Tổ chức bộ máy kế toán của công ty luôn hớng tới việc thực hiện các nguyên tắc sau:
- Bảo đảm sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trởng.
- Phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của đơn vị, tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên kế toán nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn.
- Gọn nhẹ, tránh những khâu trung gian không cần thiết. Căn cứ vào khối lợng công tác kế toán nhiều hay ít, nghiệp vụ kinh tế phức tạp hay đơn giản mà bố trí cơ cấu bộ máy kế toán và phân công ngời phụ trách.
Do đặc điểm tổ chức bộ máy và yêu cầu quản lý quy mô hoạt động sản xuất nên Công ty in Báo Hà Nội mới áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty từ khâu ghi chép ban đầu, tổng hợp báo cáo và kiểm tra kế toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp, các phân xởng không có kế toán riêng. Bộ máy kế toán của công ty đợc thiết lập thep kiểu trực tuyến. Phòng tài vụ – Thống kê đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty còn các nhân viên trong phòng đợc điều hành trực tiếp từ kế toán trởng. Các phần hành kế toán đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành. Quan hệ giữa các lao động kế toán phần hành là quan hệ ngang, có tính chất tác nghiệp, không phải là quan hệ trên dới có tính chất chỉ đạo.
Sơ đồ: Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty in Báo Hà Nội mới.
Dới đây ta xem xét vai trò cụ thể của từng kế toán:
* Kế toán trởng ( kiêm trởng phòng ): là ngời giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn, phổ biến chủ trơng và chỉ đạo công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm trớc cấp trên và chấp hành luật pháp chế độ tài chính hiện hành. Kế toán trởng có nhiệm vụ kiểm tra, tổng hợp, cân đối mọi số liệu phát sinh trong các tài khoản, lập báo cáo kế toán, tham mu cho giám đốc về quản lý tài chính phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh ở công ty, đồng thời hớng dẫn đôn đốc mọi bộ phận kế toán chấp hành nghiêm chỉnh các quy định, các chế độ kế toán do nhà nớc quy định. Kế toán trởng còn có trách nhiệm kiểm tra tình hình tài chính về vốn và huy động vốn, thực hiện tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác các khả năng tiềm năng của tài sản, cung cấp các thông tin và tình hình tài chính một cách trung thực, chính xác và kịp thời để ban giám đốc ra quyết định kinh doanh có hiệu quả tối u.
* Kế toán thanh toán: là một nhân viên kế toán phụ trách về vấn đề các khoản thanh toán của công ty nh: đối với nhà cung cấp khi mua các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất, với khách hàng trong quan hệ mua bán với công ty, với ngân hàng, cũng nh với ngân sách nhà nớc…
Kiểm tra, kiểm soát các chứng từ hoá đơn hợp lệ đã đợc ký duyệt để lập phiếu thu chi, định khoản theo đúng tính chất của nội dung kinh tế đã đợc
Kế toán tr ởng
Kế toán vật t , tài sản Kế toán
phản ánh và để thanh toán thu chi kịp thời. Phân loại kê khai các hoá đơn đợc hoàn thuế theo quy định của nhà nớc. Thờng xuyên nắm và quản lý tiền mặt thu chi hàng ngày, đối chiếu xác định số tồn quỹ cuối ngày để có số liệu chính xác báo cáo trởng phòng và giám đốc.
Xác định doanh thu bán hàng trong kỳ. Mở sổ sách theo dõi chi tiết từng khách hàng, từng khoản công nợ phải thu phải trả, thanh toán tiền hàng cho khách hàng phải đủ chứng từ hợp lệ và đã đợc giám đốc ký duyệt. Thờng xuyên đối chiếu công nợ phải thu, công nợ phải trả để thanh toán dứt điểm.
* Kế toán tổng hợp: Tập hợp đầy đủ mọi chi phí phát sinh để tính giá thành sản phẩm. Xác định kết quả kinh doanh của các hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty cũng nh thực hiện công tác kế toán cuối kỳ, giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi sổ cái tổng, lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo ( nh báo cáo tài chính nộp cơ quan thuế, cấp trên, tổng cục thống kê…) hoặc theo yêu cầu đột xuất.
* Kế toán vật t, tài sản: Theo dõi, ghi chép tính toán giá thành thực tế của từng loại nguyên vật liệu, quản lý theo dõi tình hình nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu, xác định tình hình tồn kho thờng xuyên theo số lợng và giá trị, thờng xuyên kiểm tra đánh giá chất lợng thực tế của vật t tồn kho, lập các báo cáo, báo biểu, kiểm kê định kỳ để phục vụ cho công tác tổng hợp và quyết toán.
Lập sổ sách theo dõi hạch toán kế toán, lập thẻ theo dõi từng loại TSCĐ và phản ánh giá trị hao mòn hàng năm của TSCĐ để tính giá trị còn lại của TSCĐ của kỳ báo cáo. Ghi chép tình hình tăng giảm, mua sắm xây dựng cũ mới của từng loại TSCĐ.
* 2 kế toán tiền lơng và thông kê phân xởng: với đặc điểm là lơng khoán, lơng của công nhân viên và cán bộ viên chức trong công ty đợc thanh toán vào thứ 6 hàng tuần nên công việc của kế toán tiền lơng tơng đối vất vả. Do vậy, trong bộ máy kế toán của đơn vị có 2 kế toán tiền lơng và thống kê phân xởng để phục vụ cho đặc thù quản lý của công ty. Kế toán lơng có nhiệm vụ nhận bản chấm công, phiếu giao nhận sản phẩm, phiếu giao khoán, biên bản kiểm tra chất lợng sản phẩm, công việc hoàn thành… từ các phân xởng chuyển lên, sau đó tiến hành ghi chép, tổng hợp số liệu về số lợng, thời gian và kết quả lao động, tính lơng, trích các khoản theo lơng, BHXH, BHYT và
kinh phí công đoàn, phân bổ chi phí nhân công đúng đối tợng sử dụng lao động và thanh toán cho ngời lao động.
* Thủ quỹ: Nắm đợc các nguyên tắc quản lý thu chi tiền mặt của nhà n- ớc và công ty quy định. Căn cứ vào các phiếu thu chi đã lập, nguồn tiền thu vào chi ra phải có chứng từ hợp lệ, đợc cấp có thẩm quyền ký duyệt. Xác định, đóng dấu trên hoá đơn số tiền thu chi rõ ràng vào bản kê bán hàng thờng xuyên kịp thời.