VIII Hình thức tổ chức sổ Tiền lơng:
1. 2 Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất.
Công ty AP Thăng Long là doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập vì vậy bộ máy quản lý sản xuất của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng thành các phòng ban thực hiện các chức năng quản lý nhất định, cụ thể là: ♦ Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.
- Giám đốc là ngời đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý. Ngoài việc uỷ nhiệm cho các phó giám đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ huy các trởng phòng.
- Phó giám đốc kỹ thuật phụ trách về kỹ thuật thi công và an toàn thi công trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật.
- Phó giám đốc phụ trách vật t thiết bị, kỹ thuật xe, máy và nội chính của Công ty trực tiếp phụ trách phòng kế hoạch vật t thiết bị và phòng hành chính.
Nhiệm vụ của 2 phó giám đốc là giúp việc cho giám đốc và trự tiếp chỉ huy các bộ phận đợc phân công uỷ quyền.
♦ Các phòng chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ huy trực tiếp hoặc gián tiếp của giám đốc bao gồm 6 phòng ban với các chức năng nhiệm vụ:
+ Phòng Quản lý giao thông ( kỹ thuật ): Căn cứ vào kế hoạch của cấp trên giao lập hồ sơ thiết kế , trình cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ cho phòng kế hoạch lập hồ sơ dự toán các công trình đã đợc duyệt. Đối với công trình đấu thầu ngoài căn cứ vào thiết kế, kỹ thuật của bên A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và các chỉ tiêu kế hoạch để vạch ra phơng án thi công tối u nhất vừa đảm bảo
thiết kế, đồng thời đảm bảo an toàn trong thi công. Trong khi kiểm tra nếu phát hiện ra các lỗi kỹ thuật phải có trách nhiệm báo cho bên A biết để có biện pháp xử lý kịp thời. Giám sát thi công và nghiệm thu các công trình về mặt kỹ thuật. Thanh quyết toán về khối lợng và lập hồ sơ hoàn công.
+ Phòng tổ chức lao động: Tổ chức, tuyển chọn lao động theo kế hoạch đ- ợc giao. Giải quyết chế độ chính sách cho ngời lao động theo đúng chế độ nhà nớc quy định nh lơng, thởng, phúc lợi, đào tạo. . . Lập định mức lao động- tiền l- ơng, các chế độ bảo hộ lao động, kế hoạch đào tạo. . . Quản lý hồ sơ, nhận xét cán bộ, lập tờ trình để bổ nhiệm, đề bạt. . . ngoài ra phòng lao động tiền lơng của Công ty AP Thăng Long còn đảm nhiệm các vấn đề an ninh, trật tự, quân sự, tự vệ.
+ Phòng kế hoạch và vật t thiết bị: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, căn cứ thiết kế kỹ thuật đã đợc các cấp có thẩm quyền duyệt, lập hồ sơ dự toán các công trình và lập kế hoạch đầu t thiết bị cho sản xuất. Đối với công trình đấu thầu ngoài, căn cứ hồ sơ thiết kế lập hồ sơ dự thầu với các chi phí đảm bảo hợp lý, phù hợp với các định mức và đơn giá của nhà nớc ban hành. Mua sắm, cung cấp vật t theo yêu cầu cho các công trình, thanh quyết toán về vật t.
+ Phòng hành chính: Chịu trách nhiệm về các vấn đề ăn, ở, làm việc của công nhân viên, văn th lu trữ, tổ chức hội nghị, các cuộc họp, tiếp khách, theo dõi sức khỏe, khám chữa bệnh, BH y tế cho công nhân viên.
+ Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty. Giúp lãnh đạo những thông tin kinh tế cần thiết hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách nh chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài chính. Lập kế hoạch về tài chính hàng năm cho đầu t chiều sâu trong quá trình sản xuất. Hạch toán, quyết toán làm báo cáo quyết toán theo chế độ báo cáo kế toán của nhà nớc.
Công ty AP Thăng Long tổ chức hoạt động với một số ngành nghề sản xuất kinh doanh trong đó chủ yếu là hoạt động xây dựng, sửa chữa công trình giao thông các loại và xây dựng công trình công nghiệp dân dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành giao thông vận tải do cấp trên giao hoặc do Công ty tự tìn kiếm, liên doanh, liên kết. Với đặc điểm riêng của sản phẩm xây dựng, nó tác động trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý. Quy mô công trình giao thông rất lớn, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng và đòi hỏi phải có nguồn vốn đầu t lớn. Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn vốn này, một yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị xây dựng là phải xây dựng nên mức giá dự toán thi công. Trong quá trình sản xuất, thi công giá dự toán trở thành thớc đo và đợc so sánh với các khoản chi phí thực tế phát sinh. Sau khi hoàn thành công trình, giá dự toán lại là cơ sở để nghiệm thu, kiểm tra chất lợng công trình, xác định giá thành quyết toán công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Sơ đồ - Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
Giám đốc Phòng QLGT ( kỹ thuật ) Phòng tổ chức lao động Phòng kế hoạch vật t Phòng hành chính Phòng tài chính kế toán Phó giám đốc Phó giám đốc
Công ty AP Thăng Long hoạt động với đầy đủ t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, có con dấu riêng, có bộ máy kế toán sổ kế toán riêng và đ- ợc phép mở tài khoản tại ngân hàng. Công ty là bộ phận trung tâm đứng đầu chỉ đạo mọi hoạt động diễn ra ở 9 đội và 4 trạm thu phí trực thuộc. Đồng thời là ng- ời chịu trách nhiệm trớc bộ phận chủ quản, các cơ quan nhà nớc cũng nh các bên liên quan về toàn bộ hoạt động của Công ty. Với t cách pháp nhân Công ty có thể đứng ra vay vốn, đấu thầu công trình, nhận thầu xây dựng. Trên cơ sở hợp đồng thi công đã đợc ký kết Công ty tiến hành giao khoán cho 9 đơn vị sản xuất thi công. Do các công trình có địa điểm thi công khác nhau thời gian thi công lâu dài, mang tính đơn chiếc nên lực lợng lao động của Công ty đợc tổ chức thành 2 đội công trình và 7 hạt . Mỗi đơn vị lại đợc sắp xếp tổ chức thành các tổ sản xuất đợc phân công nhiệm vụ cụ thể tuỳ thuộc nhu cầu quản lý, sản xuất . ở
mỗi đội công trình có 1 đội trởng, đội phó và các nhân viên kinh tế, kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về mặt kinh tế, kỹ thuật, phụ trách tổ sản xuất là các tổ trởng.
1.3 - Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán.
a. Tổ chức bộ máy kế toán.
Công ty áp dụng bộ máy kế toán tập trung theo chế độ kế toán mới. Tại các đội, hạt, trạm thu phí bố trí từ 1- 2 nhân viên thống kê, kế toán làm nhiệm vụ nh thu thập, ghi chép sổ sách hạch toán một cách giản đơn, cuối tháng chuyển chứng từ, báo cáo về phòng kế toán tài chính của Công ty để tiến hành công việc ghi sổ kế toán.
Các đội công trình 1, 2 Các hạt quản lý Quốc lộ 18, 38, Láng – Hoà Lạc Trạm thu phí Cầu Hồ, cầu Phả lại Bến phà Yên lệnh
ở các đội, hạt, trạm thu phí việc nhận và cấp phát vật liệu tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công và kế hoạch cung ứng vật t của Công ty cho từng công trình. Việc nhập, xuất vật liệu phải cân đo đong đếm cụ thể để lập phiếu nhập xuất kho, các phiếu này đợc tập hợp làm cơ sở cho việc kiểm kê cuối kỳ. Các đội trởng, tổ trởng sản xuất quản lý và theo dõi tình hình lao động trong đội, trong tổ lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền công, bảng theo dõi thanh toán chi phí nhân công, chi phí nhân viên quản lý đội.
Các chứng từ ban đầu nói trên ở các đội, hạt, trạm thu phí sau khi đợc tập hợp, phân loại sẽ đợc tính kèm theo với "Giấy đề nghị thanh toán" do ngời đứng đầu và kế toán đội lập có xác nhận của kỹ thuật Công ty gửi lên phòng kế toán xin thanh toán cho các đối tợng đợc thanh toán.
Tại phòng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, kế toán tiến hành kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ, tổng hợp hệ thống hóa số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý. Đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo Công ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 8 ngời đợc phân công công việc cụ thể nh sau:
- Đứng đầu là kế toán trởng kiểm trởng phòng kế toán có nhiệm vụ giúp Giám đốc công ty tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty theo cơ chế quản lý mới, điều hành các công việc trong phòng đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát tình hình kinh tế tài chính ở Công ty cũng nh dơí các đội, hạt, trạm thu phí.
- Phó phòng kế toán điều hành trực tiếp công việc đến từng phần hành khi trởng phòng đi vắng, phụ trách phần việc kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, lập các báo cáo kế toán.
- Kế toán phụ trách phần kế toán vật liệu và thanh toán với ngời bán làm nhiệm vụ theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu theo từng công trình và theo dõi việc thanh toán chi tiết cho từng ngời bán.
- Kế toán TSCĐ chuyên theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính trích khấu hao cho từng đối tợng kiêm cả nghiệp vụ về quỹ tiền mặt. - Kế toán tiền lơng, bảo hiểm và thanh toán tạm ứng có nhiệm vụ tính l-
ơng, bảo hiểm cho toàn bộ nhân viên văn phòng, tổng hợp lơng, bảo hiểm cho các đơn vị phụ thuộc và theo dõi phần thanh toán tạm ứng với toàn bộ công nhân viên trong Công ty.
- Hai kế toán phụ trách theo dõi tình hình thu phí cầu đờng bộ, thanh toán các khoản chi phí phát sinh của các trạm thu phí và thanh quyết toán với các đơn vị nội bộ.
- Một kế toán ngân hàng phụ trách công việc giao dịch với ngân hàng theo dõi các khoản tiền vay ở ngân hàng, lập nhu cầu vay theo kỳ và cho từng công trình.
Sơ đồ - tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán trởng Phó phòng kế toán Kế toán vật liệu, thanh toán với ngời bán Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán nội bộ Kế toán TSCĐ, thủ quỹ Kế toán lơng, BH, tạm ứng