II. Giải phỏp nõng cao năng lực cạnh tranh trong đấu thầu của cụng ty
3. Đẩy mạnh hoạt động Marketing
Marketing phải đảm bảo đem lại những thụng tin chớnh xỏc, kịp thời về sự phỏt triển của thị trường, xem xột những triển vọng, đỏnh giỏ về những người phõn phối, cỏc bạn hàng lớn, cỏc đối thủ cạnh tranh, những nhà cung ứng và những nhõn tố cú liờn quan khỏc. Ứng dụng của nghệ thuật quảng cỏo để mở rộng thị trường, tuyờn truyền doanh nghiệp mỡnh cho nhiều khỏch hàng biết.
Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp xõy dựng khụng giống như cỏc doanh nghiệp cụng nghiệp là cỏ doanh nghiệp này cú thể đưa sản phẩm của mỡnh ra thị trường cho khỏch hàng chọn mua. Ngược lại, họ cần phải dựa vào danh tiếng của mỡnh để khiến cho khỏch hàng tỡm đến và yờu cầu sản xuất sản phẩm cần thiết. Giữa cỏc doanh nghiệp xõy dựng cú sự cạnh tranh trực tiếp đú là sự so sỏnh về danh tiếng.
Danh tiếng thành tớch của doanh nghiệp cú tỏc dụng rất lớn đến khả năng trỳng thầu của dự ỏn. Do vậy, trước khi đấu thầu, làm tốt cụng tỏc quảng cỏo sẽ tăng thờm mức độ tin cậy của chủ đầu tư đối với doanh nghiệp, từ đú nõng cao tỷ lệ trỳng thầu.
Sau khi đó tỡm được cỏc thụng tin về gúi thầu điều quan trọng là nhà thầu phải biết cỏch làm thế nào để đoỏn trước được liệu mỡnh cú khả năng trỳng thầu cao khụng thỡ mới tham gia dự thầu.Trong phạm vi đề tài này tụi khuyến nghị nờn ỏp dụng phương phỏp đỏnh giỏ bằng chỉ tiờu tổng hợp trong ra quyết định tranh thầu. Việc ỏp dụng chỉ tiờu tổng hợp cú thể coi là một cỏch tớnh toỏn khoa học, hiệu quả ỏp dụng phự hợp với cỏc doanh nghiệp xõy dựng Việt Nam trong ra quyết định tranh thầu.
Quỏ trỡnh vận dụng phương phỏp này được thực hiện qua cỏc bước chủ yếu sau:
Bước 1: Xỏc định danh mục cỏc chỉ tiờu ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của doanh nghiệp.
Thực hiện hoạt động này, doanh nghiệp cần căn cứ vào kinh nghiệm bản thõn, những quy định của phỏp luật và quy chế đấu thầu hiện hành, để xỏc định chỉ tiờu đặc trựng cho những nhõn tố ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu. Cỏc chỉ tiờu này càng sỏt với chỉ tiờu thắng thầu càng tốt. Số lượng cỏc chỉ tiờu là tựy ý, nhưng tối thiểu phải bao quỏt được đầy đủ cỏc chỉ tiờu thường dựng để đỏnh giỏ hồ sơ dự thầu, phải tớnh đến tỡnh hỡnh cạnh tranh của cỏc đối thủ, phải chỳ ý trỏnh trựng lặp chỉ tiờu và phải xỏc định cỏc chỉ tiờu thực sự cú ảnh hưởng. Khụng đưa vào danh mục những chỉ tiờu khụng cú ảnh hưởng, hoặc ảnh hưởng rất ớt (khụng đỏng kể) đến khả năng thắng thầu của doanh nghiệp. Chỉ tiờu đưa ra chi tiết cụ thể bao nhiờu thỡ kết quả càng chớnh xỏc bấy nhiờu.
Bước 2: Xõy dựng thang điểm.
Cỏc chỉ tiờu đó lựa chọn sẽ được phõn tớch theo một trạng thỏi tương ứng với từng bậc thang điểm. cú nhiều loại thang điểm. Yờu cầu của thang điểm là đảm bảo tớnh chớnh xỏc và khụng quỏ phức tạp trong tớnh toỏn. Cú thể sử dụng thang điểm bậc 3, bậc 5 hoặc bậc 9.
Trong đú:
Thang điểm bậc 3 được chia thành 3 mức 4,2,0 tương ứng với 3 trạng thỏi của phương ỏn trả lời là tốt, trung bỡnh, kộm.
Thang điểm bậc 5 được chia thành 5 mức 4,3,2,1,0 tương ứng với 5 trạng thỏi của từng chỉ tiờu là rất tụt, tụt, trung bỡnh, yếu, kộm.
Thang điểm bậc 9 cú cỏc mức điểm 8,7,6,5,4,3,2,1,0.
Như vậy mỗi thang điểm đều cú mức tối đa tương ứng với trang thỏi tổn thất của cỏc chỉ tiờu. Việc sử dụng thang điểm nào là tựy thuộc vào từng doanh nghiệp.
Trong cỏc chỉ tiờu đó được lựa chọn để đưa vào tớnh toỏn thỡ rừ ràng mỗi chỉ tiờu cú mức độ ảnh hưởng khỏc nhau đến khả năng thắng thầu của từng doanh nghiệp. Do vậy, từng doanh nghiệp phải sử dụng kinh nghiệm của bản thõn, những quy định của phỏp luật và những quy chế đấu thầu hiện hành, những thụng lệ và những tiờu chuẩn thường được dựng để đỏnh giỏ hồ sơ dự thầu, kết hợp với phương phỏp chuyờn gia để đỏnh giỏ mức độ ảnh hưởng của từng chỉ tiờu. Tầm quan trọng của từng chỉ tiờu cú thể được thể hiện bằng phần trăm (trọng số) hoặc số thập phõn... Tổng hợp sự ảnh hưởng của cỏc chỉ tiờu bằng 01 nếu thể hiện bằng số thập phõn, và bằng 100% nếu thể hiện bằng số phần trăm.
Bước 4: Tớnh toỏn chỉ tiờu tổng hợp cho gúi thầu cụ thể.
Khi xuất hiện một gúi thầu cụ thể, doanh nghiệp cần khẩn trương nghiờn cứu hồ sơ mời thầu, nghiờn cứu gúi thầu, phõn tớch mụi trường đấu thầu, đỏnh giỏ khả năng của mỡnh với gúi thầu và dự đoỏn đối thủ cạnh tranh để xỏc định trạng thỏi của từng chỉ tiờu trong bảng danh mục và số điểm tương ứng với trạng thỏi đú. Cuối cựng tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu tổng hợp
theo cụng thức sau: TH = ∑ = N i 1 Ai x Pi Trong đú: TH: chỉ tiờu tổng hợp
N: là số cỏc chỉ tiờu trong danh mục
Ai: điểm số của chỉ tiờu thứ i tương ứng với trạng thỏi của nú. Pi: trọng số của chỉ tiờu i
Bước 5: Đỏnh giỏ khả năng thắng thầu và gia quyết định
Khả năng thắng thầu được đo bằng tỷ lệ % theo cụng thức sau:
K = M TH
100 Trong đú:
TH: điểm tổng hợp được tớnh theo cụng thức trờn. M: mức điểm tối đa trong thang điểm được dựng.
Nếu cỏc chỉ tiờu đều ở trạng thỏi trung bỡnh, thỡ khả năng thắng thầu sẽ là K = 50%. Nếu khả năng tớnh toỏn thắng thầu K <50% thỡ doanh nghiệp khụng nờn tham gia gúi thầu đú. Khi đú nếu K > 50% thỡ tỡnh hỡnh khả quan.
Vớ dụ: Xột hồ sơ dự thầu xõy lắp, gúi thầu cụng trỡnh : Nhà giảng đường - trường trung học y tế Hà Nam.
Địa điểm xõy dựng: Xó Chõu Sơn - huyện Kim Bảng - tỉnh Hà Nam. Quyết định đầu tư:Uỷ ban nhõn dõn tỉnh Hà Nam.
Cơ quan chủ đầu tư: Trường trung học y tế tỉnh Hà Nam.
Cụng ty xõy dựng 18 đó tớnh toỏn được thang điểm 5 bậc như sau:
Bảng 16: Tớnh toỏn thang điểm cụ thể
TT Cỏc chỉ tiờu Trạng thỏi Điểm Trọng
số Kết quả
1 Mục tiờu lợi nhuận Thấp 3 0.3 0.9
2 Khả năng đỏp ứng cỏc yờu cầu kỹ thuật
Rất cao 4 0.2 0.8
3 Mức độ quen thuộc với gúi thầu Trung bỡnh 2 0.15 0.3 4 Khả năng đỏp ứng tiến độ thi cụng Cao 3 0.05 0.15 5 Khả năng đỏp ứng về năng lực thi cụng Rất cao 4 0.1 0.4 6 Đỏnh giỏ về đối thủ cạnh tranh Mạnh 1 0.2 0.2 Tổng điểm tớnh toỏn 2.75
Khả năng thắng thầu với gúi thầu này là: K = 4 75 . 2 100 = 68.75%
K > 50% cụng ty xõy dựng 18 nờn tham gia gúi thầu này.
Phương phỏp sử dụng chỉ tiờu tổng hợp là cỏch thức lượng húa sự ảnh hưởng của cỏc nhõn tố cần xem xột và đỏp ứng cỏc yờu cầu phản ứng nhanh khi ra quyết định tranh thầu. Vỡ vậy, đối với phưong phỏp này tớnh đỳng đắn của quyết định phụ thuộc rất lớn vào sự phõn tớch và sự xỏc định chớnh xỏc của từng chỉ tiờu cũng như tầm quan trọng của nú. Doanh nghiệp cần cú biện phỏp đảm bảo độ tin cậy của thụng tin và phõn tớch cẩn thận trạng thỏi của cỏc chỉ tiờu ngay từ vũng ra quyết định thứ nhất. Mặt khỏc phương phỏp này đỏnh giỏ dựa hoàn toàn trờn quan điểm lượng húa của cụng ty nờn đũi hỏi ở bộ phận đỏnh giỏ cần cú trỡnh độ chuyờn sõu, kinh nghiệm tốt và sự phối hợp nhịp nhàng của tất cả cỏc bộ phận cú liờn quan.
Để thực hiện phương phỏp này cú hiệu quả, cụng ty xõy dựng 18 cần:
Lựa chọn cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ phự hợp với quan điểm của mỡnh. Đỏnh giỏ chớnh xỏc, khỏch quan trọng số cũng như thang điểm cỏc chỉ tiờu.
Việc tớnh toỏn phải dựa trờn căn cứ khoa học và kết quả phõn tớch. Người đỏnh giỏ phải cú trỡnh độ chuyờn mụn cao và kinh nghiệm. Việc tớnh toỏn linh hoạt theo kịp nhịp độ phỏt triển biến đổi của mụi trường kinh doanh.
Nhờ ỏp dụng phương phỏp này, cụng ty sẽ thu được hiệu quả cao nhất, hạn chế chi phớ cơ hội. Ngoài ra, trong thời đại thụng tin kinh tế - xó hội phỏt triển sẽ giỳp cụng ty phản ứng nhanh với thị trường nhờ cú phương phỏp điều chỉnh để thớch ứng tốt. Phương phỏp này vừa dựng cho
ra quyết định trước khi lập phương ỏn tranh thầu, hỡnh thành chiến lược tranh thầu, vừa dựng cho việc ra quyết định trước khi nộp thầu.
Cụng ty sẽ lập một phũng chuyờn trỏch marketing gồm:
1 trưởng phũng phụ trỏch cỏc vấn đề chiến lược về hoạt động marketing của cụng ty, quản lý chung toàn bộ hoạt động marketing của cụng ty.Mức lương trưởng phũng là 2.5 triệu/ thỏng.
1 nhõn viờn phụ trỏch thị trường Hà Nội. Mức lương là 1.5 triệu VNĐ/thỏng.
1 nhõn viờn phụ trỏch thị trường Hải Phũng. Mức lương là 1.5 triệu VND/ thỏng.
1 nhõn viờn phụ trỏch thị trường Hải Dương. Mức lương là 1.5 triệu VNĐ/thỏng.
2 nhõn viờn chịu trỏch nhiệm tổng hợp thụng tin trờn mạng và cỏc cụng việc đột xuất. Mức lương là 1.5 triệu đồng VNĐ /thỏng..
Cỏc nhõn viờn này sẽ chủ động liờn lạc với cỏc chi nhỏnh. Chi phớ đi lại cho cỏc nhõn viờn do cụng ty chịu .Cỏc nhõn viờn phũng này sẽ hoàn toàn chủ động trong việc tỡm kiếm hợp đồng. Trả lương hành chớnh và thưởng theo hợp đồng với giỏ trị là 0.3% giỏ trị hợp đồng.
Trỏch nhiệm của cỏc nhõn viờn là thường xuyờn theo dừi cập nhật cỏc thụng tin về cỏc gúi thầu, cỏc điều kiện để tham gia.
2 nhõn viờn chuyờn chăm súc khỏch hàng và tổ chức cỏc hoạt động marketing như hội thảo, giới thiệu…. Mức lương là 2000.000 VND/ thỏng.
1 nhõn viờn chuyờn tớnh toỏn khả năng của cụng ty để ra quyết định tranh thầu. Mức lương là 2.000.000 VND/thỏng.
Phũng marketing phải dược kết nối mạng chất lượng cao, đặt cỏc tạp chớ chuyờn ngành…chi phớ là 2 triệu/ thỏng.
Tổng số nhõn viờn: 9 người.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong 3 năm tới đõy tớnh ra số lượng gúi thầu phải đạt được trong một năm.
Bảng số 17: Dự báo số lợng đấu thầu trong 3 năm tới
tt Chỉ tiờu đ/vị năm 2006 năm 2007 năm 2008
1 Giỏ trị sản lượng tỷ đồng 400 410 450
Giỏ trị SLXL tỷ đồng 279 301.8 327.78
Cỏc chi nhỏnh tỷ đồng 205 225.5 248.05
Đội trực thuộc cty tỷ đồng 74 76.3 79.73
giỏ trị SL dịch vụ( T.Nghiệm + K.sạn) tỷ đồng 14 18 23 Giỏ trị SLSXCN(T.Lợp + 2 Trạm BT) tỷ đồng 19.4 21.34 23.474 Cộng GTSL tự làm tỷ đồng 312.4 314.14 374.254 Giỏ trị SL do B phụ làm tỷ đồng 36.6 40.26 44.286
2 Số lượng gúi thầu( giỏ trị trung
bỡnh 15 tỷ đồng/1gúi )/năm tỷ đồng 27 28 30
Như vậy cứ 1 thỏng thỡ phũng marketing phải ký hợp đồng được 2 gúi thầu.Nếu tớnh xỏc xuất trỳng thầu của cụng ty đạt 30% thỡ mỗi thỏng phải liờn hệ với 7 gúi thầu. Đú là với điều kiện là cụng ty ký những hợp đồng gúi thầu với giỏ trị trung bỡnh (15 tỷ đồng) cũn thực tế nếu cụng ty ký cả những gúi thầu với giỏ trị nhỏ hơn thỡ số gúi thầu lờn tới 10 gúi thầu trong một thỏng. Như vậy với số lượng người như đó tớnh toỏn (9 người mới đủ khả năng đảm nhiệm được cụng việc trờn). Với việc chi phớ cho phũng marketing là 15 triệu/ thỏng thỡ cụng ty mới thực hiện được kế hoạch lợi nhuận là:
Bảng 18: Kế hoạch lợi nhuận
Lợi nhuận trước thuế tỷ đồng 3.245 3.624 4.665 Lợi nhuận trung bỡnh
/thỏng(khi chưa cú phũng marketing)(trước thuế)
triệu
đồng 270.4167 302 388.75
LN trung bỡnh (khi xõy dựng phũng marketing) (trước thuế)
triệu
đồng 255.4167 287 373.75
4. Đầu tư, đổi mới hệ thống mỏy múc thiết bị.Bảng 19: Kế hoạch đầu t dự kiến