Sơ đồ 1.5: Quy trỡnh ghi sổ kế toỏn hàng tồn kho
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Quan hệ đối ứng
Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, húa đơn GTGT,kế toỏn viờn lập sổ Tổng hợp cỏc chứng từ cựng loại vào sổ chi tiết nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ. Căn cứ vào Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cỏi TK152.
Quy trỡnh nhọ̃p kho nguyờn vọ̃t liợ̀u
- Quy trỡnh luõn chuyển PNK: theo quy định tất cả nguyờn vật liệu khi về tới cụng ty đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Khi nhận được húa đơn của người bỏn hoặc của nhõn viờn mua nguyờn vật liệu mang về, ban kiểm nghiệm của cụng ty sẽ đối chiếu với kế hoạch thu mua và kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cỏch sản xuất của nguyờn vật liệu để nhập kho.
Húa đơn GTGT, phiếu xuất, nhập kho… Sổ chi tiết NVL, CCDC Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC Bảng cõn đối số phỏt Bỏo cỏo tài chớnh
- Căn cứ vào húa đơn GTGT, kế toỏn lập phiếu nhõp kho ( MS 01 – VT ), PNK phải cú đầy đủ chữ ký của kế toỏn trưởng và thủ kho mới được coi là hợp lệ
- PNK nguyờn vật liệu được lập thành 3 liờn đặt giấy than viết 1 lần trong đú
+ Liờn 1: lưu tại quyển
+ Liờn 2: Giao cho người nhập hàng + Dựng để luõn chuyển và ghi sổ kế toỏn
- Người lập PNK ghi cột tờn chủng loại quy cỏch và số lượng nhập theo chứng từ
- Thủ kho ghi cột thực nhập, kế toỏn ghi cột đơn giỏ và thành tiền.
Thủ tục xuất kho NVL
- Quy trỡnh luõn chuyển phiếu xuất kho: khi cú nhu cầu sử dụng nguyờn vật liệu, cỏc tổ trưởng lập phiếu yờu cầu lĩnh vật tư gửi lờn phũng kế hoạch thị trường, phũng kế hoạch thị trường xem xột kế hoạch sản xuất và định mức tiờu hao nguyờn vật liệu để duyệt phiếu yờu cầu lĩnh vật tư. Nếu nguyờn vật liệu cú giỏ trị lớn thỡ phải qua ban giỏm đốc cụng ty xột duyệt. Nếu là nguyờn vật liệu xuất kho theo định kỳ thỡ khụng cần xột duyệt của ban giỏm đốc cụng ty. Sau đú phũng thiết bị vật tư sẽ lập phiếu xuất kho cho thủ kho xuất nguyờn vật liệu ghi thẻ kho, kớ phiếu xuất kho chuyển cho kế toỏn ghi sổ và bảo quản lưu trữ.
- PXK theo ( MS 02 – VT) phiếu này do cỏn bộ phũng kế toỏn lập thành 3 liờn, đặt lờn giấy than viết 1 lần trong đú
+ Liờn 1: lưu tại quyển
+ Liờn 2: giao cho người nhận hàng
+ Liờn 3: giao cho thủ kho để vào thẻ kho, sau đú chuyển lờn phũng kế toỏn làm căn cứ ghi sổ
- Trờn PXK, người lập phiếu ghi cột trờn chủng loại, quy cỏch, số lượng xuất kho theo yờu cầu, thủ kho ghi cột thực xuất, kế toỏn ghi cột đơn giỏ và thành tiền. Phiếu xuất kho phải ghi rừ ràng, chớnh xỏc, khụng tẩy xúa, đầy đủ số lượng, giỏ trị nguyờn vật liệu và cú đầy đủ chữ ký.
- Sổ chi tiết vật tư, dụng cụ, sản phẩm. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. - Sổ cỏi TK 152, 153, …. - Chứng từ ghi sổ ( MS S02a – DNN ) - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (MS S02b – DNN ) - Sổ cỏi ( MS S02c1 – DNN, S02c2 – DNN )