6. Kết cấu của luận văn
3.2.2 Hoàn thiện công tác lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp
Trong thời đại công nghệ số 4.0, có nhiều cách và các kênh thông tin để doanh nghiệp tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với tiêu chí của mình nhƣ:
- Thông qua các hội nghị khách hàng, hội thảo theo chuyên đề từ nhiều tổ chức, ban ngành đoàn thể.
- Thông qua các đơn hàng mời chào từ chính các nhà cung cấp.
- Thông qua các tạp chí, catalogue quảng cáo
Khi tiến hành tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, nhà quản trị nên vận dụng nguyên tắc “không bỏ hết trứng vào một giỏ” để hạn chế rủi ro. Để làm đƣợc điều ấy đòi hỏi sự nghiên cứu toàn diện và kĩ lƣỡng thông tin, quá trình phát triển của từng nhà cung cấp trƣớc khi đƣa ra quyết định cuối cùng. Một nhà quản trị giỏi sẽ nhìn nhận thêm các khả năng tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá, đầu tƣ cho tƣơng lai khi đặt niềm tin vào những nhà cung cấp mới trên thị trƣờng. Một trong những phƣơng pháp để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đó là giảm thiểu chi phí. Ở quá trình mua hàng, việc giảm thiểu chi phí nhập khẩu, chi phí kiểm hoá sản phẩm có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Ngày nay có nhiều phƣơng pháp khác nhau để lựa chọn nhà cung cấp. Có quan điểm cho rằng chỉ nên tập trung vào một số lƣợng nhất định, đầu tƣ thời gian, tài chính để xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lƣợc họ. Từ đó hƣởng lợi từ mối quan hệ đối tác ấy nhƣ mua hàng với chi phí thấp. Tuy nhiên cũng có quan điểm ngƣợc lại, cho rằng trong thời đại kết nối toàn cầu, nên đa dạng hoá các nguồn cung ứng đầu vào cho doanh nghiệp bằng những nhà cung cấp thƣờng xuyên cung cấp hàng hoá chất lƣợng cao, giá cả hợp lý, không phân biệt quy mô nhà cung cấp lớn hay nhỏ, đã có thƣơng hiệu hay mới thành lập. Cùng với đó nhà quản trị cũng không quên để tâm về số liệu trên các báo cáo tài chính, thông tin về giá cả, chất lƣợng, mẫu mã, hình thức, phƣơng thức thanh toán, vận chuyển, hạn mức công nợ, hệ thống sản xuất, kho chứa, hình thức giao nhận,... của nhà cung cấp. Thông tin về đối tác càng nhiều, càng thực tế, minh bạch thì càng dễ dàng cho nhà quản trị mua hàng đƣa ra quyết định tối ƣu.
Có hai kiểu nhà cung cấp chính trên thị trƣờng: Nhà cung cấp đã có sẵn với nhiều năm trong ngành và nhà cung cấp mới tham gia thị trƣờng. Những nhà cung cấp mới ấy thƣờng sẽ tự tìm kiếm và giới thiệu sản phẩm dịch vụ của mình một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Qua phân tích các nhân tố ảnh
hƣởng đến cung ứng hàng hóa, một vài lƣu ý khi lựa chọn nhà cung cấp cần đặt ra là:
- Đối với các mặt hàng công ty đã sẵn có nhà cung cấp đối tác thì cần tiếp tục duy trì mối quan hệ kinh doanh lâu dài với họ, miễn sao cả hai bên vẫn còn tìm đƣợc tiếng nói chung, các bên cùng có lợi.
- Đối với những hàng hóa mới đƣợc đƣa vào danh mục mua hàng của doanh nghiệp, cần rà soát trƣớc xem ở các đối tác cũ có ai đang phân phối mặt hàng này để mua đƣợc giá ƣu đãi không. Nếu không thì lúc ấy doanh nghiệp cần tìm kiếm nhà cung cấp mới dựa trên các nghiên cứu kĩ lƣỡng.
Doanh nghiệp cần xây dựng hàng loạt các tiêu chí đánh giá và cho điểm các nhà cung cấp để tối ƣu hóa lựa chọn của mình. Trên cơ sở danh sách đã thiết lập, việc lựa chọn nhà cung cấp phải gắn liền với các tiêu thức mua hàng. Các tiêu chuẩn để đánh giá có thể kể đến nhƣ: Vị thế và uy tín của doanh nghiệp trên thị trƣờng, khả năng cung ứng nguồn hàng đầy đủ, thời gian vận chuyển hàng hóa, giá cả hàng hóa, khả năng thực hiện theo đúng cam kết đề ra về chất lƣợng hàng, khả năng xử lí sai sót trong quá trình mua hàng,...
Bảng 3.2 Tiêu thức đánh giá nhà cung cấp STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9
phải nâng cao năng lực cho nhân viên kho hàng. Công ty có thể đầu tƣ cho nhân viên đi học thêm các lớp về nghiệp vụ lƣu kho, nhập hàng với các điều khoản ràng buộc cụ thể, tránh trƣờng hợp chảy máu chất xám. Mỗi nhân viên
có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ thì từng đầu việc sẽ đƣợc xử lí hiệu quả hơn.
Thêm vào đó, nhân viên mua hàng khi kí kết hợp đồng với nhà cung cấp, phải thảo luận và đƣa ra các điều khoản nhận trả hàng, đền bù cụ thể trong trƣờng hợp phía công ty nhận đƣợc hàng bị hỏng, bao hàng bị rách, chất lƣợng hàng bên trong bị ảnh hƣởng, nhãn hàng bị sai thông tin,... Việc nhận hàng về kho cũng cần sự phối hợp của bộ phận mua hàng và bộ phận kho. Mỗi khi tiếp nhận lô hàng, đặc biệt là hàng cont nhập khẩu, ngƣời nhận hàng phải chụp ảnh, gửi thông tin nhãn mác hàng về và nếu có phát sinh bất thƣờng tuyệt đối không đƣợc kí nhận hàng mà phải báo cho cấp quản lí để kịp thời đƣa ra phƣơng án trả hàng hay làm việc lại với nhà cung cấp. Việc thƣơng lƣợng với nhà cung cấp trong quá trình mua hàng cần đảm bảo các vấn đề sau:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng mua phải đảm bảo đủ mẫu mã, chất lƣợng, nguồn gốc xuất xứ, thành phần, hạn dùng, phƣơng pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự biến động về giá nếu thị trƣờng có sự thay đổi trong quá trình mua hàng
- Xác định cụ thể phƣơng thức thanh toán và thời hạn thanh toán ngay từ đầu: Thanh toán trƣớc hay Chuyển khoản sau, thanh toán theo hình thức mở L/C hay TT FAX, ...
Công ty CP Thƣơng mại và Dƣợc phẩm Hƣng Việt có thể tiến hành đặt hàng bằng nhiều hình thức nhƣ
- Kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Nội dung hợp đồng bao gồm những nội dung chính là Tên, địa chỉ các bên tham gia hoặc ngƣời đại diện. Tên ngân hàng thụ hƣởng, số tài khoản tiền giao dịch. Tên, số lƣợng, quy cách, phẩm chất hàng hóa. Đơn giá và phƣơng định giá. Hình thức vận chuyển và điều kiện giao nhận hàng. Phƣơng thức cùng điều kiện thanh toán
(thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán, đơn vị tiền thanh toán, các ƣu đãi về chiết khấu thanh toán nếu có).
- Gửi đơn đặt hàng (đứng tên ngƣời mua): tính pháp lý thấp hơn hợp đồng mua- bán giữa 2 bên nhƣng lại là chứng từ để dễ quản lí tình hình mua bán hàng hóa.
- Hóa đơn bán hàng (đứng tên ngƣời bán): bên nhà cung cấp có nghĩa vụ gửi trả bên mua để hạch toán và theo dõi đơn hàng.
Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn hình thức đặt hàng cho phù hợp với từng mặt hàng riêng biệt vì chúng rất đa dạng về chủng loại và giá trị.
- Đối với hình thức mua hàng qua điện thoại: nên áp dụng khi mua các mặt hàng có giá trị thấp, khối lƣợng vừa và nhỏ. Tuy nhiên chỉ nên sử dụng với các đối tác thân quen, đã làm ăn lâu dài có uy tín với doanh nghiệp. Hình thức này giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho nghiệp vụ mua hàng.
- Đối với hình thức kí kết hợp đồng mua bán giữa các bên: doanh nghiệp cần sử dụng cho các hợp đồng nhập khẩu, mua hàng trong nƣớc với giá trị lớn, mang tính quan trọng với hoạt động kinh doanh. Bởi hợp đồng sẽ có giá trị pháp lý rất cao nên giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua hàng cũng nhƣ sẽ có phƣơng án bồi thƣờng thỏa đáng khi xảy ra tranh chấp.
Ngoài ra, trƣớc khi hàng về đến kho để lƣu trữ, nhân viên kho thƣờng xuyên cập nhật tình hình trong kho cho nhân viên mua hàng về diện tích còn trống để kê hàng, mặt hàng nào còn tồn đọng nhiều, sắp hết hạn cần bán gấp hoặc có biện pháp xử lí sớm. Nhân viên mua hàng cũng chủ động thông báo ngày giờ cụ thể hàng về đến kho để họ có kế hoạch luân chuyển vị trí sắp xếp hàng hóa sao cho khoa học, tiết kiệm không gian. Đăc biệt với những hàng bảo quản lạnh, hàng mùi trong dƣợc phẩm cần bảo quản riêng, bộ phận kho cần bảo dƣỡng trang thiết bị thƣờng xuyên để đảm bảo chất lƣợng hàng không ảnh hƣởng.
Thuốc thành phẩm là một sản phẩm có vòng đời. Vì vậy việc xây dựng chiến lƣợc marketing để bán hàng, đầu tƣ vào nghiên cứu nhằm tìm ra sản phẩm thay thế cũng là điều kiện cần để hoàn thiện công tác mua hàng. Doanh nghiệp cần đầu tƣ xây dựng thƣơng hiệu sản phẩm mạnh hơn, phát triển bao bì nhận diện thƣơng hiệu tốt hơn nhƣ các công ty nổi tiếng trên thị trƣờng là Sao Thái Dƣơng, Dƣợc phẩm Nhất Nhất. Từ đó slogan “Rạng danh thuốc Việt” của Hƣng Việt mới chiếm đƣợc thị hiếu của khách hàng. Bộ phận mua hàng cần phải phối hợp với bộ phận nghiên cứu nhằm chọn lựa các sản phẩm đầu vào vừa tốt về chất lƣợng, vừa mới trên thị trƣờng để thu hút thêm ngƣời mua.
3.2.4 Hoàn thiện đánh giá sau mua hàng
Mặc dù quá trình mua hàng đã đƣợc thống nhất theo hợp đồng mua bán của các bên, song công ty vẫn cần liên tục thúc giục nhà cung cấp, kịp thời xử lí các phát sinh làm chậm quá trình lƣu thông hàng hóa, ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh. Nhân viên mua hàng cần giám sát toàn bộ quá trình giao hàng để kiểm tra xem bên giao có tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng hay không. Cụ thể nhƣ:
- Hai bên cùng thống nhất tiêu chuẩn về mẫu mã sản phẩm, màu sắc, quy cách đóng gói, bao bì, nhãn chính nhãn phụ,... Từ đó nhân viên giao nhân sẽ căn cứ trên các điều kiện sẵn có cùng với cảm quan về hàng hóa để xác định trƣớc xem hàng hóa có đáp ứng chất lƣợng hay không.
- Kiểm tra số lƣợng hàng đẩy đủ theo chứng từ hay không, kiện hàng có đóng gói cẩn thận, hàng hóa bên trong có đƣợc bảo quản đúng cách hay chƣa. Nếu không vấn đề gì thì nhân viên kho mới kí vào biên bản giao nhận hàng
hóa.
- Kiểm tra chất lƣợng hàng hóa cũng theo các điều kiện trên hợp đồng mua bán hàng, nhân viên kho trong quá trình thẩm định lại hàng nếu phát hiện
sai lệch về mẫu mã bên ngoài cho đến hàm lƣợng, độ pH, thành phần hóa học,... bên trong dựa theo COA, CO thì từ chối nhận hàng và tiến hành trả lại ngay, đồng thời báo cáo lên cấp trên. Nếu hàng hóa cần phải mang đi kiểm nghiệm lại, bộ phận kho sẽ tiến hành tạm nhập và niêm phong hàng lại, đợi sau khi kết quả kiểm nghiệm trả về lúc ấy mới quyết định nhận hàng hay không.
Ví dụ: Phiếu kiểm tra hàng hóa đầu vào
Đơn hàng: HV2019270216 Địa điểm: Kho Thanh Trì
Ngày: 27/02/2019 Đối tƣợng Silymax Gold Tinh chất hàu Dƣỡng não Minh Trí
Sau khi một chu trình mua hàng khép lại, nhân viên mua hàng cùng các quản lí sẽ tổ chức đánh giá kết quả mua hàng. Trên cơ sở đánh giá là các tiêu chí nội bộ đề ra từ đầu cũng nhƣ đàm phán trên hợp đồng, việc đánh giá nhằm xác định xem quá trình mua hàng với loại sản phẩm này có hiệu quả hay chƣa, còn thiếu sót ở đâu, cần giảm thiểu chi phí gì để đạt hiệu suất cao nhất, đáp ứng mục tiêu tài chính của công ty.
3.2.5 Một số giải pháp khác
3.2.5.1 Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự trong khâu mua hàng Nhân sự phụ trách công tác mua hàng quá ít so với khối lƣợng công việc
chung của doanh nghiệp. Muốn mở rộng và phát triển quy mô theo định hƣớng của ban lãnh đạo, doanh nghiệp cần tuyển dụng thêm nhân sự trong khâu mua hàng. Mục đích để giảm tải khối lƣợng công việc cũng nhƣ tiến hành chuyên môn hóa sâu hơn.
Ở mảng nhập khẩu hàng, nếu có thêm 1 nhân viên mua hàng nữa phụ trách, có thể phân chia công việc nhƣ một ngƣời phụ trách đàm phán, kí hợp đồng, tìm kiếm nhà cung cấp mới và theo dõi công nợ nhập khẩu. Trong khi đó ngƣời còn lại sẽ chỉ tập trung vào mảng giám sát hàng về kho, chi phí logistics, làm việc với forwarder giải quyết các phát sinh.
Đối với nghiệp vụ mua hàng trong nƣớc, để giảm thiểu chi phí lƣơng, nhà quản trị có thể tuyển dụng một nhân viên không yêu cầu kinh nghiệm hoặc thực tập sinh để phụ giúp các công việc nhỏ mà chỉ cần đào tạo qua cũng có thể làm đƣợc nhƣ soạn thảo hợp đồng dựa trên thông tin có sẵn, lên đơn hàng mua trình kí cấp trên, tra cứu thônh tin lịch sử mua hàng rồi tổng hợp lại cho nhân viên mua hàng tham khảo.
Cá nhân trƣởng phòng kinh doanh – là một nhà quản trị cấp trung và trực tiếp quản lí công việc mua hàng tại công ty, cần phải nâng cao năng lực quản trị của mình thay vì trực tiếp tham gia làm các công việc ở khâu mua hàng cùng cấp dƣới. Đây phải là vị trí kiểm soát, đôn đốc, giải quyết các phát sinh phức tạp trong quá trình mua hàng, để rồi đƣa ra các đánh giá, nhận xét hiệu quả làm việc của nhân viên, kịp thời nhắc nhở, hƣớng dẫn và kết nối nhân viên của mình phối hợp làm việc cùng các phòng ban khác. Nhà quản trị mua hàng chỉ xử lí các đầu việc lớn mà không cần đi sâu vào chi tiết, nắm đƣợc tình hình mua hàng để đƣa ra các kế hoạch kinh doanh phù hợp trong tƣơng lai.
3.2.5.2 Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ, giấy phép kinh doanh
Theo quy định hiện hành, cứ 5 năm doanh nghiệp dƣợc sẽ phải xin đăng
kí Cục Dƣợc cấp lại giấy phép kinh doanh. Do đó nếu giấy phép kinh doanh hàng hóa vẫn còn thời hạn trên dƣới một năm, ban lãnh đạo công ty cần lên kế
hoạch đặt hàng dự trù dôi ra để dự phòng, tránh đứt hàng trong tình huống thủ tục xin cấp lại giấy phép bị chậm.
Mặt khác, các phƣơng án dự phòng về mua mới sản phẩm thay thế cũng nên đƣợc tính đến trong trƣờng hợp xấu nhất là thay đổi sản phẩm kinh doanh. Công ty cần đƣa ra chiến lƣợc cụ thể về sản phẩm thay thế từ mẫu mã, bao bì sao cho gần hoặc tƣơng đồng với sản phẩm cũ để khách hàng nhận diện dễ dàng. Đồng thời chất lƣợng sản phẩm thay thế mới cũng phải đƣợc đảm bảo.
Thƣờng xuyên cập nhật tin tức thị trƣờng, theo dõi các chính sách của Bộ ban ngành liên quan. Kịp thời ứng phó với các thay đổi trong quy định hiện hành về buôn bán thuốc, dƣợc phẩm, tá dƣợc. Đây là ngành kinh doanh có ảnh hƣởng lớn đến sức khỏe công đồng, vì vậy cần phải nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật đề ra cũng nhƣ tuân thủ nghiêm các quy tắc vệ sinh an toàn thực phẩm.
KẾT LUẬN
Nhìn chung, nền kinh tế thế giới đang ngày càng hội nhập hơn bao giờ hết, điều đó mang lại cho Việt Nam nhiều cơ hội song cũng đi kèm những thử thách cam go. Đối với ngành dƣợc phẩm nói riêng, sự xuất hiện càng nhiều hơn của các doanh nghiệp liên doanh, liên kết cả trong và ngoài nƣớc đòi hỏi sự sáng tạo, tƣ duy đổi mới không ngừng để thích nghi và hòa nhập tốt với sự biến động từng giờ. Công ty CP Thƣơng mại và Dƣợc phẩm Hƣng Việt không nằm ngoài điều đó; công tác quản trị mua hàng giữ một vai trò quan trọng, đóng góp to lớn vào công cuộc phát triển chung của công ty. Trong tƣơng lai không xa sẽ còn vô vàn khó khăn trắc trở, công ty cần sớm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng nhằm tối đa hóa lợi ích mang lại, sẵn sàng ứng biến với các biến động xảy ra trên thị trƣờng bất cứ khi nào, từ đó đƣa