1. Nội dung và mẫu chứng từ kế toỏn
Chứng từ kế toỏn ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp phải thực hiện theo đỳng nội dung, phương phỏp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toỏn và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chớnh phủ, cỏc văn bản phỏp luật khỏc cú liờn quan đến chứng từ kế toỏn và cỏc quy định trong chế độ này.
Doanh nghiệp cú cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh đặc thự chưa được quy định danh mục, mẫu chứng từ trong chế độ kế toỏn này thỡ ỏp dụng theo quy định về chứng từ tại chế độ kế toỏn riờng, cỏc văn bản phỏp luật khỏc hoặc phải được Bộ Tài chớnh chấp thuận.
2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toỏn
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toỏn ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp, gồm:
- Chứng từ kế toỏn ban hành theo Chế độ kế toỏn doanh nghiệp này, gồm 5 chỉ tiờu:
+ Chỉ tiờu lao động tiền lương; + Chỉ tiờu hàng tồn kho;
+ Chỉ tiờu bỏn hàng; + Chỉ tiờu tiền tệ; + Chỉ tiờu TSCĐ.
- Chứng từ kế toỏn ban hành theo cỏc văn bản phỏp luật khỏc (Mẫu và hướng dẫn
lập ỏp dụng theo cỏc văn bản đó ban hành).
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toỏn. Chứng từ kế toỏn chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh. Nội dung chứng từ kế toỏn phải đầy đủ cỏc chỉ tiờu, phải rừ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh. Chữ viết trờn chứng từ phải rừ ràng, khụng tẩy xoỏ, khụng viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đỳng với số tiền viết bằng số.
Chứng từ kế toỏn phải được lập đủ số liờn theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liờn phải được lập một lần cho tất cả cỏc liờn theo cựng một nội dung bằng mỏy tớnh, mỏy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liờn nhưng khụng thể viết một lần tất cả cỏc liờn chứng từ thỡ cú thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tớnh phỏp lý của tất cả cỏc liờn chứng từ.
Cỏc chứng từ kế toỏn được lập bằng mỏy vi tớnh phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toỏn.
4. Ký chứng từ kế toỏn
Mọi chứng từ kế toỏn phải cú đủ chữ ký theo chức danh quy định trờn chứng từ mới cú giỏ trị thực hiện. Riờng chứng từ điện tử phải cú chữ ký điện tử theo quy định của phỏp luật. Tất cả cỏc chữ ký trờn chứng từ kế toỏn đều phải ký bằng bỳt bi hoặc bỳt mực, khụng được ký bằng mực đỏ, bằng bỳt chỡ, chữ ký trờn chứng từ kế toỏn dựng để chi tiền phải ký theo từng liờn. Chữ ký trờn chứng từ kế toỏn của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đó đăng ký theo quy định, trường hợp khụng đăng ký chữ ký thỡ chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký cỏc lần trước đú.
Cỏc doanh nghiệp chưa cú chức danh kế toỏn trưởng thỡ phải cử người phụ trỏch kế toỏn để giao dịch với khỏch hàng, ngõn hàng, chữ ký kế toỏn trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trỏch kế toỏn của đơn vị đú. Người phụ trỏch kế toỏn phải thực hiện đỳng nhiệm vụ, trỏch nhiệm và quyền quy định cho kế toỏn trưởng.
Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giỏm đốc, Giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toỏn trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đúng trờn chứng từ phải phự hợp với mẫu dấu và chữ ký cũn giỏ trị đó đăng ký tại ngõn hàng. Chữ ký của kế toỏn viờn trờn chứng từ phải giống chữ ký đó đăng ký với kế toỏn trưởng.
Kế toỏn trưởng (hoặc người được uỷ quyền) khụng được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền khụng được uỷ quyền lại cho người khỏc.
Cỏc doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, cỏc nhõn viờn kế toỏn, kế toỏn trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giỏm đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đỏnh số trang, đúng dấu giỏp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Những cỏ nhõn cú quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, khụng được ký chứng từ kế toỏn khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trỏch nhiệm của người ký.
Việc phõn cấp ký trờn chứng từ kế toỏn do Tổng Giỏm đốc (Giỏm đốc) doanh nghiệp quy định phự hợp với luật phỏp, yờu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soỏt chặt chẽ, an toàn tài sản.
5. Trỡnh tự luõn chuyển và kiểm tra chứng từ kế toỏn
Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn do doanh nghiệp lập hoặc từ bờn ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toỏn doanh nghiệp. Bộ phận kế toỏn kiểm tra những chứng từ
kế toỏn đú và chỉ sau khi kiểm tra và xỏc minh tớnh phỏp lý của chứng từ thỡ mới dựng những chứng từ đú để ghi sổ kế toỏn.
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn bao gồm cỏc bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toỏn;
- Kế toỏn viờn, kế toỏn trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toỏn hoặc trỡnh Giỏm đốc doanh nghiệp ký duyệt;
- Phõn loại, sắp xếp chứng từ kế toỏn, định khoản và ghi sổ kế toỏn; - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toỏn.
Trỡnh tự kiểm tra chứng từ kế toỏn.
- Kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, đầy đủ của cỏc chỉ tiờu, cỏc yếu tố ghi chộp trờn chứng từ kế toỏn;
- Kiểm tra tớnh hợp phỏp của nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh đó ghi trờn chứng từ kế toỏn, đối chiếu chứng từ kế toỏn với cỏc tài liệu khỏc cú liờn quan;
- Kiểm tra tớnh chớnh xỏc của số liệu, thụng tin trờn chứng từ kế toỏn.
Khi kiểm tra chứng từ kế toỏn nếu phỏt hiện cú hành vi vi phạm chớnh sỏch, chế độ, cỏc quy định về quản lý kinh tế, tài chớnh của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Khụng xuất quỹ, thanh toỏn, xuất kho,…) đồng thời bỏo ngay cho Giỏm đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo phỏp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toỏn lập khụng đỳng thủ tục, nội dung và chữ số khụng rừ ràng thỡ người chịu trỏch nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yờu cầu làm thờm thủ tục và điều chỉnh sau đú mới làm căn cứ ghi sổ.
6. Dịch chứng từ kế toỏn ra tiếng Việt
Cỏc chứng từ kế toỏn ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toỏn ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ớt phỏt sinh hoặc nhiều lần phỏt sinh nhưng cú nội dung khụng giống nhau thỡ phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toỏn. Những chứng từ phỏt sinh nhiều lần, cú nội dung giống nhau thỡ bản đầu phải dịch toàn bộ, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tờn chứng từ, tờn đơn vị và cỏ nhõn lập, tờn đơn vị và cỏ nhõn nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trờn chứng từ... Người dịch phải ký, ghi rừ họ tờn và chịu trỏch nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đớnh kốm với bản chớnh bằng tiếng nước ngoài.
7. Sử dụng, quản lý, in và phỏt hành biểu mẫu chứng từ kế toỏn
Tất cả cỏc doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toỏn quy định trong chế độ kế toỏn này. Trong quỏ trỡnh thực hiện, cỏc doanh nghiệp khụng được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, khụng được để hư hỏng, mục nỏt. Sộc và giấy tờ cú giỏ phải được quản lý như tiền.
Biểu mẫu chứng từ kế toỏn bắt buộc do Bộ Tài chớnh hoặc đơn vị được Bộ Tài chớnh uỷ quyền in và phỏt hành. Đơn vị được uỷ quyền in và phỏt hành chứng từ kế toỏn bắt buộc phải in đỳng theo mẫu quy định, đỳng số lượng được phộp in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành đỳng cỏc quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chớnh.
Đối với cỏc biểu mẫu chứng từ kế toỏn hướng dẫn, cỏc doanh nghiệp cú thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo cỏc nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toỏn.
8. Cỏc doanh nghiệp cú sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài chớnh và
ghi sổ kế toỏn thỡ phải tuõn thủ theo quy định của cỏc văn bản phỏp luật về chứng từ điện tử.