C. mời thầu
1. Thông báo mời thầu
4.2. Thống kê lao động tại Vinaust
Trình độ Đơn vị 1997 1998 1999
Trên đại học Ngời 2 2 2
Đại học - 15 16 17
công nhân KT - 12 14 27
Trung cấp phục vụ - 5 4 2
Tổng số - 34 36 48
Việc tuyển chọn, đào tạo cán bộ là một công việc đợc ban giám đốc thờng xuyên quan tâm . Ngành xây dựng có đặc thù riêng do vậy cán bộ có trình độ kỹ s học chuyên ngành về xây dựng mới thật sự phù hợp với công việc của công ty . Lực lợng cán bộ này thờng xuyên đợc gửi ra nớc ngoài đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ, công ty TNHH XD Vinaust đã không ngừng trau dồi kiến thức ngành xây dựng, đào tạo kết hợp với tích luỹ kinh nghiệm, trởng thành trong thực tế dần dần công ty đã đứng vững trong cơ chế thị trờng.
Với qui mô tổ chức sản xuất , tổ chức quản lý nh trên, công ty có điều kiện quản lý chặt chẽ về mặt kinh tế, kỹ thuật tới từng đội sản xuất, từng công trình do đố làm tăng hiệu quả sản xuất thi công tạo uy tín nhất định trong ngành xây dựng.
4.3. Tổ chức bộ máy kế toán
Để đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý và hạch toán, bộ máy kế toán của Công ty đợc xắp xếp bố trí gọn nhẹ, kiêm nhiện nhiều nhằm đáp ứng với yêu cầu biên chế gọn nhẹ và quản lý tập trung. Bộ máy tài chính kế toán của công ty bao gồm 5 ngời và một số nhân viên thống kê tại các công trờng thi công.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Giám đốc tài chính Kế toán tr - ởng Kế toán tổng hợp
Giám đốc tài chính là ngời chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc và cấp trên về mọi mặt hoạt động kinh tế , là ngời chịu trách nhiệm hớng dẫn chỉ đạo, kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện tròn toàn bộ hoạt động tài chính ké toán của Công ty TNHH XD Vinaust . Kế toán trởng hớng dẫn và kiểm tra các báo cáo trớc khi trình giám đốc tài chính, theo dõi tình hình thực hiện công việc của các kế toán viên
Kế toán tổng hợp thực hiện công việc tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành thực hiện kết quả và lập biểu báo cáo biểu kế toán hàng quý. 6 tháng và quyết toán năm .
Kế toán thanh toán có nhiệm vụ thực hiện kế toán vốn bằng tiền tất cả các khoản thanh toán nội bộ công ty, theo dõi thình hình nhập xuất, nhập kho vật liệu. tính toán phân bổ vật liệu, phân bổ tiền lơng , bảo hiểm xã hội...
Kế toán ngân hàng kiêm làm kế toán thuế theo dõi tình hình thanh toán qua ngân hàng, hàng ngày theo dõi tình hình thanh toán qua ngân hàng, các khoản phí của ngân hàng, kê khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng, lập các báo cáo thuế hàng tháng , quý , quyết toán thuế hàng năm
Thủ quỹ tiến hành các công việc thu chi tiền mặt, ngân phiếu trên cơ sở các chứng từ hợp lệ hợp pháp, thực hiện các quan hệ giao dịch với ngân hàng, rút tiền mặt ngân phiếu về quỹ của Công ty để đảm bảo các nhu cầu chi tiêu hàng ngày của Công ty.
Các nhân viên kế toán công trình có nhiệm vụ theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh, là ngời thu thập số liệu thống kê ban đầu , cung cấp các số liệu và các chứng từ liên quan về phòng kế toán của công ty để phục vụ cho các công tác hạch toán kế toán tập trung tại công ty bao gồm : theo dõi tình hình lao động, lập bảng chấm công theo dõi tiền công theo khối lợng thi công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nguyên liệu, chi phí phục vụ máy thi công .
Tại phòng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, theo sự phân công công việc, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ . từ đó ghi sổ chi tiết và tổng hợp, cung cấp thông tin cho việc phân tích tình hình tài chính, kinh tế của công ty
5. Kết quả hoạt động của công ty Vinaust trong vài năm gần đây
Tóm tắt báo các tình hình tài chính đã đợc phê duyệt trong 2 năm của Vinaust Đơn vị : 1.000.000.đ Tài sản 1998 1999 Tổng tài sản có 20.994 18.816 TSLĐ và ĐT ngắn hạn 13.390 11.923 Tổng nguồn vốn 20.994 18.816 Nợ phải trả 14.334 10.621 Lãi ròng 2.017 1.795 k.toán thanh toán Kế toán NH kế toán Ctrìn Thủ quỹ
Vốn kinh doanh 3.820 3.820
Vốn cố định 4.845 2.518
Vốn lu động -1.025 1.302
Doanh thu và các khoản thu nhập khác
25.300 30.361 Sơ qua về tình hình hoạt động của Công ty TNHH XD Vinaust trong một vài năm gần đây ta thấy
Tổng số vốn sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH XD Vinaust liên tục giữ vững trong vài năm gần đây. Do đó công ty có điều kiện tích luỹ vốn để đầu t mua sắm thiết bị, máy móc thi công tiên tiến, hiện đại phục vụ thi công các công trình đòi hỏi cao.
Vốn của công ty TNHH XD Vinaust ngoài số vốn công ty tự bổ sung từ lợi nhuận, từ khấu hao cơ bản để lại công ty còn đợc đầu t trực tiếp từ công ty mẹ là Công ty Kansun . Ngoài ra do Công ty hầu hết thi công các công trình cao tầng phục vụ cho các văn phòng làm việc , các khách sạn cấp cao do vậy Công ty đã đầu t những máy móc thiết bị chuyên ngành nhằm đáp ứng đợc những đòi hỏi kỹ thuật cao trong ngành xây dựng. Điều này thể hiện qua sự tăng trởng nhanh chóng của vốn cố định trong các năm sau
Tuy nhiên trong các hoạt động tài chính nhằm tìm kiếm, cung cấp vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh , Công ty TNHH XD Vinaust cha tận dụng hết các công cụ tài chính sẵn có : Thiết lập mối quan hệ với ngân hàng EXIMBANK nhng cha sử dụng vốn vay các ngân hàng mà mới chỉ dừng lại ở việc mở tài khoản phục vụ cho việc thanh toán chuyển tiền.
Bên cạnh số vốn tự có, vốn phục vụ cho sản xuất kinh doanh Công ty còn huy động từ nhiều nguồn đáng kể đó là việc mua nguyên vật liệu trả chậm.
II Quá trình hoạt động của công ty Vinaust .
1. Tình hình chung:
- Việt nam đã mở rộng quan hệ với nhiều nớc , nhiều tổ chức chính trị kinh tế trên thế giới và trong khu vực ASEAN .
- Nền kinh tế của cả nớc dần dần hồi phục và tăng trởng ,đạt nhiều thành tựu ,song tính cạnh tranh trong nền kinh tế thi trờng ngày cang gay gắt
2 .Phát triển về tổ chức và xây dựng lực lợng :
- Cùng với sự tăng trởng và phát triển trong sản xuất kinh doanh ,Tổng công ty đã không ngừng kiện toàn và phát triển trong tổ chức và xây dựng lực lợng ,cả về chất lẫn lợng .
- Tiếp tục mở rộng quan hệ với nhiều hãng kinh doanh lớn ở nớc ngoài để đẩy mạnh liên doanh – liên kết tìm kiếm bạn hàng .
- Tăng cờng quan hệ với các tổ chức kinh tế ,các cơ sở nghiên cứu khoaa học ở trong nớc để tim kiếm bạn hàng ,hợp tác trong đáu thầu xây dựng công trình ,trong đầu t mở rộng sản xuất kinh doanh .
- Đẩy mạnh tiếp thị , thông tin , quảng cáo .
- Nhờ những chủ trơng đúng đắn của lanh đạo công ty về tổ chức và xây dựng lực l- ợng nên sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển , đạt mức tăng trỏng cao .
3. Về nhận thầu xây lắp:
Bắt đầu từ năm 1998 công ty đã tham gia nhiều công trình lớn nh: Nhà máy nhựa Hoá chât+ PVC Phú Mỹ ,Nhà th viện , Xởng thiết kế ,Trung tâm khoa học và hợp tác quốc tế của trờng đại học Kiến Trúc HN ,Ký túc xá học sinh sinh viên trờng 7, Chung c Bình Trung quận 11 – TP Hồ Chí Minh .
III. Các giai đoạn của một quá trình tham gia đấu thầu xây lắp của công ty xây dựng vinaust
Khi bên mời thầu có thông báo mời thầu, Công ty Xây dựng Vinaust nếu muốn tham gia đấu thầu thì sẽ cử cán bộ đến để mua hồ sơ mời thầu.
Trớc khi mua hồ sơ mời thầu, cán bộ của Công ty xem xét, đánh giá yêu cầu của gói thầu có phù hợp với khả năng của Công ty không, nếu thực hiện có lãi không, lợi nhuận là bao nhiêu ... Sau khi xem xét , đánh giá cán bộ của Công ty mới quyết định mua hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên, những xem xét, đánh giá này chỉ ở mức độ khái quát tổng quan chứ ch a đi sâu vào các đánh giá chi tiết cụ thể để nhìn nhận một quá trình tham gia đấu thầu xây lắp ở Công ty Xây dựng Vinaust cần đi vào hoạt động tham gia đấu thầu của một gói thầu cụ thể mà Công ty mới tiến hành. Đó là gói thầu: Xây dựng Nhà 9 Tầng - Đại học Kiến trúc Hà nội.
Sau khi mua hồ sơ mời thầu, Công ty xem xét chi tiết các điều kiện của gói thầu đối với đơn vị dự thầu. Xây dựng Nhà 9 Tầng - Đại học Kiến trúc Hà nội là một gói thầu đ ợc tổ chức đấu thầu hạn chế với những điều kiện đặt ra đối với nhà thầu là:
- Có quyết định thành lập doanh nghiệp.
- Có đăng lý kinh doanh và chứng chỉ hành nghề xây dựng đ ợc cấp có thẩm quyền cấp theo quyết định 500/BXD - CSXD ngày 18/9/1996 của Bộ trởng Bộ xây dựng và đăng lý hoạt động trên địa bàn Hà nội.
- Đơn vị dự thầu phải là đơn vị hoạt động trên 5 năm và đơn phơng thực hiện một hợp đồng thi công công trình làm trụ sở, hoặc quy mô tơng tự có giá trị 20 tỷ đồng (Việt Nam) điều này phải đ ợc thể hiện bằng văn bản xác nhận của chủ đầu t ; một hợp đồng kinh tế hoặc chứng chỉ để tờng trình nhà thầu thực hiện tốt. Có khả năng tài chính ứng trớc thi công những khối lợng hoàn thành mà chủ đầu t ch- a có khả năng chi trả từ 3 đến 6 tháng kể từ khi nghiệm thu công trình.
Để đợc tham gia dự thầu, bên chủ đầu t - Trờng Đại học Kiến trúc Hà nội yêu cầu về chi phí dự thầu và bảo lãnh dự thầu: Mọi chi phí dự thầu bao gồm chuẩn bị hồ sơ và hồ sơ dự thầu do đơn vị dự thầu chịu, dù kết quả đấu thầu nh thế nào đi nữa l ngời dự thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu cho một ngân hàng có uy tín với số tiền bảo lãnh là : 1tỷ đồng. Nh là một tài liệu của hồ sơ dự thầu nếu bảo lãnh dự thầu nào không kèm theo bảo lãnh nói trên , ng ời gọi thầu sẽ kh- ớc từ vì lý do không hợp lệ.
Những điều kiện trên Công ty Vinaust đều có đủ và Công ty quyết định tham gia đấu thầu. Quá trình đấu thầu bao gồm nhiều giai đoạn và đợc tiến hành tuần tự nhau. Quá trình đấu thầu dự án : Xây dựng Nhà 9 Tầng - Đại học Kiến trúc Hà nội đ ợc tiến hành qua 4 giai đoạn.
1. Lập hồ sơ dự thầu bớc đầu tiên trong quá trình tham gia đấu thầu là hồ sơ dự thầu.
Đây là một công viêc đòi hỏi kiến thức năng lực công sức và thời gian nhiều nhất, nó tác động mạng mẽ và có tình chất quyết định đến kết quả đấu thầu.
Nội dung của hồ sơ dự thầu công trình : Xây dựng Nhà 9 Tầng - Đại học Kiến trúc Hà nội gồm những nội dung chủ yếu sau:
(1) Th mời thầu (2) Đơn dự thầu (3) Bảo lãnh dự thầu (4) Các phụlục
(5) Cam kết bảo đảm vốn để thi công (6) Các tài liệu về doanh nghiệp:
+ Quyết định thành lập doanh nghiệp số 1942/GP do Bộ Kế hoạch Đầu t cấp ngày 28/6/1997
+ Giấy phép hành nghề xây dựng số 997/BXD-CSXD ngày 3 /7/1998 của Bộ xây dựng
+ Bản giời thiệu quá trình hoạt động, năng lực thi công và sản xuất của doanh nghiệp.
(7) Bảng tính giá công trình
(8) Quy trình thi công công trình (9) Tiến độ thi công
(10) Th giảm giá
Đối với các nội dung của hồ sơ dự thầu từ mục (1) đến (6) thì hầu nh dự án đấu thầu nào cũng có và nội dùng các mục này t ơng đối giống nhau:
Trên cơ sở thiết kế kỹ thuật và bản vẽ, phòng kỹ thuật của Công ty bóc tách, tính toán, sau đó phòng kế hoạch làm bảng tính giá công trình bao gồm:
Bảng tính phí trực tiếp: Bảng tổng hợp khối lợng , bảng tính bù chênh lệch vật liệu. Quy trình thi công.
Đối với mỗi dự án công trình khác nhau, do yêu cầu riêng nên sẽ có một quy trình thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, phải đảm bảo đ - ợc những thoả thuận với bên mời thầu, đảm bảo điều kiện kỹ thuật của công trình.
Tiến độ thi công công trình phù hợp với tiến độ ghi trong hồ sơ mời thầu.
Lập hồ sơ dự thầu cần căn cứ vào thông tin mà bên mời thầu cung cấp. Dựa trên những yêu cầu của bên mời thầu, hồ sơ dự thầu phải thoả mãn các yêu cầu đó thì sẽ có nhiều cơ hội trúng thầu. Những vấn đề cần lu ý khi lập hồ sơ dự thầu.
+ Tính pháp lý của hồ sơ dự thầu: Hồ sơ dự thầu phải đ ợc lập theo đúng quy định của Pháp luật. Nội dung và hình thức của hồ sơ dự thầu phải tuân theo quy chế đấu thầu và các văn phản pháp quy khác có liên quan.
+ Tính thống nhất của hồ sơ dự thầu: Điểm này đ ợc thể hiện giữa thực tế và nội dung của hồ sơ dự thầu. Nếu giới thiệu về
năng lực của Công ty trong hồ sơ dự thầu thì những năng lực đó phải có thật, giới thiệu về những kinh nghiệm của Công ty thì những công trìng dự án đó là có thật do Công ty đảm nhiệm thực hiện. Tính thống nhất của hồ sơ dự thầu còn đ ợc thể hiện ở sự thống nhất giữa yêu cầu của bên mời thầu với nội dung hồ sơ dự thầu về bảo lãnh dự thầu, các yêu cầu kỹ thuật, năng lực tài chính, yêu cầu về giá bỏ thầu... Hồ sơ dự thầu càng có tính thống nhất cao thì khả năng trúng thầu của Công ty càng lớn.
Với gói thầu Xây dựng Nhà 9 Tầng - Đại học Kiến trúc Hà nội.Th giảm giá viết và gửi cho Hội đồng xét thầu, là một văn bản chứa một thông tin quan trọng là giá bỏ thầu: “Công ty xin giảm giá thầu của gói thầu : Xây dựng Nhà 9 Tầng - Đại học Kiến trúc Hà nội xuống 2% so với giá trị đã ghi trong đơn dự thầu. Vậy giá dự thầu chính thức của gói thầu sẽ là 10.257.056.000 đồng ” Th giảm giá cùng các tài liệu trong hồ sơ dự thầu phải đ ợc gửi bí mật, nếu có nhà thầu khác biết đợc giá bỏ thầu của Công ty thì khả năng trúng thầu của Công ty rất thấp.
2. Gửi hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ dự thầu sau khi đ ợc lập xong đợc gửi tới Hội đồng xét thầu. Hồ sơ đựoc gửi đi ngày 20/3/1998. Tức là trong thời hạn nộp thầu vì vậy hồ sơ dự thầu là hợp lệ về mặt thời gian. Hồ sơ dự thầu đợc gửi thông qua đờng bu điện.
3. Thời gian đấu thầu:
Đến thời điểm mà bên mời thầu đã công bố trong hồ sơ mời thầu tức 14h30’ ngày 28/03/1998, hội đồng xét thầu tổ chức mời thầu đại diện của Công ty Xây dựng Vinaust cùng đại diện của các đơn vị tham giá đấu thầu khác có mặt để dự xét thấu, làm rõ một số thắc mắc của Hội đồng xét thầu.
Hội đồng xét thầu sau khi xem xét các tiêu chuẩn kỹ thuật tiến bộ ớc tính, tiêu chuẩn tài chính các hồ sơ dự thầu để nhất trí ra quyết định Công ty Xây dựng Vinaust là nhà thầu đ ợc chọn.
4. Ký kết hợp đồng sau khi trúng thầu.
Ngày 30/03/1998, đại diện của Công ty xây dựng Vinaust cùng với chủ đầu t ký kết hợp đồng kinh tế giao nhận thầu thi công, nội dung của hợp đồng phản ánh đúng những cam kết của hai bên trong