Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm sâu sắc đển vấn đề lưu trữ hồ sơ, để hồ sơ nhiều năm tích đống không xử lý kịp thời, không có kho chuyên dùng chứa tài liệu, không xử lý mối mọt, độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ không khí, nấm mốc, loài gặm nhấm, tài liệu để chung kho vật dụng xem như đã xử lý xong, không cần xử lý nữa.
Cán bộ làm công tác lưu trữ, chủ yếu là kiêm nhiệm, không được đào tạo, không ổn định, chỉ chủ trọng giải quyết công việc hàng ngày, không chuyên sâu lưu trữ, bảo quản tài liệu.
Cho rằng cán bộ làm công tác kiêm nhiệm có thể giải quyết được các vấn đề truy tìm nhưng thực tế tài liệu tồn đọng từ nhiều năm không biết bắt đầu từ đâu.
Cơ sở vật chất chưa được trang bị đầy đủ để phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan.
Ðể giải quyết vấn đề tích đống thì gặp phải khó khăn trong tài chính và cán bộ chuyên môn. Từ đó, lãnh đạo chỉ kịp giải quyết những việc trước mắt, không nghĩ đển hậu quả tồn tại về lâu dài.
Việc kiểm tra, giám sát của Nhà nước chưa thật sự thường xuyên, chưa có tính nghiêm minh nên việc quản lý công tác này trở nên lõng lẻo và bị xem nhẹ.
Sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị hư hỏng, mất mát do thiếu nơi lưu giữ, làm ảnh hưởng đên quá trình tra cứu thông tin, giải quyết công việc sẽ thiếu chính xác trì trệ, việc mất mát hoặc hư hao những tài liệu quan trọng sẽ gây ảnh hướng lớn cả hai mặt kinh tế xã hội và phiền hà nhân dân.
Việc giữ gìn bí mật của Đảng Và Nhà nước lõng lẻo, ngăn chặn việc lạm dụng công văn giấy tờ, không giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết, có giá trị để phục vụ việc tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài, mất thời gian công sức, tiền của nhân dân.
Hoặc là việc lưu trữ hồ sơ, học bạ gốc của học sinh nếu không được sắp xếp theo trật tự khoa học thì cũng dễ gây trở ngại cho việc quản lý tìm kiếm.