5. Những vấn đề chung về công tác kế toán của đơn vị
2.2.2. Thực trạng kế toán phải thu khách hàng
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
và yêu cầu quản lý của công ty nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin quy định của Luật kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế. Sau đây là các chứng từ trong giới hạn phạm vi đề tài được cụ thể các thông tin về mục đích và cách lập chứng từ như sau:
− Hoá đơn GTGT
Hóa đơn GTGT điện tử theo mẫu số 01GTKT0/001 và ký hiệu TG/21E: Hoá đơn được lập theo quy định bắt buộc nhằm mục đích kê khai tính thuế giá trị gia tăng đầu ra và hạch toán doanh thu cho doanh nghiệp, từ đó làm căn cứ xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước. Hiện tại hoá đơn của công ty là hoá đơn điện tử được cung cấp bởi Công ty Cổ phần Bkav. Hoá đơn GTGT được lưu trữ luôn trên hệ thống, tuy nhiên kế toán công ty vẫn kết xuất và lưu về máy tính, khi khách hàng yêu cầu cung cấp hoá đơn, đối với khách hàng gần có thể đến trực tiếp phòng kế toán của công ty lấy, hoặc kế toán kết xuất ra và gửi cho khách hàng thông qua Email, tin nhắn, còn khách hàng xa cũng có thể nhận hoá đơn qua Email hoặc được kế toán cung cấp mã tra cứu của hoá đơn đó, rồi tải hoá đơn về.
− Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho theo mẫu số 02-VT: Phiếu xuất kho được lập nhằm mục đích để theo dõi chi tiết số lượng hàng hoá trong nhà kho phục vụ cho quá trình sử dụng của công ty. Giúp quản lý theo dõi chặt chẽ số lượng được nhập vào cũng như xuất ra của kho. Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để hoạch toán chi phí sau này. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi lượng thực xuất, lập Thẻ kho, chuyển chứng từ cho phòng kế toán. Kế toán vật tư nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy tính. Phiếu xuất kho gồm 03 liên: 01 liên lưu tại cuống phiếu tại phòng vật tư; 01 liên giao cho các xí nghiệp; 01 liên gửi phòng KH- kế toán thông qua thủ kho sau khi đã vào thẻ kho. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán vật tư ghi sổ (thẻ) kế toán.
− Phiếu thu
Phiếu thu mẫu số 01-TT: Phiếu thu được lập nhằm mục đích xác định số tiền mặt thực tế nhập vào quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ còn kế toán ghi sổ kế toán các khoản thu có liên quan. Khi người nộp tiền yêu cầu nộp tiền, kế toán
tiền mặt, tiền gửi sẽ lập phiếu thu. Sau khi lập phiếu thu xong, kế toán tiền mặt, tiền gửi sẽ chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng ký. Sau đó phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ ký, thu tiền xong và chuyển cho các bộ phận liên quan khác.
− Giấy báo Có
Giấy báo Có theo mẫu quy định của ngân hàng, và trong minh họa của đề tài này, giao dịch chủ yếu qua ngân hàng TMCP Sài Gòn Công Thương: Giấy báo Có được coi là một chứng từ nhằm xác nhận có tiền từ khách hàng schuyển vào tài khoản của công ty. Khi nhận được tiền thanh toán của khách hàng qua tài khoản ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi Giấy báo có đến công ty. Kế toán tiền mặt, tiền gửi sẽ tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ có liên quan, sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, cập nhật tình hình công nợ phải thu, các tài khoản doanh thu và tài sản công ty, đồng thời lưu trữ các chứng từ kế toán.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Công ty căn cứ vào hệ thống tài khoản của Chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng là Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính để vận dụng chi tiết hoá hệ thống tài khoản phù hợp. Trong công tác kế toán nợ phải thu khách hàng, công ty sử dụng tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” và chi tiết thành 1 tài khoản cấp 2 là TK 1311 “Phải thu khách hàng ngắn hạn”. Đồng thời, khi ghi nhận nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Công ty hạch toán trên tài khoản chi tiết theo đối tượng mã khách hàng như bảng 2.1.
Bảng 2.1: Minh hoạ bảng thông tin mã khách hàng
STT Mã KH Tên KH
1 6500001528 Nguyễn Thị Hà
2 6500002550 Nguyễn Văn Vinh
3 00018468 Trần Thị Lương
4 00018716 Nguyễn Duy Vũ
… … …
Trong công tác kế toán nợ phải thu khách hàng tại Công ty, ngoài các tài khoản sử dụng như trên, Công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan như: 111, 112, 131, 331,….
2.2.2.3. Nghiệp vụ minh hoạ
Nghiệp vụ 1: Ngày 14/07/2021 Phải thu VAT bảo hiểm gốc đơn số
652100848/F02.BB21/0063196 - Nguyễn Văn Vinh, kế toán căn cứ hoá đơn GTGT, nhập vào phần mềm theo định khoản sau:
Nợ TK 13111: 3.520.000 Có TK 5111: 3.200.000 Có TK 33311: 320.000
Nghiệp vụ 2: Ngày 14/07/2021 Chi nhánh Giải phóng Trường Hải-Thanh toán
phí Bảo hiểm Xe Cơ Giới, kế toán căn cứ hoá đơn GTGT, giấy báo Có của ngân hàng nhập vào phần mềm theo định khoản sau:
Nợ TK 11211: 938.300 Có TK 13111: 938.300
Chứng từ gốc:
Hoá đơn GTGT Phiếu thu
Giấy báo Có Phần mềm máy tính
Sổ chi tiết TK 131
Sổ Cái TK 131
2.2.2.4. Quy trình ghi sổ
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ phải thu khách hàng
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Biểu 2.17: Sổ Cái TK 131 CÔNG TY BẢO HIỂM HÀNG KHÔNG HÀ
NỘI
Địa chỉ: Tầng 6, tòa nhà Báo Sinh viên VN, ô D29 khu ĐTM Cầu Giấy - Phường Yên Hoà - Quận Cầu Giấy - Hà Nội.
Mẫu số S02C1-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ) Tháng 07/2021
Tên tài khoản: Phải thu về các khoản thu hoạt động BH gốc Số hiệu: 1311 Đơn vị tính: VNĐ NT GS Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKSH ĐƯ Số tiền Số hiệu thángNgày Nợ Có A B C D H 1 2 Số dư đầu kỳ 1.959.141.938 91.293.240 Số phát sinh trong tháng 14/07 4494 14/07
Phải thu VAT bảo hiểm
gốc đơn số 652100848/F02.BB21/0 063196 - Nguyễn Văn Vinh 5111 3.200.000 14/07 4494 14/07
Phải thu VAT bảo hiểm
gốc đơn số 652100848/F02.BB21/0 063196 - Nguyễn Văn Vinh 33311 320.000 14/07 TCB.CT/07/030 14/07 Chi nhánh Giải phóng Trường Hải-Thanh toán phí Bảo hiểm Xe Cơ Giới 11211 938.300 …. …. …. …. …. …. …. Cộng số phát sinh tháng Số dư cuối tháng 7.856.070.048 7.856.065.821 Cộng lũy kế từ đầu kỳ 100.000
Sổ này có 125 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 125 Ngày mở sổ: 01/01/2021
Người lập biểu
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng(Ký, họ tên)
Ngày 31 tháng 07 năm 2021
Giám đốc
PHẦN 3: NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ 3.1. Nhận xét về công tác quản lý
3.1.1. Ưu điểm
Công ty Bảo hiểm Hàng Không Hà Nội là công ty hoạt động trong lĩnh vực đại lý môi giới bảo hiểm, thực lực tài chính tương đối ổn định, hiệu quả kinh doanh tốt hứa hẹn nhiều trong tương lai. Tuy nhiên, vẫn gặp không ít khó khăn như phải đối mặt với các đối thủ cạnh tranh lớn trong ngành.
Do đặc điểm của công ty là dịch vụ nên hoạt động kinh doanh còn phụ thuộc rất lớn vào chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty. Công ty luôn thực hiện tốt, đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước về thuế.
Về bộ máy quản lý được tổ chức khá hợp lí với các phòng ban hoạt động chuyên nghiệp, năng động và nhiệt tình đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Mỗi phòng ban được đảm nhiệm các chức năng khác nhau nhưng lại có mối liên kết gắn bó như những mắc xích, các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong kinh doanh và tuân thủ theo chỉ đạo của ban quản lí nhờ đó mà công ty ngày càng kinh doanh có hiệu quả.
3.1.2. Hạn chế
Một góc nhìn khác, cơ cấu bộ máy công ty còn khá đơn giản, chỉ với 03 phòng ban, như vậy một nhân viên có thể kiêm nhiệm nhiều chức vụ dễ dẫn đến mâu thuẫn với nhau. Đội ngũ cán bộ công nhân viên được đào tạo nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu đòi hỏi hiện nay vì vậy phải thường xuyên quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng thêm để nâng cao tay nghề.
Do tình hình dịch bệnh trên toàn thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, hầu hết các doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực từ sản xuất, kinh doanh, dịch vụ đều chịu ảnh hưởng rất lớn. Công ty Bảo hiểm Hàng Không Hà Nội cũng vậy, là một công ty hoạt động kinh doanh bảo hiểm nên tình hình kinh doanh trong giai đoạn này gặp nhiều khó khăn.
3.2 Nhận xét về công tác kế toán
3.1.1. Ưu điểm
3.1.1.1. Về công tác kế toán chung
Bộ máy kế toán gọn nhẹ phù hợp với quy mô Công ty, đội ngũ nhân viên năng động, chuyên môn về nghiệp vụ giúp cho việc hạch toán kế toán được thuận lợi. Ngoài ra, toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty được sử dụng trên một phần mềm kế toán và nối mạng nội bộ tạo điều kiện cho việc thông tin kế toán được kịp thời, nhất quán.
Chứng từ, hồ sơ kế toán được lưu trữ một cách có hệ thống chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản lý kiểm tra chứng từ, đồng thời tiết kiệm được thời gian tìm kiếm chứng từ và làm cho nhân viên lưu trữ chứng từ có trách nhiệm khi chứng từ bị thất lạc.
Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng ngoài hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài chính còn xây dựng thêm nhiều tài khoản cấp 3, cấp 4 chi tiết hơn giúp cho việc báo cáo tình hình tài chính, sử dụng chi phí tại mỗi công trình, phòng ban được lọc tìm kiếm một cách nhanh chóng.
Về cơ sở vật chất: Do công ty mới thành lập nê hiện tại phòng kế toán hệ thống máy tính còn mới, xử lý số liệu nhanh, làm tăng năng suất thực hiện công việc.
3.1.1.2. Về kế toán vốn bằng tiền
Hiện tại công nợ của Công ty thanh toán có kế hoạch, nên Phòng Kế toán có thể lập được bảng kế hoạch dòng tiền, không tốn nhiều thời gian để Phòng Kế toán đi đến ngân hàng chuyển tiền cho khách hàng. Công ty quy định lịch thanh toán cho khách hàng vào ngày thứ năm hàng tuần, từ đó tạo thói quen cho khách hàng làm việc theo lịch thanh toán của Công ty. Đồng thời, Phòng Kế toán có kế hoạch dòng tiền phù hợp và chủ động trước các hợp đồng mới.
Trong kỳ các nghiệp vụ thu, chi tiền đều có sự giám sát, xét duyệt của kế toán trưởng và giám đốc, bên cạnh đó còn có xác nhận của kế toán – người lập biểu, chữ ký người thu tiền, người nộp tiền… chứng từ, ghi chép sổ sách được đối chiếu,
kiểm tra định kỳ giữa kế toán và thủ quỹ (nếu có chênh lệch thì tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và kịp thời sửa chữa).
3.1.1.3. Về kế toán phải thu khách hàng
Về mặt ưu điểm, có thể nói, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán đều được công ty thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài Chính (theo thông tư 133/2016/TT-BTC). Công ty có mở các sổ chi tiết TK 131 để theo dõi khoản phải thu khách hàng của từng đối tượng cụ thể, đồng thời lập bảng tổng hợp số dư công nợ đối với toàn bộ khách hàng của công ty do đó dễ dàng và thuận tiện cho việc hạch toán hơn, theo dõi và đối chiếu kiểm tra sau này.
Hơn nữa, sổ sách kế toán trên máy thực hiện theo thông tư số 133/2016/TT- BTC nhưng loại bớt một số cột, số dòng không cần thiết khi kế toán trên máy như kế toán bằng thủ công, mà vẫn không ảnh hưởng đến nội dung cũng như kết cấu sổ sách theo quy định.
Công ty đã sử dụng kế toán máy vào trong công tác kế toán nói chung và kế toán nợ phải thu khách hàng nói riêng giúp giảm nhẹ công việc của kế toán, đồng thời hạch toán kế toán cũng kịp thời và chính xác hơn, đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty.
3.1.2. Hạn chế
3.1.2.1. Về công tác kế toán chung
Một số khoản chi tiền mặt nhỏ kế toán công ty vẫn chưa theo dõi và lập phiếu chi là sai quy định.
3.1.2.2. Về kế toán vốn bằng tiền
Thứ nhất, công ty chưa thực sự nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán kế toán vốn bằng tiền ảnh hướng đến hoạt động của doanh nghiệp, trong khi nhu cầu thanh toán lớn.
Thứ hai, lượng tiền nhàn rỗi của công ty rất ít và chỉ mang tính chất dự trữ ngắn hạn khi cần thiết, nên đôi khi hạch toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp gặp nhiều khó khăn do đến thời hạn thanh toán mà công ty chưa có đủ tiền
thanh toán hoặc giám đốc không duyệt chi do không được báo trước… ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín cuả công ty đối với nhà cung cấp.
Hiện nay công ty đa phần thực hiện thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt nên chứng từ luân chuyển phục vụ hạch toán và quản lý tương đối phức tạp, mất nhiều thời gian và ẩn chứa rủi ro cao. Công tác kiểm kê quỹ tiền mặt chưa được công ty chú trọng và thực hiện thường xuyên, qua đó có thể tiềm ẩn nhiều rủi ro như thất thoát tiền, hay lạm dụng tiền công ty để sử dụng sai mục đích.
3.1.2.3. Về kế toán phải thu khách hàng
Hạn chế về phương pháp hạch toán, Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng cũng có nhược điểm là khối lượng ghi sổ nhiều. Ngày nay việc áp dụng kế toán máy đã được đưa vào thay thế các hình thức thủ công. Thế nhưng chứng từ được tập hợp chuyển về phòng kế toán không kịp thời, do vậy kế toán nhập chứng từ vào máy chậm. Nên vào những ngày cuối kỳ kinh doanh, công việc rất bận rộn dẫn tới đôi khi kế toán Công ty không đáp ứng được yêu cầu của các ban ngành liên quan.
Cuối cùng là về hình thức kế toán, Công ty sử dụng hình thức kế toán máy giúp cho công việc kế toán viên gọn nhẹ và nhanh chóng chính xác hơn rất nhiều nhưng nhược điểm của hình thức này là dùng trên máy tính có những sự có sảy ra bấy ngờ làm mất toàn bộ dữ liệu trong máy. Hạn chế chính của công ty là kỹ thuật về đảm bảo an toàn cho hệ thống máy và việc triết xuất dữ liệu ra đĩa mềm là chưa có. Khi máy tính bị lỗi mất hết dữ liệu kế toán viên mất một thời gian nhất định để phục hồi lại dữ liệu làm ứ động công việc trong thời gian đó làm mất tính chính xác trong thông tin kế toán.
3.3. Giải pháp hoàn thiện
3.3.1. Giải pháp hoàn thiện về công tác quản lý
Về đội ngũ cán bộ nhân viên: Trước những thay đổi về các chính sách pháp luật của Nhà nước, Công ty cần có chính sách đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho nhân viên, bởi vì, họ là nguồn nhân lực quan trọng hàng đầu tạo nên sự thành công cho Công ty.
Công ty cần bố trí nhân lực hợp lý hạn chế tình trạng kiêm nhiệm nhiều chức vụ. Tiến hành phân quyền thực hiện cũng như trách nhiệm quyết định cho từng phòng ban. Các trưởng phòng ban sẽ tự quyết định trong phạm vi phân quyền của mình mà không phải chờ sự quyết định và chỉ đạo từ giám đốc. Đồng thời cũng sẽ chịu trách nhiệm những gì đã quyết định, thực hiện theo phân cấp quản lý.
3.3.2. Giải pháp hoàn thiện về công tác kế toán
3.3.2.1. Giải pháp hoàn thiện về công tác kế toán chung