1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng HC TH. –
a. Chức năng:
Phòng HC - TH có chức năng chính là tham mu giúp việc cho lãnh đạo Viện sử học trong quản lý và điều hành về các mặt cụ thể sau:
- Giúp Viện trởng về lĩnh vực hành chính pháp chế trong hoạt động của Viện. Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lu trữ tài liệu theo chức năng ngành dọc căn cứ theo Điều lệ Văn th lu trữ của nhà nớc và Pháp lệnh lu trữ quốc gia. Quản lý tài sản, phơng tiện vật chất phục vụ làm việc sinh hoạt trong Viện.
- Tổ chức quản lý mạng lới thông tin liên lạc toàn Viện. - Tổ chức các ngày lễ lớn, các hội nghị của Viện.
- Quan tâm tới điều kiện làm việc, tổ chức chỉ đạo công tác y tế đối với cán bộ nhân viên Viện.
- Giúp Viện trởng trong lĩnh vực đối ngoại.
b. Nhiệm vụ:
- Tiếp nhận công văn giấy tờ từ các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại công văn trình lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết, sau đó phân phối các công văn đó tới đối tợng cần nhận thông tin đó.
- Rà soát văn bản gửi đi về mặt hành chính, pháp chế trớc khi trình lãnh đạo ký. Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi của lãnh đạo Viện và các phòng ban khác để đảm bảo tính thời gian và theo đúng thể thức quy định.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Viện sử học theo đúng chế độ và Điều lệ Văn th lu trữ.
- Sắp xếp chơng trình công tác, phơng tiện đi lại phục vụ công tác của lãnh đạo và phòng chức năng khác.
- Bảo vệ tài sản của Viện sử học, phơng tiện đi lại của cán bộ nhân viên trong Viện và khách đến làm việc với Viện.
- Mua sắm trang thiết bị làm việc của toàn Viện sử học.
- Phối hợp với Viện khoa học xã hội và các Viện khoa học khác để lập chơng trình công tác tiếp đón các đoàn khách nớc ngoài (nếu có).
- Phối hợp với các phòng trong Viện giúp lãnh đạo tổ chức, điều hành các hội nghị.
- Làm các thủ tục hộ chiếu, visa cho cán bộ Viện sử học đi công tác và học tập tại nớc ngoài.
- Quản lý và sử dụng tốt nguồn tài chính của Viện theo đúng chế độ và quy định.
c. Quyền hạn:
- Trình Viện trởng phê duyệt công văn đi, công văn đến. - Ký sao y bản chính các văn bản theo quy định.
- Ký giấy giới thiệu, giấy đi đờng cho cán bộ Viện đi công tác.
- Ký đề nghị Viện trởng duyệt thanh toán chi phí tiếp khách, hội nghị, công tác phí, mua sắm trang thiết bị văn phòng.
2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp:
Phòng HC - TH hiện nay có số cán bộ nhân viên là 7 ngời thực hiện công tác văn phòng. Ngời đứng đầu quản lý mọi hoạt động của phòng là Trởng phòng, ngoài ra còn có các bộ phận khác giúp đỡ trởng phòng thực hiện các công tác văn phòng. Phòng HC - TH gồm có các bộ phận sau:
Trởng phòng HC - TH là ngời có vị trí cao nhất của phòng, phải nắm vững và thực hiện tốt chuyên môn nghiệp vụ của phòng. Trởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trớc Viện trởng về toàn bộ các hoạt động của phòng. Xây dựng các kế hoạch công tác trong phòng, đào tạo bồi dỡng cán bộ của phòng trên cơ sở kế hoạch chung của Viện. Quản lý lao động trong phòng, đề nghị Viện trởng xem xét giải quyết về điều kiện làm việc, về biên chế của phòng, định kỳ nhận xét, đánh giá cán bộ của phòng.
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:[4]
Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp
3. Kết quả hoạt động của phòng HC - TH
Trong thời gian qua phòng HC – TH đã hoàn thành khá tốt mọi nhiệm vụ đợc giao theo chức năng ngành dọc của mình, là đầu mối giúp việc, tham mu cho lãnh đạo trong công tác văn phòng. Trong công tác văn th lu trữ đã quản lý và giải quyết tốt mọi công văn đến và đi của viện theo đúng điều lệ của công tác văn th lu trữ. Sử dụng và bảo quản con dấu tốt. Tổ chức mạng lới thông tin liên lạc cho toàn bộ viện an toàn và đảm bảo mọi hoạt động luôn thông suốt.
Các phơng tiện máy móc phục vụ công tác của cán bộ nhân viên đều đợc phòng HC - TH thờng xuyên quan tâm và luôn thực hiện chế độ bảo d- ỡng máy móc thờng xuyên tạo điều kiện cho các cán bộ an tâm làm việc. Phòng HC - TH cùng với tổ chức Công đoàn luôn quan tâm tới đời sống của cán bộ nhân viên trong viện: tuân thủ đầy đủ các chế độ bảo hiểm cho cán bộ theo đúng quy định của nhà nớc, luôn có chế độ thăm hỏi cán bộ nhân viên khi đau ốm và thờng tổ chức các chuyến tham quan du lịch phục vụ
Bộ phận Quản trị Bộ phận Kế toán Bộ phận Văn th Bộ phận Lái xe Bộ phận Bảo vệ Bộ phận Tạp vụ Trởng phòng
cán bộ nhân viên. Bộ phận bảo vệ quản lý tài sản và phơng tiện đi lại an toàn. Giúp đỡ lãnh đạo viện trong công tác đối ngoại.
Phòng HC - TH đã luôn thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là giúp đỡ lãnh đạo viện trong khâu tổ chức công tác hội nghị. Tổ chức tốt các hội nghị, cuộc họp đã đợc sắp xếp lịch trớc cũng nh các hội nghị đột xuất không có công tác chuẩn bị trớc. Giúp đỡ lãnh đạo trong công tác đối ngoại, gửi giấy mời đến đúng đối tợng, liên hệ với các khách mời ở xa để chắc chắn rằng họ về dự hội nghị đúng thời gian, đúng địa điểm; quan tâm tới nơi ăn ở (khách sạn, nhà nghỉ), luôn có kế hoạch chuẩn bị phơng tiện đa đón đại biểu ở xa về dự hội nghị.
Bố trí sắp xếp hội trờng tổ chức hội nghị , trang trí hội trờng khoa