kinh phí tổ chức hội nghị
Đặc biệt năm 2004, trong công tác tổ chức hội nghị, hội thảo thì Viện sử học kết hợp với Viện khoa học xã hội Việt Nam tổ chức thành công 2 cuộc hội thảo: Hội thảo quốc tế; 50 năm chiến thắng Điện Biên Phủ “ ” đợc tổ chức tại Hà Nội và Hội thảo quốc gia: 50 năm chiến thắng Điện Biên“
Phủ và công cuộc đổi mới, xây dựng đất nớc”. Viện cùng với Đại học Quốc
gia Hà Nội tổ chức Hội thảo quốc tế “Việt Nam học ” lần thứ 2 tại TP. Hồ Chí Minh Những thành công của các hội nghị hội thảo đó có sự đóng góp… của các cán bộ nhân viên phòng HC – TH, chủ yếu trong công tác hậu cần phục vụ cho hội nghị.
III. Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại phòng HC - TH Viện sử học học
1. Các loại hội nghị do phòng HC - TH tổ chức.
Trong hoạt động của các cơ quan, công sở việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các cuộc họp, hội nghị có một vai trò rất quan trọng.
Viện sử học là một cơ quan hành chính nhà nớc nên việc tổ chức hội nghị diễn ra thờng xuyên dới nhiều hình thức và quy mô khác nhau, với nhiều thành phần tham dự cả trong và ngoài nớc. Chính vì vậy phòng HC - TH cần thực hiện tốt các khâu tổ chức hội nghị sao cho khoa học, hợp lý để mang lại hiệu quả cao khi tiến hành.
Hiện nay Viện sử học thờng tổ chức các loại hội nghị sau: các cuộc họp giao ban vào các sáng thứ năm hàng tuần, các cuộc họp phổ biến triển khai nội dung, t tởng, quan điểm chính sách của cơ quan quản lý cấp trên (trực tiếp là Viện KHXH Việt Nam), hội nghị tổng kết cuối năm, các cuộc họp chi bộ Đảng. Ngoài ra còn có các cuộc hội nghị tập huấn cho CB – CNV, các cuộc họp với các khách nớc ngoài Đặc biệt Viện học sử th… ờng tổ chức các hội nghị khoa học là ý thức đợc tầm quan trọng của hội nghị, hội họp nên phòng HC - TH luôn tự hoàn thiện kỹ năng, trình độ tổ chức để chất lợng hội nghị ngày càng nâng cao.
Với đặc thù là một viện nghiên cứu về lịch sử nên Viện sử học thờng xuyên tổ chức các cuộc hội nghị khoa học cấp ngành, các địa phơng, hội thảo khoa học cấp quốc gia về chuyên ngành lịch sử. Năm 2004, Viện sử học cùng với Viện KHXH Việt Nam tổ chức thành công 2 cuộc hội thảo khoa học: Hội thảo quốc tế: “50 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ ” đợc tổ chức tại Hà Nội. Hội thảo quốc gia: “50 năm Chiến thắng Điện Biên Phủ và công cuộc đổi mới, xây dựng đất nớc”đợc tổ chức tại Điện Biên Phủ.
Viện sử học cùng với Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức hội thảo quốc tế “Việt Nam học” lần thứ hai tại TP. Hồ Chí Minh.
Viện sử học cùng với các địa phơng Quảng Ngãi, Vĩnh Yên, ĐacLak tổ chức các hội thảo khoa học về Lịch sử địa phơng.
2. Nhiệm vụ của phòng HC - TH trong việc tổ chức hội nghị.
a. Chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị:
Để đánh giá một hội nghị có thành công hay không, có chất lợng tốt không thì việc chuẩn bị nội dung tổ chức hội nghị đợc coi là một khâu quan trọng nhất trong tổ chức hội nghị tại Viện sử học.
Đối với các cuộc hội nghị, cuộc họp nhỏ có tính chất thờng xuyên, sự vụ thì không cần thiết thành lập một ban để chuẩn bị nội dung. Phòng HC – TH có thể tự mình chuẩn bị tổ chức cuộc họp dựa trên số liệu tổng hợp từ các phòng ban và qua quá trình xử lý thông tin bằng các nghiệp vụ chuyên môn của mình. Tuy nhiên đối với các cuộc hội thảo khoa học thì phòng HC - TH cần có sự chỉ đạo của lãnh đạo viện và kết hợp với các phòng ban khác tiến hành chuẩn bị tổ chức hội nghị.
Các hội nghị khoa học tại Viện sử học khi đợc tổ chức sẽ tiến hành thành lập Ban chuyên môn để chuẩn bị nội dung của hội nghị. Nội dung chuẩn bị gồm có:
- Đề án của hội nghị. - Hệ đề tài cho hội nghị. - Đặt bài cho các tác giả. - Đọc, duyệt, sửa chữa bài.
- In kỷ yếu hoặc sách trớc khi hội nghị đợc tổ chức.
Ban chuyên môn đợc thành lập tuỳ thuộc vào việc tổ chức hội nghị nh thế nào. Thông thờng đối với những hội nghị có tính chất cuộc họp nhỏ thì không cần thành lập ban chuyên môn để chuẩn bị nội dung họp. Đối với các hội thảo khoa học, với tính chất là các hội nghị trao đổi thông tin nên đây là các hội nghị đợc coi là rất quan trọng đối với hoạt động của Viện sử học. Do đó khi tổ chức hội nghị khoa học cần thành lập ban chuyên môn để
Nội dung của hội nghị là vấn đề cốt lõi, là linh hồn của hội thảo khoa học. Nếu hội nghị khoa học do Viện sử học kết hợp cùng với Viện KHXH Việt Nam hoặc đơn vị khác cùng tổ chức hội thảo thì ban chuyên môn sẽ đ- ợc do hai cơ quan cử ngời cùng phối hợp hoạt động chuẩn bị tổ chức. Nếu hội thảo do Viện sử học tự tổ chức thì ban chuyên môn sẽ do lãnh đạo viện quyết định chỉ đạo phân công. Tuy nhiên các thành viên của ban chuyên môn sẽ gồm những ngời trong Hội đồng khoa học của viện và một số cán bộ thuộc phòng chuyên môn nghiên cứu lĩnh vực lịch sử dự định tổ chức hội thảo khoa học (do lãnh đạo viện chỉ định).
Ban chuyên môn có nhiệm vụ đầu tiên đó là căn cứ trên đề tài do nhà nớc hoặc viện KHXH Việt Nam chỉ định, phân công để xác định tên gọi của hội nghị. Đối với một hội nghị thì tên gọi của hội nghị đợc coi là rất quan trọng vì tên của hội nghị đã phản ánh đợc mục đích, nội dung, trọng tâm của hội nghị. Sau đó tiến hành đặt bài viết cho các tác giả, các nhà nghiên cứu lịch sử, các GS, PGS, TS lịch sử ở trong và có thể cả ở ngoài Viện sử học về đề tài chuẩn bị tổ chức. Khi đã nhận đợc các bản thảo của các tác giả thì ban chuyên môn sẽ tiến hành đọc, sửa chữa các bản thảo đó.
Ngoài ra ban chuyên môn còn tiến hành chuẩn bị các báo cáo chính để nêu bật quan điểm chính của hội nghị, thông thờng hội nghị do viện tổ chức thì báo cáo chính thờng do lãnh đạo viện (viện trởng) nằm trong hội đồng khoa học viết. Bên cạnh đó ban chuyên môn cũng đồng thời chuẩn bị những vấn đề cần thảo luận nh mục đích, yêu cầu, nội dung của hội nghị; chuẩn bị kết luận và chơng trình hành động sau hội nghị
Một vấn đề không kém phần quan trọng đó là chuẩn bị các thành phần tham dự hội nghị và dự kiến thời gian, địa điểm và tiến hành các thủ tục tổ chức hội nghị. Ban chuyên môn của viện sẽ bàn và xác định rõ những thành phần tham gia hội nghị, các khách mời, các cơ quan truyền thông và các đối tợng có liên quan đến đề tài tổ chức và những ng… ời đợc mời này
cần chuẩn bị những gì? để họ chủ động tham dự, góp phần nâng cao hiệu quả của hội nghị .
Việc xây dựng danh sách sớm sẽ tạo ra sự chủ động trong công tác tổ chức hội nghị. Ban chuyên môn cùng với ban tổ chức và lãnh đạo viện cùng nhau thống nhất, xác định thời gian, địa điểm, chơng trình hội nghị. Khi mà thời gian tiến hành tổ chức hội nghị và địa điểm tổ chức đợc xác định chính xác cụ thể thì ban chuyên môn sẽ tổ chức biên tập lại các báo cáo và đóng lại thành tài liệu chính thức và phát cho các đại biểu tham dự hội nghị.
b. Chuẩn bị công tác hậu cần
Song song với ban chuyên môn chuẩn bị nội dung thì ban tổ chức cũng phải tích cực tiến hành chuẩn bị về công tác hậu cần. Đối với hội nghị khoa học mà Viện sử học kết hợp tổ chức với một cơ quan khác thì phòng HC - TH sẽ cử đại diện tham gia khâu tổ chức hậu cần phục vụ hội nghị. Hội nghị do Viện sử học tổ chức thì ban tổ chức do phòng HC - TH đảm nhận và chịu trách nhiệm về tổ chức công tác hậu cần cho hội nghị. Khâu chuẩn bị hậu cần đợc coi là mặt quan trọng, ảnh hởng rất lớn tới tâm lý, tới sự thoải mái của các đại biểu tham dự hội nghị. Do đó mà bộ phận chuẩn bị hậu cần rất quan tới vấn đề này.
Căn cứ vào tính chất và quy mô của việc tổ chức hội nghị mà ban tổ chức sẽ quyết định tổ chức hội nghị tại hội trờng nh thế nào. Nếu hội nghị có tính chất là các cuộc họp với số lợng ngời ít và không quá quan trọng thì sẽ sử dụng hội trờng (phòng họp) của viện để tổ chức luôn. Nếu là hội nghị có tính chất hội thảo khoa học số lợng ngời lớn thì ban tổ chức sẽ quyết định thuê hội trờng bên ngoài viện. Khi đã chuẩn bị hội trờng thì ngời của phòng HC - TH sẽ chuẩn bị về các vấn đề nh: trang trí phông chữ cho tên của hội nghị, sắp xếp bàn ghế cho các thành viên tham dự và khách mời hội nghị, bục nói, các trang thiết bị phục vụ trong quá trình tổ chức hội nghị nh: thiết bị tăng âm, micro, máy quay phim, chụp ảnh, máy chiếu…
Do phòng HC - TH Viện sử học chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng nguồn tài chính của viện nên có trách nhiệm chuẩn bị chu đáo kinh phí để tổ chức hội nghị. Phối hợp với ban chuyên môn để cập nhật các thông tin liên quan đến hội nghị để dự trù kinh phí về các khoản nh: trả nhuận bút cho các tác giả, in kỷ yếu hoặc sách, kinh phí đa đón, đi lại, ăn ở của các đại biểu ở xa về tham dự hội nghị, chuẩn bị nớc uống, quà tặng đại biểu…
Đối với các đại biểu ở xa về tham dự hội nghị thì ban tổ chức sẽ bố trí ngời quan tâm hớng dẫn khách, bố trí phòng nghỉ, phơng tiện đa đón ngoài tỉnh đại biểu đi lại trên cơ sở tạo mọi điều kiện cần thiết và thoải mái nhất về vấn đề này.
Khi mà thời gian tiến hành tổ chức hội nghị và địa điểm tổ chức đợc xác định chính xác cụ thể thì ban chuyên môn sẽ tổ chức biên tập lại các báo cáo và đóng lại thành tài liệu chính thức và phát cho các đại biểu tham dự hội nghị. Việc đóng sách, tài liệu do ban tổ chức lo khâu in ấn và phát tới đại biểu tham dự hội nghị
Để tiện việc đảm bảo an ninh, trật tự khi ra vào hội nghị thì ngời ta sử dụng phù hiệu. Việc sử dụng phù hiệu căn cứ theo tính chất của hội nghị mà phòng HC - TH sẽ chuẩn bị cho các thành viên tham gia hội nghị. Phù hiệu đợc sử dụng khi tổ chức hội nghị khoa học cấp quốc gia và quốc tế; lễ kỷ niệm ngày thành lập và đón nhận danh hiệu cao quý. Trên phù hiệu có ghi tên, cơ quan tổ chức hội nghị.
c. Tổ chức, điều hành hội nghị:
Khi hội nghị đợc tổ chức chính thức thì việc đầu tiên khi hội nghị chuẩn bị chính thức đi vào khai mạc thì ban tổ chức cần bố trí ngời tổ chức đón tiếp, sắp xếp và đa khách vào chỗ ngồi tại hội trờng, phân phối tài liệu đến tận tay đại biểu.
Để hội nghị đợc tiến hành thuận lợi và có hiệu quả thì ngời điều hành hội nghị là ngời có tầm nhìn, phải nắm chắc đợc vấn đề, có đầu óc tổ chức,
biết phối hợp với các bộ phận, phải có vốn sống thực tế phong phú, để sao cho nội dung hoạt động trong hội nghị đợc nhịp nhàng, hấp dẫn đảm bảo cho hội nghị đạt kết quả cao. Ngời điều hành hội nghị phụ thuộc vào cấp tổ chức hội nghị. Hội nghị do Viện sử học tổ chức thì lãnh đạo viện sẽ điều hành hội nghị. Hội nghị tổ chức cùng viện KHXH Việt Nam thì ngời điều hành hội nghị sẽ do lãnh đạo viện KHXH Việt Nam đảm nhận. Nếu là hội nghị quốc tế thì sẽ mời đại diện khách quốc tế cùng điều hành.
Phần mở đầu của hội nghị sẽ tuyên bố lý do tổ chức hội nghị; giới thiệu đại biểu; giới thiệu chủ tịch đoàn hội nghị và ban th ký. Phần này th- ờng làm rất nhanh và từ đó ngời điều hành sẽ chuyển sang phần quan trọng của hội nghị đó bắt đầu đi vào hội thảo khoa học.
Hiện nay Viện sử học thờng tổ chức hội nghị kết hợp giữa hai hình thức: nghe báo cáo và trao đổi thảo luận chung một số vấn đề tại hội trờng (và có thể phân chia tổ để thảo luận sâu, nếu cần thiết). Khi tổ chức hội nghị quan trọng nh hội nghị quốc tế thì Viện sử học sẽ thuê phiên dịch nh phiên dịch tiếng Anh, tiếng Pháp hoặc tiếng Trung, điều này tuỳ thuộc vào nội dung hội nghị mà có các đại biểu của nớc đó tham dự
Việc kết thúc hội nghị luôn đợc chuẩn bị chu đáo, gây đợc ấn tợng tốt cho những ngời tham gia hội nghị. Với những hội nghị thông thờng thì lãnh đạo viện sẽ đọc kết luận và kết thúc hội nghị. Còn những hội nghị hội thảo khoa học quan trọng thì cần chuẩn bị diễn văn bế mạc hội nghị và sẽ do cán bộ lãnh đạo quan trọng đã đợc sắp xếp trớc đọc kết thúc hội nghị. Với sự giúp đỡ của ban th ký, bài diễn văn đã đợc chuẩn bị và ngời chủ trì hội nghị sẽ trình bày với nội dung ngắn gọn, nói rõ một số vấn đề chính nh: tóm tắt lý do, mục đích, nội dung của hội nghị; điểm lại các thành phần tham dự; diễn biến của hội nghị; nói rõ những kết quả đạt đợc từ hội nghị; xác định những việc cần làm sau hội nghị.
Ban th ký đợc thành lập gồm những ngời có trình độ chuyên môn từ các phòng ban và trong một số trờng hợp trởng phòng HC - TH cũng đợc cử
vào trong ban th ký Viện sử học để làm việc. Ban th ký có trách nhiệm ghi chép diễn biến của hội nghị ; tên và nội dung ý kiến của từng đại biểu tham gia phát biểu, kể cả những ý kiến tranh luận và các kết luận của hội nghị. Ban th ký có trách nhiệm sắp xếp thứ tự những ngời phát biểu, giúp chủ tịch đoàn điều khiển hội nghị, xử lý thông tin của hội nghị để hinh thành báo cáo tổng kết.
Trong thời gian diễn ra tổ chức hội nghị ban tổ chức luôn chăm lo chu đáo công tác hậu cần các vấn đề đợc coi là nhỏ nhng nếu không xử lý tốt làm ảnh hởng đến chất lợng của hội nghị nh vấn đề đảm bảo có điện phục vụ các máy móc hoạt động liên tục trong thời gian diễn ra hội nghị, chuẩn bị đầy đủ nớc giải khát phục vụ đại biểu (có thể phục vụ thêm hoa quả và bánh kẹo). Nếu các mặt bên ngoài hội nghị đợc chăm lo chu đáo sẽ tạo các ấn tợng tốt đẹp ban đầu.
Đối với các đại biểu ở xa về tham dự hội nghị thì ban tổ chức đã phải chuẩn bị một số công việc nh lấy vé, đăng ký số đại biểu với nhà ga, công ty hàng không, đôn đốc việc thanh toán tiền ăn, ở với khách sạn nhà nghỉ. Với các hội nghị quốc tế có các đại biểu ngời nớc ngoài thì ban tổ chức cần chuẩn bị ngời chuyên lo đáp ứng các yêu cầu chính đáng của họ. Khi hội nghị kết thúc, ban tổ chức sẽ tiếp tục làm việc với các đơn vị liên quan để thanh toán giải quyết các vấn đề tài chính, kinh phí sao cho ổn thoả và chu đáo.
d. Một số việc cần làm sau hội nghị: