a) Giao hàng và lắp đặt thiết bị cho khách hàng
Sau khi nhận hàng, ARIMEX tiến hành vận chuyển hàng hóa tới địa điểm giao hàng mà khách hàng quy định. Tùy từng đơn hàng và địa điểm giao nhận mà ARIMEX có thể tiếp tục thuê vận chuyển và bảo hiểm. Với một số hợp đồng, sau khi giao hàng cho khách hàng, Công ty sẽ tiến hành các thủ tục để thanh lý hợp đồng ngay. Tuy nhiên do đặc thù hàng hóa nhập khẩu của ARIMEX chủ yếu là thiết bị máy móc nên thông thường sau khi giao hàng tại địa điểm quy định, ARIMEX đồng thời chịu trách nhiệm khâu lắp đặt, đào tạo, hướng dẫn sử dụng, bảo hành và bảo dưỡng thiết bị,... Điển hình trong số đó là việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị phục vụ cho chương trình FIR - Hồ Chí Minh với giá trị trên 30 triệu USD, thiết bị được nhập khẩu, vận chuyển và lắp đặt tại Tân Sơn Nhất, Vũng Chua (Quy Nhơn), bán đảo Sơn Trà (Đà Nẵng) với khối lượng thiết bị lớn 35 – 40 container 40ft
với những phức tạp riêng về chia cách vận chuyển. Tuy nhiên hợp đồng đã được công ty thực hiện rất tốt và dự án đã được nghiệm thu và đánh giá cao. Đối với những hợp đồng kèm theo các dịch vụ trên, trong những năm qua do còn có hạn chế về mặt kỹ thuật nên ARIMEX thường mua trọn gói cả phần cứng và phần mềm của hãng cung cấp. Đối với một vài dự án lớn có yêu cầu về xây dựng kết cấu thì ARIMEX có thuê lại nhà thầu phụ trong nước để thực hiện công việc này.
b) Thanh toán
Các thủ tục thanh toán giữa ARIMEX với nhà cung cấp cũng như giữa ARIMEX với khách hàng thực tế được bắt đầu ngay khi hợp đồng thương mại phát sinh. Nó bắt đầu khi ARIMEX tiến hành các nghiệp vụ như: xin mở L/C, ký quỹ,... và kết thúc khi các bên đã giao nhận đủ tiền hàng.
Thông thường ARIMEX sử dụng hai phương thức thanh toán là điện chuyển tiền (T/T) và thư tín dụng (L/C). Trong đó phương thức L/C được Công ty chủ yếu sử dụng với đa số hợp đồng (khoảng 80%), còn lại phương thức T/T chiếm khoảng 20% số hợp đồng. Việc sử dụng phương thức nào để thanh toán được các bên thỏa thuận trong hợp đồng.
Phương thức T/T có ưu điểm là thanh toán nhanh, đơn giản, thủ tục, gọn nhẹ, nhưng có nhược điểm là không an toàn hai bên. Phương thức này Công ty chỉ áp dụng với một số hãng cung cấp thường xuyên, lâu năm, tin tưởng lẫn nhau và có mối quan hệ tốt hoặc những đơn hàng có giá trị nhỏ. Trong phương thức thanh toán này, hai bên sẽ thỏa thuận về thời gian phải chuyển tiền đến tài khoản của người bán, đồng thời với phương thức này thì người mua sẽ phải ký quỹ trước khoảng 60% giá trị hợp đồng. Ví dụ: Trong hợp đồng với công ty SINOPEC LIMITED (Hồng Kông) mua thiết bị bay Jet A1 với điều khoản thanh toán bằng T/T, ARIMEX sẽ phải thanh toán bằng
USD cho SINOPEC sau 5 ngày kể từ ngày nhận được chứng từ B/L sạch, với số tiền là 240.000 USD (bằng 80% trị giá hợp đồng). 60.000 USD còn lại sẽ thanh toán sau khi hàng về và đưa vào sử dụng 10 ngày kể từ khi nhận.
Với phương thức thanh toán bằng L/C, được Công ty sử dụng phổ biến hơn. Ưu điểm của phương thức này là độ an toàn cao. Do đó với những bạn hàng lần đầu làm ăn, không thường xuyên hoặc trị giá đơn hàng lớn thì ARIMEX sẽ dùng L/C để thanh toán. Trình tự các bước thanh toán bằng L/C như sau:
• Sau khi hoàn thành việc giao hàng, người bán (tức nhà cung cấp) lập bộ chứng từ thanh toán đưa đến ngân hàng thông báo trong thời gian hiệu lực của L/C.
• Ngân hàng thông báo chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng mở L/C để ngân hàng này trả tiền cho người bán. • Ngân hàng mở L/C sẽ chuyển bộ chứng từ hàng hóa cho
người mua để đi nhận hàng, đông thời thu hồi lại ở người mua sô tiền đã trả cho người bán.
Nhìn chung, việc thực hiện thanh toán hợp đồng trong những năm qua được Công ty thực hiện tốt. Chỉ có phương thức thanh toán còn có hạn chế nhỏ là việc Công ty mới chỉ dừng lại ở việc đa phần sử dụng giá CIF. Điều này dẫn tới chi phí hợp đồng cao, làm giảm hiệu quả kinh doanh. Nó cũng cho thấy hạn chế trong việc Công ty không có các văn phòng đại diện để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thuê bảo hiểm, vận tải ở ngoài lãnh thổ Việt Nam.
Đối với hợp đồng nhập khẩu đơn thuần, sau khi nhận hàng tại cảng ARIMEX chuyển hàng tới giao cho khách hàng và tham gia nghiệm thu và ký biên bản nghiệm thu. Đối với những đơn hàng có kèm theo các dịch vụ sau lắp đặt như trình bày ở trên thì ngoài việc nghiệm thu, ARIMEX sẽ tham gia các công tác hướng dẫn sử dụng, đào tạo,... và thực hiện các nghĩa vụ bảo hành, bảo dưỡng theo hợp đồng. Cuối cùng sau khi đã hoàn thành hết các nghĩa vụ của hợp đồng, các bên tiến hành thanh lý hợp đồng. Biên bản thanh lý hợp đồng được làm bằng văn bản và có chữ ký của các bên.
2.6. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG
2.6.1. Những ưu điểm
Một ưu điểm dễ nhận thấy trong hoạt động nhập khẩu của Công ty CP Xuất nhập khẩu Hàng không chính là việc Công ty đã tạo được uy tín lớn với khách hàng trong nước, các bạn hàng, đối tác nước ngoài và với các ngân hàng, hãng bảo hiểm,... Điều đó cùng với kinh nghiệm gần 20 năm kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đã tạo cho ARIMEX những thuận lợi không nhỏ khi tìm kiếm cũng như thực hiện các hợp đồng nhập khẩu của mình. Với các khách hàng trong nước, ARIMEX luôn được ưu tiên tìm đến khi họ có nhu cầu nhập khẩu cả với hình thức nhập khẩu ủy thác lẫn hình thức thông qua đấu thầu. Mà lớn nhất trong đó phải kể đến là Tổng công ty Hàng không Việt Nam, là Liên doanh dầu khí Vietsopetro,... Với các đối tác cung cấp nước ngoài, AIRIMEX đã thiết lập được mối quan hệ hợp tác kinh doanh với một hệ thống bạn hàng rộng khắp trên thế giới bao gồm các bạn hàng lớn ở Châu Âu, Châu Mỹ , Singapore , Hong kong, Australia.... Không chỉ trong lĩnh vực hàng không mà còn trong cả lĩnh vực ngoài ngành như các hãng: Atlas Copco, Uraca, Liebherr, Titan Industries, Bexco, Eastern Aero Marine,
Westec Equipment Ltd,... trong lĩnh vực dầu khí. Điều này rất thuận lợi cho Công ty khi tìm chọn một đối tác nước ngoài đáp ứng hiệu quả nhất đối với nhu cầu của khách hàng trong nước. Mối quan hệ tốt với các ngân hàng thương mại như Vietcombank, Techcombank, cùng với các hãng bảo hiểm như Bảo Việt, Bảo Minh, giúp các nghiệp vụ thanh toán, bảo hiểm hàng hóa trong quá trình nhập khẩu của ARIMEX được thực hiện nhanh chóng, an toàn.
Qua tìm hiểu việc thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu tại ARIMEX cũng phải thấy rằng, hiện nay Công ty đang có một đội ngũ nhân viên có trình độ cao, thành thạo công việc. Việc phân chia, chuyên môn hóa thực hiện các nghiệp vụ cũng được tiến hành khá chuyên nghiệp. Ví dụ trong từng phòng nghiệp vụ thì với mỗi phòng sẽ có người chuyên trách các mảng khác nhau, L/C, hải quan, bảo hiểm,... Nhờ đó mà các công đoạn của quy trình nhập khẩu được tiến hành nhanh chóng, với chất lượng cao.
Từ năm 2007, ARIMEX áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO trong hoạt động kinh doanh của mình. Hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng sẽ được tiêu chuẩn hóa. Qua đó, chất lượng dịch vụ nhập khẩu sẽ được nâng lên, quy trình nhập khẩu sẽ được tiến hành với hiệu quả cao hơn.
Nhờ những ưu điểm trên, trong những năm qua hoạt động nhập khẩu của Công ty CP Xuất nhập khẩu Hàng không đã đạt được thành tích đáng kể với tốc độ tăng trưởng hàng năm ở mức cao.
Bảng 11. Doanh thu nhập khẩu giai đoạn 2003 - 2006
Năm 2003 2004 2005 2006
Nhập khẩu ủy thác (Trđ) 5.664.088 5.876.000 5.934.662 7.268.332
Nhập khẩu tư doanh(Trđ) 45.200.10 0 47.639.80 0 52.340.00 0 56.900.000 Tỷ lệ tăng trưởng (%) 5.40 9.87 8.71
Nguồn: Phòng kế toán tài chính
2.6.2. Hạn chế, tồn tại
Nhìn chung, quy trình nhập khẩu của Công ty CP Xuất nhập khẩu Hàng không trong những năm qua được thực hiện tốt, đem lại hiệu quả kinh tế cao, tạo được uy tín trên thị trường nhập khẩu ở Việt Nam. Tuy nhiên nói như vậy không có nghĩa là hoạt động nhập khẩu của ARIMEX không còn một số những hạn chế. Trong đó những hạn chế lớn nhất có thể kể đến là:
• Hoạt động Marketing, nghiên cứu thị trường chưa được tổ chức một cách có hệ thống. Công ty chưa có một bộ phận chuyên trách đặc biệt mà chỉ có hình thức manh mún nhất thời và phân bố rải rác trong các bộ phận. Điều này làm cho hoạt động của AIRIMEX chưa được khuyếch trương, sự hiểu biết thị trường không được chặt chẽ, không có tính hệ thống và làm mất đi nhiều cơ hội kinh doanh của công ty. Các nhu cầu về hàng hóa nhập khẩu chủ yếu do khách hàng tự tìm đến công ty. Điều này khẳng định uy tín của công ty trên thương trường nhưng dù sao công ty nên tạo ra một sự chủ động hơn nữa trong kinh doanh bằng cách tổ chức tốt hơn hoạt động marketing.
• Một hạn chế dễ nhận thấy trong hoạt động nhập khẩu của Công ty CP Xuất nhập khẩu Hàng không đó là hạn chế trong việc định giá. Hiện nay, các hợp đồng nhập khẩu của ARIMEX với các nhà cung cấp nước ngoài chủ yếu được định giá trên cơ sở giá CIF. Với những hợp đồng có giá trị nhỏ, tỷ lệ của chi phí vận chuyển và bảo hiểm trong toàn bộ giá trị đơn hàng không cao thì việc định giá CIF là hợp lý, giúp ARIMEX đơn giản hóa các công đoạn nhập khẩu. Tuy nhiên, phần lớn các đơn hàng của ARIMEX lại là những đơn
hàng có giá trị lớn, có hàm lượng kỹ thuật cao, tỷ lệ chi phí vận chuyển và bảo hiểm so với giá trị đơn hàng là cao thì việc định giá CIF sẽ gây ra sự lãng phí, làm chi phí nhập khẩu cao, giảm tính hiệu quả.
• Trong những năm qua và xu hướng trong thời gian tới, ARIMEX tiếp tục mở rộng lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu ra ngoài ngành. Dù vậy, thị trường máy móc thiết bị vẫn là thị trường chính của ARIMEX. Một đặc trưng của loại hàng hóa này là đòi hỏi người nhập khẩu phải có sự am hiểu nhất định về kỹ thuật để một mặt tìm được những nhà cung cấp phù hợp, mặt khác là giúp các hoạt động sau nhập khẩu như lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành,... được thực hiện tốt. Do hạn chế về nguồn nhân lực kỹ thuật nên dù đã hoàn thành tốt một số hợp đồng thiết bị nhưng ARIMEX vẫn bộ lộ những hạn chế nhất định về kỹ thuật. ARIMEX thường phải mua trọn gói cả phần cứng và phần mềm của hãng cung cấp. Một số dự án phải thuê thêm nhà thầu phụ. Đối với những dự án lớn, dự án tổng thể thì ARIMEX chưa thể thực hiện được bởi chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa ARIMEX với nhiều hãng cung cấp các thiết bị khác nhau và quan trọng hơn là khả năng kỹ thuật của ARIMEX chưa đủ mạnh để có thể đứng ra phối ghép các hệ thống đơn lẻ với nhau.
• Như đã trình bày ở trên, trong cơ cấu tổ chức của mình, AIRIMEX không phân chia thành từng bộ phận chuyên trách từng khâu của quy trình nhập khẩu, mà chỉ phân chia theo từng mảng hoạt động cũng như chủng loại hàng hóa cho 3 phòng nghiệp vụ. Điều đó có nghĩa là trong mỗi phòng sẽ phải thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến quy trình nhập khẩu từ khi bắt đầu đến khi kết thúc hợp đồng. Việc phân chia này có thể phát huy hiệu quả trong các khâu nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và nhà cung ứng song lại tỏ ra kém hiệu quả trong một số khâu khác như vận tải, bảo hiểm, hải quan,… do mỗi phòng phải có nhân viên đảm nhận riêng các công việc đó.
Đây có thể sẽ là một khó khăn khi Công ty có được những hợp đồng lớn do không có sự phối hợp giữa các phòng, đồng thời có thể dẫn tới làm giảm chất lượng việc thực hiện hợp đồng, tăng chi phí nhập khẩu do tăng chi phí vận tải, bảo hiểm.
• Hiện nay AIRIMEX có một hệ thống cơ sở vật chất phục vụ kinh doanh khá tốt. Tuy nhiên việc thiếu một hệ thống kho tàng, bến bãi là một khó khăn cho Công ty nhất là trong thời gian tới khi Công ty chủ trương mở rộng nghành nghề kinh doanh, thậm chí sang cả lĩnh vực sản xuất. Việc phải đi thuê bến bãi, kho tàng như hiện nay một mặt gây khó khăn trong việc đảm bảo tính hiệu quả về thời gian, mặt khác lại gây tốn kém chi phí.
• Thị trường cung mở rộng, kinh doanh trên nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, nhưng AIRIMEX lại chủ yếu giao dịch thông qua thư điện tử, Fax,… là một trở ngại lớn. Thiếu văn phòng đại diện dẫn tới các nghiệp vụ nhập khẩu tiến hành ở nước ngoài như vận tải, bảo hiểm,… không thực hiện được, khiến Công ty chủ yếu phải nhập khẩu bằng giá CIF, làm tăng chi phí nhập khẩu. Đây chính là một yếu điểm nữa trong quy trìn nhập khẩu của AIRIMEX mà đòi hỏi trong thời gian tới cần chú ý giải quyết.
• Cơ chế điều hành của Tổng Công ty dẫn tới có lĩnh vực Công ty chưa xác định rõ vai trò và vị trí của mình là nhà thầu, nhà phân phối, đại lý của các hãng sản xuất nước ngoài hay là công ty hoạt động phục vụ cho Tổng Công ty Hàng không Việt Nam. Từ đó, gây khó khăn về mặt phương hướng cho sự phát triển của Công ty.
• Bên cạnh những thuận lợi thì xu hướng hội nhập và quốc tế hoá nền kinh tế, chủ trương chống độc quyền và việc chuyển đổi hình thức sở hữu của công ty, mức đầu tư của Tổng Công ty và các đơn vị bạn hàng giảm một mặt tạo điều kiện cho Công ty chủ động để khai thác thế mạnh nhưng mặt khác
cũng là một thách thức rất lớn, ảnh hưởng đáng kể tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bởi lẽ kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty phụ thuộc khá nhiều vào hoạt động nhập khẩu uỷ thác cho Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, vì vậy nếu Công ty không được tiếp tục thực hiện, hoặc chỉ được thực hiện một phần công việc này sẽ ảnh hưởng lớn tới kết quả kinh doanh của Công ty.
• Quy mô vốn kinh doanh của Công ty còn rất hạn hẹp, Công ty phải huy động các nguồn vốn để đảm bảo đầu tư cho hoạt động kinh doanh. Trước khi cổ phần hóa năm 2005, Airimex được Tổng Công ty hàng không Việt Nam cho vay 19.5 tỷ đồng với lãi suất thấp, đây là một lợi thế rất lớn cho Airimex. Tuy nhiên, trong năm 2005 Công ty phải chuyển trả toàn bộ số tiền này cho Tổng Công ty. Để bù đắp lại nguồn vốn lưu động này, Công ty phải vay vốn từ các ngân hàng thương mại. Do đó chi phí kinh doanh sẽ tăng lên đáng kể, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty trong thời gian.
• Hoạt động sản xuất kinh doanh ngoài ngành gặp nhiều khó khăn do khả năng cạnh tranh kém so với các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Nguyên nhân xuất phát từ cơ chế bán hàng, khuyến mại còn cứng nhắc; đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm thị trường còn mỏng; nhận thức và hành động mở rộng thị trường, tăng cường sản xuất kinh doanh còn hạn chế.