II. Công tác tổ chức và quản lý mạng lưới đại lý khai thác
4.Chế độ thưởng phạt của côngty đối với đại lý
a). Thang điểm xếp loại đại lý.
Để tăng cường hơn nữa công tác quản lý đồng thời tiếp tục hoàn thiện các chỉ tiêu phân loại đại lý. Hiện nay, công ty đang áp dụng thang điểm xếp loạt đại lý cho các cá nhân và tập thể phòng, tổ như sau:
* Đối với cá nhân (Đại lý)
Các chỉ tiêu xếp loại bao gồm: - Hợp đồng khai thác mới. (A)
- 1 HD = 2 điểm nếu số phí BH đầu tiên ≥ 400.000 đ - 1 HD = 1 điểm nếu số phí BH đầu tiên ≤ 400.000 đ
Đối với trưởng phòng khai thác số điểm được nhân với hệ số 2 và tổ trưởng được nhân với hệ số 1,5
- Ngày công ( C )
Dưới 16 ngày ( không lý do) 0 điểm Dưới 16 ngày ( có lý do) 0 điểm 16 < C < 20 0,5 điểm
C ≥ 20 1 điểm
- Tỷ lệ thu phí định kỳ theo kế hoạch
T = Phí thu định kỳ đã nộp về công ty(không kể phí thu trước)*100% Kế hoạch thu phí T < 80% Xếp loại kém 80% ≤ T < 85% 1 điểm 85% ≤ T < 90% 2 điểm 90% ≤ T < 95% 3 điểm T ≥ 95% 4 điểm - Tỷ lệ nợ phí Số hợp đồng nợ phí *100% Tỷ lệ Nợ phí (N) =
Tổng số hợp đồng tính đến kỳ báo cáo của đại lý
N < 1% 0 điểm
1% ≤ N < 3% -1 điểm 3 % ≤ N < 7% -3 điểm 7% ≤ N < 10% -5 điểm
1 HD = -1 điểm đối với hợp đồng huỷ dưới 2 năm và hoàn phí dưới 14 ngày
1 HD = - 0,5 điểm ( với hợp đồng nhập giá trị giải ước)
=> Tổng điểm = điểm hợp đồng khai thác mới + điểm ngày công + điểm thu phí định kỳ + điểm nợ phí + điểm huỷ bỏ hợp đồng.
Nếu tổng điểm (T) T ≥ 40 loại A
35 ≤ T < 40 loại B
T < 35 loại C
*Đối với các tổ đại lý và các phòng khu vực:
Các chỉ tiêu xếp loại thường là căn cứ vào các chỉ tiêu sau:
(1) Số hợp đồng huỷ bỏ khai thác mới : Là số hợp đồng khai thác mới bị huỷ bỏ
(2)Phí bảo hiểm bình quân trên một hợp đồng = Tổng số phí bảo hiểm khai thác
Số hợp đồng khai thác
Số hợp đồng bị huỷ bỏ trong năm. 100% (3) Tỷ lệ huỷ bỏ =
Số hợp đồng còn hiệu lực đến cuối năm + số hợp đồng bị huỷ bỏ (4)Tỷ lệ hợp đồng khai thác mới bị huỷ bỏ : =
Số hợp đồng khai thác mới bị huỷ bỏ.100% Số hợp đồng khai thác mới
(5)Thu nhập bình quân trên một đại lý = Tổng chi hoa hồng Tổng số đại lý
(6)Tỷ lệ đại lý được đào tạo = Số lượng đại lý được đào tạo, bồi dưỡng.100% Tống số đại lý của công ty
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(7)Số phí thu trên một đại lý = Số phí bảo hiểm thu được Tổng số đại lý
Trên cơ sở các chỉ tiêu đã được tính toán sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động của các đại lý, tổ đại lý, hay văn phòng khu vực để đánh giá hiệu quả của các tổ đại lý, phòng khu vực. Người ta thường sử dụng các phương pháp sau:
* Phương pháp so sánh các đơn vị đồng nhất với vai trò của các chỉ tiêu giống nhau:
Với phương pháp này trước hết doanh nghiệp Bảo hiểm quy ước cho điểm cao nhất đối với đơn vị đạt kết quả cao nhất về một chỉ tiêu nào đó. Sau đó cộng điểm tất cả các chỉ tiêu của từng tổ đại lý hay phòng khu vực và đánh giá, xếp hạng các tổ đại lý, phòng bảo hiểm khu vực.
* Phương pháp so sánh các đơn vị đồng nhất với vai trò của các chỉ tiêu là khác nhau. Để thực hiện phương pháp này cần phải qua một số bước sau:
Bước 1: Lập ma trận các chỉ tiêu Bước 2: Đánh số thứ tự các chỉ tiêu
Bước 3: So sánh một chỉ tiêu với các chỉ tiêu còn lại nếu chỉ tiêu nào quan trọng hơn thì ghi số hiệu chỉ tiêu đó vào bảng ma trận
Bước 4: Tổng số lần gặp của các chỉ tiêu và xếp thứ tự quan trọng của các chỉ tiêu theo số lần gặp
Bước 5: Gắn một trọng số cho một chỉ tiêu dựa vào tầm quan trọng của chỉ tiêu đó
Bước 6: Tính điểm từng chỉ tiêu của từng tổ hợp đại lý, phòng khu vực bằng cách nhân trọng số của mỗi chỉ tiêu đã gắn ở bước 5 với điểm của chỉ tiêu đã tính và cho điểm theo phương pháp 1
Bước 7: Tính tổng điểm của một tổ đại lý phòng khu vực
Bước 8: Căn cứ vào kết quả đánh giá hiệu quả của từng đơn vị thông qua tổng số điểm
Sử dụng phương pháp 1 đánh giá hoạt động khai thác của các phòng bảo hiểm khu vực. Công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An trong năm 2002 ( trang 72 – 75)
b) Chế độ thi đua khen thưởng:
Phát động phong trào thi đua, đặt ra các chế độ khen thưởng cho các cán bộ, nhân viên là một biện pháp quản lý hữu hiệu mà tất cả các doanh nghiệp đều áp dụng. Nó có tác dụng tích cực nâng cao tinh thần trách nhiệm, hăng say lao động. Dựa trên các chỉ tiêu đánh giá xếp loại đại lý ở trên, công ty đã đặt ra chế độ thi đua khen thưởng cụ thể với các phòng, tổ đại lý và đại lý như sau:
*Thưởng không định kỳ: Công ty thường xuyên phong tặng trong các đợt phát động các phong trào nhân dịp ngày lễ hàng năm như 26/03, 01/05, 02/09…
Trong khoảng thời gian từ 1 – 2 năm bất cứ một đại lý nào đạt được 200 hợp đông khai thác mới sẽ được thưởng 500.000 đ. Bên cạnh đó, công ty xét thưởng kịp thời cho các cá nhân hay tập thể có đóng góp những sáng kiến cho công ty trong việc mở rộng thị trường khai thác hay phục vụ khách hàng
* Thưởng định kỳ
- Theo tháng: Đối với tập thể công ty thường khen thưởng cho những phòng hay tổ đại lý nào có chỉ tiêu khai thác đạt 8 hợp đồng/ người/ tháng trở lên, (Với đại lý chính thức) còn 3 hợp đồng/ người/ tháng (đối với người học nghề), với mức thưởng 100.000 đồng/ người với điều kiện tất cả các cán bộ khai thác trong phòng đều có hợp đồng mới, không vi phạm các quy định của công ty, doanh thu phí định kỳ đạt 95% trở lên và tỷ lệ huỷ hợp đồng không quá 4%. Đối với cá nhân hàng tháng công ty sẽ khen thưởng danh hiệu “cán bộ khai thác xuất sắc toàn diện” cho 5 cán bộ khai thác có số điểm thi đua hàng tháng cao nhất và thưởng 100.000 đồng mỗi cán bộ. Ngoài ra, công ty còn phong tặng danh hiệu ngôi sao khai thác cho 2 cán bộ có doanh thu phí bảo hiểm cao nhất trong tháng, đồng thời không vi phạm các quy định của công ty, tỷ lệ thu phí định kỳ đạt 95% trở lên với mức thưởng 150.000 đồng cho mỗi ngôi sao.
- Theo 6 tháng
+ Đối với tập thể: Trao giấy khen và thưởng cho 3 phòng khai thác khu vực có thành tích cao nhất dựa trên căn cứ xếp loại hàng tháng hay hiệu quả hoạt động 6 tháng của phòng.
Với mức thưởng:
2000.000đồng cho phòng xếp loại xuất sắc 1.500.000 đồng cho phòng xếp loại giỏi 1000.000 đồng cho phòng xếp loại khá
Ngoài ra còn thưởng cho 3 tổ đại lý có thành tích cao trong hoạt động kinh doanh dựa trên kết quả xếp loại tổ hàng tháng, các tổ này do các phòng khai thác khu vực đề xuất với mức thưởng 500.000đồng mỗi tổ
+ Đối với cá nhân: Trao giấy khen và thưởng cho các cá nhân xuất sắc toàn diện trong các công tác 6 tháng đầu năm. Những người này do các phòng khai thác đề xuất nhưng không được quá 10% số cán bộ hiện có của phòng tiêu chuẩn dựa trên điểm thi đua, với mức thưởng 170.000đồng/ người
- Theo năm
+ Đối với tập thể: Trao giấy khen và thưởng cho 5 tập thể có thành tích cao nhất trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm Nhân Thọ
Mức thưởng: 200.000 đ/người Loại xuất sắc 150.000 đ/ người Loại giỏi 100.000 đ/ người Loại khá + Đối với cá nhân:
Thưởng và trao giấy khen cho “đại lý tăng trưởng nhanh 1, 2, 3” cho 3 đại lý có thành tích doanh thu phí bảo hiểm ban đầu cao nhất và không vi phạm các quy định của công ty, tỷ lệ thu phí định kỳ đạt 95% trở nên. Với mức thưởng 700.000 đ một đại lý. Trao giấy khen và phần thưởng cho 3 trưởng phòng và 3 tổ trưởng xuất sắc trong năm.
Công ty còn thưởng cho những cá nhân Đại lý, cán bộ trong công ty có những bài viết có nội dung tác động tích cực đến công việc khai thác, hoạt động kinh doanh của công ty. Tuỳ theo bài biết sẽ có phần thưởng xứng đáng và thích hợp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
c). Xử lý vi phạm đối với đại lý
Với mục đích không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý đại lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh, tính kỷ luật lao động, công ty đã ban hành các quyết định cụ thể quy định các trường hợp vi phạm và cách thức xử lý. Công ty đã phân loại các phạm vi như sau
(1) Vi phạm liên quan đến giấy yêu cầu bảo hiểm (2) Vi phạm liên quan đến hợp đồng bảo hiểm (3) Vi phạm liên quan đến việc thu phí
(4) Vi phạm liên quan đến việc nộp phí và trả tiền khách hàng (5) Vi phạm liên quan đến việc quản lý và sử dụng hoá đơn
(6) Vi phạm liên quan đến việc quản lý và sử dụng phương tiện làm việc (7) Vi phạm liên quan đến ý thức tổ chức và kỷ luật
Các hình thức xử lý mà công ty thường áp dụng là: - Phê bình - Hạ bậc xếp loại - Chấm dứt hợp đồng - Dừng khai thác mới - Xử lý trách nhiệm vật chất
* Công ty có thể chấm dứt hợp đồng với các đại lý trong các trường hợp sau: - Đại lý phản ánh sai tình trạng sức khoẻ hay tài chính của khách hàng có ý đồ câu kết với khách hàng để trục lợi bảo hiểm
- Đại lý cấu kết với khách hàng làm sai lệch hồ sơ giải quyết quyền lợi bảo hiểm
- Đại lý chiếm dụng phí hoặc nhận tiền hoàn phí, giá trị giải ước bồi thường của công ty nhưng không trả kịp thời cho khách hàng, không trả đúng đối tượng được nhận, không mang biên lai nhận tiền của khách hàng về công ty kịp thời. Trong trường hợp này công ty có thể đề nghị cơ quan pháp luật truy cứu trách nhiệm dân sự.
- Đại lý tự ý phát hành biên lai thu phí
- Đại lý làm đại lý cho công ty bảo hiểm nhân thọ khác
- Đại lý có tình trạng sức khoẻ không đảm bảo liên quan đến cờ bạc, ma tuý.
- Đại lý có kết quả khai thác kém trong khoản thời gian 1 đến 2 năm * Công ty xử lý trách nhiệm vật chất với các đại lý vi phạm các quy định sau:
- Đại lý phải chịu một phần hay toàn bộ tiền đền bù cho khách hàng nếu vi phạm của đại lý dẫn đến tình trạng hợp đồng của khách hàng nằm ngoài phạm vi giải quyết của công ty.
- Đại lý chịu trách nhiệm tài chính nếu thông đồng với khách hàng làm sai lệch hồ sơ giải quyết quyền lợi bảo hiểm dẫn tới buộc công ty phải bồi thường cho khách hàng.
- Chịu trách nhiệm toàn bộ với khoản tiền phải bồi thường cho khách hàng nếu có rủi ro xảy ra vào thời điểm hợp đồng đang trong tình trạng nợ phí trong trường hợp đại lý cấu kết với khách hàng.
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt tài chính nếu có rủi ro xảy ra khi ngày thu tiền của khách hàng không trùng với ngày hiệu lực của hợp đồng vì đại lý thu phí đầu tiên trước khi có giấy chấp nhận bảo hiểm.
- Công ty phạt tiền theo quy định của bộ tài chính đối với đại lý nấc đại lý làm mất cả quyển hoá đơn thu phí hay huỷ bỏ sai chế độ quản lý hoá đơn.
- Phạt tiền 50.000 đ/ lần vi phạm do không ghi trùng nhau giữa các liên hoá đơn và phải bồi thường chênh lệch nếu thiêú.
Hàng tháng các phòng khai thác khu vực lập danh sách những trường hợp vi phạm liên quan đến nghiệp vụ của phòng (với các dẫn chứng cần thiết), và chuyển đến thường trực hội đồng xử lý vi phạm (phòng quản lý đại lý), đối với trường hợp vi phạm nghiêm trọng phải thông báo kịp thời. Sau đó thường trực xử lý vi phạm sẽ xem xét mức độ vi phạm, tham khảo ý kiến cơ sở đó đề xuất các hình thức xử lý trình ban giám đốc hay hội đồng kỷ luật.
5. Chế độ hoa hồng bảo hiểm nhân thọ của công ty.
Điều mà các đại lý quan tâm đến hàng đầu đó là chế độ hoa hồng đại lý. Đây vừa là động cơ, vừa là mục đích hoạt động của đại lý. Vấn đề đặt ra đối với công ty là phải quan tâm đến khung tỷ lệ hoa hồng bảo hiểm. Trả cho từng đại lý trong từng nghiệp vụ (từng sản phẩm) đã thực sự hợp lý và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty hay chưa. Hiện nay tại công ty tỷ lệ hoa hồng được trả trực tiếp hàng tháng cho các cá nhân đại lý được quy định trong bảng sau:
Bảng 6 : Tỷ lệ hoa hồng đại lý theo sản phẩm
TT Chỉ tiêu Loại sản phảm
Tỷ lệ hoa hồng tính trên phí toàn phần
Phương thức nộp phí định kỳ Phương thức nộp phí một lần Năm HD thứ 1 Năm HD thứ 2 Các năm HD sau
1 BHNT thời hạn 5 năm (NA1) 0 5 4,7 0
2 BHNT thời hạn 10 năm (NA2) 0 6 4,7 0
3 BH trẻ em (NA3) 0 6 4,7 0
4 BH và tiết kiệm 5 năm (NA4) 12 5 4,7 0 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5 BH và tiết kiệm 10 năm (NA5) 18 6 4,7 0
6 BH an sinh giáo dục (NA6, NA9) 15 6 4,7 0
7 BH sinh mạng có thời hạn (NB1, NB2, NB3) 18 5 4,7 8
8 BH sinh mạng có thời hạn 1 năm NB4 0 0 0 12
9 BH sinh mạng có thời hạn 2, 3, 4 năm (NB5, NB6, NB7)
0 0 0 9
10 BH trọn đời NC1, NC2 23 12 8 2,4
11 Niên kim Nhân Thọ ND1, ND2 11 5 3,5 1,2
12 Điều khoản riêng 1 BH thương tật toàn bộ vĩnh viễn do tai nạn
8 8 8 0
13 Điều khoản riêng II BH chi phí phẫu thuật NR2 8 8 8 0
14 Điều khoản riêng 3 BH sinh mạng thuần tuý NR3
10 5 3,5 1,2
15 Điều khoản riêng 4: BH tử kỳ (NR4) 25 12 8 2,4 Nguồn: “Số liệu công ty BHNT Nghệ An”
- Các đại lý học nghề sẽ được hưởng trợ cấp học nghề theo quy định, hoa hồng của những hợp đồng khai thác mới trong thời gian này sẽ được truy lĩnh khi đại lý ký hợp đồng chính thức với công ty.
- Phí bảo hiểm nộp trước, nộp thừa sẽ được trả lại khách hàng khi huỷ bỏ hợp đồng hay giải quyết quyền lợi bảo hiểm nên đaị lý không được hưởng hoa hồng với phần phí bảo hiểm này.
- Số tiền hoa hồng trả hàng tháng cho các đại lý sẽ được tính trên cơ sở doanh thu phí bảo hiểm thực tế của từng cá nhân đại lý theo nguyên tắc đóng cho định kỳ nào thì tính cho định kỳ đó.
- Số phí bảo hiểm hoàn lại khi khách hàng từ chối không tham gia bảo hiểm trong vòng 14 ngày theo điều khoản của hợp đồng bảo hiểm nhân thọ không được lấy làm cơ sở tính hoa hồng.
- Công ty thực hiện việc chi trả hoa hồng hàng tháng cho đại lý bảo hiểm nhân thọ mỗi tháng một lần vào trung tuần của tháng theo nguyên tắc thàng sau trả kết quả hoạt động cho tháng trước.
Nhìn vào bảng tỷ lệ hoa hồng ta thấy tỷ lệ hoa hồng trả cho các đại lý năm đầu tiên của hợp đồng cao hơn các năm sau đó là điều hoàn toàn hợp lý, nhưng cao hơn bao nhiêu lại là vấn đề cần được quan tâm. Ta thấy rằng các sản phẩm chủ lực của công ty hiện nay đó là bảo hiểm và tiết kiệm thời hạn 5 năm, 10 năm, an sinh giáo dục, bảo hiểm trẻ em, cụ thể với sản phẩm tiết kiệm và tiết kiệm thời hạn 10 năm. Tỷ lệ hoa hồng năm thứ nhất là 18%, năm thứ hai chỉ còn 6%, các năm sau là 4,7%.
Chúng ta hãy tham khảo số liệu của một số công ty nước ngoài chẳng hạn