1. Lý do chọn đề tài
3.1.2.2. Quy trình quản lý hợp đồng lao động
động a.Mô tả
Quản lý chi tiết về hợp đồng lao động giữa công ty với người lao động: Hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức không thời hạn.
Theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng.
b.Sơ đồ nghiệp vụ
Hình 4: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Hợp đồng lao động
Hoạt động:
SốTT Bước Kiểu Thực Mô tả chi tiết thực hiện
01 Hợp đồng lao động sẽ được ký khi có yêu cầu Yêu cầu ký Thủ Các của phòng nhân sự hoặc các phòng ban
HĐLĐ công phòng tuyển dụng. Nếu yêu cầu thử việc thì chuyển ban sang bước 02, ngược lại chuyển sang bước 04
02 Phòng nhân sự soạn thảo và ký HĐLĐ với nhân Ký HĐLĐ Phần Phòng viên theo mẫu của nhà nước ban hành, gồm
thử việc mềm nhân sự các thông tin: Mã hợp đồng lao động, Số lần ký, Người sử dụng lao động, Người lao động, Loại hợp đồng lao động (thử việc), Thời gian bắt đầu, Thờ
i
gian kết thúc, Phòng ban làm việc, Chức vụ, Công việc, Chế độ làm việc, Hệ số lương, Hoạt động...
Sau khi ký HĐLĐ bảng hệ số lương của nhân 03 Tạo bảng hệ Phần Phòng viên được tạo làm căn cứ cho kế toán lương
số lương mềm nhân sự trong quá trình tính lương.
Bảng hệ số lương gồm các thông tin: Mã số lương, Mã nhân viên, Hệ số lương, Hệ số chức vụ, Lương cơ bản, Lương khoán, Lương ngày, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Phần trăm lĩnh, Ngày bắt đầu hưởng...
04
Nhận xét của Phần Phòng Hết thời gian thử việc, bộ phận sử dụng lao phòng ban thử mềm ban thử động gửi bản nhận xét cho phòng nhân sự. Bản
việc việc nhận xét gồm các thông tin: Mã phiếu nhận xét, Phòng ban nhận xét, Ngày nhận xét, Mã nhân viên được nhận xét, Nội dung nhận xét, Kết quả thử việc, Kết luận... Nếu kết quả thử việc: + Đạt yêu cầu: chuyển sang bước 04
Thực hiện tương tự bước 02 với 05 Ký HĐLĐ Phần Phòng Loại hợp đồng lao động: Chính thức.
chính thức mềm nhân sự Nếu hệ số lương thay đổi: chuyển sang bước 06 ngược lại: chuyển sang bước 07
06 Cập nhật chi tiết sự thay đổi liên quan tới quá Cập nhật Phần Phòng trình tính lương vào bảng Hệ số lương bảng hệ số mềm nhân sự
07 Đối với các hợp đồng có thời hạn, phòng nhân Theo dõi gia Phần Phòng sự theo dõi thời gian thực hiện. Tùy theo yêu cầu hạn mềm nhân sự của phòng ban sử dụng lao động có thể có 3 khả năng: Tiếp tục ký hợp đồng, Chấm dứt hợp đồng, Tạm hoãn hợp đồng.
08
Chấm dứtPhần Phòng Hợp đồng chấm dứt lao động gồm các thông hợp đồng mềm nhân sự tin: Mã hợp đồng lao động, Mã nhân viên,
Người quyết định, Ngày quyết định, Lý do chấm dứt, Thời gian bắt đầu có hiệu lực, Ghi chú...
Cập nhật thông tin chi tiết và bảng Hệ số lương.
09 Phiếu tạm hoãn HĐLĐ gồm các thông tin: Mã hợp
Tạm hoãnPhần Phòng đồng lao động, Mã nhân viên, Người quyết định,
hợp đồng mềm nhân sự Ngày quyết định, Lý do tạm hoãn, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Ghi chú... Cập nhật thông tin chi tiết và bảng Hệ số lương.
3.1.2.3.Quy trình quản lý quá trình công tác a.Mô tả
Quản lý chi tiết quá trình công tác của nhân viên trước khi vào làm việc trong công ty.
Quản lý chi tiết quá trình công tác của nhân viên khi làm việc trong công ty: khi bắt đầu vào làm việc, khi được thăng chức, khi thuyên chuyển giữa các phòng ban...
b.Sơ đồ nghiệp vụ
Hình 5: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình công tác
Hoạt động
Kiểu Thực
Số TT Bước thực hiện Mô tả chi tiết hiện
01 Phòng NS yêu cầu các cá nhân trúng tuyển nộp báo Nhập quá Phần Phòng cáo thông tin, giấy tờ liên quan đến QTCT trước trình công tác mềm nhân sự đó (nếu có), nhập hồ sơ QTCT đã qua của nhân từ công ty cũ viên vào hệ thống gồm: Mã quá trình công tác,
Mã nhân viên, Cơ quan, Phòng ban, Công việc, Chức vụ, Thời gian, Hoạt động, Ghi chú...
02 Nhập Khi nhân sự ký HĐLĐ với công ty, phòng NS cập QTCT tại Phần Phòng nhật QTCT mới của nhân sự theo các thông tin
công ty mới mềm nhân sự như ở bước NS03.01
03 Khi nhân viên có sự thay đổi về chức vụ, phòng Cập nhật quá Phần Phòng ban, công việc...Phòng NS cập nhật sự thay đổi trình công tác mềm nhân sự đó vào QTCT. Nếu hệ số lương thay đổi chuyển
sang bước 04 ngược lại kết thúc nghiệp vụ
04 Cập nhật Phần Phòng Cập nhật chi tiết sự thay đổi liên quan tới quá bảng hệ số mềm nhân sự trình tính lương vào bảng Hệ số lương
3.1.2.4.Quy trình quản lý khen thưởng, kỷ luật a.Mô tả
Thông tin về các quyết định khen thưởng, kỷ luật liên quan đến nhân viên.
b.Sơ đồ nghiệp vụ
Hình 6: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Khen thưởng – Kỷ luật
Hoạt động:
Kiểu Thực
Số TT Bước thực hiện Mô tả chi tiết hiện
01 Các cá nhân hoặc phòng ban gửi yêu cầu Yêu cầu Phần Cá khen thưởng, kỷ luật lên ban lãnh đạo phê
khen mềm nhân, duyệt.
thưởng, Các Phiếu yêu cầu gồm các thông tin: Người yêu
kỷ luật phòng cầu, Ngày yêu cầu, Nhân viên khen thưởng kỷ
ban luật, Loại khen thưởng kỷ luật (Khen thưởng, Kỷ luật), Lý do khen thưởng kỷ luật, Ghi chú...
02 Ban lãnh đạo công ty ra quyết định thành lập Thành lập Phần Ban hội đồng khen thưởng kỷ luật gồm các thông
hội đồng mềm lãnh tin:
đạo Mã hội đồng khen thưởng kỷ luật, Tên các thành viên, Phòng ban, Chức vụ (Chủ tịch, Thư ký, Thành viên), Ngày thành lập, Nhiệm vụ...
03 Hội đồng khen thưởng kỷ luật tiến hành xác Xác minh, Thủ Hội minh yêu cầu, ra quyết định khen thưởng kỷ
ra quyết công đồng luật và gửi kết quả cho phòng nhân sự.
định KTKL Kết quả gồm các thông tin: Mã nhân viên, Loại khen thưởng kỷ luật, Lý do khen thưởng kỷ luật , Hình thức khen thưởng kỷ luật , Ghi chú...
04 Căn cứ vào yêu cầu khen thưởng kỷ luật và Cập nhật Phần Phòng kết quả của hội đồng khen thưởng kỷ luật,
hồ sơ mềm nhân sự phòng nhân sự cập nhật hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên lưu vào hệ thống.
Nếu hình thức khen thưởng kỷ luật làm thay đổi hệ số lương thì chuyển sang bước 05 ngược lại kết thúc nghiệp vụ
05 Cập nhật Phần Phòng Cập nhật chi tiết sự thay đổi liên quan tới quá bảng hệ mềm nhân sự trình tính lương vào bảng Hệ số lương
số lương
3.1.2.5.Quy trình quản lý quá trình đào tạo a.Mô tả
Lập kế hoạch và theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộnhân viên của công ty.
Theo dõi quá trình đào tạo, kết quả đào tạo, chi phí thực hiện công tác đào tạo của nhân viên.
b.Sơ đồ nghiệp vụ
Hình 7: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình đào tạo
Hoạt động:
Số TT Bước Kiểu Thực
thực hiện Mô tả chi tiết hiện
01 Công ty căn cứ vào trình độ nhân viên cũng như Yêu cầu Phần Nhân hiệu quả công việc có thể mở các lớp đào tạo đào tạo mềm viên chuyên môn, quản lý... Hoặc các cá nhân có nhu
cầu nâng cao trình độ chuyên môn muốn đăng ký học các lớp bên ngoài...
Khi có nhu cầu cần đạo tạo cá nhân gửi yêu cầu và các giấy tờ liên quan (ví dụ giấy trúng tuyển...) lên ban lãnh đạo đề nghị
được cho đi học, gồm các thông tin: Mã yêu
cầu đào tạo, Mã nhân viên, Phòng ban, Ngày yêu cầu, Lý do yêu cầu, Lớp đào tạo, Nơi đào tạo, Từ ngày, Đến ngày, Kinh phí đào tạo, Hoạt động, Ghi chú...
02 Ban lãnh đạo sau khi xem xét mức độ cần thiết, tình Phê duyệt Phần Ban hình tài chính... của công ty để ra quyết định có
mềm lãnh phê duyệt hay không? Phiếu phê duyệt gồm các đạo thông tin: Mã yêu cầu đào tạo, Người phê duyệt,
Ngày phê duyệt, Kết quả phê duyệt, Ghi chú ... Nếu yêu cầu được duyệt thì chuyển sang bước 03 ngược lại kết thúc nghiệp vụ.
03 Phòng nhân sự căn cứ theo yêu cầu đào tạo và Nhập hồ sơPhần Phòng quyết định phê duyệt, cập nhật hồ sơ QTĐT của quá trìnhmềm nhân sự nhân viên vào hệ thống, gồm các thông tin: Mã quá
đào tạo trình đào tạo, Mã nhân viên, Lớp đào tạo, Nơi đào tạo, Từ ngày, Đến ngày, Kinh phí đào tạo, Kết quả đào tạo, Người duyệt, Ngày duyệt, Ghi chú...
Nếu hệ số lương của nhân sự thay đổi chuyển sang bước 04
04 Cập nhậtPhần Phòng Cập nhật chi tiết sự thay đổi liên quan tới quá bảng hệmềm nhân sự trình tính lương vào bảng Hệ số lương
số lương
05 Cập nhậtPhần Phòng Khi khóa học kết thúc nhân viên nộp kết quả kết quả đào mềm nhân sự đào tạo cho phòng nhân sự cập nhật vào hồ sơ
tạo QTĐT.
3.1.2.6.Quy trình quản lý tính lương a.Mô tả
Cập nhật bảng hệ số lương cho các nhân viên, gồm các thông số như: mức lương tối thiểu theo quy định của nhà nước, lương hưởng khi tham gia học tập, mức lương được hưởng khi làm thêm ngoài giờ, hệ số lương, hệ số phụ cấp...
Cập nhật bảng chấm công theo từng tháng cho các nhân viên
Tính lương theo từng tháng cho các nhân viên, tùy theo loại hình của từng doanh nghiệp là tư nhân, nhà nước hay liên doanh,… cho phép người sử dụng thiết lập các công thức tính lương mà đơn vị sử dụng:
Lương khoán Lương tháng=Lương tối thiểu * [Hệ số lương + Tổng hệ số phụ cấp]
Lương ngày = Mức lương ngày * Số ngày làm việc cứng. Lương sản phẩm…
b.Sơ đồ nghiệp vụ
Hình 8: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Lương
Hoạt động:
Kiểu Thực
Số TT Bước thực hiện Mô tả chi tiết hiện
01 Hàng tháng phụ trách các phòng ban chấm công Lập bảngPhần Các cho từng nhân viên để xác định số ngày làm chấm mềm phòng việc, số ngày nghỉ, số ngày làm việc ngoài giờ... công ban và gửi cho kế toán lương
Bảng chấm công gồm các thông tin: Mã nhân viên, Phòng ban, Tháng, Năm, Mã chấm ngày1, Mã chấm ngày2,..., Mã chấm ngày31(Đi làm – C, Nghỉ có phép - CP, Nghỉ không phép – KP, Ngoài giờ - NG... ), Ghi chú
02
Truy cậpPhần Kế Lấy thông tin trong bảng hệ số lương ứng với bảng hệmềm toán từng nhân viên
03 Cập nhật Ngoài các thông tin cố định trong bảng hệ số các khoản Phần Kế lương, hàng tháng kế toán lương cập nhật các thưởng, mềm toán khoản thưởng, phạt phát sinh (ví dụ, phúc lợi phạt lương ngày lễ...)
04 Tính lương Phần mềm Kế toán Dựa vào tất cả các thông tin trên, kế toán lương
3.2.Phát triển mô hình ca sử dụng 3.2.1.Xác định tác nhân
Xem xét quy trình quản lý nhân sự- tiền lương, ta xác định được 7 tác nhân chính gồm:
Phòng nhân sự – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật: Hồ sơ dự tuyển, Kết quả phỏng vấn, Hồ sơ nhân viên, HĐLĐ, Bảng hệ số lương, Quá trình công tác, Hồ sơ khen thưởng kỷ luật, Quá trình đào tạo
Ban lãnh đạo – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Thành lập hội đồng phỏng vấn, Thành lập hội đồng Khen thưởng – kỷ luật, Phê duyệt các yêu cầu đào tạo của nhân viên.
Hội đồng phỏng vấn – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc phỏng vấn các ứng cử viên và gửi kết quả cho phòng nhân sự
Phòng ban liên quan – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Yêu cầu ký HĐLĐ cho nhân viên, Nhận xét kết quả thử việc của nhân viên, Yêu cầu khen thưởng – kỷ luật nhân viên, Chấm công hàng tháng cho nhân viên.
Hội đồng khen thưởng kỷ luật – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc xác minh các yêu cầu Khen thưởng – kỷ luật và gửi kết quả cho phòng nhân sự
Nhân viên – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Yêu cầu khen thưởng – kỷ luật, Yêu cầu đào tạo.
Kế toán lương - tác nhân này tham gia hệ thống với công việc: Tính lương hàng tháng cho nhân viên.
3.2.2.Xác định ca sử dụng
Xuất phát từ các tác nhân hệ thống ta xác định được các ca sử dụng sau: Xuất phát từ các tác nhân hệ thống ta xác định được các ca sử dụng sau: Ca sử dụng cập nhật Hồ sơ tuyển dụng
Ca sử dụng cập nhật Hội đồng phỏng vấn
Ca sử dụng cập nhật Chi tiết hội đồng phỏng vấn Ca sử dụng cập nhật Trách nhiệm
Ca sử dụng cập nhật Nhân viên Ca sử dụng cập nhật Chuyên môn Ca sử dụng cập nhật Kết quả Ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động Ca sử dụng cập nhật Loại hợp đồng lao động Ca sử dụng cập nhật Chức vụ Ca sử dụng cập nhật Loại lương Ca sử dụng cập nhật Hệ số lương Ca sử dụng cập nhật Công việc Ca sử dụng cập nhật Dự án Ca sử dụng cập nhật Nhận xét thử việc Ca sử dụng cập nhật Phòng ban Ca sử dụng cập nhật Bảng hệ số lương Ca sử dụng cập nhật Tạm hoãn HĐLĐ Ca sử dụng cập nhật Chấm dứt HĐLĐ Ca sử dụng cập nhật Quá trình công tác
Ca sử dụng cập nhật Yêu cầu khen thưởng kỷ luật Ca sử dụng cập nhật Loại KTKL
Ca sử dụng cập nhật Kết quả hội đồng KTKL Ca sử dụng cập nhật Yêu cầu đào tạo Ca sử dụng cập nhật Phê duyệt
Ca sử dụng cập nhật Quá trình đạo tạo Ca sử dụng cập nhật Khóa đào tạo Ca sử dụng cập nhật Bảng chấm công Ca sử dụng cập nhật Chấm công
Ca sử dụng cập nhật Bảng hệ số lương Ca sử dụng cập nhật Bảng lương chi tiết
Xuất phát từ việc xác định được các ca sử dụng ta có mô hình ca sử dụng tổng sau: