3.2.1.1: Bộ mỏy kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn của một doanh nghiệp là tập hợp những ngƣời làm kế toỏn tại doanh nghiệp cựng với cỏc phƣơng tiện trang thiết bị dựng để ghi chộp, tớnh toỏn xử lý toàn bộ thụng tin liờn quan đến cụng tỏc kế toỏn tại doanh nghiệp từ khõu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khõu tổng hợp, cung cấp những thụng tin kinh tế về cỏc hoạt động của đơn vị. Vấn đề nhõn sự để thực hiện cụng tỏc kế toỏn cú ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức kế toỏn của doanh nghiệp. Tổ chức nhõn sự nhƣ thế nào để từng ngƣời phỏt huy đƣợc cao nhất sở trƣờng của mỡnh, đồng thời tỏc động tớch cực đến những bộ phận hoặc ngƣời khỏc cú liờn quan là mục tiờu của tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty cổ phần thộp Việt Nhật hiện nay gồm quỏ nhiều phũng ban và mỗi phũng ban nhiệm vụ chức năng hầu hết là khụng rừ ràng. Cú nhiều phũng ban nhiệm vụ và chức năng trựng lặp gõy ra việc kộm hiệu quả trong cụng tỏc tổ chức và quản lý. Việc phõn chia lại nhiệm vụ cỏc phũng ban là rất cần thiết vỡ qua đú cú thể tăng đƣợc hiệu quả quản lý và nõng cao đƣợc sự cạnh tranh của cụng ty với cỏc đối thủ cạnh tranh
3.2.1.2: Phần mềm kế toỏn
- Để sử dụng hiệu quả phần mềm kế toỏn, trƣớc hết doanh nghiệp phải mở cỏc lớp hƣớng dẫn sử dụng phần mềm, hƣớng dẫn thờm cỏc nghiệp vụ trƣớc khi sử dụng phần mềm kế toỏn.
- Mời kỹ thuật viờn về phần mềm kế toỏn cập nhật cỏc chế độ kế toỏn mới đồng thời hƣớng dẫn kỹ năng sử dụng phần mềm cho nhõn viờn kế toỏn.
- Cập nhật cỏc phiờn bản phần mềm mới trỏnh lỗi thời
3.2.2: Hệ thống kho bói
Hiện tại hệ thống kho bói để lƣu trữ và bảo quản nguyờn vật liệu của Cụng ty cũn thiếu, vẫn phải để ngoài trời, mƣa nắng sẽ làm giảm phẩm chất của nguyờn vật liệu. Do vậy, Cụng ty cần xõy dựng thờm kho hoặc thuờ thờm kho để dự trữ nguyờn vật liệu, vừa đảm bảo quản lý tốt hơn về số lƣợng và chất lƣợng vật tƣ, nõng cao giỏ trị của nguyờn vật liệu trong quỏ trỡnh sản xuất.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 89
Ngoài ra, Cụng ty cần tớnh toỏn đầu tƣ xõy dựng một hệ thống kho theo đỳng quy chuẩn yờu cầu bảo đảm nghiờm ngặt cỏc điều kiện về giao thụng, an toàn phũng chống chỏy nổ, … thuận tiện cho việc tiếp nhận, vận chuyển, bốc dỡ, xếp hàng, bảo quản, phõn loại, đúng gúi, kiểm nghiệm, giao hàng.
Đối với cỏc nguyờn vật liệu đặc biệt cần cú chế độ bảo quản riờng tuõn thủ theo đỳng yờu cầu của nhà sản xuất hoặc tƣ vấn chuyờn mụn để trỏnh gõy hƣ hỏng và ảnh hƣởng đến nguyờn vật liệu. Cần cú một hệ thống kho đủ tiờu chuẩn, điều kiện để sắp xếp và phõn loại nguyờn vật liệu một cỏch khoa học và hợp lý đảm bảo tớnh an toàn cho từng loại nguyờn vật liệu.
Cụng ty cú thể khai thỏc vốn đầu tƣ từ nhiều nguồn: nguồn tớch luỹ nội bộ, nguồn vốn vay ngõn hàng,…
Đõy là một vấn đề mà cụng ty cần nhanh chúng lờn kế hoạch chi tiết và đầu tƣ để đảm bảo cho việc quản lý nguyờn vật liệu đƣợc tốt hơn, dễ dàng cho khõu kiểm soỏt và kiểm kờ nguyờn vật liệu.
3.2.3: Xõy dựng định mức dự trữ nguyờn vật liệu.
Trong nền kinh tế thị trƣờng cú sự cạnh tranh khốc liệt nhƣ hiện nay, nhiều biến động xảy ra cú thể ảnh hƣởng đến kế hoạch sản xuất của Cụng ty và ảnh hƣởng đến giỏ thành sản phẩm. Do vậy, nếu Cụng ty khụng xỏc định mức dự trữ nguyờn vật liệu thỡ kế hoạch sản xuất của Cụng ty cú thể bị ngƣng trệ làm ảnh hƣởng đến kết quả sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiờn, nếu Cụng ty dự trữ nguyờn vật liệu quỏ lớn sẽ làm ứ đọng vốn, gõy khú khăn trong việc quay vũng vốn của doanh nghiệp và phỏt sinh cỏc chi phớ liờn quan. Ngƣợc lại, nếu dự trữ ớt thỡ khi nguyờn vật liệu trờn thị trƣờng khan hiếm hoặc giỏ cả nguyờn vật liệu giảm sẽ làm ảnh hƣởng đến chi phớ sản xuất kinh doanh. Nguyờn vật liệu bị thiếu, cú thể làm cho doanh nghiệp phải ngừng sản xuất. Vỡ vậy, Cụng ty nờn xõy dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyờn vật liệu, trỏnh việc dự trữ quỏ nhiều hay quỏ ớt một loại nguyờn vật liệu nào đú.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 90
Việc xõy dựng này căn cứ trờn kế hoạch, định mức tiờu hao cho từng loại nguyờn vật liệu cũng nhƣ tỡnh hỡnh, khả năng của Cụng ty.
- Định mức giỏ cho một đơn vị nguyờn vật liệu trực tiếp phản ỏnh giỏ cuối cựng của một đơn vị nguyờn vật liệu trực tiếp sau khi đó trừ đi mọi khoản triết khấu:
Định mức Giỏ mua Chi phớ Chi phớ Chiết khấu
giỏ của một = + + nhập kho,-
đơn vị chuyờn chở (Nếu cú)
đơn vị NVL bốc xếp
- Định mức lƣợng nguyờn vật liệu trực tiếp cho một đơn vị sản phẩm phản ỏnh số lƣợng nguyờn vật liệu tiờu hao cho một đơn vị thành phẩm, cú cho phộp những hao trong định mức:
Định mức lƣợng Lƣợng NVL cần Mức hao Mức NVL cho
NVL trực tiếp cho thiết để sản xuất
= +hụt cho +sản phẩm hỏng
một đơn vị sản một đơn vị sản
phộp (cho phộp)
phẩm phẩm
Từ đú định mức chi phớ nguyờn vật liệu của một đơn vị sản phẩm đƣợc xỏc định nhƣ sau:
Định mức chi phớ một đơn Định mức giỏ một đơn Định mức
vị sản phẩm = vị NVL x
lƣợng NVL Giỏ tiờu chuẩn về nguyờn vật liệu thƣờng đƣợc xỏc định bởi nhõn viờn phũng kế hoạch vật tƣ. Nhõn viờn cung ứng thƣờng tập hợp giỏ nguyờn vật liệu của cỏc nhà cung cấp khỏc nhau, để từ đú chọn một nhà cung cấp cú thể đỏp ứng cỏc yờu cầu về chất lƣợng nguyờn vật liệu cũng nhƣ giỏ cả phự hợp.
Lƣợng tiờu chuẩn về nguyờn vật liệu trực tiếp thƣờng đƣợc xỏc định bởi cỏc kỹ sƣ và giỏm đốc sản xuất, căn cứ trờn tỡnh hỡnh sử dụng thực tế.
Xõy dựng đƣợc định mức dự trữ sẽ đảm bảo cho nguyờn vật liệu vừa đủ, đỏp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng, hoạt động sản xuất đƣợc diễn ra thƣờng xuyờn, liờn tục, khụng bị ngƣng trệ cũng nhƣ nắm bắt kịp thời cỏc cơ hội trong kinh doanh. Ngoài ra vấn đề nguyờn vật liệu sẽ ớt bị ứ đọng, số vốn đú cú thể
quay vũng cho cỏc loại nguyờn vật liệu khỏc hoặc cho cỏc hoạt động tài chớnh, đồng thời sử dụng tiết kiệm vốn.
Cụng ty cú thể sử dụng Bỏo cỏo dự bỏo vật tƣ theo kế hoạch sản xuất, kinh doanh nhƣ sau:
Đơn vị: ……… Bộ phận: ………
BÁO CÁO DỰ BÁO VẬT TƢ THEO KẾ HOẠCH SẢN XUẤT, KINH DOANH
Thỏng ….. Quý…..Năm….
Mó Tờn, quy cỏch Nhu cầu Số tồn Số cần nhập
Đvt kho thực số vật tƣ Kế Đó sử Số chƣa sử bổ sung tế hoạch dụng dụng A B C 1 2 3 4 5 Ngày ….. thỏng ….. năm…..
Kế toỏn trƣởng PT bộ phận bỏo cỏo Ngƣời lập
3.2.4:Về tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vật liệu.
Để tăng cƣờng quản lý và nõng cao hiệu suất sử dụng nguyờn vật liệu thỡ một trong những biện phỏp cần thiết đú là cụng tỏc phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng và nõng cao hiệu suất sử dụng nguyờn vật liệu. Tuy nhiờn, tại Cụng ty hiện nay, cụng tỏc phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vật liệu nhỡn chung chƣa đƣợc quan tõm và thực hiện. Vỡ vậy, Cụng ty cú thể thực hiện việc phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vật liệu nhƣ sau:
- Để đỏnh giỏ chung cỏc tiềm năng sử dụng nguyờn vật liệu, ta sử dụng chỉ tiờu hiệu suất sử dụng nguyờn vật liệu.
Giỏ trị sản lƣợng Hiệu suất sử dụng NVL =
Chi phớ nguyờn vật liệu
Hiệu suất sử dụng nguyờn vật liệu biểu hiện một đồng nguyờn vật liệu tham giỏ vào sản xuất trong kỳ đem lại bao nhiờu đồng giỏ trị sản lƣợng. Hiệu suất này càng cao chứng tỏ chất lƣợng cụng tỏc quản lý và sử dụng nguyờn vật liệu càng tốt.
- Phõn tớch tỡnh hỡnh cung cấp nguyờn vật liệu: để khai thỏc tiềm năng sử dụng nguyờn vật liệu cho sản xuất phải thƣờng xuyờn và định kỳ phõn tớch tỡnh hỡnh cung cấp nguyờn vật liệu theo cỏc yếu cầu sau đõy:
+ Thƣờng xuyờn kiểm tra nguyờn vật liệu tồn kho so với định mức dự trữ để giải quyết tỡnh hỡnh định mức khụng hợp lý.
+ Căn cứ vào tỡnh hỡnh cung cấp thực tế đối chiếu với cỏc hợp đồng đó ký, kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch cung cấp và tiến độ sản xuất để phỏt hiện việc mất cõn đối giữa nhu cầu và khả năng cung cấp, khụng thể thiếu hụt nguyờn vật liệu dẫn đến phải ngừng sản xuất.
Dựa trờn cơ sở phõn tớch một cỏch khoa học tỡnh hỡnh sử dụng nguyờn vật liệu, những phƣơng hƣớng và biện phỏp sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyờn vật liệu cần đƣợc ỏp dụng là:
- Khụng ngừng giảm bớt phế liệu, phế phẩm, hạ thấp định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu.
+ Cụng ty cần cải tiến ký thuật, đầu tƣ đổi mới cụng nghệ, thiết bị. Ứng dụng cụng nghệ, thiết bị hiện đại vào sản xuất.
+ Cụng ty cần đào tạo thƣờng xuyờn, đào tạo nõng bậc kỹ thuật để nõng cao trỡnh độ tay nghề cho cụng nhõn.
+ Xõy dựng hệ thống định mức tiờn tiến và hiện thực, đồng thời thực hiện tốt hệ thống định mức tiờu dung nguyờn vật liệu.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 93
+ Xõy dựng và thực hiện nghiờm chỉnh chế độ sử dụng, bảo quản, sửa chữa, bảo dƣỡng mỏy múc thiết bị.
+ Coi trọng việc hạch toỏn nguyờn vật liệu, phế phẩm.
- Triệt để thu hồi và tận dụng phế liệu, phế phẩm: là một nội dung quan trọng thể hiện sự quỏn triệt nguyờn tắc tiết kiệm trong quản lý kinh tế. Vỡ nú mang lại hiệu quả cao hơn so với việc sử dụng nguyờn vật liệu tự khai thỏc chế biến.
- Xoỏ bỏ mọi hao hụt, mất mỏt, hƣ hỏng nguyờn vật liệu do nguyờn nhõn chủ quan gõy ra.
+ Để thực hiện tốt phƣơng hƣớng này cần nõng cao trỏch nhiệm trong cụng tỏc thu mua, vận chuyển, bao gúi, bốc dỡ, kiểm nghiệm, bảo quản nguyờn vật liệu trong kho và cấp phỏt nguyờn vật liệu cho sản xuất.
+ Kiờn quyết ỏp dụng chế độ trỏch nhiệm và xử phạt nghiờm bằng biện phỏp kinh tế, hành chớnh đối với những ngƣời vụ trỏch nhiệm, những hành động làm mất mỏt hoặc lóng phớ nguyờn vật liệu.
Thực hiện tốt việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyờn vật liệu sẽ hạn chế đƣợc hao hụt, mất mỏt, chống lóng phớ và gúp phần làm giảm chi phớ, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
3.2.5:Về trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Để đảm bảo nguyờn tắc “thận trọng” trong kế toỏn, trỏnh đƣợc những tổn thất cú thể xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phản ỏnh giỏ trị nguyờn vật liệu tồn kho sỏt hợp với giỏ trị trƣờng tại thời điểm nhất định, đồng thời gúp phần phản ỏnh kết quả kinh doanh trong ký chớnh xỏc.
Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho: là dự phũng phần giỏ trị bị tổn thất do giỏ vật tƣ, thành phẩm, hàng húa tồn kho bị giảm. Bộ tài chớnh ban hành thụng tƣ 228/2009/TT-BTC thỏng 12 năm 2009, quy định về chế độ trớch lập và sử dụng cỏc khoản dự phũng.
Đối tƣợng lập dự phũng bao gồm nguyờn vật liệu dựng cho sản xuất (gồm cả hàng tồn kho bị hƣ hỏng, kộm mất phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luõn chuyển...), sản phẩm dở dang, chi phớ dịch vụ dở
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 94
dang (hàng tồn kho) mà giỏ gốc ghi trờn sổ kế toỏn cao hơn giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc và đảm bảo điều kiện sau:
- Cú húa đơn, chứng từ hợp phỏp theo quy định của Bộ Tài chớnh hoặc cỏc bằng chứng khỏc chứng minh giỏ vốn hàng tồn kho.
- Là những vật tƣ hàng húa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập bỏo cỏo tài chớnh.
Trƣờng hợp nguyờn vật liệu cú giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc thấp hơn so với giỏ gốc nhƣng giỏ bỏn sản phẩm dịch vụ đƣợc sản xuất từ nguyờn vật liệu này khụng bị giảm giỏ thỡ khụng đƣợc trớch lập dự phũng giảm giỏ nguyờn vật liệu tồn kho đú.
Phƣơng phỏp lập dự phũng:
Mức lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đƣợc tớnh cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giỏ và tổng hợp toàn bộ vào bảng kờ chi tiết. Bảng kờ là căn cứ để hạch toỏn vào giỏ vốn hàng bỏn (giỏ thành toàn bộ sản phẩm hàng hoỏ tiờu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.
Mức trớch lập dự phũng tớnh theo cụng thức sau:
Mức dự phũng Lƣợng vật tƣ hàng x Giỏ gốc Giỏ trị thuần cú húa thực tế tồn kho hàng tồn thể thực hiện giảm giỏ vật tƣ
= tại thời điểm lập bỏo kho theo sổ - đƣợc của hàng hàng húa
cỏo tài chớnh kế toỏn tồn kho
Giỏ gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phớ mua, chi phớ chế biến và cỏc chi phớ liờn quan trực tiếp khỏc phỏt sinh để cú đƣợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thỏi hiện tại theo quy định tại Chuẩn mực kế toỏn số 02 - Hàng tồn kho ban hành kốm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trƣởng Bộ Tài chớnh.
Giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho (giỏ trị dự kiến thu hồi) là giỏ bỏn (ƣớc tớnh) của hàng tồn kho trừ (-) chi phớ để hoàn thành sản phẩm và chi phớ tiờu thụ (ƣớc tớnh).
Để hạch toỏn nghiệp vụ dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho, kế toỏn sử dụng tài khoản 159 “Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho”. Tài khoản này dựng để phản ỏnh cỏc khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đƣợc lập.
Theo chế độ kế toỏn hiện hành, vào cuối kỳ kế toỏn năm, khi giỏ trị thuần cú thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giỏ gốc thỡ phải lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Phƣơng phỏp hạch toỏn kế toỏn một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
Cuối kỳ kế toỏn năm, khi lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho lần đầu tiờn, ghi: Nợ TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn
Cú TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Cuối kỳ kế toỏn năm tiếp theo:
- Nếu khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toỏn năm nay lớn hơn khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trƣớc chƣa sử dụng hết thỡ số chờnh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn (Chi tiết dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho) Cú TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
- Nếu khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toỏn năm nay nhỏ hơn khoản dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho đó lập ở cuối kỳ kế toỏn năm trƣớc chƣa sử dụng hết thỡ số chờnh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 159 - Dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho
Cú TK 632 - Giỏ vốn hàng bỏn (Chi tiết dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho). Việc trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho sẽ giỳp cho việc hạch toỏn vật tƣ tại Cụng ty đảm bảo độ chớnh xỏc và thụng qua việc trớch lập dự phũng, kế toỏn nguyờn vật liệu sẽ nắm bắt đƣợc số chờnh lệch cụ thể giữa giỏ trị hàng tồn kho của Cụng ty hiện cú so với giỏ thị trƣờng.
Cụng ty cú thể sử dụng mẫu bảng kờ dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho sau.
Sinh viờn: Trần Xuõn Dương - Lớp QTL301 96