- Tác nhân: nhân viên
- Mô tả: Ca cho phép nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn chức năng lập hóa đơn tính tiền và in hóa đơn
- Tiền điều kiện:
+ Khách hàng có đơn đặt hàng hoặc có mua hàng và nhu cầu tính tiền + Các mã hàng, đơn giá đã được cập nhật trong hệ thống
+ Nhân viên bán hàng đã đăng nhập hệ thống - Luồng sự kiện chính
+ Hệ thống hiển thị giao diện cho phép nhân viên bán hàng nhập từng mã mặt hàng, số lượng. Nếu nhập đúng thì thực hiện bước tiếp theo, nếu không thì thực hiện luồng rẽ nhánh A1.
+ Chọn “Thêm” hệ thống tự động tính tổng số tiền khách phải trả và hiển thị danh sách các mặt hàng dưới 1 bảng gồm các cột tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền
+ Hệ thống kiểm tra mã mặt hàng.
+Chọn “In hóa đơn” hệ thống sẽ in hóa đơn đồng thời cập nhật lại thông tin hàng hóa
+ Chọn “Thoát” hệ thống quay lại giao diện chương trình trước đó + Kết thúc ca
- Luồng sự kiện rẽ nhánh A1:
+ Hệ thống thông báo việc nhập sai mã hàng
+ Hệ thống đưa thông báo nhập sai số lượng hàng bán lớn hơn thực tế trong kho.
Hình 3.10 Biểu đồ tuần tự use case lập hóa đơn bán hàng
3.4.3 Ca quản lý hàng hóa
Đặc tả ca quản lý danh mục sản phẩm và cập nhật hàng hóa
- Tác nhân: người quản lý
- Mô tả: Người quản lý quản lý dữ liệu về hàng hóa trong CSDL hệ thống - Tiền điều kiện: Người quản lý đã đăng nhập vào hệ thống
- Luồng sự kiện chính: Hệ thống hiển thị giao diện cho phép lựa chọn: + Xem danh mục sản phẩm
+ Cập nhật hàng hóa (nhập thêm, xóa bớt, chỉnh sưả) + Thoát
Kịch bản 1: xem danh mục sản phẩm
- Hệ thống cập nhật thông tin về danh mục hàng hóa từ CSDL - Hiển thị 1 bảng gồm các cột: mã hàng, tên hàng, số lượng - Thoát: hệ thống quay trở về giao diện trước đó
Kịch bản 2: Cập nhật hàng hóa - Thêm mặt hàng:
+ Nhân viên quản lý nhập thông tin của mặt hàng thêm (mã hàng, tên hàng, số lượng). Nếu nhập sai mã hàng thì hệ thống sẽ đưa ra thông báo để nhận viên quản lý nhập lại.
- Sửa thông tin một mặt hàng
+ Nhân viên quản lý nhập thông tin mới về mặt hàng
+ Hệ thống lưu thay đổi vào cơ sở dữ liệu và gửi thông báo nếu thành công
- Bớt mặt hàng
+ Nhân viên quản lý nhập mã hàng hóa cần xóa. Nếu nhập sai mã hàng không có trong danh mục thì hệ thống sẽ đưa ra thông báo để nhân viên quản lý nhập lại.
+ Hệ thống xóa thông tin hàng hóa đó và trả về thông báo nếu thành công
- Thoát: hệ thống quay về giao diện trước đó
Hình 3.11 Biểu đồ tuần tự use case quản lý danh mục hàng hóa
3.4.4 Ca quản lý nhập xuất
a. Ca quản lý nhập hàng – thông báo nhập hàng
- Tác nhân: người quản lý
- Mô tả: UC này giúp người quản lý thông báo cho thủ kho biết thông tin các mặt hàng được nhập về.
- Tiền điều kiện: Mã hàng và nhà cung cấp đã có trong hệ thống
+ Xem thông báo: hệ thống hiển thị giao diện gồm một danh sách các thông báo được sắp xếp theo ngày tháng. Bảng thông báo gồm 4 cột: nút chọn, STT, ngày gửi thôg báo, nội dung thông báo. Ngoài ra còn có các nút chức năng: xóa thông báo, thoát. Khi nhân viên click vào nút chọn bên cạnh mỗi thông báo, rồi chọn nút xóa, thì thông báo tương ứng được xóa khỏi cơ sở dữ liệu, cập nhật lại STT các thông báo còn lại.
+ Thêm thông báo: Hệ thống hiển thị giao diện cho phép nhân viên quản lý nhập: mã hàng, số lượng, mã nhà sản xuất, chọn ngày tháng lập.
Chọn lưu, hệ thống sẽ lưu vào cơ sở dữ liệu
+ Chọn “Thoát” hệ thống sẽ quay lại chương trình trước đó.
b. Ca tạo phiếu nhập
- Tác nhân: Thủ kho
- Mô tả: Khi hàng về nhập kho thực tế, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho - Tiền điều kiện:
+ có hàng nhập về
+ có thông báo nhập hàng từ người quản lý - Sự kiện chính:
+ Thủ kho đăng nhập
+ Chọn chức năng tạo phiếu nhập hàng của hệ thống - Thủ kho điền thông tin vào phiếu
- Hệ thống cấp mã số phiếu và lưu thông tin - Thủ kho chọn In phiếu nhập hàng
- Hệ thống thực hiện In - UC kết thúc
Hình 3.13 Biểu đồ tuần tự lập phiếu nhập kho
3.4.5 Ca thống kê báo cáo
- Tác nhân: người quản lý
- Mô tả: Khi đến kì báo cáo hoặc có yêu cầu báo cáo đột xuất về tình hình bán hàng thông qua chỉ tiêu doanh thu bán hàng, người quản lý bán hàng sẽ lập báo cáo thống kê doanh thu.
- Sự kiện chính:
+ Người quản lý đăng nhập + Chọn chức năng Thống kê
+ Chọn hình thức thống kê (theo tháng, quí, thời điểm hiện tại) + Hệ thống hiển thị bảng thống kê doanh thu
+ Người quản lý chọn in báo cáo
- UC kết thúc
- Hậu điều kiện: báo cáo doanh thu được lập
Hình 3.15 Biểu đồ tuần tự use case thống kê doanh thu
3.5 Thiết kế giao diện
Một số giao diện chính của hệ thống
Giao diện đăng nhập vào hệ thống của nhân viên
Người dùng nhập Tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống. Có thể ghi nhớ lại mật khẩu để lần sau không cần phải nhập bằng cách chọn vào ô “ Ghi nhớ mật khẩu”. Đăng nhập thành công giao diện chính của chương trình được hiển thị.
Hình 3.17 Giao diện chính
Người dùng chọn các chức năng muốn sử dụng, tùy thuộc vào quyền truy nhập mà các chức năng sẽ hiển thị nổi để người dùng chọn, các chức năng khác sẽ chìm. Các giao diện của chức năng chọn tương ứng sẽ hiển thị
Giao diện chức năng quản lý bán hàng bao gồm các chức năng con: xem danh mục hàng hóa, cập nhật hàng hóa.
Hình 3.19 Giao diện cập nhật hàng hóa
Chức năng cập nhật hàng hóa được lựa chọn bởi nhà quản lý khi cần cập nhật hàng hóa mới vào hệ thống, hoặc thay đổi thông tin hàng hóa khi cần thiết, xóa hàng hóa không còn bán. Các thao tác được thực hiện tương ứng với các nút điều khiển thêm, lưu, xóa, cơ sở dữ liệu sẽ được cập nhật lại.
Giao diện chức năng lập hóa đơn bán hàng
Khi khách hàng mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành lập hoá đơn bán hàng với các thông tin: số hoá đơn, ngày lập, nhân viên bán hàng, khách hàng và danh mục các hàng hoá mà khách hàng đã mua, danh sách các hàng hóa được hiển thị tại dadagrid.
Chức năng này có thể lưu hoá đơn lại trong cơ sở dữ liệu và in hoá đơn cho khách hàng.
Giao diện chức năng thống kê
Hình 3.21 Giao diện chức năng thống kê
Người dùng có thể chọn các chức năng con là thống kê hàng tồn kho và thống kê doanh thu để xuất được các báo cáo tồn kho và báo cáo doanh thu.
Hình 3.22 Giao diện báo cáo doanh thu
Giao diện chức năng quản lý nhập xuất kho
Hình 3.23 Giao diện chức năng quản lý nhập xuất kho
Các chức năng con được hiển thị trên giao diện để người dùng lựa chọn. Giao diện chức năng lập phiếu nhập kho
Hình 3.24 Giao diện lập phiếu nhập kho
Khi nhận được thông báo nhập kho từ nhà quản lý, hàng hóa về đến kho, thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho theo thông tin thực tế hàng nhập vào kho, chức năng cho phép lưu phiếu nhập kho vào cơ sở dữ liệu và in phiếu nhập kho cho nhà quản lý.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tiến hành thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty CPTM Điện tử DHE”, em đã tích lũy và trải nghiệm thêm nhiều kiến thức bổ ích về phân tích thiết kế, xây dựng hệ thống thông tin, tổ chức thành một chương trình ứng dụng. Đã tiến hành khảo sát, thu thập thông tin, từ đó xây dựng bài toán quản lý bán hàng sát với yêu cầu, mong muốn của đơn vị. Chương trình xây dựng đã đảm bảo lưu trữ được những thông tin cần thiết, xử lý các thông tin về hàng hóa, hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, thống kê báo cáo,… có thể cập nhật các thông tin cần thiết. Trong tương lai, hệ thống có thể phát triển hơn nữa để tương tác với các thiết bị khác như máy fax, máy đọc mã vạch, có thể đọc dữ liệu từ các định dạng văn bản khác nhau như pdf, notepad,… và thiết kế cài đặt cơ sở dữ liệu trên SQL thành hệ phân tán.
Do thời gian và năng lực có hạn, đề tài chỉ dừng lại ở thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện và sinh mã một số giao diện chính, đề tài còn nhiều thiếu sót, em mong được sự đóng góp của thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn nữa ở tất cả các modul, đóng gói và có thể ứng dụng cho doanh nghiệp ở các đề tài nghiên cứu tiếp theo.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội 2000.
[2]. PGS.TS Hàn Viết Thuận, Giáo trình cấu trúc dữ liệu, trường Đại học Kinh tế quốc dân – NXB Thống Kê 1999.
[3]. Bài giảng môn Tổ chức hệ thống thông tin thị trường và thương mại vĩ mô
-Đại học Thương mại.
[4]. Bài giảng môn Quản trị HTTT doanh nghiệp – Bộ môn Công nghệ thông tin – Khoa Hệ thống thông tin kinh tế – Trường Đại học Thương mại.
[5]. Bài giảng môn Phát triển hệ thống thông tin thị trường và thương mại của doanh nghiệp - Bộ môn Công nghệ thông tin - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Đại học Thương mại.
[6]. Học viện Công nghệ bưu chính viễn thông, Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
[7]. Võ Hiếu Nghĩa (2000), Các chương trình mẫu Visual Basic 6.0, Nhà xuất bản Thống kê.
[8]. Chuyên đề tốt nghiệp “xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại cửa hàng máy tính Nguyễn Hoàng” của sinh viên Lã Việt Đức, lớp Tin46B, khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc dân.
[9]. Đồ án tốt nghiệp “xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Học viện Tài chính. [10]. Hồ sơ năng lực Công ty CPTM Điện tử DHE.
[11]. Báo cáo tài chính Công ty CPTM Điện tử DHE từ năm 2009 đến Quý I năm 2011.
PHỤ LỤC I
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM
Kính gửi: Ông (Bà) ...
Nam/ nữ :... Năm sinh:... Dân tộc:... Quốc tịch: ... Vị trí công tác:... Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban công tác: ... ... ... Điện thoại:... Email:... Trình độ bản thân:... .... Trường Đại học Thương mại xin trân trọng cảm ơn Quý cơ quan đã tiếp nhận sinh viên năm cuối của trường đến thực tập tốt nghiệp tại cơ quan. Để giúp Nhà truờng có thêm thông tin nhằm không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo theo hướng đạt chuẩn, đáp ứng nhu cầu xã hội và giúp cho sinh viên của Trường biết được các yêu cầu cơ bản đối với các chức danh công tác thuộc chuyên ngành đào tạo của mình trong đơn vị, kính đề nghị Ông (Bà) vui lòng cho biết các thông tin sau: