II Hoàn thiện công tác tổ chức và quản lý lao động
2. Đối với vốn lu động
Mục đích của quản lý vốn lu động là làm thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất trong việc sử dụng vốn lu động. Để đạt đợc mục tiêu này, các nhà quản lý tài chính doanh nghiệp cần trả lời những cầu hỏi sau: Doanh nghiệp nên sử dụng một lợng tiền mặt là bao nhiêu? Doanh nghiệp có nên bán chịu hay không? Nên bán chịu cho những loại đối tợng nào? Đơn vị nên đi vay để trả tiền ngay hay nên mua chịu? Nếu đi vay thì vay nh thế nào và ở đâu...? Nói chung có rất nhiều câu hỏi đặt ra cho công tác quản lý vốn lu động.
2.1 Quản lý dự trữ:
Một trong những vấn đề quan trọng đặt ra cho công tác quản lý vốn lu động là cần xác định cho đợc mức dự trữ tiền mặt một cách hợp lý và có hiệu quả nhất. Tuy nhiên các nhà kinh tế cho rằng để tìm đợc mức dự trữ tiền mặt một cách hợp lý thì trớc hết cần phải dựa vào mức dự trữ vật t. Mức dự trữ vật t hợp lý sẽ quyết định mức cân đối tiền mặt hợp lý.
Giả sử rằng, một doanh nghiệp đã xác định nhu cầu bán ra trong một năm của một loại hàng hoá là 100 đơn vị mà nhập làm nhiều lần. Giả định rằng, mỗi lần cửa hàng nhập số lợng là Q thì nghĩa là trong một năm doanh nghiệp phải nhập 100/Q lần. Trớc khi nhập sản phẩm doanh nghiệp có dự trữ bằng 0 ( bởi vì bán hết doanh nghiệp mới nhập tiếp ). Sau khi nhập, cửa hàng có dự trữ bằng Q. Vậy mức dự trữ bình quân của cửa hàng là :
Q Mức dự trữ bình quân = ---
2
Dự trữ cũng sinh ra những chi phí nhất định. Có thể chia chi phí dự trữ thành 2 loại:
-Loại thứ nhất bao gồm chi phí của vốn đầu t vào dự trữ và các chi phí khác nh kho tàng, chúng ta có thể coi loại chi phí này là chi phí cơ hội.
-Loại chi phí thứ hai là chi phí đặt hàng. Giả sử mỗi lần doanh nghiệp đặt hàng phải mất một khoản chi phí cố định để làm thủ tục là X. Ta có thể thấy rằng quy mô của mỗi lần đặt hàng tăng lên sẽ làm tổng chi phí đặt hàng giảm đi. Mức giảm di của tổng chi phí đặt hàng phụ thuộc vào quy mô đặt hàng bình quân.
Số lợng hàng bán chi phí cho mỗi lần Mức giảm cận biên trong năm ì đặt hàng
của chi phí đặt hàng = --- Q2
Mối quan hệ giữa quy mô của mỗi lần đặt hàng và tổng chi phí đặt hàng của doanh nghiệp đợc thể hiện thông qua bảng sau:
Quy mô của mỗi lần
đặt hàng Số lần đặt hàng trong năm Tổng chi phí đặt hàng 1 2 3 4 . . 10 . . 100 100 50 33.3 25 . . 10 . . 1 100X 50X 33.3X 25X . . 10X . . 1X
Nhìn vào bảng trên ta thấy khi doanh nghiệp tăng qui mô cho mỗi lần đặt hàng thì số lần đặt hàng giảm đi nhng mức dự bình quân tăng lên. Nh vậy, có hai tác động xảy ra:
Chi phí cơ hội tăng lên khi số lần đặt hàng giảm đi ( bởi nhiều mức dự trữ tăng lên ) .
Vậy qui mô đặt hàng tối u sẽ là điểm mà tại đó hai tác động trên loại trừ lẫn nhau một cách hoàn toàn. Khi đó, mức giảm cận biên của chi phí đặt hàng sẽ bằng chi phí cơ hội cận biên. Tức là :
Mức tiêu thụ ì chi phí một lần đặt hàng Chi phí cơ hội --- = ---
Q2 2
Vậy quy mô tối u cho một lần đặt hàng là:
2 * mức tiêu thụ * chi phí cho một lần đặt hàng Q = --- ---
chi phí cơ hội của một đơn vị dự trữ
Cũng có một cách tiếp cận khác để xác định mức dự trữ tối u là so sánh giữa chi phí cơ hội của dự trữ với chi phí cơ hội do thiếu dự trữ. Khi doanh nghiệp dự trữ càng nhiều thì chi phí cơ hội càng cao ( bởi vì tiền dùng vào dự trữ sẽ bị mất lãi suất nếu nh nó đợc dùng để đầu t vào một lĩnh vực nào đó). Tuy nhiên, dự trữ là cần thiết bởi vì nếu không có dự trữ hoặc dự trữ không đủ sẽ dẫn đến ngừng sản xuất kinh doanh và gây ra chi phí rất lớn. Nh vâỵ chúng ta thấy rằng có hai tác dụng ngợc chiều nhau đó là chi phí cơ hội và chi phí do thiếu dự trữ.
Mức dự trữ tối u sẽ đợc xác định khi hai tác dụng ngợc chiều này triệt tiêu nhau hoàn toàn.
2.2 Quản lý tiền mặt:
Giả sử rằng doanh nghiệp có một lợng tiền mặt và phải dùng nó để trả cho các hoá đơn một cách đều đặn. Khi lợng tiền mặt đã hết, doanh nghiệp phải bán các tín phiếu kho bạc để có một tiền mặt nh thời kỳ đầu. Chi phí cơ hội của việc gữi tiền mặt chính là chi phí để bán các tín phiếu kho bạc.
Vậy làm nh thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý đợc việc cân đối tiền mặt của nó nếu nh doanh nghiệp không thể dự đoán đợc mức thu chi ngân sách hàng ngày? Chúng ta sẽ xem xét mô hình của Miler – Orr
Mức cân đối tiền mặt
Giới hạn trên
Mức tiền theo mặt thiết kế
Giới hạn dới
> thời gian
Nhìn vào đồ thị trên ta thấy mức cân đối tiền mặt dao động lên xuống không thể nào dự đoán đợc cho đến khi nó đạt đợc mức giới hạn trên. Tại giới hạn trên doanh nghiệp có thể sử dụng số tiền vợt quá mức tiền theo thiết kế để mua chứng khoán và cân đối tiền mặt trở về mức dự kiến. Với quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cân đối tiền mặt lại tiếp tục dao động cho đến khi tụt xuống giới hạn dới là điểm mà doanh nghiệp cần phải có sự bổ sung tiền mặt để đáp ứng chi những hoạt động cần thiết, do vậy tại giới hạn dới doanh nghiệp phải bán chứng khoán để có một lợng tiền mặt ở mức dự kiến. Nh vậy mô hình này cho phép việc nắm giữ tiền mặt ở những mức độ hoàn toàn tự do trừ phi nó đạt đến điểm giới hạn trên hoặc dới. Tại giới hạn trên hoặc dới doanh nghiệp sẽ điều chỉnh bằng cách mua hoặc bán chứng khoán để có mức tiền mặt theo nh thiết kế ban đầu.
Doanh nghiệp nên để mức cân đối tiền mặt dao động trong khoảng nào đó. Mô hình này chỉ ra rằng khoảng dao động của mức cân đối tiền mặt phụ thuộc vào ba yếu tố. Nếu nh mức dao động của thu chi ngân quĩ hàng năm rất lớn hoặc là chi phí cố định của việc mua hoặc bán chứng khoán cao thì doanh nghiệp nên quy định khoảng dao động tiền mặt lớn. Ngợc lại, nếu nh mức lãi suất cao, thì doanh nghiệp nên thu hẹp khoảng dao động tiền mặt.
Mức tiền mặt theo thiết kế đợc xác định nh sau: Mức tiền mặt theo
Mô hình của Miler - Orr trên đây chỉ ra rằng : Nếu doanh nghiệp luôn luôn duy trì đợc mức cân đối tiền mặt theo nh thiết kế ban đầu thì doanh nghiệp sẽ tối thiểu hoá đợc chi phí giao dịch và chi phí do lãi suất gây ra.
Trên thực tế, việc sử dụng mô hình Miler - Orr rất dễ dàng. Bớc doanh nghiệp cần xác định giới hạn dới của cân đối tiền mặt. Giới hạn dới có thể bằng 0 cũng có thể lớn hơn 0 để đảm mức an toàn tối thiểu. Bớc thứ hai doanh nghiệp cần phải ớc tính phơng sai của thu chi ngân quỹ. Bớc thứ ba là bớc quan sát lãi suất và giao dịch của mỗi lần mua và bán chứng khoán. Bớc cuối cùng là tính toán giới hạn trên và mức tiền mặt theo thiết kế đồng thời đa ra những thông tin để các nhân viên tài chính thực hiện chiến lợc kiểm soát theo giới hạn đợc xác định.
2.3 Quản lý tín dụng thơng mại:
Trên thực tế, doanh nghiệp bán sản phẩm mình cho các doanh nghiệp khác hoặc các cơ quan Nhà nớc nhng không thu đợc tiền ngay. Các hoá đơn cha trả tiền đợc gọi là tín dụng thơng mại. Các khoản tín dụng thơng mại này tạo thành các khoản phải thu của doanh nghiệp. Do vậy, quản lý tín dụng thơng mại là quản lý các khoản phải thu - một trong nhiệm vụ quan trọng của quản lý vốn lu động.
Những tác động của chính sách tín dụng thơng mại:
Tác động của doanh thu: Nếu doanh nghiệp bán chịu( tức là cấp tín dụng thơng mại cho ngời mua) thì tất nhiên doanh nghiệp sẽ bị chậm trễ trong việc thu tiền, trong khi đó ngời mua lại có lợi trong việc trả tiền chậm. Tuy nhiên doanh nghiệp có thể bán với giá cao hơn nếu doanh nghiệp cấp tín dụng cho ngời mua và điều này có thể làm tăng lợng hàng bán đợc, do đó tổng doanh thu có thể tăng lên.
Tác động của chi phí: Khi doanh nghiệp cấp tín dụng cho ngời mua thì không thu tiền ngay. Trong trờng hợp doanh nghiệp bán và thu tiền ngay cũng có những chi phí nhất định ( bởi vì doanh nghiệp phải chấp nhận giá thấp hơn ).Việc chọn phờn thức bán thu tiền ngay hay phơng thức bán chịu là việc doanh nghiệp cần phải cân nhắc . Dù theo phơng thức nào đi chăng nữa thì doanh nghiệp đều phải tốn phí cho nợ.
-Chi phí của nợ nần: Khi doanh nghiệp cấp tín dụng thơng mại cho ngời mua thì doanh nghiệp cần phải sắp xếp những hoạt động tài chính có liên quan đến các khoản phải thu. Nh vậy, chi phí vay ngắn hạn của doanh nghiệp sẽ là một nhân tố quyết định xem doanh nghiệp có nên cấp tín dụng thơng mại cho ngời mua hay không?.
-Xác suất trả tiền của ngời mua: Nếu doanh nghiệp cấp tín dụng cho ngời mua thì cũng có một khả năng nhỏ là ngời mua không trả tiền. Tất nhiên điều này sẽ không xảy ra trong trờng hợp doanh nghiệp bán và thu tiền ngay.
-Chiết khấu tiền mặt: Khi doanh nghiệp áp dụng chiết khấu tiền mặt nh là một bộ phận trong các điều khoản tín dụng thơng mại của doanh nghiệp, thì một số khách hàng sẽ lựa chọn việc trả tiền sớm để giành đợc lợi thế của chiết khấu.
Vì vậy, doanh nghiệp cần phải xem xét khi nào thì nên cấp tín dụng thơng mại cho khách hàng.
Xét trong trờng hợp đơn giản: Có một khách hàng mới muốn mua một sản phẩm theo phơng thức bán chịu với giá P’/ sản phảm. Nếu nh doanh nghiệp từ chối việc bán chịu thì ngời khách hàng này sẽ không nữa. Giả định, doanh nghiệp bán chịu cho khách hàng thì một tháng sau ngời khách hàng này có thể trả tiền và cũng có thể không trả tiền. Xác suất để khách hàng này không trả tiền là π. Trong trờng hợp này xác suất π có thể đợc coi là tỷ lệ phần trăm của những khách hàng mới sẽ không trả tiền. Trong hoạt động kinh doanh, giả định khách hàng chỉ mua hàng một lần. Cuối cùng doanh lợi đòi hỏi về các khoản phải thu là k/tháng, chi phí của các khoản phải thu là v/ sản phẩm.
Nếu nh doanh nghiệp không bán chịu cho khách hàng thì thu tăng thêm vào ngân quỹ là bằng 0. Nếu doanh nghiệp bán chịu cho khách hàng thì doanh nghiệp phải mất một khoản chi phí biến đổi là v trong tháng này và trờ để đợc (1-π)* P’ trong tháng sau. Giá trị hiện tại thuần của cấp tín dụng thơng mại này là:
(1- π)* P’ NPV = -v + --- (1 + R)
Với V = 20 đơn vị, R = 0,02 ; P’ = 50 và tỷ lệ khách hàng không trả tiền là π = 20% , ta có:
( 1 - 0,2 ) * 50
NPV = -20 đơn vị + ___________________ = 19,22 ( đơn vị ) ( 1 + 0,2 )
Nh vậy, công ty nên cấp tín dụng thơng mại cho khách hàng. Đối với khách hàng mới thì doanh nghiệp có thể cấp tín dụng kể cả trong trờng hợp xác suất để khách hàng không trả tiền là cao. Xác suất để doanh nghiệp hoà vốn trong trờng hợp này có thể đợc xác định bằng việc đặt NPV = 0 và từ đó tìm đợc giá trị của T:
( 1- π ) ∗ 50
NPV = -20 đv + __________________ = 0 ( 1 + 0,02 )
⇒ π = 0,592 = 59,2%
Doanh nghiệp sẽ mở rộng việc bán hàng theo phơng thức tín dụng thơng mại cho đến khi cơ hội thu đợc trên chỉ còn:
( 1- 0,592 ) = 0,408 = 40,8%
Trong phân tích tín dụng thơng mại, trớc khi đi đến quyết định có nên cấp tín dụng thơng mại cho khách hàng hay không, doanh nghiệp cần phải đánh giá tín dụng và cho điểm tín dụng.
-Năm yếu tố để đánh giá tín dụng thơng mại:
Đặc điểm: sự sẵn sàng của khách hàng trong việc thực hiện nghĩa vụ của tín dụng thơng mại.
Năng lực: khả năng của khách hàng để thực hiện nghĩa vụ tín dụng thơng mại.
Vốn: dự trữ tài chính của khách hàng.
Tài sản thế chấp: tài sản cam kết dùng để thế chấp trong trờng hợp vỡ nợ.
Các điều kiện: các điều kiện kinh tế nói chung trong hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng.
-Cho điểm tín dụng: Đây là hoạt động để đánh giá khách hàng một cách cụ thể dựa trên những thông tin thu đợc nhằm đa ra quyết định là sẽ bán chịu cho khách hàng hay từ chối việc bán chịu. Ngời ta có thể cho điểm từ 1 cho tới 10. Điểm 1 là rất tồi và điểm 10 là rất tốt. ở một số nớc, các doanh nghiệp cho điểm theo từng yếu tố trong 5 yếu tố kể trên. Điểm số để xem có cấp tín dụng th- ơng mại hay không là tổng số điểm đã cho đối với 5 yếu tố để xem xét tín dụng thơng mại. Theo kinh nghiệm của một số nớc, nếu khách hàng đạt từ 30 điểm trở lên thì doanh nghiệp nên cấp tín dụng thơng mại cho khách hàng.