V. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
2. Kế toán bán hàng ở Doanh nghiệp:
a. Kế toán doanh thu
Đối với nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo hình thức nhật ký chứng từ, kế toán Doanh nghiệp sử dụng các chứng từ, sổ kế toán sau:
Chứng từ: Hóa đơn GTGT- Mẫu số 01/GTKT- 311 Sổ kế toán gồm:
+ Sổ kế toán công nợ
+ Bản kê doanh thu bán hàng
- Đối với hàng hóa bán buôn, bán lẻ:
Khi khách hàng có nhu cầu và đồng ý mua hàng hóa, phòng kinh doanh tiến hành lập hóa đơn GTGT căn cứ vào số hàng hóa khách hàng chấp nhận mua Hóa đơn GTGT đợc lập thành 4 liên:
Liên 1: Lu lại quyển hóa đơn gốc Liên 2. Giao cho khách hàng
Liên 3. Giao cho kế toán tiêu thụ hàng hóa
Liên 4. (Nếu có) giao cho thủ kho để theo dõi “xuất – nhập kho hàng hóa” làm căn cứ đối chiếu với kế toán và phòng kinh doanh.
Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT- 311 Liên 3 (Thanh toán) BC/ 00-B
Ngày 20-3-2008
Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp thơng mại Minh Anh
Địa chỉ : Km số 3 Cầu dốc đá thị trấn Tiên Yên tỉnh Quảng Ninh Điện thoai: :033 876951
MS:0101386261 Tên ngời mua hàng:
Đơn vị: Xí nghiệp vận tải Hải Long
Địa chỉ: Thị trấn Tiên Yên tỉnh Quảng Ninh
Mã số: 01001 198740
STT Tên hàng hóa
dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Dầu Diezen Lít 300 9454.545 2.836.364
Cộng tiền hàng 2.836.364
Thuế suất GTGT 10% Tổng cộng tiền thanh toán:
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu một trăm hai mơi nghìn đồng chẵn
283.636 3.120.000
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Khi kế toán tiêu thụ hàng hóa nhận đợc háo đơn GTGT do khách hàng mang đến sẽ tiến hàng kiểm tra tính pháp lý của hoa đơn, sau đó ghi vào sổ chi tiết doanh thu theo định khoản.
Nợ TK 111.1: 3.120.000 Có TK 5111a: 2.836.364 Có TK 333.1: 283.636
Sổ chi tiết thanh toán doanh thu bán hàng phản ánh doanh thu thực tế của tổng hóa đơn, trong mỗi hóa đơn theo dõi doanh thu của từng loại hàng hóa tiêu thụ trong tháng. Số liệu trong bảng này là căn cứ ghi vào cột “ số lợng xuất” của báo cáo nhập xuất hàng tồn.
Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết doanh thu bán hàng vào bảng kê doanh thu bán hàng. Bảng kê doanh thu bán hàng vào cột Có TK 511 trên Nhật ký chứng từ số.
Đồng thời bút toán phản ánh doanh thu kế toán phản ánh giá vốn hàng hóa xuất bản:
Trờng hợp khách hàng trả chậm, sau khi khách hàng chấp nhận thanh toán, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu bán hàng.
Ví dụ : Ngày 25/3/2008 Doanh nghiệp thơng mại Minh Anh Ký hợp đồng số …….Xí nghiệp vận tả Cờng an
+ Trị giá lô hàng cha có thuế GTGT : 9.454.545 + Thuế GTGT 10%: 945.455
+ Tổng giá thanh toán: 10.400.000
Sau khi nhận đợc hợp đồng do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán ghi định khoản phản ánh công nợ của khách hàng và theo dõi trên sổ theo dõi công nợ:
Nợ TK 131: 10.400.000 Có TK 511: 9.454.545 Có TK 333.1: 945.455
Mỗi khách hàng đợc theo dõi trên một vài trang sổ theo dõi công nợ.sổ này giúp kế toán, nhân viên phòng kinh doanh đối chiếu công nợ một cách dễ dàng, chính xác tại bất kỳ thời điểm nào.
Ngày 28/3 trong tháng Xí nghiệp vận tảI Cờng an thanh toán hết số nợ, kế toán viết phiếu thu và phản ánh nh sau:
Nợ TK 111: 10.400.000
Có TK 131: 10.400.000 Và ghi vào sổ quỹ TK111
Sổ theo dõi công nợ
Xí nghiệp vận tải Cờng An Tháng 3 2008–
Chứng từ Diễn dải Số tiền Số d cuối kỳ Số Ngày Nợ Có Nợ Có 0017608 25/3 10.400.000 T1 278 28/3 Thu tiền hàng 10.400.000 Tổng PS 10.400.000 10.400.000 Ngày tháng năm Kế toán trởng Ngời lập phiếu thu Số:T 1728 Ngày 28/3/2007
Họ tên ngời nộp tiền: Xí nghiệp vận tải Cờng An
Địa chỉ: thị trấn Đầm hà - Quảng Ninh Lý do nộp : Trả tiền mua Dầu Diezen
Viết bằng chữ( Mời triệu bốn trăm ngàn đồng chẵn)
Ngời lập Thủ quỹ Ngời nộp tiền Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Sổ Quỹ
TK 111 năm 2008
T1728 28/3 131 10.400.000 Kèm theo chứng từ thu.
Ngày tháng năm
Kế toán trởng Ngời lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
b. Đối với khách hàng giao đại lý:
Công ty xuất hàng giao cho bên nhận đại lý để bán. Khi hàng gửi đại lý đợc coi là tiêu thụ Doanh nghiệp trả cho đại lý 2% hoa hồng tính theo tỷ lệ thỏa thuận trên tổng giá thanh toán ( Gồm cả thuế GTGT) thì bên đại lý thì bên đại lý sẽ phải chịu thuế GTGT tính trên phần trăm gia tăng này, Công ty chỉ chịu thuế GTGT trong phạm vi doanh thu của mình.
VD: Ngày 3/3/2008 cửa hàng chuyển cho phòng kế toán báo cáo bán hàng nh sau: Số hóa đơn Ngày thàng Tên hàng ĐV T Số l- ợng Thành tiền Thuế Tổng giá trị hàng bán 009692 3/3 Nớc tinh khiết Hộp 250 2.500.000 250.000 2.750.000 009695 10/3 Nớc ngọt vỉ 800 4.000.000 400.000 4.400.000 Cộng 6.500.000 650.000 7.150.000
Khi nhận đợc báo cáo bán hàng do cửa hàng giử lên, kế toán phản ánh hàng hóa đã bán nh sau:
VD: Với mặt hàng Nớc uống lavis
BT1: Phản ánh trị giá vốn hàng giử đại lý đã bán đợc Nợ TK 632: 2.2000.000
Có TK 156: 2.200.000
BT2: Phản ánh doanh thu và thuế VAT hàng giao đại lý đã bán đợc. Nợ TK 131: 2.750.000
Có TK 511: 2.500.000 x 2% :100 Có TK 333.1: 250.000 x 2%: 100 BT3: Phản ánh hoa hồng trả cho đại lý Nợ TK 641: 50.000
Có TK 131:50.000
BT4: Khi đã nhận tiền do cửa hàng đại lý thanh toán: Nợ TK 112: 2.000.000
Có TK 131: 2.000.000
Nh đã trình bày ở phần trên. Căn cứ vào số d cuối kỳ trớc, biểu nhập, xuất kho hàng hóa của hàng xuất bán, hóa đơn GTGT,Kế toán lập bảng báo cáo nhập, xuất, tồn hàng hóa. Bảng kê này đợc mở chi tiết theo từng hàng hóa, mỗi dòng trên bảng phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn về hiện vận và giá trị của mỗi loại hàng hóa. Căn cứ vào bảng kê trên kế toán ghi vào cột có TK 632 trên Nhật ký chứng từ.
Sổ cái
TK 632 Giá vốn hàng bán Tháng 3/2008
Ghi Có các tài khoản đối
ứng với bên nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3
156 3.120.000
156 2.200.000
Công nợ 5.320.000
Ngày tháng năm
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc
(ký, nghi họ tên) (ký, nghi họ tên) (ký, nghi họ tên)
Bảng kê doanh thu bán hàng
Tháng 3/2008 Chứng từ Tên khách hàng Ghi Có TK 511ghi Nợ các TK Số Ngày TK 111 TK 112 TK 3388 009665 20/3 3.120.000 3.120.000 T1728 28/3 10.400.000 10.400.000 009678 30/3 2.000.000 2.000.000 Cộng 13.520.000 15.520.000 Ngày tháng năm
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
(ký, nghi họ tên) (ký, nghi họ tên)