II. Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong
1.Tổng quan về hoạt động xuất khẩu tại công ty
Công ty Haprosimex Group hoạt động trên lĩnh vực sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập dựa trên cơ sở lấy thu bù chi, khai thác nguồn vật tư nhân lực tài nguyên thiên nhiên của đất nước đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nhằm thu ngoại tệ góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế của đất nước. Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với quy định của pháp luật.
Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty :
- Hàng may mặc: áo phông, jacket,quần, đồ đan lát,lụa, mũ…
- Hàng thủ công mỹ nghệ: song mây, mây tre, sơn mài, gốm và sứ, đồ trạm bạc, thảm và chiếu…
- Sản phẩm nông sản và lâm sản: vừng, lạc, hạt mầm, cà phê, gạo, hồi, lạc, quế, tiêu, các loại thảo dược, dầu thực vật….
Hiện tại, các mặt hàng xuất khẩu của công ty chủ yếu được thực hiện theo hình thức xuất khẩu trực tiếp. Với hình thức xuất khẩu này thì công ty có thể giảm được chi phí trung gian do không phải phân chia lợi nhuận, và có thể nắm bắt được nhu cầu cũng như các góp ý của khách hàng, nắm bắt nhu cầu khối lượng hàng hóa trực tiếp từ khách hàng để có những biện pháp kịp thời và nhanh chóng.
Bảng 1: Tổng kim ngạch xuất khẩu năm 2004 - 2006
Chỉ tiêu Đơn vị 2004 2005 2006
Kim ngạch xuất khẩu USD 59.456.793 56.634.241 90.584.145
Có thể nói, trong mấy năm trở lại đây, công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Haprosimex đã đạt được nhiều kết quả to lớn cả về kim ngạch xuất khẩu lẫn chất lượng công tác thực hiện, đặc biệt là trong năm 2006.
Qua bảng 1 ta có thể thấy kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các năm 2004 – 2006 như sau: Năm 2004, kim ngạch xuất khẩu là 59.456.793; năm 2005, kim ngạch xuất khẩu là 56.634.241. So với năm 2004 thì năm 2005 thì kim ngạch xuất khẩu có giảm đi đôi chút (giảm 4,75%), tuy nhiên sự giảm xuống này là do các nguyên nhân khách quan như do giá hàng xuất khẩu giảm, do cúm gia cầm, do giá xăng dầu lên cao làm tăng chi phí sản xuất. Bên cạnh các nguyên nhân khách quan là nguyên nhân chủ quan, đó là do các sản phẩm thuộc nhóm hàng thực phẩm, tiêu dùng và cao su giảm mạnh so với năm trước. Bước sang năm 2006 thì kim ngạch xuất khẩu của công ty có sự tăng trưởng vượt bậc, kim ngạch là 90.584.145, đạt tốc độ tăng 159,94% so với năm 2005. Sở dĩ có sự tăng trưởng vượt bậc này là do việc sản xuất các sản phẩm mới của công ty đã dần ổn định và được thị trường chấp nhận. Bên cạnh đó là do sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là các cán bộ làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Tính chung lại thì trong giai đoạn 2004 – 2006 kim ngạch xuất khẩu của công ty luôn có tốc độ tăng trưởng khoảng 25%, điều này thể hiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty đã được thực hiện khá tốt.
Trong các mặt hàng xuất khẩu của công ty thì mặt hàng nông sản và may mặc là hai sản phẩm xuất khẩu chủ lực của công ty. Năm 2004, kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản là 19.626.100(USD); sang năm 2005 kim ngạch là
20.824.145(USD), tăng 106,10% so với năm 2004; kim ngạch xuất khẩu năm 2006 là 52.026.616 (USD) tăng 249,84% so với cung kỳ năm trước. Đây là một trong những nguyên nhân khiến tổng giá trị xuất khẩu năm 2006 tăng cao.
Bảng 2 : Kim ngạch xuất khẩu theo sản phẩm Sản phẩm Đơn vị 2004 2005 2006 So sánh (%) Kim ngạch Kim ngạch Kim ngạch 2005/2004 2006/2005 Nông sản USD 19.626.10 0 20.824.145 52.026.616 106,10 249,84 May mặc USD 20.747.14 3 22.136.285 23.617.312 106,70 106,70
Mũ xuất khẩu USD 11.821.90
0
8.007.000 7.343.793 67,73 91,72 Hàng thủ công mỹ nghệ USD 5.998.784 5.405.907 4.878.297 90,12 90,24
Thực phẩm, tiêu dùng USD 52.530 7.593 202.849 14,45 2671,53
2.Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua
2.1 Xin giấy phép xuất khẩu
Sau khi hợp đồng được ký kết giữa Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội và khách hàng thì để thực hiện hợp đồng đó công ty phải xin phép xuất khẩu tại Bộ thương mại. Với tất cả các hợp đồng gia công xuất khẩu và hợp đồng mua bán thì phòng kinh doanh phải mang hợp đồng này lên phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại để đăng ký hợp đồng. Nếu Bộ thương mại xem xét hợp đồng này có phù hợp với thông lệ quốc tế và pháp luật xuất khẩu của Nhà nước, đáp ứng trong phạm vi giấy phép kinh doanh và các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu. Phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại sẽ xác nhận vào bản hợp đồng, khi đó hợp đồng coi như đã được đăng ký.
Sau khi đăng ký hợp đồng xuất khẩu thì để hoàn thiện thủ tục xin giấy phép xuất khẩu, phòng kinh doanh xem xét khách hàng đã mở L /C hay chưa. Nếu đã mở rồi thì phòng kinh doanh chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gồm:
- Hợp đồng đã đăng ký với Bộ Thương mại - Giấy phép kinh doanh xuất khẩu trực tiếp - Giấy phép xuất khẩu chuyến
- Hoá đơn hàng
- Hoá đơn thương mại - L/C
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, phòng kinh doanh có trách nhiệm đưa lên phòng Thương mại để xin giấy phép xuất khẩu chuyến. Nếu hồ sơ hợp lệ đầy đủ, chính xác thì phòng cấp giấy phép sẽ ký xác nhận cho phép xuất khẩu lô hàng.
2.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Đối với hàng công ty sản xuất như may mặc, mây tre đan v.v... phòng kế hoạch thị trường giao chỉ tiêu cho các phòng sản xuất, về số lượng, ngày giao
hàng, kích cỡ màu, dạng mầu đóng gói. Sau khi tiến hành sản xuất xong, công ty có trách nhiệm thẩm tra chất lượng và tiến hành kiểm tra giám sát việc đóng gói hàng và đưa hàng vào kho chờ xuất khẩu.
Đối với hàng công ty phải thu mua thông qua các hợp đồng kinh tế như hàng nông lâm sản, hàng mây tre đan, hàng thủ công mỹ nghệ. Công ty tiến hành đặt hàng tại các doanh nghiệp tư nhân tại các vùng nghề, làng nghề. Đối với hàng mây tre đan, đến thời hạn giao hàng công ty tiến hành việc thu gom và nghiệm thu hàng hoá đồng thời mời khách hàng nước ngoài hoặc đại diện khách hàng nước ngoài cùng tiến hành nghiệm thu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi hàng hoá đạt tiêu chuẩn hợp đồng, Khách hàng cấp cho công ty giấy chứng nhận phẩm chất để công ty đóng gói niêm phong và vận chuyển tới cảng đã thoả thuận. Mặt hàng mây tre đan, thủ công mỹ nghệ là loại hàng cần nhẹ nhàng bảo quản. Công ty thường đóng gói bằng bao bì coton và đóng vào container tại tại địa điểm thu hoá ở công ty.
2.3 Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu
Trước khi giao hàng công ty kiểm tra chất lượng hàng hoá về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì theo quy định (Tuân thủ theo quy định của Điều 61, Luật Thương mại Việt Nam).
Thông thường việc kiểm tra này do khách mua trực tiếp thực hiện tại kho hàng của công ty hoặc giao thoả thuận uỷ quyền cho Vinacontrol thực hiện.
Để đảm bảo uy tín với khách hàng. Công ty phải luôn thường xuyên xuống các nơi sản xuất giám sát, đôn đốc về mặt chất lượng ngay từ khi lựa chọn nguyên liệu, nguồn hàng, kỹ thuật chế biến, sản xuất cho đến khi giao hàng cho người mua. Khi phát hiện sai xót gì về chất lượng quy định theo hợp đồng. Công ty loại bỏ ngay số hàng đó ra khỏi lô hàng, giữ vững nguyên tắc giao đúng, giao đủ, cả về số lượng, chất lượng. Tuy nhiên, đối với hàng mây tre đan cần phải lưu ý các quy cách phẩm chất về độ ẩm, mối mọt dung sai, kích cỡ, dài rộng cao thấp, dung sai về số lượng.
2.4 Thuê tàu hoặc lưu cước
Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội xuất khẩu hàng hoá được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu là theo giá FOB và CIF.
Với lô hàng bán giá FOB. Đây là hình thức bán chủ yếu của công ty. Bán theo điều kiện này thì công ty không phải thuê tàu và mua bảo hiểm. Với những
lô hàng này thì công ty phải tổ chức giao hàng và việc giao hàng như thế nào đã được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc từ những thông tin của người mua.
Với những lô hàng bán theo điều kiện CIF. Theo điều kiện này thì công ty phải có trách nhiệm thuê tàu. Công ty tiến hành tìm, nghiên cứu hãng tàu nào để có thể giảm giá cước, thời gian vận chuyển nhanh, an toàn. Sau khi tìm được hãng tàu phù hợp thì công ty tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng thuê tàu với các hãng tàu đó.
Các chứng từ giao hàng thì hãng tàu ký vào B/L và giao cho Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội.
2.5 Mua bảo hiểm
Chuyên chở bằng đường biển thường gặp những rủi ro tổn thất. Bởi vậy tất cả các lô hàng bán theo điều kiện CIF Incoterms 1990 công ty đều tiến hành mua bảo hiểm. Công ty thường mua bảo hiểm theo từng chuyến hàng và mua tại Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam. Giá trị Bảo hiểm công ty mua tuỳ từng chuyến hàng có thể là 10%, 20%.
2.6 Làm thủ tục hải quan
Việc hoàn thành thủ tục hải quan đối với một lô hàng được kiểm tra và kẹp trì niêm phong hạt kho của công ty, nơi xếp hàng lên container.
Công ty chuẩn bị một bộ hồ sơ để đăng ký với Cục Hải quan Hà Nội, Hải quan Gia Lâm và Hải quan Hải Phòng. Bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai hải quan - Hợp đồng xuất khẩu - L/C
- Hợp đồng uỷ thác và giấy phép kinh doanh của đơn vị (nếu là xuất uỷ thác).
- Bảng kê chi tiết - Hoá đơn
- Giấy phép kinh doanh
- Giấy phép công nhận địa điểm kiểm hoá
Sau khi chuẩn bị song bộ hồ sơ, phòng kinh doanh đưa hồ sơ lên các Cục hải quan Hà Nội, Gia Lâm, Hải phòng để đăng ký. Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và chính xác thì nơi tiếp nhận hồ sơ là Cục Hải quan Hà Nội, Gia Lâm, Hải Phòng đóng dấu tiếp nhận tên tờ khai.
Tờ khai hải quan sẽ được chuyển tiếp vào phòng tính thuế xuất nhập khẩu để làm thủ tục. Trong vòng 2-3 ngày kể từ ngày hải quan tiếp nhận tờ khai, Cục Hải quan tiến hành nghiên cứu và làm cơ sở để cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra hàng hoá của công ty được xuất khẩu. Trong thời gian qua chính sách của Nhà nước đã có tiến bộ trong việc giảm nhẹ các thủ tục hải quan cùng với việc thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật của công ty nên việc xuất khẩu các mặt hàng xuất khẩu của công ty có thuận lợi hơn.
2.7 Giao hàng xuất khẩu
Sau khi đã hoàn thành các thủ tục và được phép xuất khẩu hàng hoá. Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội tiến hành chuẩn bị cho việc giao hàng. Hàng hoá của công ty chủ yếu vận chuyển bằng đường biển.
Công ty tiến hành thuê số lượng container thích hợp để chuyên chở hết hàng hoá đã ghi trong tờ khai xuất khẩu. Khi container đã về tới công ty và được phép của Hải quan giao hàng lên container thì công ty tiến hành tổ chức bốc hàng.
Sau khi hàng đã được giao toàn bộ lên container thì hãng vận tải có trách nhiệm bảo quản hàng hoá cho tới khi khách hàng của công ty nhận hàng tại cảng để bốc hàng lên tàu.
Khi công việc trên hoàn tất thì phòng kinh doanh tổng hợp toàn bộ các số liệu như: Tên hàng, tên người nhận, người gửi, ký mã hiệu của lô hàng để cung cấp cho hãng tàu. Từ đó làm cơ sở cấp B /L cho công ty. Nếu B /L thống nhất với các thông tin trên L /C và trên các chứng từ giao hàng thì hãng tàu ký vào B /L và giao cho Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội.
Chỉ khi giao hàng cho người vận chuyển theo điều kiện giao hàng do hai bên thoả thuận thì công ty mới hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.
2.8 Thực hiện các thủ tục thanh toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thanh toán là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của công ty; nó là kết quả cuối cùng của tất cả các giao dịch kinh doanh của công ty.
Trong điều kiện thanh toán lô hàng xuất khẩu trên, phòng kế toán đóng vai trò chủ đạo. Hiện nay ở công ty thanh toán bằng hình thức L /C là chủ yếu và chiếm khoảng 90% các lô hàng xuất khẩu của công ty.
Sau khi kí kết hợp đồng cùng với việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu công ty yêu cầu khách hàng nước ngoài mở L /C đúng hạn và điều kiện ghi trong hợp đồng. Nhận được giấy báo L /C công ty kiểm tra lại hiệu lực và khả năng thu tiền hàng xuất khẩu bằng L /C đó. Nếu L /C không đáp ứng được công ty yêu cầu người mua phải điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp rồi mới tiến hành giao hàng.
Sau khi giao hàng công ty cử cán bộ kế toán mang bộ chứng từ của lô hàng tới ngân hàng thanh toán của lô hàng trên bao gồm:
- Hoá đơn thương mại - Phiếu đóng gói
- Giấy chứng nhận chất lượng ở công ty hoặc một tổ chức chứng nhận quốc tế như SGS, Vinacontrol
- Giấy chứng nhận xuất xứ do phòng thương mại cấp - Hối phiếu
- Vận đơn đường biển
- Giấy chứng nhận bảo hiểm
Sau khi tiến hành kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ thì công ty tiến hành đến ngân hàng Vietcombank để thanh toán.
2.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
2.9.1 Các vấn đề khiếu nại
Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội kinh doanh chủ yếu các mặt hàng nông sản, may mặc và các mặt hàng thủ công mỹ nghệ. Trong kinh doanh nói chung và trong kinh doanh thương mại quốc tế nói riêng thì tranh chấp là điều cũng khó tránh khỏi trong quá trình hoạt động kinh doanh. Từ trước tới nay công ty cũng gặp một số trường hợp tranh chấp xảy ra.
a) Về chất lượng hàng hoá.
Đối với hàng mây tre đan thì thường xuyên vấp phải. Nhiều bạn hàng của công ty đã khiếu nại về vấn đề này. Sản phẩm nhiều khi bị kém phẩm chất cũng một phần do công nghệ hấp sấy không tốt. Vì thế trong quá trình vận chuyển và bảo quản khi vận chuyển, nhất là vận chuyển bằng đường biển gặp phải điều kiện thời tiết không thuận lợi như mưa, bão... thì hàng dễ bị mốc, mọt... giảm chất lượng sản phẩm. Công ty Su Sung Trading Co.Ltd là bạn hàng truyền thống về mặt hàng mây tre đan của công ty nhưng cũng đã nhiều lần khiếu nại về việc này và yêu cầu công ty có biện pháp giải quyết.
Đối với mặt hàng nông sản cũng đã một số lần công ty xuất xảy ra tranh chấp. Bởi vì hàng nông sản như cà phê, lạc, hoa quả tươi v.v... Những mặt hàng này rất khó bảo quản. Mà chỉ cần một sơ xuất nhỏ trong quá trình bảo quản và vận chuyển sẽ dẫn tới chất lượng hàng bị giảm sút. Năm 1994 có một hợp đồng