II. Công tác tổ chức và quản lý mạng lưới đại lý khai thác
2. Công tác tuyển chọn và đào tạo đại lý khai thác bảo hiểm nhân thọ
thọ
Con người luôn là yếu tố trung tâm, quyết định tới sự thành bại của mọi hoạt động. Điều này càng khẳng định hơn trong một tổ chức. Ở đây, chúng ta đã tổ chức xây dựng được mô hình mạng lưới đại lý khai thác, nhưng vấn đề bây giờ là cần phải bố trí những con người như thế nào vào những vị trí thích hợp sao cho mô hình đó hoạt động có hiệu quả tốt nhất.
2.1 Tuyển chọn đại lý
Công việc đầu tiên cần tiến hành đó là việc tuyển chọn đại lý. Trước hết cần phải chuẩn bị báo cáo vì nhân lực, tất cả các trưởng phòng khai thác khu vực của công ty theo thời gian quy định trong năm phải nộp báo cáo dự kiến về tình hình số lượng lao động, cơ cấu và số lượng thiếu hụt cho phòng quản lý đại lý. Phòng quản lý đại lý sẽ lập báo cáo giám đốc công ty và ban giám đốc hay ban điều hành sẽ xem xét và lập kế hoạch cho năm tới cần tuyển thêm bao nhiêu đại lý và trình tổng công ty bảo hiểm Việt Nam phê duyệt sau khi đã được tổng công ty phê duyệt công ty sẽ lập kế hoạch tuyển chọn. Yêu cầu của công ty với một tuyển viên là:
- Là người có trình độ học vấn PTTH trở lên - Có ngoại hình tương đối
- Người có kỷ luật, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao, gắn bó lâu dài với công việc.
- Người có quan hệ rộng có sự hiểu biêt về kinh tế – xã hội - Người có sức khoẻ tốt đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Bên cạnh đó sẽ ưu tiên những người có sẵn thị trường khách hàng tiềm năng để bán sản phẩm, đã có kinh nghiệp về bán sản phẩm.
Khi tiến hành tuyển chọn đại lý công ty tiến hành theo các bước sau:
a) Bước 1: Thông báo kế hoạch tuyển chọn đại lý
Kế hoạch tuyển chọn đại lý của công ty được thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng như báo, đài, ti vi. Trong đó nêu ra những chỉ tiêu tuyển chọn cơ bản như:
- Có trình độ từ PTTH trở lên - Tuổi đời từ 19 - 45
- Có hộ khẩu thường trú tại các khu vực trong tỉnh - Ưu tiên nữ giới có gia đình
Trong bước này sử dụng thông báo như trên sẽ nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu về số lượng nhưng khá tốn kém. Hiện nay, các công ty đang đề cao phương án đại lý giới thiệu đại lý, phương án này vừa tiết kiệm vừa nâng cao chất lượng tuyển viên.
b) Bước 2: Nhận hồ sơ tuyển chọn.
Phòng quản lý đại lý sẽ nhận hồ sơ của các tuyển viên. Ở bước này cán bộ công ty sẽ đưa ra một số câu hỏi phỏng vấn nhằm loại bớt số lượng hồ sơ không phù hợp và dựa vào số lượng hồ sơ để lên kế hoạch phỏng vấn.
c) Bước 3: Định hướng cho tuyển viên
Trước khi tiến hành phỏng vấn công ty tiến hành tổ chức giới thiệu tập trung về công việc của người đại lý bảo hiểm nhân thọ. Giúp họ tiếp tục cân nhắc trong việc lựa chọn nghề nghiệp của mình. Nội dung của buổi giới thiệu bao gồm:
- Giới thiệu về Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam và công ty, công việc của người đại lý, về thị trường tiềm năng.
- Chương trình đào tạo
- Thu nhập và cơ hội phát triển - Chế độ khen thưởng của công ty
Thông báo k ế ho ch tuy n ạ ể
ch nọ
Nh n h s ậ ồ ơ
tuy n ch nể ọ cho tuy n viênĐịnh hểướng Ph ng v nấỏ Th m tra lý ẩ l ch ị T ng h p k t quổ ợ ế ả o t o Đà ạ Ký h p ợ ng đồ
- Những tuyển viên không tham dự buổi giới thiệu này sẽ không được tham dự phỏng vấn.
d) Bước 4: Phỏng vấn
- Chuẩn bị phỏng vấn, sắp xếp địa điểm phỏng vấn và thời gian phỏng vấn niêm yết danh sách tuyển viên tham dự phỏng vấn.
- Phỏng vấn lần 1: Qua đây sẽ đánh giá được sơ bộ về ngoại hình, khả năng giao tiếp để loại những tuyển viên không phù hợp, cán bộ phỏng vấn phải báo cáo kết quả phỏng vấn từng tuyển viên.
- Phỏng vấn lần 2: Những người được qua đợt phỏng vấn lần 1 được phòng quản lý lập danh sách đề nghị lãnh đạo công ty phê duyệt, các trưởng phòng khai thác khu vực trực tiếp phỏng vấn.
e) Bước 5: Thẩm tra lý lịch
Phòng đại lý kết hợp với các trưởng phòng khai thác tiến hành thẩm tra lý lịch của các tuyển viên trúng tuyển qua đợt phỏng vấn lần 1. Những cán bộ thẩm tra phải đảm bảo thu thập được những thông tin cần thiết theo mẫu in sẵn.
g) Bước 6: Tổng hợp kết quả
Phòng quản lý lập danh sách tuyển viên đạt kết quả phỏng vấn lần 2 và kết quả thẩm tra lý lịch trình lãnh đạo công ty quyết định. Thông qua bản danh sách tuyển viên trúng tuyển được cử đi học ở trung tâm đào tạo bảo việt hay của công ty.
h) Bước 7: Đào tạo
- Đào tạo ban đầu theo chương trình đào tạo của Bảo Việt bao gồm 3 phần + Phần 1: Đào tạo đại cương về bảo hiểm và bảo hiểm nhân thọ
+ Phần 2: Đào tạo về sản phẩm bảo hiểm nhân thọ và thủ tục ký kết hợp đồng
+ Phần 3: Đào tạo về kỹ năng khai thác bảo hiểm nhân thọ - Đào tạo thực hành:
Sau khi được học những nội dung của chương trình đào tạo ban đầu, các học viên sẽ được tham dự đào tạo thực hành do các phòng thuộc công ty đảm nhận: Bao gồm các nội dung sau:
+ Quy định đánh giá rủi ro trong bảo hiểm nhân thọ
+ Quy định và quy trình khai thác, theo dõi quản lý hợp đồng bảo hiểm + Thực hành kê khai giấy yêu cầu bảo hiểm hoá đơn thu phí bảo hiểm + Hướng dẫn các thủ tục bảo hiểm
+ Thực hành về phương pháp khai thác, ứng phó với sự từ chối của khách hàng.
i) Bước 8: Ký hợp đồng
Ban giám đốc ký duyệt, tiến hành hợp đồng đại lý, tiếp nhận và phân phối về các phòng khai thác hợp đồng đị lý là một văn bản ràng buộc giữa 2 bên đại lý và công ty trong đó có quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của hai bên.
2.2 Nhiệm vụ, trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của đại lý
Ngoài những quy định về nghĩa vụ trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền lợi của đại lý bảo hiểm nhân thọ thì ở công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An còn có một số quy định khác như sau
- Khi có thay đổi về địa chỉ nơi cư trú phải thông báo cho công ty, nghỉ việc phải báo cáo
- Phải ký quỹ tại công ty 2.000.000 số tiền này cùng với lãi suất không kỳ hạn sẽ được công ty hoàn trả khi đại lý đã hoàn thành công việc. Công ty được phép khấu trừ vào các khoản nợ mà đại lý còn nợ công ty
+ Kéo dài thời gian đóng phí cho người tham gia
+ Tuyên bố hứa hẹn với khách hàng bất cứ điều gì trái với quy định của công ty
+ Nhân danh công ty phát hành biên lai thu phí trái với hoá đơn của công ty quy định.
+ Chuyển giao việc theo dõi khách hàng cho bất cứ người nào nếu không được sự đồng ý của công ty.
2.3. Nghĩa vụ và quyền hạn của công ty.
- Đào tạo hướng dẫn, nâng cao trình độ, kỹ năng cho đại lý - Lập kế hoạch thu phí trong tháng theo kết quả của đại lý - Trả hoa hồng đại lý trong tháng theo kết quả của đại lý
- Kiểm tra công việc hoạt động thực thi của các đại lý. Có quyền điều động đị lý đến bất cứ khu vực nào trong phạm vi quản lý của công ty
- Đình chỉ việc khai thác hựp đồng bảo hiểm nhân thọ mới của đại lý - Công ty có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng đại lý nếu đại lý vi phạm nghiêm trọng luật pháp, nội quy của công ty hoặc các cam kết.
Việc quy định rõ ràng và cụ thể quyền và nghĩa vụ của mỗi bên như trên sẽ giúp cho việc thực thi công việc một cách thuận lợi nâng cao hiệu quả hoạt động của cả mạng lưới đại lý.
Có thể nói công việc tuyển chọn và đào tạo đại lý luôn được công ty coi trọng ngay từ đầu và ngày càng được hoàn thiện.
Trong những năm 1996, 1997, 1998 do mới triển khai nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ. Hơn nữa nghiêp vụ bảo hiểm nhân thọ đang là một nghiệp vụ của công ty Bảo Việt Nghệ An do đó công tác tuyển chọn và đào tạo đại lý chưa đạt hiệu quả cao, mặt khác chương trình đào tạo còn nhiều hạn chế về công tác tổ chức lẫn nội dung đào tạo cho nên trong hai năm 1996, 1997, 1998 công ty phối hợp với trung tâm đào tạo của Bảo Việt để đào tạo đại lý và trong khoảng thời gian này công ty chỉ đào tạo được 5 lớp khoá đại lý cấp 1 với 120 học viên. Trong thời gian này số lượng đại lý được đào tạo chủ yếu được phân về các phòng khu vực I và phòng bảo hiểm Đô Lương, Quỳnh Lưu. Bước sang năm 1999 công ty đã phối hợp trung tâm đào tạo Bảo Việt đào tạo được 4 khoá đại lý cấp 1 với 170 học viên và 1 khoá đại lý cấp 2 với 50 học viên. Năm 2000 nhu cầu bảo hiểm ngày càng tăng, các văn phòng đại diện của các phòng khu vực được mở ra nhiều. Nếu trong năm này nhu cầu đào tạo đại lý là rất lớn thì trong năm 2000 công ty đã phối hợp với trung tâm đào tạo đại lý đào tạo được 6 khoá đại lý cấp 1 với 280 học viên tăng so với năm 1999 là 2 khoá tương ứng số lượng đại lý cấp 1 tăng 110 đại lý. Cũng trong năm này, công ty đào tạo được 2 khoá đại lý cấp 2 với 140 học viên và 1 khoá đại lý cấp 3 gần 64 học viên. Như vậy, trong năm 2001 số lượng công ty tự đào tạo đại lý cấp I và đã đào tạo được 9 lớp, với 350 đại lý, 3 khoá đại lý cấp 3 với 147 học viên, 2 lớp đại lý cấp 3 với 100 học viên. Năm 2001 đào tạo được 7 lớp đại lý cấp 1 với 330 học viên, 2 khoá đại lý cấp 2 với 130 học viên, 1 lớp đại lý cấp 3 với 70 học viên.
Bảng 4 : Tình hình đào tào đại lý giai đoạn 1999 – 2002
Chỉ tiêu Năm
Đại lý cấp 1 Đại lý cấp 2 Đại lý cấp 3
Số khoá đào tạo(khoá ) S ố đại lý (đại lý) Số khoá đào tạo (khoá) Số đại lý (đại lý) Số khoá đào tạo (khoá) Số đại lý (đại lý) 1999 4 170 1 50 1 49 2000 6 280 2 120 1 64 2001 7 330 2 130 1 70 2002 9 350 3 147 2 100
Nguồn : “Công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An”
Bảng 5 : Số lượng đại lý của công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An
Chỉ tiêu
Số lượng đại lý (đại lý ) Cơ cấu đại lý (%) Tốc độ tăng liên hoàn(%) Chung Đ nam ĐL nữ ĐL nam ĐL nữ Chung ĐLnam ĐL nữ
1998 343 200 143 58,3 41,7 - - -
1999 426 286 140 67,17 32,86 24,2 43 - 2,1
2000 515 305 210 59,22 40,78 20,89 6,64 50
2001 635 350 285 55,12 44,88 23,3 14,75 35,7
2002 680 375 305 55,17 44,85 7,08 7,14 7,01
Nguồn : “Công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An” Qua bảng số liệu cho thấy rằng số lượng đại lý của công ty liên tục tăng qua các năm, năm 1998 là 343 đại lý, năm 1999 là 426 tăng 83 đại lý tương ứng tăng 24,2%, năm 2000 số lượng đại lý là 515 tăng 20,89% so với năm 1999. Năm 2001, 2002 số lượng đại lý tương ứng là 635 và 680 đại lý. Nhìn chung số lượng đại lý của công ty tăng là do công ty tăng cường công tác tuyển chọn, mở rộng thị trường hoạt động của công ty. Tuy nhiên ta thấy rằng tốc độ, số lượng tăng trưởng của đại lý qua các năm chưa tương xứng với quy mô của công ty, với sự phát triển của thị trường bảo hiểm nhân thọ. Tốc độ tăng không đồng đều, mặt khác số lượng đại lý của công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An chưa tương xứng với lực lượng lao động dư thừa trên địa bàn, điều này chứng tỏ công tác đào tạo, tuyển chọn có hạn chế, chưa lôi kéo được đông đảo số lượng lao động tham gia hoạt động đại lý.
2.3 Những thuận lợi và khó khăn trong công tác tuyển chọn đào tạo đại lý
a, Những thuận lợi: - Nguồn tuyển viên:
Vấn đề việc làm ngày càng trở nên khó khăn nên số lượng tuyển viên vẫn luôn đáp ứng đủ nhu cầu. Mặt khác do uy tín của công ty, tổng công ty BH Việt Nam cho nên thu hút rất nhiều tuyển viên. Đây là điều kiện thuận lợi cho việc thu hút, lựa chọn tuyển viên tốt trở thành đại lý của công ty.
- Một số cán bộ của công ty đã tham gia tuyển chọn đại lý nhiều lần, kết hợp với việc tham gia quản lý đại lý nào cũng đã có một số kinh nghiệm trong tuyển chọn.
- Nhờ có kế hoạch tuyển chọn phân bước rõ ràng nên có thể đánh giá được từng khâu tuyển chọ.
- Bước giới thiệu nghề trước khi phỏng vấn chính thức tuyển viên đã đảm bảo yêu cầu tránh tuyển những người không coi đây là một nghề thực sự.
- Từ việc nhận thấy những đặc thù của công việc cho nên bước thẩm tra lý lịch giúp cho việc quyết định nhận tuyển viên một cách chính xác, tránh trường hợp không rõ ràng về hoàn cảnh của tuyển viên gây ra nhiều vấn đề phức tạp sau này.
- Công tác đào tạo đại lý đã được công ty đặc biệt chú ý. Chương trình đào tạo luôn bổ sung, cải tiến; Bên cạnh đó, công ty thường xuyên tập huấn, triển khai nghiệp vụ vì sản phẩm mới cho những cán bộ khai thác, mở lớp bồi dưỡng quản lý đại lý cho các cán bộ chủ chốt trong hệ thống khai thác. Vì vậy, chất lượng đại lý hiệu quả hoạt động mạng lưới không ngừng được nâng cao.
Nhìn chung các bước tuyển chọn được giao cho phòng quản lý đại lý chịu trách nhiệm, theo dõi chung do đó luôn có sự điều chỉnh kịp thời khi có vấn đề phức tạp.
b, Những khó khăn tồn tại:
Quá trình tuyển chọn đại lý còn chịu nhiều tác động của yếu tố bên ngoài đặc biệt với sự xuất hiện của các công ty khác trên thị trường bảo hiểm như Prudentian, Manulife, Bảo Minh – CMG, đang có kế hoạch tuyển đại lý chắc chắn sẽ gây khó khăn cho công ty.
- Kinh nghiệm và trình độ tuyển chọn của một số cán bộ còn hạn chế bởi đây là vấn đề mang tính nhạy cảm.
- Khi công ty có thông báo tuyển chọn cho các phòng bảo hiểm khu vực thì các cán bộ trong phòng thường coi đây là một cơ hội để giới thiệu người thân quen, làm cho công tác tuyển chọn không đảm bảo khách quan, dẫn đến công việc tuyển chọn không đạt hiệu quả cao.
- Xuất phát từ môi trường nông thôn nên các tuyển viên còn nhiều hạn chế về năng lực, hiểu biết về bảo hiểm còn hạn chế. Đặc biệt hầu hết các tuyển viên mới chỉ tốt nghiệp phổ thông trung học.
- Do địa bàn hoạt động rộng nên công tác bố trí các đại lý cho phù hợp giữa nơi thường trú của các cán bộ đại lý và địa bàn hoạt động của họ là rất khó khăn.
Những hạn chế trên đòi hỏi công tác tuyển chọn và đào tạo đại lý phải ngày càng được hoàn thiện vì nó có một vai trò hết sức quan trọng trong quá trình tổ chức và quản lý mạng lưới khai thác.
3. Quản lý mạng lưới đại lý khai thác bảo hiểm nhân thọ tại công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An
3.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức đại lý hoạt động
Nhận thức được vai trò quan trọng của việc xây dựng kế hoạch tổ chức