CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TÀI TRỢ XUẤT NHẬP KHẨU TẠI NHNT HÀ NỘI
2.1.2.2.Chức năng,nhiờm vụ của cỏc phũng ban: 1) Phũng Tớn dụng – Tổng hợp:
1). Phũng Tớn dụng – Tổng hợp:
- Tham mưu,giỳp Ban Giỏm đốc xõy dựng cỏc biện phỏp để thực hiện chớnh sỏch,chủ trương của Ngõn Hàng Ngoại Thương Việt Nam về tiền tệ,tớn dụng Ngõn Hàng,…
- Nghiờn cứu phõn tớch kinh tế địa phương,giỳp Ban giỏm đốc tham gia dựng chương trỡnh kế hoạch kinh tế –xó hội của thành phố và Ngõn Hàng Ngoại Thương Việt Nam.
- Giỳp Ban giỏm đốc về cụng tỏc Phỏp chế của chi nhỏnh và thực hiện nghiệp vụ về hoạt động thụng tin tớn dụng.
Chi Nhỏnh Cấp 2
Chi Nhỏnh Thành
Cụng Chi Nhỏnh Cầu Giấy
Phũng Giao Dịch
Phũng Giao Dịch Số 1
Phũng Giao Dịch
- Thực hiện nghiệp vụ cho vay đối với cỏc thành phần kinh tế theo Luật Ngõn Hàng và Luật cỏc tổ chức tớn dụng,mở tài khoản cho vay,theo dừi hợp đồng tớn dụng và tớnh lói theo định kỳ.
- Thẩm định và xem xột về bảo lónh đối với những dự ỏn cú mức ký quỹ dưới 100%,chịu trỏch nhiệm theo dừi quản lý thu hồi vốn,sau đú chuyển cho cỏc phũng nghiệp vụ liờn quan để phỏt hành thư bảo lónh trong hoặc ngoài nước.
- Điều hoà vốn ngoại tệ và đồng Việt Nam.
- Phối hợp với cỏc phũng xõy dựng kế hoạch vốn theo quý,năm.
- Kinh doanh ngoại tệ và thực hiện nghiệp vụ bỏn ngoại tệ cho cỏc tổ chức kinh tế.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc giao.
2). Phũng Kế toỏn và Tài chớnh.
a) – Bộ phận “ Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền”:
Nhận yờu cầu chuyển tiền từ cỏc giao dịch viờn tại FRONT-END,bộ phận này cú nhiệm vụ kiểm tra tớnh phỏp lý và xử lý tiếp cỏc yờu cầu liờn quan đến nghiệp vụ chuyển tiền của khỏch hàng gồm :
-Về thanh toỏn: Liờn hàng vóng lai nội bộ Vietcombank,bự trừ và liờn hàng Ngõn hàng Nhà nước.
- Hạch toỏn điện đến từ nước ngoài theo MT 100,từ liờn hàng nội bộ,từ bự trừ và từ liờn hàng Ngõn hàng Nhà nước và chuyển bỏo cú cho Phũng Dịch vụ Ngõn hàng để trả cho đơn vị hưởng hoặc mời khach đến nhận tiền.
- Xử lý cỏc nghiệp vụ nhờ thu: thanh toỏn nhờ thu đi,đến trong nước và nước ngoài,sộc đớch danh.
- Tạo cỏc bảng kờ trả lương tự động,thực hiện cỏc giao dịch chuyển tiền tự động (AFT),cỏc giao dịch đầu tư tự động.
- Quản lý cỏc bỏo cỏo thuộc phần việc của mỡnh.
b) – Bộ phận “ Quản lý tài khoản “ (Account Management)
Quản lý toàn bộ cỏc tài khoản khỏch hàng và cỏc tài khoản nội bộ trong và ngoài Bảng tổng kết tài sản ( cỏc tài khoản nội bảng,ngoại bảng),bao gồm:
- Nhõn và phõn loại cỏc bỏo cỏo,phõn loại chứng từ,bảng kờ,liệt kờ để chấm và đối chiếu tài khoản
- Chấm,đối chiếu lần lượt từng tài khoản mỡnh phụ trỏch. - Đúng và lưu Nhật ký chứng từ.
- Tra soỏt,đối chiếu tài khoản.
- Kiểm tra,quản lý cỏc mún tiền gửi khụng kỳ hạn,cú kỳ hạn,trỏi phiếu,kỳ phiếu đồng Việt Nam và ngoại tệ của chi nhỏnh tại Trung Ương,cỏc tổ chức tớn dụng khỏc và Kho bạc Nhà nước.
- Thực hiờn nghiệp vụ mật mó ( xử lý điện qua Telex va SWIFT). - Thực hiện chế độ bỏo cỏo thống kờ,cõn đối ( thỏng,năm) theo quy định. c)– Bộ phận “ Quản lý chi tiờu nội bộ”.
Thực hiện cỏc nghiệp vụ liờn quan đến chi tiờu nội bộ và cỏc nghiệp vụ khỏc như:
- Phối hợp với cỏc phũng nghiệp vụ quản lý,giỏm sỏt cụng tỏc điều chuyển vốn giữa Chi nhỏnh và Trung Ương.
- Mở tài khoản theo dừi quản lý tài chớnh,tài sản cố định,cụng cụ lao động,tớnh toỏn,kiểm tra,số thuế phải nộp theo định kỳ.
- Quản lý thu nhập,chi phớ của Chi nhỏnh.
- Tạo tài khoản nội bộ mới: VND,Ngõn phiếu,Ngoại tệ. - Thực hiện một số nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc giao.
- Thực hiện cỏc nghiệp vụ liờn quan đến thanh toỏn xuất,nhập khẩu hàng hoỏ,dịch vụ của khach hàng bao gồm nghiệp vụ L/C và nhờ thu kốm chứng từ
- Phỏt hành thư bảo lónh đối vơi nước ngoài kể cả việc mở và thanh toỏn L/C trả chậm với mức ký quỹ 100% và cỏc hồ sơ bảo lónh của Phũng Tớn dụng – Tổng hợp thẩm định chuyển đến.
- Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nước ngoài của khỏch hàng. - Quản lý và kiểm tra mẫu dấu chữ ký của cỏc Ngõn hàng nước ngoài. - Thực hiờn một số nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc giao.
4). Phũng Hành chớnh – Nhõn sự.
a) – Cụng tỏc Tổ chức cỏn bộ:
- Tham mưu giỳp việc cho ban giỏm đốc trong việc bố trớ điều động,bổ nhiệm,miễn nhiệm,khen thưởng,kỷ luật,tiếp nhận,tuyển dụng cỏn bộ thuộc diện quản lý của Chi nhỏnh theo sự quy định của Ngõn Hàng Ngoại thương Việt Nam.
- Xõy dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cỏn bộ hằng năm và theo dừi triển khai thực hiện kế hoạch đú.
- Tham mưu giỳp việc cho Ban Giỏm đốc trong việc xõy dựng quy hoạch cỏn bộ theo yờu cầu của Ngõn Hàng Ngoại Thương Việt Nam,Ngõn Hàng Nhà nước thành phố và của Thành uỷ Hà Nội.
- Hằng năm nhận xột đỏnh giỏ phõn loại cỏn bộ theo quy định của Ngõn Hàng Ngoại Thương Việt Nam.
- Thực hiện cỏc chế độ chớnh sỏch đối với cỏn bộ nhõn viờn trong cơ quan. - Lưu giữ quản lý hồ sơ cỏn bộ theo chế độ quy định.
- Thực hiện cụng tỏc bảo vệ chớnh trị nội bộ và cụng tỏc quõn sự của cơ quan. - Thường trực cụng tỏc thi đua khen thưởng của cơ quan.
- Tham mưu cho Ban Giỏm đốc về những vấn đề chung của cụng tỏc hành chớnh,quản trị,xõy dựng cơ bản,mua sắm tài sản,vật liệu,thực hiện hợp đồng về điện nước,điện thoại,sửa chữa,và xõy dựng nhỏ cơ quan.
- Trực tiếp quản lý con dấu,thực hiện cụng tỏc hành chớnh,văn thư,lưu trữ,in ấn,telex,fax.
- Quản lý tài sản của chi nhỏnh,thực hiện cụng tỏc lễ tõn. - Quản lý chi tiờu nội bộ của cơ quan.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc giao.
5). Phũng Ngõn quỹ.
- Thu chi tiền đồng Việt Nam,Ngõn phiếu thanh toỏn;
- Thu chi cỏc loại ngoại tệ: Tiền mặt,Sộc du lịch,giỏm định tiền thật,tiền giả. - Chuyển tiền mặt và sộc du lịch đi tiờu thụ nước ngoài qua Ngõn Hàng Ngoại Thương Việt Nam.
- Quản lý kho tiền,quỹ nghiệp vụ,tài sản thế chấp,chứng từ cú giỏ.
- Thực hiện chế độ bỏo cỏo về hoạt động thu chi tiền mặt VND,ngoại tệ,Ngõn phiếu và Sộc.
- Thực hiện điều chuyển tiền mặt,đảm bảo định mức tồn quỹ VND,ngoại tệ,Ngõn phiếu và Sộc.
- Xử lý cỏc loại tiền mặt thanh toỏn đó hết hạn hoặc khụng đủ tiờu chuẩn lưu thụng.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc giao.
6). Phũng Tin học Ngõn Hàng.
- Thực hiện nghiờn cứu và phỏt triển cụng nghệ ngõn hàng,cải tiến,bổ sung cỏc chương trỡnh phần mềm hiện cú và lập cỏc chương trỡnh phần mềm mới phục vụ cho hoạt động của chi nhỏnh Ngõn Hàng Ngoại Thương Hà Nội.
- Quản lý và bảo quản,bảo dưỡng toàn bộ thiết bị tin học của chi nhỏnh,bảo mật cỏc số liệu và thụng tin theo quy chế của Ngành.
- Là đầu mối quan hệ với phũng tin học Ngõn Hàng Ngoại Thương Việt Nam,cỏc Ngõn hàng khỏc trong lĩnh vực cụng nghệ thụng tin.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc giao.
7). Phũng Dịch vụ Ngõn Hàng.
a)- Bộ phận “ Thụng tin khỏch hàng” ( Customer Information): - Tiếp nhận và mở hồ sơ khỏch hàng mới ( Hồ sơ CIF).
- Tiếp nhõn,quản lý và giải quyết cỏc yờu cầu thay đổi về : Chủ tài khoản,địa chỉ,kế toỏn trưởng,mẫu dấu,mẫu chữ ký.
- Tiếp nhận và trả lời cỏc thụng tin về tài khoản khỏch hàng : Số dư tài khoản,hoạt động ra vào tài khoản.
- Tập hợp và trả sao kờ,sổ phụ,bảng kờ,phiếu tớnh lói,bỏn ấn chỉ cho khỏch hàng ( cỏc chứng từ cú liờn quan trả cho khỏch hàng).
- Giải đỏp thắc mắc,hướng đẫn quy trỡnh,nghiệp vụ cho khỏch hàng.Phản ỏnh tỡnh hỡnh giao dịch và đề xuất chớnh sỏch thu hỳt khỏch hàng.
b)- Bộ phận “ Dịch vụ khỏch hàng” ( Customer Service):
- Xử lý toàn bộ cỏc giao dịch liờn quan đến tài khoản tiền gửi ( VND và ngoại tệ) của mọi đối tượng khỏch hàng với cỏc loại tiền và bằng mọi hỡnh thức: Tiền mặt,chuyển khoản,sộc ( trừ phần tạo điện).
- Xử lý cỏc nghiệp vụ liờn quan đến cỏc tài khoản tiền gửi tiết kiệm,kỳ phiếu,trỏi phiếu( VND và ngoại tệ).
- Xử lý cỏc nghiệp vụ thanh toỏn thẻ và phỏt hành sộc Vietcombank.
- Xử lý nghiệp vụ mua,chuyển đổi ngoại tệ,sộc du lịch bằng mọi hỡnh thức( tiền mặt,ngõn phiếu thanh toỏn hoặc chuyển khoản) và bỏn ngoại tệ theo hộ chiếu.
- Quản lý cỏc đại lý uỷ nhiệm thu đổi.
- Tiếp nhận và kiểm tra tớnh phỏp lý cỏc chứng từ nhờ thu trong nước,ngoài nước và sộc đớch danh.
- Trực tiếp thu chi tiền mặt sộc du lịch liờn quan đến cỏc nghiệp vụ trờn theo hạn mức do Giỏm đốc giao.
- Phỏt hành thư bảo lónh( dự thầu hoặc đấu thầu) cho khỏch hàng trong nước cú mức ký quỹ 100% và cỏc hồ sơ bảo lónh của Phũng Tớn dụng – tổng hợp thẩm định chuyển đến.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc giao.
8). Tổ kiểm tra và Kiểm toỏn nội bộ.
-Lập kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất về kiểm tra,kiờm toỏn nội bộ trỡnh giỏm đốc duyệt và tiến hành kiểm tra,giỏm sỏt việc chấp hành cỏc quy trỡnh thực hiờn nghiệp vụ,hoạt động kinh doanh và quy chế an toàn trong kinh doanh theo đỳng quy định của phỏp luật về hgõn hàng và quy định của Ngõn hàng Nhà nước,điều lệ tổ chức và hoạt động và cỏc quy định nội bộ của Ngõn Hàng Ngoại Thương Việt Nam.
- Đỏnh giỏ mức độ đảm bảo an toàn trong hoạt đọng kinh doanh và kiến nghị cỏc biện phỏp nõng cao khả năng an toàn trong kinh doanh của chi nhỏnh.
- Giỳp Giỏm đốc thực hiện cụng tỏc kiểm toỏn nội bộ theo quy chế kiểm toỏn nội bộ đối với doanh nghiệp Nhà nước do Bộ Tài chớnh ban hành.
- Kiến nghị,bổ sung,chỉnh sửa cỏc văn bản quy định của Ngõn Hàng Ngoại Thương Việt Nam nếu phỏt hiện cỏc sơ hở,bất hợp lý,dẫn đến khụng an toàn cho hoạt động kinh doanh của chi nhỏnh.
- Phối hợp với cỏc đoàn thanh tra,cỏc cơ quan phỏp luật,cơ quam kiểm toỏn trong việc thanh tra,kiểm tra,kiểm toỏn đối với cỏc hoạt động của chi nhỏnh.
- Thực hiện cỏc nhiệm vụ khỏc do Giỏm đốc giao.