II. M TS G II PH PHON THI NH TH NG Q UN TR Ị
4. Hon thi nh th ng q un tr ch t là ịấ ượng theo ISO 9000 trong
4.2. Phát triển tài liệu chất lượng
Hệ thống tài liệu chất lượng hiện nay đã được biên soạn tương đối đầy đủ nhưng vẫn còn một số thiếu sót trong khâu biên soạn chưa làm đúng với bộ ISO 9001: 2000 và đồng thời cũng luôn phải đổi mới phát triển căn cứ vào chiến lược phát triển kinh doanh trong từng thời kỳ.
Một số chú ý khi biên soạn, phát triển hệ thống tài liệu chất lượng trong Công ty:
- Dựa trên yêu cầu của Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và yêu cầu cụ thể của công việc, cán bộ quản trị chất lượng phối hợp với các phòng ban để nhận diện nhu cầu thiết lập và chỉnh sửa tài liệu. Các cán bộ quản lý chất lượng nên là người góp ý, thúc đẩy, giúp đỡ người phát triển tài liệu theo khung dạng tài liệu thống nhất trong cơ quan.
Khi biên soạn và phát triển tài liệu cần xem xét. + Ai là người đọc và thực hiện tài liệu?
+ Mục đích của tài liệu làm gì?
+ Nguồn lực nào đã sẵn sàng (dữ liệu, chuyên viên am hiểu nội dung, người biên soạn, tài liệu tham khảo)?
+ Nội dung cần biên soạn có sẵn?
Người biên soạn và phát triển tài liệu trong Công ty có thể vận dụng nguyên tắc 5W1H sau:
+ What? (cái gì?)
Nhằm để hỏi hoạt động nào, sản phẩm gì đang được thực hiện và từ đó đặt ra cần những tài liệu vào chứng cứ chất lượng áp dụng nào.
+ Why (Tại sao?)
Khi đã có tài liệu và chứng cứ chất lượng áp dụng thì lý do tại sao là để xác định mục đích tiến hành của một hoạt động.
+ When (Khi nào?)
+ Where (Ở đâu?)
Để định vị hoạt động tiếnhành ở đâu, nơi nào, điều này đặc biệt quan trọng khi đánh giá các hoạt động kiểm kê, kho vật liệu nhạy cảm với môi trường, sản xuất trong các điều kiện nhà xưởng…v..v
+ Who (Ai? Người nào?)
Ai người nào chịu trách nhiệm tiếnhành một dự án và Ai, người nào được uỷ quyền ra quyết định. Từ đó chuyển việc đánh giá có thể thiết lập được trách nhệim và quyềnhạn của một cán bộ nhân viên.
+ How (Thế nào? Ra sao?)
Yêu cầu của phòng ban được đánh giá phải giải thích, hoặc chứng minh hoạt động được tiến hành hoặc thực hiện bằng cách thức nào, ra sao và liệu nó có phù hợp với các thủ tục hoặc hướng dẫn đã đề ra hay không.
Tài liệu hệ thống chất lượng được triển khai theo 4 mức do đó trách nhiệm của các cá nhân sau:
Mức A: Sổ tay chất lượng do phòng quản lý chất lượng thực hiện Mức B: Những thủ tục chất lượng, do các phòng ban thực hiện. Mức C: Hướng dẫn công việc, do nhân viên thực hiện
Mức D: Những biểu mẫu và hồ sơ chất lượng do các phòng ban thực hiện và tập hợp.