1- Sổ kế toỏn
Sổ kế toỏn dựng để ghi chộp, hệ thống và lưu giữ toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh đó phỏt sinh theo nội dung kinh tế và theo trỡnh tự thời gian cú liờn quan đến doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải thực hiện cỏc quy định về sổ kế toỏn trong Luật Kế toỏn, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chớnh phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toỏn trong lĩnh vực kinh doanh, cỏc văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toỏn và Chế độ kế toỏn này.
2/ Cỏc loại sổ kế toỏn
Mỗi doanh nghiệp chỉ cú một hệ thống sổ kế toỏn cho một kỳ kế toỏn năm. Sổ kế toỏn gồm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết.
Sổ kế toỏn tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cỏi. Số kế toỏn chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương phỏp ghi chộp đối với cỏc loại Sổ Cỏi, sổ Nhật ký; quy định mang tớnh hướng dẫn đối với cỏc loại sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
2.1. Sổ kế toỏn tổng hợp
1/ Sổ Nhật ký dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong từng kỳ kế toỏn và trong một niờn độ kế toỏn theo trỡnh tự thời gian và quan hệ đối ứng cỏc tài khoản của cỏc nghiệp vụ đú. Số liệu kế toỏn trờn sổ Nhật ký phản ỏnh tổng số phỏt sinh bờn Nợ và bờn Cú của tất cả cỏc tài khoản kế toỏn sử dụng ở doanh nghiệp.
Sổ Nhật ký phải phản ỏnh đầy đủ cỏc nội dung sau: - Ngày, thỏng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, thỏng của chứng từ kế toỏn dựng làm căn cứ ghi sổ; - Túm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh.
2/ Sổ Cỏi dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong từng kỳ và trong một niờn độ kế toỏn theo cỏc tài khoản kế toỏn được quy định trong chế độ tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toỏn trờn Sổ Cỏi phản ỏnh tổng hợp tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn, tỡnh hỡnh và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Sổ Cỏi phải phản ỏnh đầy đủ cỏc nội dung sau: - Ngày, thỏng ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, thỏng của chứng từ kế toỏn dựng làm căn cứ ghi sổ; - Túm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh;
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh ghi vào bờn Nợ hoặc bờn Cú của tài khoản.
2.2 Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Sổ kế toỏn chi tiết dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến cỏc đối tượng kế toỏn cần thiết phải theo dừi chi tiết theo yờu cầu quản lý. Số liệu trờn sổ kế toỏn chi tiết cung cấp cỏc thụng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phớ chưa được phản ỏnh trờn sổ Nhật ký và Sổ Cỏi.
Số lượng, kết cấu cỏc sổ kế toỏn chi tiết khụng quy định bắt buộc. Cỏc doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tớnh hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toỏn chi tiết và yờu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở cỏc sổ kế toỏn chi tiết cần thiết, phự hợp.
3. Hệ thống sổ kế toỏn
Mỗi đơn vị kế toỏn chỉ cú một hệ thống sổ kế toỏn chớnh thức và duy nhất cho một kỳ kế toỏn năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng tại doanh nghiệp và yờu cầu quản lý để mở đủ cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết cần thiết.
4. Trỏch nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toỏn
Sổ kế toỏn phải được quản lý chặt chẽ, phõn cụng rừ ràng trỏch nhiệm cỏ nhõn giữ và ghi sổ. Sổ kế toỏn giao cho nhõn viờn nào thỡ nhõn viờn đú phải chịu trỏch nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dựng sổ.
Khi cú sự thay đổi nhõn viờn giữ và ghi sổ, kế toỏn trưởng phải tổ chức việc bàn giao trỏch nhiệm quản lý và ghi sổ kế toỏn giữa nhõn viờn cũ và nhõn viờn mới. Biờn bản bàn giao phải được kế toỏn trưởng ký xỏc nhận.
5. Ghi sổ kế toỏn bằng tay hoặc bằng mỏy vi tớnh
Đơn vị kế toỏn được ghi sổ kế toỏn bằng tay hoặc ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong cỏc hỡnh thức kế toỏn và mẫu sổ kế toỏn theo quy định tại Mục II- “Cỏc hỡnh thức kế toỏn”. Đơn vị được mở thờm cỏc sổ kế toỏn chi tiết theo yờu cầu quản lý của đơn vị.
Trường hợp ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh thỡ doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xõy dựng hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh cho phự hợp. Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh ỏp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
- Cú đủ cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết cần thiết để đỏp ứng yờu cầu kế toỏn theo quy định. Cỏc sổ kế toỏn tổng hợp phải cú đầy đủ cỏc yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toỏn.
- Thực hiện đỳng cỏc quy định về mở sổ, ghi sổ, khúa sổ và sửa chữa sổ kế toỏn theo quy định của Luật Kế toỏn, cỏc văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toỏn và quy định tại Chế độ kế toỏn này.
- Doanh nghiệp phải căn cứ vào cỏc tiờu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toỏn do Bộ Tài chớnh quy định tại Thụng tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toỏn phự hợp với yờu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp.
6. Mở và ghi sổ kế toỏn
6.1- Mở sổ
Sổ kế toỏn phải mở vào đầu kỳ kế toỏn năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toỏn phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo phỏp luật và kế toỏn trưởng của
doanh nghiệp cú trỏch nhiệm ký duyệt cỏc sổ kế toỏn ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toỏn chớnh thức sau khi in ra từ mỏy vi tớnh.
Sổ kế toỏn phải dựng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, cú thể đúng thành quyển hoặc để tờ rời. Cỏc tờ sổ khi dựng xong phải đúng thành quyển để lưu trữ.
Trước khi dựng sổ kế toỏn phải hoàn thiện cỏc thủ tục sau:
Đối với sổ kế toỏn dạng quyển:
Trang đầu sổ phải ghi từ tờn doanh nghiệp, tờn sổ, ngày mở sổ, niờn độ kế toỏn và kỳ ghi sổ, họ tờn, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toỏn trưởng và người đại diện theo phỏp luật, ngày kết thỳc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khỏc
Sổ kế toỏn phải đỏnh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đúng dấu giỏp lai của đơn vị kế toỏn.
Đối với sổ tờ rời:
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rừ tờn doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tờn sổ, thỏng sử dụng, họ tờn người giữ và ghi sổ. Cỏc tờ rời trước khi dựng phải được giỏm đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xỏc nhận, đúng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Cỏc sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự cỏc tài khoản kế toỏn và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tỡm.
6.2- Ghi sổ
Việc ghi sổ kế toỏn nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra bảo đảm cỏc quy định về chứng từ kế toỏn. Mọi số liệu ghi trờn sổ kế toỏn bắt buộc phải cú chứng từ kế toỏn hợp phỏp, hợp lý chứng minh.
6.3- Khoỏ sổ
Cuối kỳ kế toỏn phải khoỏ sổ kế toỏn trước khi lập bỏo cỏo tài chớnh. Ngoài ra phải khoỏ sổ kế toỏn trong cỏc trường hợp kiểm kờ hoặc cỏc trường hợp khỏc theo quy định của phỏp luật.
7. Sửa chữa sổ kế toỏn
7.1- Khi phỏt hiện sổ kế toỏn ghi bằng tay cú sai sút trong quỏ trỡnh ghi sổ kế toỏn
thỡ khụng được tẩy xoỏ làm mất dấu vết thụng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong cỏc phương phỏp sau:
(1)- Phương phỏp cải chớnh:
Phương phỏp này dựng để đớnh chớnh những sai sút bằng cỏch gạch một đường thẳng xoỏ bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhỡn rừ nội dung sai. Trờn chỗ bị xoỏ bỏ ghi con số hoặc chữ đỳng bằng mực thường ở phớa trờn và phải cú chữ ký của kế toỏn trưởng hoặc phụ trỏch kế toỏn bờn cạnh chỗ sửa. Phương phỏp này ỏp dụng cho cỏc trường hợp:
- Sai sút trong diễn giải, khụng liờn quan đến quan hệ đối ứng của cỏc tài khoản; - Sai sút khụng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.
(2)- Phương phỏp ghi số õm (cũn gọi Phương phỏp ghi đỏ):
Phương phỏp này dựng để điều chỉnh những sai sút bằng cỏch: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bỳt toỏn đó ghi sai để huỷ bỳt toỏn đó ghi sai. Ghi lại bỳt toỏn đỳng bằng mực thường để thay thế.
Phương phỏp này ỏp dụng cho cỏc trường hợp:
- Sai về quan hệ đối ứng giữa cỏc tài khoản do định khoản sai đó ghi sổ kế toỏn mà khụng thể sửa lại bằng phương phỏp cải chớnh;
- Phỏt hiện ra sai sút sau khi đó nộp bỏo cỏo tài chớnh cho cơ quan cú thẩm quyền Trong trường hợp này được sửa chữa sai sút vào sổ kế toỏn năm phỏt hiện ra sai sút theo phương phỏp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toỏn số 29 “Thay
đổi chớnh sỏch kế toỏn, ước tớnh kế toỏn và cỏc sai sút”;
- Sai sút trong đú bỳt toỏn ở tài khoản đó ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đỳng.
Khi dựng phương phỏp ghi số õm để đớnh chớnh chỗ sai thỡ phải lập một “Chứng từ ghi sổ đớnh chớnh” do kế toỏn trưởng (hoặc phụ trỏch kế toỏn) ký xỏc nhận.
(3)- Phương phỏp ghi bổ sung:
Phương phỏp này ỏp dụng cho trường hợp ghi đỳng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ớt hơn số tiền trờn chứng từ hoặc là bỏ sút khụng cộng đủ số tiền ghi trờn chứng từ. Sửa chữa theo phương phỏp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chờnh lệch cũn thiếu so với chứng từ.
7.2- Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh
(1)- Trường hợp phỏt hiện sai sút trước khi bỏo cỏo tài chớnh năm nộp cho cơ quan nhà nước cú thẩm quyền thỡ phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toỏn của năm đú trờn mỏy vi tớnh;
(2)- Trường hợp phỏt hiện sai sút sau khi bỏo cỏo tài chớnh năm đó nộp cho cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền thỡ phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toỏn của năm đó phỏt hiện sai sút trờn mỏy vi tớnh và ghi chỳ vào dũng cuối của sổ kế toỏn năm cú sai sút;
(3)- Cỏc trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toỏn bằng mỏy vi tớnh đều được thực hiện theo “Phương phỏp ghi số õm” hoặc “Phương phỏp ghi bổ sung” .
7.3- Khi bỏo cỏo quyết toỏn năm được duyệt hoặc khi cụng việc thanh tra, kiểm tra,
kiểm toỏn kết thỳc và đó cú ý kiến kết luận chớnh thức, nếu cú quyết định phải sửa chữa lại số liệu trờn bỏo cỏo tài chớnh liờn quan đến số liệu đó ghi sổ kế toỏn thỡ đơn vị phải sửa lại sổ kế toỏn và số dư của những tài khoản kế toỏn cú liờn quan theo phương phỏp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trờn sổ kế toỏn của năm đó phỏt hiện sai sút, đồng thời phải ghi chỳ vào trang cuối (dũng cuối) của sổ kế toỏn năm trước cú sai sút (nếu phỏt hiện sai sút bỏo cỏo tài chớnh đó nộp cho cơ quan cú thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.
8/ Điều chỉnh sổ kế toỏn
Trường hợp doanh nghiệp phải ỏp dụng hồi tố do thay đổi chớnh sỏch kế toỏn và phải điều chỉnh hồi tố do phỏt hiện sai sút trọng yếu trong cỏc năm trước theo quy định của chuẩn mực kế toỏn số 29 “Thay đổi chớnh sỏch kế toỏn, ước tớnh kế toỏn và cỏc sai sút” thỡ kế toỏn phải điều chỉnh số dư đầu năm trờn sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết của cỏc tài khoản cú liờn quan.
9/ Cỏc hỡnh thức sổ kế toỏn
(1)- Doanh nghiệp được ỏp dụng một trong năm hỡnh thức kế toỏn sau: - Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung;
- Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký - Sổ Cỏi; - Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ; - Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký- Chứng từ; - Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh.
Trong mỗi hỡnh thức sổ kế toỏn cú những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trỡnh tự, phương phỏp ghi chộp và mối quan hệ giữa cỏc sổ kế toỏn.
(2)- Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mụ, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yờu cầu quản lý, trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn, điều kiện trang bị kỹ thuật
tớnh toỏn, lựa chọn một hỡnh thức kế toỏn phự hợp và phải tuõn thủ theo đỳng quy định của hỡnh thức sổ kế toỏn đú, gồm: Cỏc loại sổ và kết cấu cỏc loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trỡnh tự, phương phỏp ghi chộp cỏc loại sổ kế toỏn.