Mỗi khách hàng muốn mua bán chứng khoán niêm yết trên thị trường phải mở tài khoản giao dịch tại công ty chứng khoán. Đối với CTCK Habubank, việc mở tài khoản là bước đầu tiên khách hàng tiếp xúc với công ty, là cơ sở để tạo dựng niềm tin nơi khách hàng, là nền móng cho quan hệ lâu dài. Chính điều này đã nói lên tầm quan trọng của phòng môi giới mà khâu đầu tiên là từ những nhân viên thực hiện khâu mở tài khoản. Sau khi mở tài khoản, các nhân viên của phòng môi giới phải hướng dẫn giao dịch tại CTCK Habubank; giải thích những thắc mắc của khách hàng trong hướng dẫn; thông tin các công ty niêm yết…
Sơ đồ 2.2 Quy trình mở tài khoản của khách hàng tại CTCK Habubank
Sơ đồ 2.3 Quy trình giao dịch tại phòng môi giới của CTCK Habubank
Đặt lệnh(1) Truyền lệnh(2)
Trả lời kquả(4) Gửi kquả(3)
Quy định về thời gian giao dịch
- Ngày giao dịch: từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần - Giờ giao dịch: buổi sáng từ 8h đến 11h30’ buổi chiều từ 13h30’ đến 17h
Sơ đồ 2.4 Quy trình chi tiết mở tài khoản tại CTCK Habubank
CTCK Habubank
Nhân viên mở tài khoản
Khách hàng Nhân viên tiếp xúc
khách hàng CTCK Habubank Sàn giao dịch chứng khoán Khách hàng
a) Đối với các nhân viên môi giới thực hiện công việc mở tài khoản, họ phải thực hiện các bước:
(1) Mở tài khoản
• Bước 1: Hướng dẫn mở tài khoản:
- Giúp khách hàng điền đầy đủ thông tin vào giấy yêu cầu mở tài khoản (nếu có), ký xác nhận và ghi rõ họ tên
- Giúp khách hàng điền đầy đủ thông tin vào phần uỷ quyền (nếu có)
- Giúp khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ qua điện thoại, internet, SMS. Với phương thức giao dịch qua điện thoại nhân viên mở tài khoản phải đề nghị khách hàng đăng ký mật khẩu giao dịch qua điện thoại (mật khẩu là số hoặc chữ).
• Bước 2: Nhân viên mở tài khoản thực hiện các công việc
- Sau khi khách hàng điền đầy đủ thông tin vào hợp đồng, nhân viên mở tài Nhà đầu tư
Đại diện giao dịch SGDCK
Máy chủ của Sở giao dịch chứng khoán Đặt lệnh
Nhân viên môi giới
Ký quỹ (tiền)
Lưu ký CK
Trực tiếp, từ xa
(Fax, Tel, Net) Kiểm tra phiếu lệnh Mở tài khoản
khoản 1 sẽ kiểm tra rà soát lại toàn bộ thông tin.
- Nhân viên mở tài khoản kiểm tra số tài khoản trên hệ thống, và trên sổ theo dõi số tài khoản, lấy số tài khoản cho khách hàng, đồng thời tiến hành lưu vào file excel sau đó chuyển cho nhân viên mở tài khoản 2
- Nhân viên mở tài khoản 2 nhập thông tin của khách hàng trong giấy đề nghị mở tài khoản vào phần mở tài khoản trong hệ thống; tiến hành in hợp đồng và giao 1 bộ hồ sơ cho khách hàng đồng thời lưu lại 1 bản tại bộ phận mở tài khoản tại phòng giao dịch CTCK Habubank
(2)Tiếp xúc khách hàng
Sau khi mở tài khoản cho khách hàng, nhân viên môi giới cung cấp các thông tin cho khách hàng:
- Hướng dẫn giao dịch tại CTCK Habubank
- Thông tin các công ty niêm yết, cách thức giao dịch tại CTCK Habubank - Tư vấn đầu tư cho khách hàng
- Hướng dẫn khách hàng đến bộ phận nộp tiền vào tài khoản để thực hiện giao dịch - Tiếp xúc khách hàng với một thái độ cởi mở, nhiệt tình, thân thiện
b)Các nhân viên môi giới khi thực hiện nhập lệnh đồng thời phải quản lý phiếu lệnh. Họ phải thực hiện các bước:
- Khi khách hàng điền phiếu lệnh lấy tại quầy giao dịch xong thì nhân viên môi giới của CTCK Habubank sẽ kiểm tra phiếu lệnh đã được điền đầy đủ thông tin ghi trên phiếu lệnh; kiểm tra xem tài khoản của khách hàng có đủ tiền (đối với lệnh đặt mua), đủ chứng khoán đối với lệnh đặt bán; kiểm tra lệnh khớp
- Tách phiếu lệnh (liên gốc giữ lại, liên 2 trả cho khách hàng). Hết giờ giao dịch, nhân viên môi giới in số thứ tự số phiếu lệnh theo từng phiên và lưu vào tủ phiếu lệnh
- Thứ 5 tuần cuối cùng trong tháng, nhân viên môi giới sẽ tập hợp phiếu lệnh lưu theo ngày trong tháng, sau đó lưu kho phiếu lệnh
Sơ đồ 2.5 Quy trình quản lý phiếu lệnh tại quầy