III. PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT:
a. Các phương án giải quyết.
Để giải quyết tình trạng tích đống tài liệu do cán bộ không có chuyên môn xử lý, tôi xin đưa ra 02 phương án để giải quyết vấn đề này: a) Phương án 1:
Thường xuyên mở lớp đào tạo cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ chủ yếu là cho các cơ quan ban ngành các cấp cơ sở, ban ngành cấp tỉnh, bởi vì để giải quyết hồ sơ tài liệu tích đống cần có cán bộ có chuyên môn sâu, am hiểu công tác này, giải quyết tốt vấn đề đào tạo sẽ quyết định cho sự tồn tại và phát triển của ngành văn thư - lưu trữ.
-Phương án này sẽ giúp chúng ta khắc phục được tình hình trước mắt và về lâu dài. Củng cố nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ phục vụ công tác văn thư lưu trữ ngày một tốt hơn.
-Qua đào tạo, cán bộ phụ trách sẽ am hiểu tốt hơn công việc mà mình đang làm. Biết áp dụng đúng qui trình làm cho việc giải quyết công việc sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn, hiệu quá công tác cao hơn như:
+ Đảm bảo cung cấp những thông tin chính xác nhằm giải quyết những công việc được nhanh chóng, có chất lượng đúng chủ trương, đường lối chính sách, pháp luật, nguyên tắc chế độ của công tác quản lý Nhà nước.
+ Đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng, cung cấp thông tin bừa bãi làm lộ bí mật, ảnh hưởng đến công tác lãnh đạo điều hành.
+ Giảm bớt thời gian tìm tòi, tra cứu không cần thiết qua đó góp phần tiết kiệm được thời gian, công sức và hiệu quả công việc sẽ chính xác cao. +Làm tốt công tác lưu trữ giúp cho việc bảo quản, giữ gìn đầy đủ gọn gàng, khoa học những hồ sơ tài liệu từ đơn giản đến có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, lãnh đạo điều hành của Đảng và Nhà nước trước mắt và lâu dài. -Vì Sự nghiệp phát triển ngành lưu trữ, vì sự nghiệp chung của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và của chủ trương cải cách nền hành chính quốc gia, làm tốt vấn đề đào tạo ngành văn thư, lưu trữ tỉnh nhà sẽ góp phần vào tiến trình cái cách nền hành chính nhà nước nói chung và thực hiện đúng yêu cầu cải cách theo yêu cầu phát triển của đất nước. -Đào tạo cán bộ công chức trong lĩnh vực văn thư lưu trữ sẽ có khả năng thực hiện các nhiệm vụ như sau:
+Tham gia soạn thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ trong cơ quan, đúng theo qui định. +Tham gia tổ chức thực hiện qui trình quản lý và giải quyết văn bản, xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
+Tham gia tổ chức thực hiện các nghiệp vụ trong lưu trữ như thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quá tài liệu trong lưu trữ cơ quan theo qui định hiện hành của nhà nước và cấp trên có thẩm quyền.
+Biết sao, chụp tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu ở mức đơn giản và biết sử dụng các trang thiết bị từ thông thường đến hiện đại trong công tác văn thư lưu trữ theo hướng hiện đại.
+Thường xuyên tổ chức công tác kiểm định lại toàn bộ phương tiện lưu trữ để từng bước kịp thời bảo dưỡng, thay thế mới.
+Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ.
- Mất khá nhiều thời gian để đưa cán bộ đi học, đôi khi làm ảnh hưởng đến công việc hiện tại ở cơ quan.
- Tốn một phần kinh phí cho việc tham gia các khóa học bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ.
Ký kết họp đồng chỉnh lý các tài liệu tích đống với ngành chức năng quản lý công tác này (Ở đây là trung tâm lưu trữ tỉnh), kết hợp với hướng dẫn công tác chuyên môn cho cơ quan, đơn vị trên địa bàn cả tỉnh. * Ưu điểm:
-Giải quyết được những khó khăn trước mắt và lâu dài về hồ sơ tài liệu sẽ được bố trí, sắp xếp có trình tự, khoa học.
-Phương án này góp phần nâng cao về mặt chuyên môn cho người phụ trách công tác văn thư lưu trữ.
-Làm tăng mối liên kết giữa cơ quan ban ngành cấp tỉnh, góp phần trao dồi kinh nghiệm, học hỏi, khảo sát lẫn nhau, giúp cho cán bộ quản lý điều hành tại các các cơ quan ngành có nhận thức đúng đắn và thưc hiện tốt về công tác lưu trữ.
Đối với phương án này chỉ hướng dẫn tạm thời không có tính chuyên môn cao. Trong quá trình làm việc, sau này sẽ nảy sinh những vấn đề mới về chuyên môn mà người phụ trách sẽ không biết cách giải quyết hoặc giải quyết thì hiệu quả không cao.