu điểm :
Cho phép quản trị một hệ CSDL lớn (lên đến vài tega byte), có tốc độ xử lý dữ liệu nhanh đáp ứng yêu cầu về thời gian.
Cho phép nhiều người cùng khai thác trong một thời điểm đối với một CSDL và toàn bộ quản trị CSDL (lên đến vài chục ngàn user).
Có hệ thống phân quyền bảo mật tương thích với hệ thống bảo mật của Công nghệ NT (Network Technology), tích hợp với hệ thống bảo mật của Windows NT hoặc sử dụng hệ thống bảo vệ độc lập của SQL Server.
Hỗ trợ trong việc triển khai CSDL phân tán và phát triển ứng dụng trên Internet.
Cho phép lập trình kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khác dùng xây dựng các ứng dụng đặc thù (Visual Basic, C, C++, ASP, ASP.NET, XML,...).
Oracle là PL/SQL). + Nhược điểm:
Chi phí sử dụng bản quyền lớn, chỉ hợp cho hệ thống vừa và lớn. Oracle:
+ Ưu điểm:
Dễ cài đặt, dễ triển khai và dễ nâng cấp lên phiên bản mới.
Tính bảo mật cao, tính an toàn dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì-nâng cấp, cơ chế quyền hạn rõ ràng, ổn định.
Nhiều tính năng hỗ trợ hơn các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khá. Tốc độ xử lý tương đối nhanh.
Ngoài ra, Oracle có thể triển khai trên nhiều hệ điều hành khác nhau (Windows, Solaris, Linux...)
+Nhược điểm:
Hỗ trợ nhiều tính năng, nhưng muốn có được tính năng đó thì phải trả thêm tiền nên chi phí cho Services cao.
Oracle chỉ nên dùng cho các hệ thống lớn như hệ thống ngân hàng hoặc mạng chính phủ, các hệ thống này chịu được chi phí lớn.
Trong điều kiện kinh tế hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin thì SQL SERVER được sử dụng phổ biến nhất do đảm bảo chi phí vừa phải, bảo mật an toàn cơ sở dữ liệu.
Ngôn ngữ lập trình
Ngôn ngữ lập trình là một hệ thống được ký hiệu hóa để miêu tả những tính toán (qua máy tính) trong một dạngmà cả con người và máy đều có thể đọc và hiểu được. Con người kiến tạo ra các chương trình máy tính nhờ ngôn ngữ lập trình. Hiện nay có nhiều loại ngôn ngữ lập trình: Visual Foxpro, C, C++, C#, VB.Net, Delphi...
Visual Foxpro: + Ưu điểm:
- Microsoft Visual FoxPro là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng có một số Công cụ rất mạnh trong việc tổng hợp, truy xuất thông tin một cách thuậntiện, có một bộ lệnh dùng trong lập trình rất phong phú, cho phép tạo được giao diện thân thiện với người dùng.
+ Nhược điểm:
- Hầu hết các phiên bản Visual Foxpro chỉ chạy được trên hệ điều hành Windows.
C#: + Ưu điểm:
- Là ngôn ngữ đơn giản khá giống với C, C++ và Java nhưng nó được cải tiến để làm cho ngôn ngữ được đơn giản hơn
- Là ngôn ngữ hỗ trợ các đặc tính hướng đối tượng mạnh mẽ ,mềm dẻo, ít từ khóa và hướng module.
- Là ngôn ngữ hiện đại có những đặc tính như là xử lý ngoại lệ, thu go bộ nhớ động, những kiểu dữ liệu mở rộng và bảo mật mã nguồn….
+ Nhược điểm:
- Điểmyếu của C# là phải đi cùng .NET framework để dùng. Đôi khi chương trình chiếm dụng ít dung lượng nhưng để có thể dùng chương trình thì máy tính phải cài bộ .NET framework dung lượng khá lớn.
Ngôn ngữ lập trình chúng ta sử dụng để viết phần mềm kế toán là visual C# vì nó là ngôn ngữ lập trình phù hợp, đơn giản, mạnh mẽ.
Công cụ tạo báo cáo
+ Tích hơp sẵn trong phần mềm
+ Crystal report là công cụ tạo báo cáo được sử dụng nhiều nhất hiện nay nó cho phép:
- Nhận và định dạng dữ liệu từ CSDL - Thiết kế báo cáo trực quan
- Chuyển dữ liệu thô sang đồ thị, biểu đồ…
- Người dùng có thể ấn định thông số giới hạn dữ liệu đưa vào báo cáo , làm nổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn đề ra mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu gốc nguồn.
1.2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1. Những khái niệm và nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
a. Những khái niệm cơ bản về kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần có một số Công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế toán. Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo kế toán định kì tạo thành hệ thống kế toán.
Hàng hóa là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về để phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Hàng hóa bao gồm thành phẩm và nửa thành phẩm. Thành phẩm là bộ phận chủ yếu của hàng hóa trong doanh nghiệp sản xuất. Hàng hóa trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh bao gồm: Thành phẩm, nửa thành phẩm, vật tư, dịch vụ.
Cung cấp dịch vụ là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Cung cấp dịch vụ là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất-kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy đẩy nhanh quá trình cung cấp dịch vụ đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kì kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Khái niệm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong năm, phát sinh từ các hoạt động tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp được khách hàng chấp nhận thanh toán.
Các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận cho doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia theo quy định tại Chuẩn mực “Doanh thu và thu nhập khác”, nếu không thỏa mãn điều kiện thì không hạch toán vào doanh thu.
Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính.
Trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa, dịch vụ tương tự về bản chất thì không được ghi nhận doanh thu.
Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng, từng sản phẩm, … theo dõi chi tiết từng khoản giảm trừ doanh thu, để xác định doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng, từng sản phẩm… để phục vụ cho cung cấp thông tin kế toán quản trị doanh nghiệp và lập Báo cáo tài chính.
Các khoản giảm trừ doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại. Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở để tính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán. Các khoản giảm trừ doanh thu phải được hạch toán, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tài khoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin kế toán để lập Báo cáo tài chính.
- Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn giá niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, cung cấp dịch vụ.
- Giảm giá hàng bán: Là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn,… đã ghi trong hợp đồng
- Hàng bán bị trả lại: Là hàng bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng kém chất lượng, không đúng quy cách, chủng loại…
- Thuế giá trị gia tăng phải nộp theo phương pháp trực tiếp: Thuế GTGT là một loại thuế gián thu, được tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt: Thuế tiêu thụ đặc biệt được đánh vào doanh thu của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà nhà nước không khuyến khích sản xuất, cần hạn chế mức tiêu thụ vì không phục vụ thiết thực cho nhu cầu đời sống nhân dân như: Rượu, bia, thuốc lá, vàng mã, bài lá,… (ngoài ra hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt còn phải nộp thuế GTGT).
b. Nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (đây là nhiệm vụ của kế toán doanh thu bán hàng)
- Quản lý về mặt giá cả: Doanh nghiệp phải xây dựng một bảng giá thích hợp cho từng mặt hàng, phương thức cung cấp dịch vụ, từng địa điểm cung cấp dịch vụ.
- Quản lý về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hóa bán ra: bao gồm quản lý từng người mua, từng lần gửi bán, từng lần xuất hàng, từng nhóm hàng. Quản lý được lượng hàng bán ra, lượng hàng tồn kho, lượng hàng bị trả lại, biết được mặt hàng bán nhiều nhất trong tháng….
- Quản lý việc thu hồi tiền hàng, doanh thu từ cung cấp dịch vụ: biết được doanh thu của doanh nghiệp, theo dõi công nợ của từng khách hàng
Để đáp ứng được nhiệm vụ của công tác quản lý cung cấp dịch vụ thì kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phải thực hiện tốt các nhiệm vụ:
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động.
- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình cung cấp dịch vụ, xác định và phân phối kết quả.
-Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình cung cấp dịch vụ, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
-Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng
1.2.2. Những lưu ý khi hạch toán doanh thu
a. Điều kiện ghi nhận doanh thu (theo VAS 14)
Các khoản bán hàng được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn cả 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền sở hữu hàng hóa.
- Doanh thu được xác định một cách tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc chắc chắn thu được lợi ích kinh tế từ việc giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. b. Nguyên tắc xác định doanh thu
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận doanh thu, nếu không thỏa mãn các điều kiện thì không hạch toán vào doanh thu.
Doanh thu và chi phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp và theo năm tài chính.
Trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ trao đổi lấy hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự về bản chất thì không được ghi nhận là doanh thu.
Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng, từng sản phẩm…theo dõi chi tiết từng tài khoản giảm trừ doanh thu, để xác định doanh thu thuần của từng loại doanh thu, chi tiết từng mặt hàng từng sản phẩm,
…để phục vụ cho việc cung cấp thông tin kế toán để quản trị doanh nghiệp và lập báo cáo tài chính.
1.2.3. Các tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ và báo cáo sử dụng
Các tài khoản sử dụng:
Để hạch toán các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5118: Doanh thu khác
Để hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu kế toán sử dụng các tài khoản: - TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu
+ TK 5211: Chiết khấu thương mại + TK 5212: Hàng bán bị trả lại + TK 5213: Giảm giá hàng bán Các tài khoản liên quan:
- TK 111: Tiền mặt
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng - TK 131: Phải thu khách hàng - TK 156: Hàng hóa
- TK 157: Hàng gửi đi bán
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp NN + TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
+ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện - TK 632: Giá vốn hàng bán
1.2.4. Các chứng từ kế toán sử dụng
Các chứng từ kế toán sử dụng để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm:
- Hoá đơn GTGT(mẫu 01GTKT3/001).
- Phiếu giảm giá hàng bán.