Nếu chỉ dùng biểu mẫu để thể hiện và cập nhật dữ liệu thì cách nhanh nhất là dùng cách tạo tựđộng hoặc bằng Wizard.
1.1 Tạo mẫu biểu bằng AutoForm
AutoForm giúp chúng ta tựđộng tạo được một Form nhanh chóng để biểu hiển thị thông tin từ một bảng/truy vấn trong cơ sở dữ liệu.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Trong cửa sổ Database chọn mục Forms. Xem hình 4.1
Hình 4.1 Nút New dùng để tạo mẫu biểu mới.
Nút Design dùng mở cửa sổ thiết kế mẫu biểu Nút Open dùng để thực hiện mẫu biểu.
Ngoài ra tại khung bên phải ta còn thấy xuất hiện lựa chọn “Create Form in Design view”, “Create form using wizard”, đây là hai lựa chọn thường được sử dụng cho phép chúng ta tạo form “tắt” nhanh hơn mà không phải bấm vào New nữa.
Hình 4.2
Ta thấy có rất nhiều loại AutoForm, ta có thể chọn một loại tuỳ ý, nhưng mỗi loại có những thể hiện khác nhau như:
+ Columnar: Hiển thị từng mẩu tin riêng biệt + Tabular : Hiển thị nhiều mẩu tin cùng một lúc
+ Datasheet: Hiển thị nhiều mẩu tin cùng một lúc tương tự như một bảng trong chếđộ hiển thị Datasheet.
Giả sử ta chọn AutoForm: Columnar.
Bước 3: Chọn bảng/truy vấn làm dữ liệu nguồn cho Form. Có thể không chọn nếu Form đó không có dữ liệu nguồn.
Bước 4: Bấm OK Access sẽ tựđộng tạo cho ta 1 form như hình 4.3
Hình 4.3
Bước 5: Đặt tên cho mẫu biểu
1.2 Tạo mẫu biểu bằng Form Wizard
Tạo Form bằng Wizard là tạo Form bằng cách làm theo từng bước do Access qui định sẵn. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Trong cửa sổ Database chọn mục Forms. sau đó ta có thể chọn luôn “Create form using wizard” bên phải. Xem hình 4.4.
Bước 2: Chọn bảng làm dữ liệu nguồn cho Form (trong ví dụ này chọn bảng Khach). Chọn các trường muốn đưa vào mẫu biểu tại cột Available Field, rồi bấm vào nút > để đưa sang cột Selected Fields. Nếu muốn đưa sang tất cả các trường ta bấm nút >>. Nếu muốn bỏ trường nào đã chọn trong cột Select Field thì ta bấm < , muốn bỏ tất cả
bấm vào nút: <<. Bấm nút Next để tiếp tục.
Bước 3: Chọn dạng thể hiện của Form. Cửa sổ cho phép chọn một trong 4 dạng thể
hiện là Columnar, Tablular, Datasheet, Justified, PivotTable, PivotChart. (trong ví dụ này chọn Columnar). Tiếp tục bấm Next.
Hình 4.4
Bước 4: Chọn một trong các dạng trình bày mẫu biểu trong cửa sổ. Giả sử ở đây ta chọn kiểu Blends. Sau đó bấm Next.
Bước 5: Đặt tên cho biểu mẫu tại hộp mầu trắng. Access dùng tên bảng/truy vấn nguồn làm tên mẫu biểu mặc định. Ta có thể giữ nguyên hoặc thay đổi theo ý muốn. Xem hình 4.5.
Hình 4.5
Bước 6: Bấm phím Finish để kết thúc, ta có Form như hình 4.6
Nhận xét: Trong cả hai cách tạo Form là Auto và Wizard đều cho phép tạo mẫu biểu dưới dạng đồ thị (GRAPH), khi đó ta chọn PrivotChart. Sau khi sử dụng Auto hoặc
Wizard ta có thể mở Form ở chếđộ Design để có thể thiết kế thêm theo ý mình.