Excel là một phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trƣờng Windows, thực hiện đƣợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp. Excel tổ chức và lƣu trữ thông tin dƣới dạng bảng nhƣ bảng lƣơng, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán, và khi có sự thay đổi dữ liệu bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới. Thao tác trên bảng tính có
Excel có nhiều công dụng mạnh để tính toán tài chính, giải các bài toán thống kê và các bài toán tối ƣu.
3.2.1. ác khái niệm cơ bản
hởi đ ng Excel v m n hình l m việc
Để khởi động Excel dùng lệnh Start / Programs / Microsoft Excel, màn hình làm việc có dạng nhƣ sau:
Màn hình làm việc của Excel có những thành phần chính sau:
Menu bar: Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện ngƣời dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập đƣợc trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
Thanh Standard (thanh chuẩn) chứa một số lệnh thông dụng của Excel dƣới dạng các nút có biểu tƣợng, các lệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột. Trên thanh Standard có các nút: New, Open, Save, Print, Print Preview, Cut, Copy, Paste, Format Painter... Muốn biết tên của một nút hay một ô điều khiển nào đó trên các thanh công cụ ta chỉ cần rà mũi tên chuột lên nút hay ô đó và chờ vài giây (nếu chƣa có tính chất này thì ta dùng nháy chuột vào nút hình mũi tên cuối cùng Customize Quick Access Toolbar / More command / General / ScreenTip style.
Thanh Formatting (thanh định dạng) chứa các lệnh dƣới dạng các nút có biểu tƣợng để định dạng dữ liệu của bảng tính nhƣ kiểu, loại font, cỡ font, căn lề,... Trên thanh có các ô điều khiển Font, Font Size; các nút Bold, Italic, Underline, Align left, Center, Align right...
Thanh Formula (thanh công thức) gồm các ô: Name Box (hiển thị tọa độ ô hiện hành), Cancel (hủy bỏ), Enter (chấp nhận), Formula bar (nội dung dữ liệu của ô hiện
hành).
Workbook (Sổ tính) là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp hiện trên thanh tiêu đề cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLSX. Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng đƣợc dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trƣớc đây là “.XLS”. Tên tệp Workbook mặc nhiên là Book# (# là số thứ tự tƣơng ứng với những lần mở tệp). Các thành phần của Workbook là:
- Đƣờng viền ngang (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C, ..., Y, Z, AA, AB, ..., IV. Cột (column) là một tập hợp những ô theo cái A, B, C, ..., Y, Z, AA, AB, ..., IV. Cột (column) là một tập hợp những ô theo chiều dọc. Độ rộng mặc nhiên là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 0 đến 255). Có tổng cộng 256 cột.
- Đƣờng viền dọc (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dƣới. Dòng (row) là một tập hợp những ô theo chiều ngang. Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm