Đây có thể coi như là một bản mô tả yêu cầu của khách hàng bằng ngôn ngữ tự nhiên. Phần mô tả chung như sau:
Phạm vi phần mềm:
• Phần mềm dạng ứng dụng cho máy tính cá nhân, dùng nội bộ trong một khách sạn, chỉ có nhân viên khách sạn được sử dụng trực tiếp. Phần mềm có thể cài đặt trên nhiều máy tính cá nhân của nhân viên. Nhưng cơ sở dữ liệu là tập trung tại một máy chủ duy nhất.
Người dùng và chức năng của người dùng:
• Chỉ các nhân viên sau của khách sạn được phép dùng phần mềm: nhân viên lễ tân, nhân viên bán hàng, quản trị hệ thống, và nhân viên quản lí khách sạn được sử dụng.
• Nhân viên lễ tân có thể thực hiên các chức năng:
o Đặt phòng theo yêu cầu trực tiếp của khách tại quầy, o Hủy đặt phòng theo yêu cầu của khách tại quầy,
o Checkin cho khách đã đặt phòng hoặc đặt phòng trực tiếp, o Checkout cho khách và in hóa đơn thanh toán cho khách. • Nhân viên bán hàng có thể thực hiện các chức năng:
o Đặt phòng theo yêu cầu của khách qua điện thoại, o Hủy đặt phòng theo yêu cầu của khách qua điện thoại. • Nhân viên quản lí có thể thực hiện các chức năng:
o Quản lí thông tin khách sạn: thêm/sửa, o Quản lí thông tin phòng: thêm/sửa/xóa,
o Xem các loại báo cáo thống kê: xem các báo cáo doanh thu theo thời gian/theo phòng/theo loại phòng, xem báo cáo tỉ lệ phòng trống theo thời gian/theo
phòng/theo loại phòng, xem báo cáo khách hàng đặt nhiều theo thời gian/theo nguồn gốc khách hàng.
• Nhân viên quản trị hệ thống có thể thực hiện:
o Quản lí tài khoản người dùng theo yêu cầu của nhân viên: thêm/sửa/xóa.
Thông tin các đối tượng cần xử lí:
• Thông tin về khách sạn bao gồm : tên, địa chỉ, số sao, mô tả (bao gồm mô tả bằng văn bản và bằng hình ảnh).
• Thông tin về phòng khách sạn: tên, kiểu (single/double/twink), giá, mô tả.
• Thông tin về khách hàng: tên, địa chỉ, số CCCD/passport, điện thoại, email, ghi chú về phục vụ đặc biệt như cho người khuyết tật, ăn chay...
• Thông tin các dịch vụ đi kèm: tên, đơn vị tính, đơn giá, mô tả.
• Thông tin nhân viên trong khách sạn: tên, tên đăng nhập, mật khẩu, chức vụ, ghi chú. • Thông tin hóa đơn thanh toán: bao gồm thông tin nhân viên thanh toán: tên, chức vụ.
Thông tin khách hàng: tên, địa chỉ idcard, số điện thoại. thông tin các phòng đăt/ở, mỗi phòng trên một dòng với các thông tin: tên, kiểu, giá, ngày đến, ngày đi, thành tiền. Mỗi phòng có danh sách các dịch vụ đi kèm đã sử dụng, mỗi dịch vụ có các thông tin: tên, đơn vị tính, đơn giá, số lần dùng, thành tiền. Dòng cuối cùng là tổng tiền hóa đơn, tổng tiền đã thanh toán trước, tổng tiền phải thanh toán còn lại.
• Thông tin thống kê phòng theo doanh thu: tên phòng, kiểu phòng, mô tả, tổng số ngày có khách, tổng doanh thu.
• Thông tin thống kê khách hàng theo doanh thu: tên, địa chỉ, điện thoại, tổng số ngày đã ở, tổng tiền thu được.
• Thông tin thống kê các dịch vụ theo doanh thu: tên, tổng đơn vị tiêu thụ, tổng doanh thu. • Thông tin thống kê doanh thu theo thời gian: tên tháng/năm/quý/tuần, tổng lượng khách,
tổng doanh thu.
Quan hệ giữa các đối tượng cần xử lí:
• Trong khách sạn có nhiều phòng, mỗi phòng chỉ thuộc vào một khách sạn.
• Mỗi phòng có thể được đặt/ở bởi nhiều khách hàng khác nhau tại những thời điểm khác nhau.
• Mỗi khách hàng có thể đặt/ở nhiều phòng khác nhau tại những thời điểm khác nhau. • Đối với khách lẻ, một khách hàng, tại một thời điểm, chỉ ở một phòng xác định, xác định
ngày đến, ngày đi, đơn giá nhất định.
• Đối với khách đoàn, mỗi thời điểm, một khách có thể đứng tên và ở trên danh nghĩa nhiều phòng cùng lúc (đại diện cho cả đoàn).
• Khách hàng chỉ có thể đặt phòng nếu phòng đó còn trống trong suốt thời gian khách hàng muốn đặt.
• Khách hàng có thể thanh toán nhiều lần cho đến ngày trả phòng.
• Khách hàng có thể hủy đặt phòng (miên phí) nếu hủy trước ngày đến. Nếu khách hàng hủy sau ngày đặt thì khách hàng bị lưu vào danh sách đen và có thể bị từ chối đặt phòng trong các lần tiếp theo.
• Một nhân viên bán hàng/lễ tân có thể đặt phòng nhiều lần cho khách. • Một nhân viên lễ tân có thể thanh toán nhiều lần cho khách.
Mô tả nghiệp vụ chi tiết của các chức năng:
Nội dung phần này chỉ mô tả một số chức năng mà không mô tả hết toàn bộ chức năng của hệ thống:
• Chức năng sửa thông tin phòng: Quản lí đăng nhập vào hệ thống -> giao diện quản lí chung hiện ra có chức năng quản lí thông tin khách sạn, quản lí thông tin phòng, xem báo cáo thống kê -> chọn chức năng quản lí thông tin phòng -> giao diện hiện ra có 3 lựa chọn là thêm, sửa, xóa thông tin phòng -> click chọn sửa thông tin phòng -> giao diện tìm phòng theo tên hiện ra với 1 ô nhập tên phòng và nút tìm kiếm -> gõ từ khóa vào và click tìm -> danh sách các phòng có tên chứa từ khóa vừa nhập hiện ra, mỗi phòng đầy đủ thông tin: id, tên, kiểu, giá, mô tả -> click 1 phòng muốn sửa -> giao diện sửa hiện ra với các ô điền sẵn thuộc tính hiện tại của phòng (trừ id không sửa được) -> sửa lại một vài thuộc tính và click save -> hệ thống báo thành công và quay về trang chủ người quản lí. • Chức năng đặt phòng (qua điện thoại): Khách hàng gọi điện đến khách sạn yêu cầu đặt
phòng -> lễ tân sẽ chuyển máy cho nhân viên bán hàng để tư vấn đặt phòng cho khách -> nhân viên bán hàng bắt máy. Nhân viên hỏi khách hàng muốn ở từ ngày nào đến ngày nào -> chọn chức năng đặt phòng sau khi đã đăng nhập -> giao diện tìm phòng trống hiện ra, có 2 ô nhập ngày bắt đầu, ngày kết thúc -> nhân viên nhập theo nguyện vọng của khách hàng và click tìm -> danh sách các phòng trống trong khoảng thời gian đã chọn hiện lên dưới dạng bảng, mỗi dòng có id, tên, kiểu, giá, mô tả -> nhân viên thông báo các loại phòng còn trống cho khách hàng và yêu cầu khách hàng chọn phòng mong muốn -> khách hàng nói nguyện vọng và nhân viên click 1 phòng theo đúng nguyện vọng của
khách (đúng giá, loại phòng) -> giao diện thông tin khách hàng hiện lên, có ô nhập để tìm -> nhân viên hỏi xin khách hàng tên, địa chỉ, số CCCD/pasport, số điện thoại, sau đó nhập tên vào để tìm kiếm -> giao diện các khách hàng đã có tên chứa từ khóa vừa nhập hiện lên dạng bảng, mỗi dòng đầy đủ thông tin: id, tên, địa chỉ, số CCCD/passport, điện thoại, ghi chú -> nhân viên click vào dòng đúng với khách hàng vừa báo (nếu không có khách hàng này thì nhân viên click chức năng thêm khách hàng để thêm mới) -> hệ thống chuyển sang phần xác nhận thông tin đặt phòng: thông tin khách hàng, thông tin phòng, thông tin ngày đến, ngày đi -> nhân viên xác nhận lại với khách hàng và yêu cầu xác nhận -> khách hàng xác nhận, nhân viên click lưu đặt phòng -> hệ thống báo thành công và quay về trang chủ nhân viên bán hàng -> nhân biên báo đặt phòng thành công với khách hàng. • Chức năng nhận phòng: khách hàng đến quầy lễ tân khách sạn yêu cầu nhận phòng đã đặt
-> nhân viên lễ tân xin CCCD/passport của khách hàng để kiểm tra thông tin -> chọn chức năng giao phòng cho khách sau khi đăng nhập -> giao diện tìm thông tin đặt phòng hiện lên, có các ô nhập tên khách, số CCCD/passport, ngày vào, ngày ra -> lễ tân nhập tên khách và click tìm-> giao diện danh sách các khách hàng có tên chứa từ khóa vừa nhập và đã đặt phòng nhưng chưa nhận hiện lên, mỗi dòng của bảng có đầy đủ thông tin: thông tin khách, thông tin phòng, ngày vào, ngày ra -> lễ tân hỏi lại thông tin đặt phòng của khách hàng cho đúng và click vào dòng đúng thông tin phòng đặt -> hệ thống cập nhật lại thông tin khách đã nhận phòng và quay về trang chủ của lễ tân -> lễ tân lấy chìa khóa phòng và giao cho khách. Trong khi nhận phòng, khách có thể đặt tiền trước một phần hoặc toàn bộ theo nguyện vọng của mình. Khi đó nhân viên bổ sung thông tin trả trước và xuất hóa đơn trả trước cho khách hàng chứa thông tin khách hàng, thông tin phòng, thông tin đặt phòng, số tiền đã thanh toán.
• Chức năng trả phòng (và thanh toán): Khách hàng cầm chìa khóa phòng ra quầy lễ tân yêu cầu trả phòng và thanh toán -> lễ tân nhận chìa khóa và mời khách ngồi chờ để kiểm tra thông tin và in hóa đơn -> lễ tân gọi nhân viên dọn phòng yêu cầu kiểm tra phòng do khách muốn trả, đồng thời click vào chức năng trả phòng sau khi đăng nhập -> giao diện hiện lên có thông tin phòng đăt, thông tin ngày đến, ngày đi, thông tin các lần khách tạm thanh toán, nếu có, danh sách các dịch vụ khách đã sử dụng trong thời gian ở khách sạn, nếu có, chức năng bổ sung dịch vụ sử dụng, tổng tiền còn phải thanh toán -> nếu nhân viên dọn phòng báo lại khách có làm hỏng đồ hoặc sử dụng đồ ăn, nước uống trong mini bar thì nhân viên lễ tân click chức năng bổ sung dịch vụ để thêm lần lượt vào -> sau đó lễ tân sẽ báo lại thông tin cho khách hàng kiểm tra lần cuối trước khi xuất hóa đơn: thông tin khách, thông tin phòng, ngày đến, ngày đi, tổng tiền phòng, các dịch vụ đã sử dụng, tổng tiền dịch vụ, tổng tiền đã thanh toán trước, tổng tiền còn lại phải thanh toán -> khách hàng xác nhận lại và lễ tân click lưu hóa đơn -> hệ thống lưu hóa đơn, đồng thời in hóa đơn ra cho khách hàng -> lễ tân nhận tiền thanh toán và giao hóa đơn cho khách hàng.
• Chức năng xem thống kê phòng theo doanh thu: Quản lí đăng nhập vào hệ thống -> giao diện quản lí chung hiện ra có chức năng quản lí thông tin khách sạn, quản lí thông tin
phòng, xem báo cáo thống kê -> chọn chức năng xem báo báo cáo thống kê -> giao diện chọn loại thống kê hiện ra, có các đối tượng thống kê gồm thống kê khách sạn, thống kê phòng, thống kê kiểu phòng, thống kê dịch vụ, thống kê khách hàng, thống kê doanh thu. Các hình thức thống kê gồm theo doanh thu, theo thời gian (nếu chọn đối tượng thống kê là doanh thu), theo tỉ lệ lấp đầy (nếu chọn đối tượng thống kê là phòng, khách sạn) -> chọn thống kê phòng theo doanh thu -> giao diện hiện lên yêu cầu nhập thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc thống kê -> quản lí nhập vào và click thống kê -> kết quả hiện lên dạng bảng, mỗi dòng tương ứng với một phòng: id, tên, kiểu, tổng số ngày có khách, tổng tiền thu được, sắp xếp theo chiều giảm dần tổng số tiền thu được -> quản lí click vào 1 phòng để xem chi tiết -> giao diện hiện lên thông tin phòng (id, tên, kiểu) và danh sách các lần phòng đã được đặt trong khoảng thời gian thống kê, mỗi dòng có các thông tin: tên khách hàng, ngày đến, ngày đi, đơn giá, tổng tiền. Sắp xếp theo chiều thời gian ngày thanh toán. -> quản lí xem xong click quay lại để về trang chủ của quản lí.