và xây lắp số 14
1. Phân tích thực trạng của công tác đấu thầu
Với Cụng ty cơ giới và xõy lắp 14, sau 20 năm kinh nghiệm thi cụng xõy dựng cỏc cụng trỡnh xõy dựng lớn nhỏ thỡ phương thức đấu thầu được đưa vào ỏp dụng trong lĩnh vực xõy dựng là một động lực thỳc đẩy cụng ty chuyển mỡnh nhằm thể hiện khả năng và khẳng định bản lĩnh của cụng ty.
thị trường xõy dựng đang ngày càng một gay gắt hơn do vậy luụn luụn củng cố, hoàn thiện và nõng cao hơn nữa khả năng thắng thầu của cụng ty là một vấn đề tất yếu của cỏc cụng ty tham gia sản xuất kinh doanh trờn lĩnh vực xõy dựng núi chung và bản thõn Cụng ty cơ giới và xõy lắp 14 núi riờng phải đặt lờn làm mục tiờu hàng đầu.
Trong kế hoạch thực hiện thường nhật, ngoài việc tỡm kiếm thụng tin về dự ỏn, mở rộng thị trường, phõn tớch và đỏnh giỏ khả năng của đối thủ cạnh tranh cụng ty cũng phải luụn xem xột thực trạng tỡnh hỡnh tham dự thầu và thắng thầu của cụng ty. Qua đú để cú thể đỏnh giỏ được khả năng cạnh tranh của mỡnh và đề ra những giải phỏp nhằm nõng cao hơn nữa khả năng thắng thầu của cụng ty.7
Thụng thường thực trạng tỡnh hỡnh tham gia dự thầu và khả năng thắng thầu của cụng ty được phản ỏnh qua bảng tổng hợp và so sỏnh kết quả dự thầu N ăm Cụng trỡnh dự thầu Cụng trỡnh trỳng thầu G iỏ trị TB một cụng trỡnh trỳng thầu (tr) Tỷ lệ trỳng thầu S ố lượn g G iỏ trị (tr) s ố lượn g G iỏ trị (tr) S ố lượn g G iỏ trị 2 000 2 1 1 58634 1 2 5 8774 4 897.8 5 7 3 7.05 2 001 2 8 1 75119 1 5 7 4601 4 973.4 5 2 4 2.6
2 002 2 4 1 93748 1 1 9 7068 8 824.4 4 5.8 5 0.1 Nhỡn vào bảng tổng hợp và so sỏnh kết quả dự thầu của cụng ty thỡ ta thấy thực trạng cụng tỏc tham gia dự thầu và trỳng thầu của cụng ty được phản ỏnh như sau:
- Về mặt số lượng cụng trỡnh cụng ty tham gia dự thầu giao động trong ba năm gần đõy là mỗi năm trờn 20 cụng trỡnh và số cụng trỡnh trỳng thầu của cụng ty là trờn 10 cụng trỡnh mỗi năm và từ tỷ lệ trỳng thầu về mặt số lượng cụng trỡnh giảm qua cỏc năm: năm 2001 so với năm 2000 giảm 3%, năm 2002 giảm so với năm 2001 là 6.2%
- Tuy nhiờn, về mặt giỏ trị thỡ lại tăng lờn năm sau so với năm trước là : năm 2001 tăng so với năm 2000 là 5.55%, năm 2002 tăng so với năm 2001 là 7.5%.
Điều đú cho thấy là cụng ty đang thực hiện chiến lược đeo đuổi những gúi thầu cú giỏ trị lớn. Mặc dự vậy nhưng xột một cỏch tổng thể thỡ thực tế hiệu quả hoạt động đấu thầu của cụng ty vẫn chưa cao bởi vỡ tỷ lệ trỳng thầu của cụng ty chỉ dao động ở mức 50%.
Như vậy là trong cụng tỏc nghiờn cứu khả năng thắng thầu của cụng ty cũn cú một số vấn đề đó dẫn đến việc khụng thể tớnh được xỏc suất trỳng thầu để cụng ty cú thể quyết định được cú nờn đấu thầu hay khụng. Vỡ thế vấn đề đặt ra là cần phải nghiờn cứu kỹ lưỡng hơn và cần tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu như: cỏc thụng số kỹ thuật, giỏ thành, thời gian thực hiện dự ỏn một cỏch khoa học. Đồng thời tỡm hiểu cỏc thụng tin về đối thủ cạnh tranh nhằm xỏc định được xỏc suất trỳng thầu của cụng ty trong việc tham gia dự thầu. Chỉ cú thế thỡ cụng ty mới cú thể nõng cao được tỷ lệ trỳng thầu hơn và tiết kiệm được những chi phớ đeo đuổi những cụng trỡnh khụng cú khả năng trỳng thầu.
Để cú những giải phỏp cụ thể cho việc thỳc đẩy hoạt động dự thầu của cụng ty ta cần xem xột chu trỡnh hoạt động dự thầu của cụng ty.
2. Phân tích tình hình thực hiện hoạt động dự thầu của Công ty cơ giới và xây lắp 14
Chu trỡnh thực hiện dự thầu đối với Cụng ty cơ giới và xõy lắp 14 thỡ nú được chia làm ba giai đoạn như sau:
Giai đoạn I: Tỡm kiếm dự ỏn và lập hồ sơ dự thầu
- Tỡm kiếm dự ỏn: Núi chung cỏc thụng tin về cỏc dự ỏn đấu thầu được cụng ty khai thỏc chủ yếu qua cỏc nguồn:
Qua thụng bỏo mời thầu, cỏc dự ỏn đầu tư dự định thực hiện đầu tư trong tương lai trờn cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng như đài, bỏo, tạp chớ, truyền hỡnh….
Qua cỏc thụng tin liờn ngành bộ trực thuộc, kế hoạch của cỏc cơ quan nhà nước, cỏc địa phương …
Đõy là nhiệm vụ được thực hiện bởi phũng kinh doanh và tiếp thị tuy nhiờn thực tế nú cũn mang nặng tớnh bị động, chưa thực sự chỳ trọng vào khõu Marketing nhằm giới thiệu hỡnh ảnh của cụng ty. Thực tế trờn cỏc tạp chớ liờn ngành chưa cú giới thiệu về hỡnh ảnh của cụng ty và những giới thiệu về năng lực của cụng ty. Đõy chớnh là một hạn chế lớn đối với cụng ty trong quỏ trỡnh tham gia dự thầu bởi vỡ nhà đầu tư nào cũng muốn lựa chọn cho mỡnh một nhà thầu cú uy tớn, cú tờn tuổi trờn thị trường để giao phú dự ỏn của mỡnh…
Điều này đũi hỏi trong thời gian tới cụng ty cần cú kế hoạch quảng bỏ hỡnh ảnh của mỡnh tới khỏch hàng trờn cỏc phương tiện truyền tin như tạp chớ liờn ngành và một số tạp chớ quen thuộc với bạn hàng ….
- Nghiờn cứu hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ dự thầu
Là cụng việc mang tớnh chất quyết định đến khả năng thắng thầu của cụng ty. Thụng thường nú được thể hiện như sau:
Tất cả cỏc phũng ban cú liờn quan đều thực hiện cụng tỏc nghiờn cứu hồ sơ mời thầu nhằm:
Thứ nhất, xem xột cỏc yờu cầu và điều kiện trong hồ sơ mời thầu để phỏt hiện ra những vấn đề bất hợp lý và sai sút nhằm tham khảo ý kiến của bờn mời thầu và tiến hành điều chỉnh (nếu cú thể).
Thứ hai là phõn tớch cỏc giỏ trị: doanh thu, lợi nhuận, kinh nghiệm và uy tớn … mà cụng ty cú thể đạt được khi tham gia đấu thầu và thực hiện dự ỏn.
Thứ ba là phõn tớch những thuận lợi và khú khăn mà cụng ty cú thể gặp phải trong quỏ trỡnh thi cụng cụng trỡnh như: Vị trớ địa lý của cụng trỡnh, thời gian mựa vụ, những thuận lợi từ phớa cỏc nhà cung ứng vật tư tại địa phương, số lượng và chủng loại vật tư tự cú của cụng ty, những khuyến khớch và điều kiện thuận lợi của nhà đầu tư dành cho nhà thầu …
Trờn cơ sở đú mà ban giỏm đốc của cụng ty đưa ra quyết định cú nờn tham gia đấu thầu hay khụng? Nếu cụng ty quyết định tham gia đấu thầu thỡ cỏc phũng ban sẽ thực hiện như sau:
Phũng kinh doanh chuẩn bị và tổ chức thực hiện cỏc phần tài chớnh, năng lực mỏy múc, năng lực nhõn sự, hồ sơ kinh nghiệm, thời gian thi cụng, biểu giỏ dự thầu ….
Phũng kỹ thuật thực hiện: phương ỏn kỹ thuật, thiết kế và biện phỏp thi cụng tối ưu nhất.
Nhận định được tầm quan trọng của cụng việc này cho nờn ban giỏm đốc Cụng ty cơ giới và xõy lắp 14 luụn giao cho cỏc cỏn bộ cú năng
hiện kiểm tra kiểm soỏt một cỏch kỹ lưỡng và đầy đủ trỏnh những sai sút đỏng tiếc để dẫn đến trường hợp trượt thầu khụng đỏng cú.
Căn cứ vào cụng tỏc phõn tớch thực trạng cỏc nguồn lực tài chớnh, nhõn sự, mỏy múc trang thiết bị, nguồn vật tư hiện cú, cỏc phương ỏn kỹ thuật cỏc sơ đồ thiết kế được búc tỏch tiờn lượng cựng những điều kiện thuận lợi do bờn mời thầu cung cấp thỡ cụng ty sẽ thực hiện cụng tỏc lập giỏ bỏ thầu. Quy trỡnh tiến hành lập giỏ bỏ thầu của Cụng ty cơ giới và xõy lắp 14 được tiến hành như sau:
Thứ nhất là, xỏc định giỏ dự thầu
Bao gồm: -Chi phớ trực tiếp
-Chi phi giỏn tiếp -Chi phớ chung
-Chi phớ dự phũng rủi ro
- Chi phớ trực tiếp được xỏc định cho từng khối lượng theo bảng tiờn lượng được phõn chia theo nhúm, theo loại cụng tỏc xõy lắp cựng cỏc loại chi phớ khỏc như chi phớ mỏy, chi phớ nhõn cụng và khối lượng giao thầu lại trong quỏ trỡnh tham gia trực tiếp sản xuất. Và cuối cựng thực hiện cụng tỏc tổng hợp cỏc loại chi phớ đú.
- Xỏc định chi phớ sản xuất của từng cụng trỡnh và từng giỏ dự thầu. Trong quỏ trỡnh xỏc định giỏ đơn vị cho từng loại thỡ cỏc phần phụ phớ được tớnh theo tỷ lệ % của từng đơn vị cụng tỏc xõy lắp. Thụng thường việc phõn bổ xỏc định tỷ lệ này là: phụ phớ đan dụng là 1,09%, phụ phớ cụng nghiệp là 1,55% cho cỏc chi phớ vật lệu hoặc mỏy múc, cụng nhõn. Đồng thời với cỏc loại chi phớ như chi phớ bảo lónh hoạt động thuờ tư vấn, chi phớ thầu chớnh, bảo hiểm, dự phũng …được tớnh phõn bổ cho chi phớ trực tiếp theo những tỷ lệ nhất định tuỳ thuộc vào đặc điểm và tớnh chất của từng cụng trỡnh.
Thứ hai là, xỏc định đơn giỏ và giỏ dự thầu cho cỏc loại cụng tỏc: Với chi phớ nhõn cụng trực tiếp hoặc là được phõn bổ theo tỷ lệ hoặc là đó được lựa chọn để xỏc định giỏ đơn vị cho từng khối lượng cụng tỏc. Thực chất đõy là chi phớ của từng đơn vị hao phớ nhõn với phần phụ phớ dõn dụng hoặc cụng nghiệp để từ đú cú thể xỏc định giỏ đơn vị cho từng thành phần hao phớ.
Giỏ dự thầu của mỗi loại cụng tỏc được xỏc định bằng tổng cỏc giỏ dự thầu của từng khối lượng cụng tỏc (chưa kể thuế doanh thu) việc tớnh toỏn ở từng bước, từng đơn vị khối lượng cụng tỏc phải được tiến hành dưới dạng bảng.
Cụng thức xỏc định giỏ dự thầu: Gdth = ∑Qi * Đgi Trong đú:
Qi: Khối lượng cụng tỏc xõy lắp thứ i do bờn mời thầu cung cấp trờn cơ sở tiờn lượng được búc tỏch từ bản vẽ kỹ thuật.
Đgi: Đơn giỏ dự thầu cụng tỏc xõy lắp thứ i do nhà thầu lập ra theo hướng dẫn chung về giỏ xõy dựng trờn cơ sở điều kiện cụ thể của mỡnh và giỏ cả thị trường được búc tỏch từ bản vẽ thiết kế kỹ thuật.
Về đơn giỏ dự thầu bao gồm cỏc thành phần chi phớ sau:
- Chi phớ mỏy thi cụng DiM
- Cộng cỏc chi phớ trực tiếp T
- Chi phớ chung C
- Lói dự kiến phải nộp LT
- Cộng chi phớ lói thuế trong đơn giỏ dự thầu ĐG = T + C + LT - Chi phớ dự phũng
- Hệ số trượt giỏ KTRG
- Hệ số yếu tố rủi ro Krr
Như vậy, đơn giỏ dự thầu được xỏc định như sau: Đgi = Đdth (1+Ktrg+Krr)
Qua cỏch xỏc định giỏ bỏ thầu như trờn thỡ ta thấy để nõng cao khả năng thắng thầu thỡ đũi hỏi trực tiếp (chiếm 70% tổng số điểm đỏnh giỏ) là giỏ chào thầu của cụng ty phải thấp so với đối thủ cạnh tranh. Điều đú cú nghĩa là khi đấu thầu một cụng trỡnh cụng ty phải dựa trờn kinh nghiệm và đưa vào quy mụ, nghiờn cứu bản vẽ, tiờn lượng cụng ty phải dự kiến chớnh xỏc đến 90%-95% giỏ của toàn bộ cụng trỡnh cú thể chấp nhận được.
- Để thắng thầu cụng ty cũng đó thực hiện thành cụng cỏc kế hoạch đặt ra cho việc tiết kiệm chi phớ nhằm giảm giỏ thành sản phẩm, giảm thời gian thi cụng cụng trỡnh như:
Tiết kiệm và bảo quản nguồn vật tư sẵn cú của cụng ty, tỡm kiếm được cỏc nguồn cung cấp nguyờn liệu rẻ và sẵn cú tại địa phương thực hiện dự ỏn,
Tận dụng tối đa nguồn lực mỏy múc thi cụng đó khấu hao hết mà vẫn cũn sử dụng được đồng thời trang bị hệ thống phương tiện tương
đối hoàn chỉnh từ bàn ghế, mỏy vi tớnh, mỏy vẽ, mỏy quột hỡnh, mỏy in khổ lớn…
Cụng ty cũng đó đưa ra những sơ đồ chi tiết để quản lý cụng tỏc thi cụng một cỏch khoa học nhất để giảm chồng chộo và chi phớ phỏt sinh khụng đỏng cú từ đú tạo nờn cơ sở giảm giỏ chào thầu.
Đồng thời với những dự ỏn lớn cần đầu tư trớ tuệ sức lực để hoàn tất trong thời gian ngắn, giỏm đốc sẽ huy động thờm cỏc kỹ sư ở những bộ phận khỏc đến làm. Bởi thế trong bất kỳ điều kiện nào cụng ty cũng đỏp ứng đầy đủ điều kiện hồ sơ dự thầu, đẩm bảo thời gian yờu cầu của chủ đầu tư và từ đú đưa ra được mức giỏ bỏ thầu hợp lý.
Tuy nhiờn, một vấn đề cũn tồn tại ở đõy là việc lập hồ sơ dự thầu của cụng ty thường được tiến hành dựa trờn cơ sở những thụng tin chủ yếu là do bờn mời thầu cung cấp mà ớt khi được nghiờn cứu để so sỏnh đỏnh giỏ với cỏc đối thủ cạnh tranh, làm hạn chế khả năng thắng thầu của cụng ty.
Đặc biệt là trong đấu thầu hiện nay thỡ giỏ là mụt yếu tố mang tớnh chất quyết định đến khả năng thắng thầu chủ cỏc cụng ty xõy dựng. Cho nờn, dự cụng ty xỏc định và xử lý giỏ dự thầu theo phương phỏp khoa học (dựa trờn định mức do nhà nước quy định, với bảng giỏ nguyờn vật liệu tại địa phương) nhưng một cỏch cứng nhắc mà khụng tỡm hiểu phõn tớch về kế hoạch, khả năng của đối thủ cạnh tranh thỡ cú thể về phương diện kỹ thuật, biện phỏp và tiến độ thi cụng cựng năng lực của cụng ty cú bằng điểm với đối thủ cạnh tranh nhưng nếu đặt giỏ dự thầu cao hơn chỳt ớt so với đối thủ cạnh tranh thỡ vẫn dẫn đến trượt thầu.
Như vậy, trong đấu thầu để xỏc suất trỳng thầu cao thỡ cụng ty phải coi lập hồ sơ dự thầu chớnh là lập chiến lược tranh thầu với cỏc đối thủ cạnh tranh. Do vậy cần phải quan tõm hơn nữa tới cụng tỏc nghiờn cứu đối thủ cạnh tranh.
Giai đoạn II: Nộp hồ sơ dự thầu
Sau khi hoàn thành hồ sơ dự thầu đầy đủ và kỹ lưỡng đỏp ứng tối đa những yờu cầu về kinh tế kỹ thuật mà bờn mời thầu đưa ra thỡ cụng ty sẽ nộp hồ sơ dự thầu cho bờn mời thầu theo đỳng thời gian và địa điểm mà bờn mời thầu quy định trong thư mời thầu.
Trong quỏ trỡnh chờ kết quả đấu thầu thỡ cụng ty vẫn tiếp tục khụng ngừng nghiờn cứu về dự ỏn để cú thể đưa ra những giải phỏp thi cụng hiệu quả hơn đồng thời thuyết minh cho nhà đầu tư những vấn dề cũn chưa rừ.
Trong tham dự đấu thầu một việc làm hết sức quan trọng cú ảnh hưởng khụng nhỏ đến toàn bộ quỏ trỡnh tham dự đấu thầu của cụng ty đú là phải bảo đảm cụng tỏc xỏc định giỏ chào thầu hết sức bớ mật đảm bảo khả năng thắng thầu của cụng ty.
Giai đoạn III: Thực hiện thi cụng theo hợp đồng đó trỳng thầu Đõy là giai đoạn cụng ty đó trỳng thầu và đi vào thực hiện hợp đồng nhằm thu lại lợi kinh tế mà cụng ty mong muốn. Thế nhưng đõy cũng chớnh là giai đoạn mà cụng ty khẳng định uy tớn của mỡnh với chủ đầu tư hiện tại và tiềm ẩn, tạo ra danh tiếng cho cụng ty đem lại niềm tin của cỏc chủ đầu tư đối với cụng ty. Giai đoạn này chớnh đầu tư cho việc tỡm kiếm cơ hội cho tương lai của cụng ty vỡ vậy sản phẩm của cụng ty bao giờ cũng được hoàn thành đỳng như trong cam kết trong hợp đồng.