II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạtđộng nhập
3. Nâng cao hiệu quả công tác giao dịch đàm phán
a/ Tiến hành tốt những công việc trớc khi giao dịch
* Chuẩn bị để giao dịch:
Hoạt động kinh doanh đối ngoại thờng phức tạp hơn các hoạt động đối nội vì rất nhiều lẽ, chẳng hạn nh bạn hàng ở những nớc khác nhau, hoạt động chịu sự điều tiết của hệ thống pháp luật, hệ thống tiền tệ tài chính khác nhau…do đó, trớc khi bớc vào giao dịch đàm phán , Công ty cần phải chuẩn bị chu đáo. Kết quả của việc giao dịch phụ thuộc phần lớn vào sự chuẩn bị đa, công việc chuẩn bị có thể bao gồm hai bộ phận chủ yếu: nghiên cứu tiếp cận thị trờng và lập phơng án kinh doanh.
-Nghiên cứu tiếp nhận thị trờng.
Ngoài việc nắm vững tình hình trong nớc và đờng lối chính sách luật lệ quốc gia có liên quan đến hoạt động nhập khẩu, Công ty Dệt Vải Công Nghiệp Hà Nội cần phải nhận biết các hàng hoá kinh doanh, nắm vững thị trờng và lựa chọn khách hàng.
+Nhận biết hàng hoá: Hàng hoá mua về phải đợc tìm hiểu kỹ về khía cạnh giá trị, công dụng, nắm vững đợc những đặc tính của nó và những yêu cầu cho quá trình sản xuất. Để chủ động trong việc giao dịch nhập khẩu, cần nắm vững tình hình nguồn hàng nh thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu.
+Nắm vững thị trờng nớc ngoài: Đối với những đơn vị kinh doanh nh Công ty Dệt Vải Công Nghiệp Hà Nội thì việc nghiên cứu thị trờng nớc
chính sách buôn bán, điều kiện về tiền tệ và tín dụng, điều kiện về vận tải và tình hình giá cớc…
+Lựa chọn thị trờng nhập khẩu: việc nghiên cứu tình hình thị trờng nhập khẩu giúp cho Công ty lựa chọn thị trờng, thời cơ thuận lợi , lựa chọn phơng thức mua hàng và điều kiện giao dịch thích hợp. Để lựa chọn khách hàng Công ty không nên căn cứ vào những lời quảng cáo, tự giới thiệu mà cần tìm hiểu khách hàng về thái độ chính trị của phía đối tác, khả năng tài chính, lĩnh vực kinh doanh và uy tín của họ trong kinh doanh.
-Lập phơng án kinh doanh :
Trên cơ sở các kết quả thu đợc trong quá trình nghiên cứu tiếp cận thị trờng ,Công ty cần lập phơng án kinh doanh. Việc xây dựng phơng án kinh doanh bao gồm các bớc sau.
Đánh giá tình hình thị trờng từ đó rút ra những thuận lợi và khó khăn trong kinh doanh
Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phơng thức kinh doanh. Sự lựa chọn này phải có tính thuyết phục trên cơ sở phân tích tình hình có liên quan
Đề ra các mục tiêu
Đề ra các biện pháp thực hiện
Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh nhập khẩu. *Các bớc hỏi giá chào hàng và đặt hàng
Sau khi nghiên cứu thị trờng, để chuẩn bị gia dịch nhập khẩu Công ty cần phải tiến hành xuất tiến với các đối tác thông qua biện pháp quảng cáo của họ. Nhng để tiến tới ký kết hợp đồng nhập khẩu Công ty phải tiến hành quá trình giao dịch, thơng thảo về các điều kiện giao dịch quá trình đó bao gồm:
- Hỏi hàng: Tuy không ràng buộc trách nhiệm của ngời hỏi nhng nếu hỏi nhiều nơi, nhiều hãng sẽ có thể gây nên hiểu lầm về nghiên cứu của mình. Hơn nữa hỏi nhiều nơi sẽ kéo theo việc trả lời và các công việc hành chính, văn th khác. Điều này cũng dễ gây tốn kém thời gian và chi phí.
- Chào hàng: Trớc khi chào hàng cần nắm đợc quan hệ cung cầu về hàng hoá trong nớc, mức giá hiện hành trên thị trờng, nhu cầu tiêu dùng của những thành phẩm mà Công ty đang định nhập khẩu. Đơn chào hàng cần phải rõ ràng và phải có sức hấp dẫn, không chỉ thể hiện ở giá cả thấp, ở sự giảm giá mà có thể ở các dịch vụ cung cấp cho Công ty, phẩm chất hàng tốt, điều kiện thanh toán có lợi cho nguời mua.
- Đặt hàng: là đề nghị chắc chắn về việc ký kết hợp đồng xuất phát từ Công ty. Khi đặt hàng Công ty cần xác định chính xác tên hàng, phẩm chất quy cách, số lợng hàng cần đặt mua...Tên hàng cần ghi đúng tên gọi của hàng đó trên thị trờng Quốc tế. Phẩm chất quy cách cần đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.
* Lựa chọn phơng án kiểm tra và tính giá
Kiểm tra hàng hoá nhập khẩu: Công ty cần đề nghị cơ quan giao thông (ga, cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trớc khi dỡ hàng ra khỏi phơng tiện vận tải. Nếu có tổn thất hoặc xếp theo không theo lô theo vận đơn thì cơ quan vận tải mời các Công ty giám định, lập biên bản giám định dới tàu. Nếu hàng chuyên trở bằng đờng biển mà thiếu hụt, mất mát phải có “biên bản kết toán nhận hàng với tàu” , nếu bị đổ vỡ phải có “ biên bản hàng đổ vỡ h hỏng”. Nếu tầu trở hàng đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ hàng yêu cầu VOSA cấp “giấy chứng nhận hàng thiếu”.
Công ty Dệt Vải Công Nghiệp Hà Nội với t cách là một bên đứng tên trên vận đớn, phải lập th dự kháng nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thât sau đó phải yêu cầu Công ty Bảo hiểm lập biên bản giám định nếu tổn thất xảy ra với những rủi ro đã đợc mua Bảo hiểm. Trong những tr- ờng hợp khác phải yêu cầu Công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng từ giám định.
- Tính giá
Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu là theo giá FOB thì Công ty phải chịu trách nhiệm đối với toàn bô sự chuyên trở hàng hoá từ điểm bốc hàng nội địa và trả toàn bộ chi phí vận tải. Trả thuế nhập
định. Trả toàn bộ phí tổn và chi phí để lấy các chứng từ có liên quan đến hàng hoá nhập khẩu. Tuy mức giá này Công ty phải đảm trách nhiều nghĩa vụ hơn nhng Công ty sẽ tốn kém ít hơn cho việc nhập khẩu của mình.
Nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng nhập khẩu là giá CIF hoặc C and F thì Công ty không phải chịu trách nhiệm kể trên nhng ngợc lại Công ty phải mua với giá với mức giá cuối cùng, thờng thì mức giá này cao nhất vì mọi rủi do Công ty đã chuyển cho bên bán.
b.Các biện pháp nâng cao hiệu quả qua trình đàm phán
Trong kinh doanh Thơng Mại Quốc tế, các bên giao dịch thờng có khác biệt nhau về văn hoá, ngôn ngữ, phong tục tập quán và chịu sự sự điều tiết của nhiều yếu tố khác. Để có thể đi đến đợc thống nhất hai bên phải tiến hành giao dịch và đàm phán với nhau. Đối với phía Công ty phải biết sử dụng các cách đàm phán khác nhau đối với từng đối tợng, ngời bán khau.
Đối với các bạn hàng quen thuộc Công ty có thể áp dụng kiểu đàm phán qua th tín hoặc qua điện thoại để đàm phán, từ đó giảm đợc chi phí. Đối với bạn hàng cung cấp mới cung ty nên dùng hình thức đàm phán trực tiếp để có thể nhìn nhận những vấn đề một cách sâu rộng hơn và có thể giải quyết các vấn đề vớng mắc phát sinh một cách có hiệu quả nhất. Tuy nhiên đây cũng là hình thức đàm phán khó khăn nhất cho đến trớc khi tiến hành đàm phán, Công ty phải cử cán bộ am hiểu nghiệp vụ hàng hoá phải biết tự chủ phản ứng nhanh nhạy kịp thời bình tĩnh nhận xét, nhanh chóng có tính kiên trì lập trờng vững vàng và cố gắng tránh cho đối phơng biết đợc ý đồ của mình.
Khi chuẩn bị đàm phán Công ty phải chuẩn bị nội dung và xác định mục đích đàm phán, Công ty phải chuẩn bị đầy đủ dữ liệu thông tin chuẩn bị cán bộ đàm phán lựa chọn thời điểm, địa điểm đàm phán chơng trình đàm phán một cách hợp lý nhất.
Trong quá trình tiến hành đàm phán, các nhân sự đàm phán không nên nôn nóng cần theo dõi lời nói,cach biểu đạt và thái độ biểu lộ của đối tác có thể phát hiện, phán đoán đợc ý định và quan tâm thực sự của đối tác. Trong quá trình đàm phán cố gắng tránh những căng thẳng không cần thiết, phải biết mềm mỏng lịch sự nh vậy ngời đàm phán sẽ dễ chủ động linh hoạt
và nâng cao tốc độ đàm phán. Điều này có ý nghĩa rất lớn đa cuộc đàm phán theo đúng hớng và đem lại hiệu quả cao.
Khi kết thúc quá trình đàm phán cho dù cuộc đàm phán đó thành công hay không thì các nhân sự đàm phán vẫn phải giữ thaí độ hoà nhã lịch sự không nên nóng giận đổ lỗi cho đối phơng mà tìm cách giữ đợc mối quan hệ tốt để có thể tiến hành giao dịch sau này. Bên cạnh các phơng án đàm phán Công ty cũng phải bố trí các phơng án tiếp đãi khi tiếp khách cầc phải gây thiện cảm ngay từ đầu tạo ra một không khí thân thiện và hoà đồng.
4.Thực hiện tốt việc xin giấy phép nhập khẩu, mở L/C chuẩn bị mua hàng, kiểm tra hàng nhập khẩu, khai báo Hải quan, nhận hàng và thanh toán tiền hàng.
a) Xin giấy phép nhập khẩu:
ở nớc ta, theo nghị định 89/CP ngày 15/12/1995. Kể từ ngày 1/2/1996 trở đi, chỉ còn 9 trờng hợp sau đây cần xin giấy phép nhập khẩu chuyến: hàng nhập khẩu mà Nhà nớc quy định bằng hạn ngạch, hàng tiêu dùng nhập khẩu theo kế hoạch đợc thủ tớng chính phủ duyệt, máy móc thiết bị nhập khẩu bằng nguồn vốn ngân sách, hàng của doanh nghiệp đợc thành lập theo luật đàu t nớc ngoài tại Việt Nam, hàng phục vụ thăm dò và khai thác dầu khí, hàng hội trợ dự triển lãm, hàng gia công, hàng tạm nhập tái xuất, hàng nhập khẩu thuộc diện cần điều hành để cân đối cung cầu trong nớc.
Khi đối tợng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép nhập khẩu, Công ty phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm: hợp đồng, phiếu hạn ngạch (nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, nếu hàng nhập khẩu qua nhiều cửa khẩu cơ quan Hải quan sẽ cấp cho Công ty một phiếu theo dõi.
62Giấy phép nhập khẩu là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu trong mỗi chuyến hàng nhập khẩu. Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu phụ thuộc phần lớn vào cơ chế nhập khẩu. ở nớc ta hiện nay, đối
nhập khẩu đợc quản lý bằng hạn ngạch và hàng nhập khẩu nào có định h- ớng. Do đó để có thể nhập đợc hàng Công ty cần phải nắm rõ kế hoạch của Bộ Thơng mại đối với từng mặt hàng để có kế hoạch mua hàng, tránh tình trạng đã ký hợp đồng rồi mà không lấy đợc hàng về.
b) Mở L/C chuẩn bị mua hàng:
Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiến hành thanh toán bằng phơng thức L/C một trong những công việc đầu tiên mà Công ty phải thực hiện là mở L/C. Thời gian mở L/C nếu trong hợp đồng gì phụ thuộc vào thời gian giao hàng. Công ty nên phân chia các loại bạn hàng theo khu vực địa lý để có kế hoạch mở L/C. Chẳng hạn đối với bạn hàng ở Châu á thì Công ty nên mở L/C từ 15 đến 20 ngày trớc thời gian giao hàng, còn đối với khu vực Châu Âu thì khoảng 20 đến 25 ngày trớc khi giao hàng.
Tuy nhiên trớc khi mở L/C Công ty cũng cần phải xem xét bên bán có chắn chắc co hàng để giao theo hợp đồng hay không.
Để tiến hành mở L/C, Công ty cần phải căn cứ vào các điều kiện ghi trong hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C Công ty dựa vào căn cứ này để điền vào mẫu gọi là: “ Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu “.
Đơn xin mở L/C là có cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa ngân hàng mở L/C và Công ty. Vì vậy cần phải hết sức chú ý trong vấn đề lập đơn sao cho chính xác, đúng mẫu đơn và phù hợp với nội dung hợp đồng nhập khẩu. Cần cân nhắc kỹ lỡng các điều kiện ràng buộc bên nhập khẩu sao cho chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi của mình, vừa tôn trong các điều khoản của hợp đồng tránh mâu thuẫn khiến cho bên nhập khẩu chấp nhận đợc.
- Chuẩn bị tiền mua hàng: Để có đợc đủ tiền mua hàng có thể quay đợc vòng vốn một cách nhanh chóng và quy hoạch, ngoài việc Công ty sử dụng các biện pháp để làm sao cho bên xuất khẩu chấp nhận đợc việc thanh toán bằng L/C trả chậm hoặc theo nhiều cách trả sau bao nhiêu ngày nhận đợc hết phiếu, trả tiền sau bao nhiêu ngày khi giao hàng, trả tiền sau bao nhiêu ngày ký phát hối phiếu. Đồng thời Công ty cần phải có những chính sách để có thể huy động đợc nguồn vốn một cách có hiệu quả nhất bằng cách nh: tạo lập mối quan hệ tốt với ngân hàng để có thể vay đợc tiền, tận
dụng triệt để sự quan tâm của Nhà nớc để Nhà nớc có thể rót vốn, hỗ trợ cho Công ty, về mặt tín dụng, thu hút vốn đầu t của các tổ chức, các cá nhân trong và ngoài nớc. Huy động vốn ở trong Công ty bằng cách phát huy nội lực tài chính của Công ty, nh có thể bán cổ phần của Công ty cho cán bộ công nhân viên.
c. Biện pháp về kiểm tra hàng hoá nhập khẩu:
Theo quyết định của Nhà nớc Việt Nam hàng nhập khẩu khi qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng.
Mỗi cơ quan tuỳ thuộc vào chức năng của minh phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Mục đích của quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu là để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của ngời mua và cơ sở để khiếu nạy sau này. Đối vơí Công ty, việc kiểm tra hàng nhập khẩu là một trong những công việc quan trong quyết định đến lợi ích của Công ty. Khi tiến hành kiểm tra các cán bộ nghiệp vụ của Công ty và Vinacontrol phải cùng đồng thời tiến hành kiểm tra, giám sát hàng nhập khẩu từ ngời bán gữi đến, kiểm việc dỡ hàng từ các phơng tiện vận tải. Để thực hiện tốt công đoạn này, Công ty phải có kế hoạch kiểm tra theo các nội dung cụ thể nh:
- Kiểm tra số lợng hàng: Công ty sẽ kiểm tra lô hàng nhập khẩu có bị tổn thất thiếu gì hay không, do nguyên nhân nào? Để có thể làm cơ sở khiếu nại sau này. Đối với cách kiểm tra này, các cán bộ của Công ty có thể tự tiến hành kiểm tra bằng cảm quan dựa trên bản chứng từ, vận đơn đờng biển... mà ngời bán giao cho để tìm nguyên nhân gây ra.
- Kiểm tra chất lợng sản phẩm: Đây là yếu quyết định đến việc Công ty có thể nhập hay không tuỳ thuộc vào chất lợng hàng nhập đó. Do là một Công ty chuyên nhập khẩu các loại nguyên liệu dùng để sản xuất các loại vải công nghiệp. Do cha có đủ các loại phơng tiện để tiến hành kiểm tra toàn bộ chất lợng hàng nhập khẩu nên Công ty nên nhờ nhân viên của Vinacontrol tiến hành kiểm tra chất lợng hàng nhập khẩu cho mình.
Trớc khi tiến hành kiểm tra hàng hoá, Công ty nhận đợc các thông báo gữi hàng với các thông tin về tên tàu, tên hàng, hoá đơn hàng. Công ty
tra hàng khi đến cảng. Khi nhận hàng cần mời đại diện của Công ty Bảo hiểm hãng vận tải và đại diện của ngời bán để xem xét và ký và bản khai kiểm tra hàng do Vinacontrol tiến hành kiểm tra. Nếu thấy nghi ngờ hàng hoá bị sai chủng loại và kích thớc, quy cách phẩm chất thì Công ty nên yêu cầu Công ty Bảo hiểm báo cho ngời đại diện bán hàng biết.
d. Khai báo Hải quan
Khi nhập khẩu hàng Công ty nên đến các cơ quan Hải quan để làm thủ tục khai báo Hải quan. Để công đoạn này đợc thực hiện một cách nhanh chóng và không vớng mắc gì Công ty phải sắp xếp chuẩn bị hàng hoá sao