2.1. Chủ động xác định nhu cầu vốn lưu động làm căn cứ để huy động kịp thời, đầy đủ
Vốn lưu động là điều kiện vật chất không thể thiếu được của quá trình tái sản xuất. Muốn cho quá trình tái sản xuất được liên tục, doanh nghiệp phải có đủ tiền vốn đầu tư vào các hình thái khác nhau của Vốn lưu động, khiến cho các hình thái có được mức tồn tại hợp lý và đồng bộ với nhau. Như vậy sẽ tạo điều kiện cho chuyển hóa hình thái của vốn trong quá trình luân chuyển được thuận lợi, góp phần tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động, tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động và ngược lại.
Việc xác định nhu cầu vốn lưu động thường xuyên của doanh nghiệp là một vấn đề phức tạp và rất quan trọng.
Việc xác định nhu cầu vốn lưu động đúng đắn, hợp lý sẽ là cơ sở để tổ chức tốt các nguồn tài trợ và đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra bình thường, liên tục.
Nếu nhu cầu vốn xác định quá thấp sẽ gây khó khăn cho công tác tổ chức đảm bảo vốn, làm gián đoạn quá trình sản xuất, không đủ vốn thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký, không có khả năng trả nợ người lao động và nhà cung cấp khi đến thời hạn thanh toán.
Nếu nhu cầu vốn tính quá cao sẽ dẫn đến tình trạng thừa vốn gây ứ đọng vật tư, hàng hóa, sử dụng vốn lãng phí, vốn chậm luân chuyển và phát sinh nhiều chi phí không hợp lý, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Cần phải có kế hoạch dự tính cung – cầu vốn lưu động trong từng tháng, từng quý...một cách cụ thể để có thể để có thể cân đối cung –cầu vốn lưu động trong từng giai đoạn, thời điểm khác nhau để sao cho có thể sử dụng vốn lưu động của công ty một cách hiệu quả nhất.
Trước tiên cần xác định cầu về vốn lưu động trong công ty. Xác định nhu cầu vốn lưu động giúp công ty biết được nhu cầu trong từng giai đoạn, thời điểm cụ thể. Từ đó có kế hoạch để đáp ứng nhu cầu vốn lưu động trong giai đoạn đó.
Phương pháp xác định nhu cầu vốn lưu động
Bước 1: Dự tính các chỉ tiêu giá trị sản xuất kinh doanh, doanh thu của công ty
trong từng giai đoạn. Các chỉ tiêu này được tính dựa trên các bản hợp đồng đã ký kết trước, dựa vào kế hoạch sản xuất của công ty, cùng những số liệu của các giai đoạn trước đó.
Bước 2: Xác định vòng quay vốn lưu động để có thể đạt được dựa vào các chỉ
số của những năm trước đó, triển vọng phát triển của công ty cũng như những nhu cầu dự báo của thị trường.
Bước 3: Xác định vốn lưu động bình quân qua các công thức sau:
Vốn lưu động bình quân = Doanh thu dự kiến / Vòng quay vốn lưu động
Phương pháp xác định cung ứng vốn lưu động
Qua việc xác định cầu vốn lưu động cho kỳ kế hoạch rồi so sánh với lượng vốn lưu động bình quân hiện có công ty sẽ xác định được lượng vốn lưu động thừa hay thiếu, qua đó có các hình thức để giải quyết các vấn đề về vốn lưu động một cách có hiệu quả. Việc xác định cung ứng vốn lưu động hiệu quả. Việc xác định cung ứng vốn lưu động cần đảm bảo các tiêu chí sau: Thứ nhất là nguồn vốn lưu động phải huy động kịp thời với nhu cầu vốn; Thứ hai là chi phí của nguồn vốn đó phải là tối thiểu đến mức có thể. Hiện nay công ty sử dụng ba hình thức huy động vốn chủ yếu là: Vốn vay; vốn chiếm dụng và vốn tự có. Trong đó vốn vay của công ty chiếm tỷ trọng lớn nhất.
Nguồn vốn chiếm tỷ lệ lớn nhất trong tổng vốn lưu động là vốn từ tín dụng thương mại. Trong những năm qua trung bình chiến trên 60% tổng nguồn vốn lưu động, tuy nhiên tỷ trọng này có xu hướng giảm trong những năm gần đây. Nguồn vốn này có chi phí là tương đối rẻ do đây chủ yếu là nguồn vốn chiếm đoạt từ các nhà cung cấp và một phần do khách hàng ứng trước và vay nội bộ. Nguồn vốn từ tín dụng thương mại này thể hiện mối quan hệ giữa công ty và các nhà cung cấp, khách hàng,
chính vì vậy không nên quá lạm dụng nguồn vốn từ tín dụng thương mại. Đặc biệt là từ các nhà cung ứng, do công ty là công ty sản xuất nên nguồn nguyên vật liệu là đặc biệt cần thiết đối với công ty vì vậy công ty cũng cần đặc biệt quan tâm đến mối quan hệ với các nhà cung cấp, không nên quá lạm dụng ưu thế của khách hàng mà gây khó dễ với nhà cung cấp. Công ty phải thường xuyên theo dõi nợ, phải hoàn trả đúng hẹn đối với các nhà cung cấp đối với các khoản nợ đến hạn. Nhưng để tận dụng được nguồn vốn này thì trong quá trình đàm phán về vấn đề mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần phải linh hoạt trong quá trình đó để nó phù hợp với tình hình thực tế của công ty và đem lại hiệu quả nhất cho công ty. Trong nguồn vốn tín dụng thương mại còn có một phần khách hàng trả trước và nợ người lao động, tuy lượng này không lớn nhưng chiếm dụng vốn của khách hàng thể hiện niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp, công ty vẫn cần tận dụng lợi thế của mình để chiếm được niềm tin nơi khách hàng để khách hàng tin tưởng vào công ty mình.
Nguồn vốn vay của công ty ngày càng gia tăng, nguồn vốn vay ngắn hạn thường có lãi suất cao, và công ty dùng chủ yếu để khắc phục tình trạng thiếu vốn ở những tháng khách hàng tăng cao. Công ty cần tận dụng nguồn vốn vay dài hạn từ các ngân hàng, sử dụng vốn vay dài hạn từ các ngân hàng trong nhiều trường hợp là rất có lợi cho công ty. Nguồn vốn vay từ các ngân hàng cũng thể hiện sự tin tưởng của giới đầu từ đối với sự phát triển của công ty, nguồn vốn này thường có lãi suất thấp do đó chi phí để sử dụng chúng là tương đối thấp và khá ổn định, do đó có thể xác định khá chính xác.
Xu hướng càng phát triển ngày nay, nhu cầu về vốn của công ty ngày càng tăng cao thì việc huy động vốn từ các nguồn trên sẽ không đảm bảo cho quá trình phát triển kinh doanh của công ty và nó cũng không đảm bảo nguyên tắc đa dạng hóa trong quản trị vốn.
Trong quá trình thực tế sản xuất của công ty nhu cầu vốn lưu động cho sản xuất kinh doanh thường thay đổi qua các thời kỳ khác nhau, do đó trong quá trình kinh doanh công ty cần thường xuyên theo dõi quá trình vận động của vốn lưu động hàng tháng, hàng quý...lập báo cáo hàng tháng về tình hình sử dụng vốn lưu động, xem xét mức nhu cầu dư báo và thực tế sử dụng ra sao để có các biện pháp điều chỉnh và khắc phục nhằm sử dụng hiệu quả nhất lượng vốn lưu động. Nếu lượng vốn lưu động thiếu hụt thì cần có biện pháp khắc phục đó ngay, nếu có giai đoạn nào vốn lưu động dư thừa thì cần có giải pháp để sử dụng vốn lưu động đó.
2.2. Tăng cường quản lý các khoản phải thu, giảm thiểu tối đa tình trạng bị chiếm dụng vốn
Qua đánh giá ở Chương II ta thấy tình hình quản lý các khoản phải thu của công ty còn nhiều bất cập. Do vậy, việc đề ra các biện pháp để quản lý các khoản phải thu trong năm tới là rất cần thiết. Nó sẽ giúp đẩy nhanh quá trình luân chuyển của vốn lưu động và tránh việc bị khách hàng chiếm dụng vốn.
Để hạch toán các khoản phải thu của đơn vị một cách chính xác đòi hỏi kế toán phải nắm vững tình hình hoạt động kinh tế - tài chính của công ty, theo dõi và phản ánh kịp thời các khoản phát sinh của từng đối tượng phải thu. Căn cứ hợp đồng, các chứng từ, cam kết thanh toán ..để phải ánh các khoản phải thu trong kỳ kế toán.
Dựa trên tình hình thực tế của công ty hiện nay và trong những năm vừa qua, em xin phép đưa ra một số biện pháp quản lý các khoản phải thu như sau:
Để rút ngắn thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi thu được nợ từ khách hàng, nhà quản lý nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.
Tiêu chuẩn bán chịu
Tiêu chuẩn bán chịu là tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để được doanh nghiệp chấp nhận bán chịu hàng hóa và dịch vụ. Tiêu chuẩn bán chịu là một bộ phận cấu thành chính sách bán chịu của doanh nghiệp và mỗi doanh nghiệp đều thiết lập tiêu chuẩn bán chịu của mình chính thức hoặc không chính thức.
Tiêu chuẩn bán chịu nói riêng và chính sách bán chịu nói chung có ảnh hưởng đáng kể đến doanh thu của doanh nghiệp. Nếu đối thủ cạnh tranh mở rộng chính sách bán chịu, trong khi chúng ta không phản ứng lại điều này, thì nổ lực tiếp thị sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, bởi vì bán chịu là yếu tố ảnh hưởng rất lớn và có tác dụng kích thích nhu cầu. Về mặt lý thuyết, doanh nghiệp nên hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu đến mức có thể chấp nhận được, sao cho lợi nhuận tạo ra do gia tăng doanh thu, như là kết quả của chính sách bán chịu, vượt quá mức chi phí phát sinh do bán chịu. Ở đây có sự đánh đổi giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí liên quan đến khoản phải thu tăng thêm, do hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu. Vấn đề đặt ra là khi nào doanh nghiệp nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu và khi nào doanh nghiệp không nên nới lỏng tiêu chuẩn bán chịu? Chúng ta xem xét một số mô hình ra quyết định trong quản trị các khoản phải thu.
Sơ đồ 4: - Mô hình thắt chặt chính sách bán chịu
Điều khoản bán chịu
Điều khoản bán chịu là điều khoản xác định độ dài thời gian hay thời hạn bán chịu và tỷ lệ chiết khấu áp dụng nếu khách hàng trả sớm hơn thời gian bán chịu cho phép. Chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tiêu chuẩn bán chịu như mà còn liên quan đến điều khoản bán chịu. Thay đổi điều khoản bán chịu lại liên quan đến thay đổi thời hạn bán chịu và thay đổi tỷ lệ chiết khấu –Thay đổi thời hạn bán chịu.
Sơ đồ 5 – Mô hình mở rộng thời hạn bán chịu Tăng khoản
phải thu
Tăng chi phí vào khoản phải thu
Tăng doanh
thu Tăng lợi nhuận đủbù đắp chi phí không?
Tăng lợi nhuận Ra quyết định Nới lỏng chính sách bán chịu Thắt chặt chính sách bán chịu Giảm khoản phải thu
Tiết kiệm chi phí cho khoản phải trả
Giảm doanh thu
Tiết kiệm chi phí đủ bù đắp lợi
nhuận giảm không?
Giảm lợi
Sơ đồ 6 – Mô hình rút ngắn thời hạn bán chịu
Thay đổi tỷ lệ chiết khấu:
Điều khoản chiết khấu liên quan đến hai vấn đề: thời hạn chiết khấu và tỷ lệ chiết khấu. Thời hạn chiết khấu là khoảng thời gian mà nếu người mua thanh toán trước
Tăng kỳ thu tiền bình quân Tăng khoản phải thu Mở rộng thời hạn bán chịu Tăng chi phí vào khoản phải thu Tăng doanh
thu Tăng lợinhuận
Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi phí không? Ra quyết định Giảm kỳ thu tiền bình quân Giảm các khoản phải thu
Tiết kiệm chi phí vào khoản phải thu
Rút ngắn thời hạn bán chịu
Giảm doanh
thu Giảm lợi nhuận
Tiết kiệm chi phí đủ đề bù đắp lợi nhuận giảm không?
hoặc trong thời gian đó thì người mua sẽ được nhận tỷ lệ chiết khấu. Tỷ lệ chiết khấu là tỷ lệ phần trăm của doanh thu hoặc giá bán được khấu trừ nếu người mua trả tiền trong thời hạn chiết khấu. Thay đổi tỷ lệ chiết khấu ảnh hưởng đến tốc độ thu tiền đối với các khoản phải thu. Nhưng tỷ lệ chiết khấu sẽ làm giảm doanh thu ròng, do đó, giảm lợi nhuận. Liệu giảm chi phí đầu tư khoản phải thu có đủ bù đắp thiệt hại do giảm lợi nhuận hay không.
Sơ đồ 7 – Mô hình tăng tỷ lệ chiết khấu
Sơ đồ 8 – Mô hình giảm tỷ lệ chiết khấu Giảm kỳ thu
tiền bình quân
Giảm khoản
phải thu Tiết kiệm chi phí vào khoản đầu tư Tăng tỷ lệ chiết khấu Giảm doanh thu thuần Giảm lợi nhuận
Tiết kiệm chi phí bù đắp lợi nhuận giảm không?
Ra quyết định
Cần lưu ý rằng chính sách tăng tỷ lệ chiết khấu hay bất kỳ chính sách bán chịu nào cũng cần được xem xét thường xuyên xem có phù hợp với tình hình thực tiễn hay không. Sau khi thực hiện chính sách gia tăng tỷ lệ chiết khấu, do tình hình thay đổi, nếu tiết kiệm chi phí không đủ bù đắp cho lợi nhuận giảm, khi ấy công ty cần thay đổi chính sách chiết khấu. Nếu công ty muốn xem xét có nên quyết định giảm tỷ lệ chiết khấu lại hay không thì tiến hành phân tích mô hình.
Ảnh hưởng của rủi ro bán chịu
Trong các tình huống đã phân tích trên đây, chúng ta đều ngầm giả định rằng không có tổn thất do nợ không thể thu hồi. Thật ra chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu. Trong phần này chúng ta sẽ phân tích xem rủi ro bán chịu ảnh hưởng như thế nào qua xem xét mô hình sau đây:
Sơ đồ 9 - Mô hình nới lỏng chính sách bán chịu có xét đến ảnh hưởng của rủi ro từ bán chịu
Tăng kỳ thu tiền bình
quân
Tăng khoản
phải thu khoản phải thuTăng chi phí
Giảm tỷ lệ
chiết khấu bù đắp tăng chi phíTăng lợi nhuận đủ không? Tăng doanh thu thuần Tăng lợi nhuận Ra quyết định Tăng kỳ thu tiền bình quân Tăng khoản
phải thu Tăng chi phívào khoản phải thu
Trên đây là một số tình huống giúp giám đốc có cơ sở quyết định chính sách khoản phải thu. Tuy nhiên, do quản trị khoản phải thu phải đối mặt với nhiều tình huống phức tạp và khó mô hình hóa nên nhìn chung mô hình quyết định trong quản lý khoản phải thu có thể mô tả tóm tắt như sau:
Sơ đồ 10 - Mô hình tổng quát để ra quyết định quản trị khoản phải thu Nới lỏng
chính sách bán chịu
Tăng tổn thất do nợ không thu hồi được
Tăng chi phí do chính sách nới lỏng bán chịu Tăng lợi nhuận Tăng doanh thu
Tăng lợi nhuận đủ bù đắp chi phí
Ra quyết định
2.3. Xác định chính xác lượng hàng tồn kho cần thiết trong từng thời kỳ và có các biện pháp quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
Theo đặc điểm của ngành sản xuất dây và cáp điện thì lượng hàng tồn kho thường được xác định theo từng tháng và phụ thuộc vào nhu cầu của công ty về vốn lưu động trong từng tháng đó.
Hàng tồn kho tối thiểu bằng 30% và tối đa là 50% nhu cầu vốn lưu động từng tháng. Hay nói cách khác, nếu hàng tồn kho nhỏ hơn 30% nhu cầu vốn lưu động thì sẽ không đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục (thiếu nguyên vật liệu). Nếu lượng hàng tồn kho lớn hơn 50% thì lượng hàng tồn kho quá lớn gây lãng phí, ứ đọng vốn lưu động làm giảm quá trình luân chuyển vốn lưu động.
Trong khoản mục hàng tồn kho gồm có: hàng mua đang đi đường, nguyên vật liệu, chi phí sxkd dở dang, thành phẩm. Do vậy, để duy trì được 1 lượng hàng tồn kho phù hợp cho từng giai đoạn còn phụ thuộc nhiều yếu tố như: khoảng cách với nhà cung cấp, quá trình sản xuất sản phẩm, quá trình vận chuyển, số sản phẩm bán