Theo quyết định số 525/QĐ/ TCCB – DDT ngày 31/10/2001 của chủ tịch hội đồng quản trị Ngân hàng ngoại thương Việt Nam, ban phân cấp, uỷ quyền của chi nhánh cấp I đối với chi nhánh cấp II ngày 19/12/2001 của giám đốc chi nhánh Ngân hàng ngoại thương Hà Nội, gồm có các phòng sau.
Mỗi phòng đều do một trưởng phòng và một phó phòng điều hành và giúp việc. đối với mỗi trưởng phòng có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
-Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh Ba Đình về mọi mặt hoạt động của phòng mình
- Xây dựng chương trình kế hoạch và biện pháp thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng mình. Phòng kế toán dịch vụ ngân hàng CN cấp II Ba Đình Ban Giám Đốc Phòng quan hệ khách hàng chính ngân quỹ Phòng hành
- Có nhiệm vụ tham mưu giúp cho giám đốc trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của chi nhánh. Đề xuất những kiến nghị với chi nhánh ngân hàng ngoại thương Hà Nội, Ngân hàng ngoại thương trung ương, Ngân hàng Nhà Nước thành phố,chính quyền địa phương trong quá trình thực hiện các chế độ, chính sách có liên quan đến phòng mình chiệu trách nhiệm.
- Có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác của chi nhánh khi sử lý các vấn đề nghiệp vụ có liên quan.
- Ký trên các giấy tờ, chứng từ , văn bản giao dịch.
- Phối hợp với các tổ chức Đảng, đoàn thể của cơ quan trong việc thự hiện các chế độ, chính sách quản lý đối với công chức, viên chức. Động viên công chức viên chức tích cực hưởng ứng các phong trào thi đua của cơ quan, hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị, chuyên môn.
- Bố trí và sắp xếp cán bộ của phòng mình cho phù hợp, xây dựng nội quy làm việc và phương thứ điều hành, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ được giao.
- Phân công trách nhiệm cho các phó trưởng phòng và các thành viên trong phòng.
-Bảo quản các tài liệu và tài liệu mật theo quy định hiện hành. - Thực hiện các nhiệm vụ khác khi ban giám đốc chi nhánh giao. * Nhiệm vụ và quyền hạn của phó trưởng phòng .
- Giúp trưởng phòng điều hành, chỉ đạo một số công việc do Trưởng phòng giao và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và ban giám đốc chi nhánh về công việc được phân công.
- Ký thay trưởng phòng trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản giao dịch thuộc trách nhiệm phụ trách, trình ban giám đốc theo sự uỷ quyền của trưởng phòng và theo đúng sự phân cấp uỷ quyền của giám đốc chi nhánh.
- Khi trưởng phòng đi vắng được thay mặt trưởng phòng giải quyết các cộng việc chung của phòng và chịu trách nhiệm về các công việc mà mình đã giải quyết.
- Tham gia ý kiến với trưởng phòng trong việc thực hiện các mặt công tác của phòng theo nguyên tắc tập trung dân chủ.
* Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban + Phòng quan hệ khách hàng.
- Tham gia giúp ban giám đốc để thực hiện các chính sách, chủ trương của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam về tiền tệ, tín dụng, thanh toán xuất nhập khẩu, ngân hàng…
- Nghiêm cứu, phân tích kinh tế địa phương, giúp ban giám đốc xây dựng chương trình KH- KT-XH của thành phố, chi nhánh Ngân hàng ngoại thương Hà Nội và Ngân hàng ngoại thương Việt Nam.
- Dự thảo các báo cáo sơ kết tổng kết quý, sáu tháng và năm của chi nhánh Ba Đình để báo cáo chi nhánh Ngân hàng ngoại thương Hà Nội, giúp ban giám đốc xây dựng chương trình công tác quý, sáu tháng và năm của chi nhánh.
- Giúp giám đốc về công tác pháp chế cảu chi nhánh Ba Đình và thực hiện thông tin tín dụng và thanh toán quốc tế.
-Thực hiện nghiệp vụ cho vay và nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu hàng hoá và dịch vụ với các thành phần kinh tế theo luật của Ngân hàng và luật các tổ chức tín dụng, mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng,
hồ sơ thanh toán xuất nhập khẩu và tính lãi theo định kỳ, thanh toán với nước ngoài theo đúng quy định của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam.
- Thẩm định và xem xét bảo lãnh đối với những dự án có mức ký quỹ dưới 100%, phát hành thư bảo lãnh đối với nước ngoài kể cả việc mở L/C và thanh toán L/C trả chậm với mức ký quỷ 100%.
- Quản lý và kiểm tra mẫu dấu đối với các ngân hàng nước ngoài. - Phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch vốn theo quý, năm.
- Thông báo và lưu giữ tỷ giá mua bán hàng ngày, tỷ giá thống kê tháng, lãi suất huy động, cho vay bằng VND và bằng ngoại tệ.
- Mua bán ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế và cá nhân được phép mua bán ngoại tệ.
- Thực hiện các báo cáo của phòng do chi nhánh cấp I quy định. - Thực hiện một số nghiệp vụ khác do ban giám đốc giao.
+ Phòng kế toán nghiệp vụ ngân hàng. ++ Bộ phận thông tin khách hàng.
- Tiếp nhận và mở các hồ sơ khách hàng mới
- Tiếp nhận quản lý và giải quyết các yêu cầu thay đổi về: chủ tài khoản, địa chỉ, kế toán trưởng, mẫu dấu, chữ ký…
- Tiếp nhận và trả lời các thông tin tài khoản khách hàng: số dư tài khoản,
hoạt động và ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều hình thức bao
gồm giao dịch trực tiếp và thông qua các phương tiện thông tin liên lạc.
- In, chấm và trả sao kê, sổ phụ bảng phiếu tính lãi, cấp ấn chỉ cho khách hàng .
- Giải đáp thắc mắc hướng dẫn quy trình nghiệp vụ cho khách hàng, phản ánh tình hình giao dịch và đề xuất chính sách thu hút khách hàng.
++ Bộ phận dịch vụ khác hàng.
- Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi cả bằng ngoại tệ và nội tệ của mọi đối tượng khách hàng với các loại tiền và băng mọi hình thức: tiền mặt, chuyển khoản, séc.
- Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm,hỳ phiếu, trái phiếu cả bằng nội tệ và bằng ngoại tệ.
-Xử lý các nghiệp vụ thanh toán thẻ và phát hành séc Vietcombank.
- Xử lý nghiệp vụ mua, chuyển đổi ngoại tệ, séc du lịch bằng mọi hình thức và bán ngoại tệ theo hộ chiếu.
- Chi trả kiều hối chuyển tiền nhanh - Quản lý các đại lý uỷ nhiệm thu hồi.
- Tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý các chứng từ nhờ thu trong nước, nước ngoài, séc đích danh.
- Trực tiếp thu chi tiền mặt, séc du lịch liên quan đến các nghiệp vụ trên theo hạn mức giám đốc giao cho.
- Phát hành thư bảo lãnh ( dự thầu hay đấu thầu ) cho khách hàng trong nước ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của phòng tín dụng – tổng hợp thẩm định chuyển tiền đến.
++ Nghiệp vụ chuyển tiền và quản lý tài sản .
- Tạo các bảng sao kê trả lương tự động, thực hiện các giao dịch chuyển tiền tự động(AFT), các giao dịch đầu tư tự động.
- Sau khi kiểm tra, đối chiếu và tính lãi theo định kỳ cho khách hàng trên các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, tài khoản tiền vay, chuyển kết quả đến cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng để thông báo cho khách hàng.
- Quản lý toàn bộ tài sản khách hàng ( các tài khoản nội bảng và tài khoản ngoại bảng liên quan, banrg kê tiết kiệm trái phiếu, kỳ phiếu).
- Tạo diện, bảng kê, tạo file đi nước ngoài, đi liên hàng bù trừ. - Tạo thư nhờ thu, thanh toán báo cáo nhờ thu.
- Đóng và lưu nhật ký chứng từ.
- Thực hiện báo cáo thống kê theo quy định của Ngân hàng ngoại thương Hà Nội.
++ Bộ phận quản lý chi tiêu nội bộ.
- Quản lý thu nhập chi phí của khách hàng.
- Thực hiện chế độ chi tiêu hành chính có hạn mức tối đa do chi nhánh quay định
- Thực hiện một số nhiệm vụ do ban giám đốc giao cho. * Phòng hành chính – ngân quỹ.
++ Công tác hành chính.
- Tham mưu cho ban giám đốc về những vấn đề chung của công tác hành chính, quản trị, sửu chữa nhỏ, mua sắm tài sản, vật liệu, thực hiện các hợp đồng về điện nước, điện thoại.
- Trực tiếp quản lý con dấu của chi nhánh, thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, in ấn, telex, fax, quản lý tài liệu mật và bảo quản tài liệu tại kho chi nhánh.
- Quản lý, bảo quản tài sản của chi nhán, ô tô, kho vật liệu dự trữ của chi nhánh theo đúng chế độ quy định.
- Thực hiện công tác lễ tân, công tác phục vụ các hợp đồng của chi nhánh.
- Thực hiện bảo vệ cơ quan bằng cách phối hợp với các phường có liên quan.
- Tham mưu cho ban giám đốc về chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên trong cơ qua, tổng hợp công tác thi đua trong cơ quan.
++ Công tác ngân quỹ.
- Thu chi đồng Việt Nam và ngân phiếu.
- Thu chi các loại ngoại tệ: tiền mặt, séc du lịch, giám định tiền thật, tiền giả.
- Quản lý kho tiền, tài sản thế chấp,chứng từ có giá .
- Thực hiện điều chuyển tiền mặt, đảm bảo định mức tồn quỹ VND, ngoại tệ, ngân phiếu, séc.
- Thực hiện các báo cáo của phòng theo quy định của chi nhánh cấp I. ++ Thực hiện một số công việc khác do giám đốc giao.
2.1.3.Nhiệm vụ và phương hướng phát triển.
Chi nhánh được thành lập và đi vào hoạt động nhằm mở rộng lượng khách hàng giao dịch, cung cấp các dịch vụ ngân hàng theo các yêu cầu của Ngân hàng ngoại thương chi nhánh cấp I hà nội và của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam như: Cho vay, thanh toán xuất nhập khẩu, mở tài khoản giao dịch cho khách hàng, phát hành và thanh toán thẻ, mua bán các loại ngoại tệ… để phục vục các khách hàng trong và ngoài nước hoạt động trên địa bàn Ba Đình và các vùng lân cận. Đối với hoạt đông tín dụng chi nhánh
tập trung vào khách hàng là khu vực kinh tế tư nhân. Chi nhánh chỉ tập trung vào việc phát triển khách hàng là các doanh nghiệp thuộc khu vực kinh tế tư nhân và các khách hàng là thể nhân với các hình thức cho vay cầm cố, thế chấp tài sản là chứng từ có giá, các hoạt động tín dụng của chi nhánh đảm bảo tăng trưởng thận trọng, và ngày càng nâng cao chất lượng tín dụng.
Sang năm 2006 thực hiện chủ chương tăng cường hoạt động cho vay bán lẽ của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam nhằm đa dạng hoá khách hàng và các sản phẩm tín dụng, chi nhánh Ba Đình sẽ chú trọng hơn nữa vào mảng khách hàng là các doanh nghiệp thuộc khu vực kinh tế tư nhân và đối tượng khách hàng là thể nhân trên địa bàn quận và các vùng lân cận trên cơ sở an toàn, bền vững, góp phần vào sự phát triển hoạt động tín dụng nói chung và hoạt động kinh doanh nói riêng.
