Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hóa trong kỳ. Chi phí bán hàng có thể bao gồm:
Chi phí tiền lương: theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương; các khoản BHXH; BHYT của nhân viên bán hàng.
Chi phí vật liệu: bao gồm chi phí cho bao bì gói vật liệu; vật liệu dùng cho lao động của nhân viên; vật liệu dùng cho sửa chữa kho hàng.
Chi phí các dịch vụ mua ngoài: là các chi phí dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ; tiền thuê bốc vác; vận chuyển hàng hóa để tiêu thụ; tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng.
Chi phí khấu hao TSCĐ: là chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng (nhà cửa và các phương tiện vận chuyển).
Chi phí khác bằng tiền: là chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách; quảng cáo.
Tài khoản sử dụng: TK 641 - Chi phí bán hàng. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí ở trên; Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh, kế toán căn cứ theo các chứng từ gốc bao gồm phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương...để vào sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 641.
Có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng như sau
Sơ đồ 2.2: Hạch toán chi phí bán hàng
TK 911
TK 331, 111, 112,…
TK 334, 338 TK641 TK 111, 112, 138
Chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên
bán hàng
Chi phí dụng cụ
Các chi phí liên quan khác Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 133
Kết chuyển chi phí bán hàng Giá trị thu hồi
ghi giảm chi phí TK 153
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh của Công ty. Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán chung trong từng tháng để trừ vào kết quả kinh doanh chung cho toàn Công ty mà không phân bổ cho từng mặt hàng.
Chi phí QLDN của Công ty bao gồm một số khoản như sau: Chi phí nhân viên quản lý: bao gồm tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của giám đốc; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí bằng tiền khác : phục vụ cho công tác quản lý của Công ty như chi hội nghị, tiếp khách, công tác phí, đào tạo cán bộ.
Để phản ánh các nội dung trên, Công ty sử dụng TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp và mở các tài khoản chi tiết của TK này.
Bên Nợ: Tập hợp các CP QLDN thực tế phát sinh trong kỳ
Bên Có: Các khoản được phép giảm trừ ( Nếu có )
Kết chuyển CP QLDN sang bên Nợ TK 911 để Xác định kết quả KD. TK 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài koản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí nêu trên tương ứng theo các tài khoản cấp 2:
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý DN TK 6422: Chi phí đồ dùng văn phòng phẩm TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
Các chi phí trên đều được kế toán tiến hành xác định hàng tháng và cuối mỗi quý, kế toán tập hợp lại và lập Sổ cái tài khoản 641, 642 để thuận tiện cho việc kết chuyển xác định kết quả kinh doanh.
Sơ đồ 2.3 : Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 TK 334,338 TK 153 TK 111, 138 TK 911 TK 214 (1) (2) (3)
(1): Chi phí lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương (2): Chi phí vật tư, công cụ dụng cụ
(3): Chi phí khấu hao TSCĐ (4): Chi phí dịch vụ mua ngoài (5): Chi phí bằng tiền khác
(6): Các khoản ghi giảm chi phí quản lý
(7) :Kết chuyển chi phí QLDN sang TK 911: Xác định KQKD TK111,112 TK 131 (4) (5) ( 6 ) ( 7 )
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp Quý 1/2009 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ Cái TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ _ _
Tiền lương của ban
quản lý 334 28.500.00 0 BHXH, BHYT, KPCĐ của NVQL 338 Trích khấu hao TSCĐ dùng cho QLDN 214 3.150.000 … … … Kết chuyển CP QLDN 911 46.763.000 Số phát sinh 46.763.00 0 46.763.000 Số dư cuối kỳ _ _
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu mẫu 2.13 : Sổ Cái tài khoản 642