1.Những điểm nổi bật trong công tác cung ứng hàng hoá tại công ty
a. Đánh giá theo chức năng.
*Hoạch định trong cung ứng hàng hoá của công ty
Xuất phát từ quan điểm chỉ mua tốt mới dẫn đến bán tốt, ban lãnh đạo công ty đã có những kế hoạch mang tính chiến lợc trong hoạt động cung ứng hàng hoá. Ban giám đốc chỉ đạo điều hàng giao nhiệm vụ này cho phòng kế hoạch vật t của công ty. Phòng kế hoạch vật t đã đề ra phơng hớng kế hoạch (có thông qua lãnh đạo công ty) thu mua và tạo nguồn hàng tốt trong thời gian 1 năm và đợc chia theo quý. Việc nghiên cứu sát sao về tình hình của nhiều nhà cung cấp, về uy tín của họ và các nhân viên đảm nhận chức năng mua từng loại nguyên liệu cũng xuất phát từ phòng kế hoạch . Mọi quyết định từ ban giám đốc đợc các phòng, các ban ngành có liên quan chấp hàn nghiêm túc đã tạo nên một hệ thống hoạt động ăn khớp nhịp nhàng. Điều đó cũng góp phần giúp công ty hoàn thiện mục tiêu trong thời gian sớm nhất.
*Tổ chức trong cung ứng
Tổ chức trong cung ứng hàng hoá diễn ra hợp lý và đợc sắp xếp theo kiểu trực tuyến chức năng. Ban giám đốc đa ra kế hoạch xuống phòng kế hoạch vật t. Phòng này có nhiiệm vụ cử các nhân viên của mình đi thu mua nguyên liệu sản xuất sản phẩm. Sau khi sản phẩm đợc thu mua thì toàn bộ khối lợng nguyên liệu sẽ đợc chuyển vào kho phục vụ cho quá trình sản xuất tới. Việc phân công chỉ định nhiệm vụ cho từng phòng ban, từng cá nhân giúp cho hệ thống tổ chức trong hoạt động cung ứng cũng nh hệ thống tổ chức của toàn công ty không bị đan xen chồng chéo. Mọi công việc không bị lặp lại, đảm bảo sự cân đối, tính linh hoạt và hiệu qủa. Nhờ có việc tổ chức hợp lý này, trách nhiệm và quyền lợi thuộc về từng cá nhân cụ thể nên tính tự giác, tinh thần trách nhiệm trong bản thân mỗi ngời đợc phát huy cao độ. Công ty cũng có những biện pháp khuyến khích hay phê bình chính xác đối với từng trờng hợp cụ thể.
Phòng kế hoạch vật t luôn phải tiên phong đi đầu trong việc thu mua và tạo nguồn hàng cho công ty. Phòng có chức năng đôn đốc các nhân viên thu mua nguyên liệu nhằm hoàn thành công việc đề ra. Bên cạnh đó, phòng cũng có nhiệm vụ giám sát tình hình kho bãi dự trữ của công ty, đôn đốc thúc ép tình hình nhập hàng từ các nhà cung cấp và yêu cầu nhân viên kho thực hiện bảo quản hàng hoá nhập về. Hạn chế tình trạng nguyên liệu kém chất lợng khi đa vào sản xuất gây mất uy tín về sản phẩm của công ty . Sau khi hoạt động thu mua đợc hoàn tất phòng phải đệ trình báo cáo lên giám đốc. Lãnh đạo trong công tác cung ứng hàng hoá ở công ty đạt hiệu quả giúp cho các hoạt động khác cũng đợc tiến hành mau lẹ.
*Kiểm soát trong hoạt động cung ứng của công ty
Lãnh đạo mà không có kiểm soát thì không gọi là lãnh đạo. Kiểm soát ở khâu này trong công ty diễn ra tơng đối tốt. Hàng hoá khi đa về nhập kho phải đợc kiểm kê xem xét nguyên nhân xem có thừa thiếu, chất lợng theo hợp đồng hay không . Các giấy tờ hợp đồng có liên quan đợc kiểm tra cẩn thận ghi bút toán trong sổ sách kế toán ở phòng vật t, phòng tài vụ và cả ở thẻ kho. Việc lu lại giấy tờ nh vậy giúp cho việc kiểm soát nguồn nguyên liệu đợc chặt chẽ hơn. Hàng tháng nhân viên kho cùng nhân viên phòng kế hoạch phải kiểm tra định kỳ xem nguyên liệu thừa thiếu ra sao, chất lợng thế nào có thích hợp để phục vụ cho chu kì sản xuất kinh doanh tiếp theo.
b.Đánh giá theo tác nghiệp
Trong công tác cung ứng hàng hoá vấn đề quan trọng mấu chốt là tạo đợc nguồn hàng có chất lợng, ổn định, đồng bộ, đúng thời gian, qui cách chủng loại màu sắc, kích thớc … Nhìn chung công ty đã hoàn thành tốt công tác thu mua tạo nguồn cho hoạt động sản xuất của mình. Điểm mạnh trong công tác này là do công ty có rất nhiều đối tác, những nhà cung cấp nguyên liệu có uy tín và có tiếng tăm trên thị tr- ờng . Điều này đảm bảo cho công ty luôn đủ nguyên liệu sản xuất với chất lợng nguồn hàng tơng đối tốt. Với nhiều nhà cung cấp nh vậy công ty đã tận dụng đợc hầu hết những u điểm của họ mà lạy không bị họ ép giá gây khó khăn tron các hợp đồng giao nhận. Cả hai bên làm ăn đứng đắn đúng pháp luật tạo mối quan hệ lâu dài.
Lực lợng thu mua nguồn hàng của công ty là những ngời có trình độ năng động thích ứng rất nhanh với tình hình biến đổi của thị trờng . Họ là những ngời rất am hiểu thị trờng , thấu đáo trong chuyên môn, nhiệt tình tự tin trong giao tiếp vì vậy mà nguồn nguyên liệu họ thu mua luôn đạt tiêu chuẩn cao với giá cả rất phải chăng. Với lòng nhiệt tình yêu nghề, họ không quản giờ giấc, xa xôi lần tìm đến những nhà cung cấp để có thể giảm bớt các chi phí ở khâu mua hàng. Không thể bỏ qua vai trò của những nhân viên kho bãi trong quá trình thu mua tại kho đến khi bảo quản chuẩn bị cho quá trình sản xuất. Công việc của họ không đơn thuần chỉ là việc kiểm kê kho mà họ còn có nhiệm vụ bảo quản các loại sản phẩm, nguyên liệu ở những nơi hợp lý khô ráo thoáng mát tránh ẩm thấp, tránh loài bò sát gặm nhấm làm tổ gây mất vệ sinh an toàn thực phẩm.
Công tác điều hành tổ chức từ ban giám đốc đến phòng kế hoạch đến kho dự trữ đợc thông suốt. Luồng thông tin liên hệ từ trên xuồng và từ dới lên rất chính xác không bị đẽo gọt cắt xẻ. Những hoạt động thu mua bảo quản tại kho hàng đợc ban giám đốc theo dõi rất sát sao nên tơng đối là tốt và đảm bảo.
Một trong những biện pháp khuyến khích hoạt động bán hàng trong công ty là tăng sản lợng bán bằng việc công ty bán hàng có khuyến mãi. Việc sản xuất và kinh doanh sản phẩm với khối lợng tăng mạnh đòi hỏi nguồn nguyên liệu đầu vào cũng phải tăng lên. Vì vậy khả năng thu mua của công ty tăng lên đáng kể. Với việc mua số lợng lớn về nguyên liệu công ty sẽ đợc hởng những u đãi mà nhà cung cấp dành cho nh chiết khấu mua hàng, giảm giá… Đây cũng là một nguồn không nhỏ đóng góp vào việc giảm chi phí đồng thời tăng lợi nhuận cho công ty .
2.Những mặt còn tồn tại
Trong công tác triển khai các kế hoạch mua hàng có một số rủi ro đáng tiếc đã làm ảnh hởng đến việc thu mua tạo nguồn hàng của công ty. Trong công ty việc các nhà cung cấp giao hàng cha đúng với chất lợng đã ghi trong hợp đồng vẫn còn tồn tại. Chính vì vậy việc sản xuất kinh doanh của công ty cũng gặp không ít khó khăn. Bên cạnh đó công tác nghiên cứu thị trờng, nghiên cứu nhu cầu khách hàng và nghiên cứu các đối thủ canh tranh đôi khi tỏ ra kém hiệu quả. Sai sót trong khâu thu mua do cha tiếp cận sát thị trờng còn phổ biến. Bên cạnh đó yếu tố chủ quan do trình độ hiểu biết và trình độ nghề nghiệp của cán bộ thu mua còn thấp cha có khả
năng quyết định chính xác có hay không nên mua nguồn hàng trên. Vì vậy chuyện thất thoát nhầm lẫn trong khâu mua là chuyện bình thờng, khó tránh khỏi. Việc lựa chọn cán bộ thu mua cần hết sức cẩn trọng vì chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể mang đến một hậu quả khó lờng.
Nhìn chung hệ thống kho bãi của công ty vẫn cha đợc đảm bảo. Hệ thống kho đ- ợc xây dựng đã lâu và vẫn cha đợc đầu t mới. Trang thiết bị bảo quản trong kho thì lạc hậu, kém chính xác do thời gian sử dụng đã hết. Nhiều khi kho bãi còn là nơi làm tổ của chuột gián đã ảnh hởng chất lợng sản phẩm. Vấn đề này là mối quan tâm số 1 vì vấn đề an toàn thực phẩm là phơng châm hàng đầu trong sản suất của công ty. Xã hội càng phát triển ngời tiêu dùng càng dễ chấp nhận đắt một chút hơn là sử dụng sản phẩm quá thời hạn, mất vệ sinh. Công tác vệ sinh kho cần phải hoạt động thơng xuyên hơn nữa. Việc kiểm kê kho cũng cần phải diễn ra định kỳ hơn, tránh tr- ờng hợp dồn vào một khoảng thời gian nào đó nên khó nắm bắt đợc tình hình thừa thiếu nguồn nguyên liệu của công ty. Trình độ bảo quản kho của các nhân viên kho còn nhiều điểm yếu cần phải khắc phục. Nó bị hạn chế do trình độ chuyên môn của họ.
Trên đây là một số nhợc điểm, những vấn đề còn tồn tại trong quá trình cung ứng vật t hàng hoá mà công ty cần khắc phục. Nếu tìm ra hớng đi, biện pháp khắc phục hợp lý thì chúng ta có thể chắc chắn rằng công tác cung ứng hàng hoá sẽ góp phần mang laị những thành công trong công tác hoạt động kinh doanh, một bớc khởi đầu quan trọng cho một loạt những hoạt động tiếp theo. Ngời ta nói “ Đầu xuôi, thì đuôi mới lọt” quả không sai chút nào. Khởi sự mà thành công thì yếu tố tiếp theo sẽ có cơ sở trong việc phát triển tiếp mục tiêu sau cùng.
III.Những phơng hớng , mục tiêu của công tác cung ứng hàng hoá ở công ty trong những năm tới
1.Để đảm bảo mức tiêu thụ sản phẩm tiếp tục đợc mở rộng, công tác cung ứng nguồn nguyên liệu cũng đợc phát triển không ngừng. Các kế hoạch cung ứng đợc nghiên cứu, xem xét một cách kĩ lỡng.
2.Chú trọng hơn nữa đến chất lợng nguyên liệu đầu vào nhằm nâng cao chất l- ợng sản phẩm đầu ra.
3.Tìm kiếm những đối tác, những nhà cung cấp có uy tín lâu năm trên thơng tr- ờng tạo thuận lợi cho công ty trong việc thu mua và tạo nguồn hàng có chất lợng.
4.Lựa chọn phơng thức mua hàng hợp lý nhất với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty nhằm làm giảm chi phí mua hàng góp phần tăng lợi nhuận cho công ty.
5.Luôn đề ra các biện pháp bám sát thị trờng tiêu thụ sản phẩm để từ đó có h- ớng điều chỉnh trong công tác cung ứng nguyên vật liệu hợp lý với quá trình sản xuất.
6.Chú trọng đến năng lực trình độ của nhân viên thu mua nguyên liệu cũng nh nhân viên kho bãi. Công ty thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, và đãi ngộ nhân sự chặt chẽ hơn.
7.Vấn đề bảo quản kho bãi sẽ hoàn thiện hơn. Một số trang thiết bị máy móc phục vụ cho bảo quản sẽ đợc đầu t.
8.Các chức năng trong quản trị cung ứng hàng hoá đợc hoạt động đồng bộ. Ban lãnh đạo công ty cùng với phòng kế hoạch vật t giám sát chặt chẽ hơn nữa các hoạt động của công nhân viên trực tiếp đảm nhận ở khâu này.
IV.Những giải pháp nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị cung ứng tại công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Hà Nội
1.Phát huy hơn nữa thế mạnh trong cung ứng hàng hoá.
Không chỉ dừng lại ở những thế mạnh trong cung ứng mà công ty đã đạt đợc, công ty phải quan niệm rằng không ngừng phát huy những thế mạnh là nhiệm vụ cốt yếu.
Với những mối quan hệ lâu năm với bạn hàng, với đối tác , với những nhà cung ứng… công ty luôn phải thiết lập quan hệ thân thiện đôi bên cùng có lợi để khai thác triệt để những u điểm của họ. Đánh giá những nhợc điểm của những nhà cung cấp là cần thiết và từ đó tránh xa những nhợc điểm đố. Công ty cũng phải tiến hành nghiên cứu kỹ lỡng những nhà cung cấp về tình hình tài chính, khả năng cung cấp những mặt hàng, uy tín lâu năm đối với thị trờng nh thế nào để từ đó có quyết định đúng đắn: có hay không sự duy trì quan hệ làm ăn với những đối tác đó. Có nh vậy
khả năng tránh đợc những rủi ro bất ngờ đáng tiếc có thể xảy ra. Bên cạnh đó nhờ sự giúp đỡ tận tình của các ban ngành từ trung ơng đến địa phơng cộng với uy tín trong giao dịch mua bán công ty có thể thu hút các đối tác làm ăn và đI tới việc ký kết hợp đồngvới họ. Công ty cần có kế hoạch cung ứng trong từng giai đoạn cụ thể khác nhau, lúc nào thì cần tăng tốc thu mua hay lúc nào cần hạn chế mua nguyên liệu đầu vào cho phù hợp với nhu cầu sản xuất và tránh đợc chi phí bảo quản kho không cần thiết.
Công ty cần thực hiện đồng bộ các chức năng: từ hoạch định, tổ chức, lãnh đạo đến kiểm soát trong hoạt động cung ứng nguồn nguyên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty. Các chức năng này phải đợc phối hợp nhịp nhàng, thực hiện song song cùng bổ xung hỗ trợ hoàn thiện cho nhau. Hoạch định đề ra những kế hoạch cho công tác cung ứng đồng thời tổ chức, lãmh đạo và kiểm soát cùng tham gia điều hành phân công phối hợp nhằm đạt đợc thành công kế hoạch với kết quả khả quan nhất.
Phải tuân thủ chặt chẽ các nguyên lí trong hoạt động mua hàng: nh nguyên lí Pareto trong cung ứng hàng hoá và các phơng pháp phân tích khi mua hàng: phơng pháp 20/80 và phơng pháp phân tích A B C cũng dựa trên nguyên tắc 20/80.Tại sao nói công ty phải tuân thủ những nguyên tắc này ? Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn đảm bảo việc bán ra đều đặn thờng xuyên thì phải có một khối lợng hàng hoá dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra. Đó chính là cơ sở để xác định kế hoạch mua hàng. Trong nền kinh tế thị trờng một doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau và mỗi một mặt hàng có một vị trí nhất định. Có mặt hàng giữ vị trí chủ đạo nhng cũng có mặt hàng giữ vị trí thứ yếu. Những mặt hàng chủ đạo là những mặt hàng mang lại doanh thu và lợi nhuận lớn và nếu thiếu sẽ ảnh hởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy doanh nghiệp cần có một chính sách cung ứng hàng hoá có lựa chọn nghĩa là phải tập trung vào những mặt hàng quan trọng chủ lực. Đó chính là nguyên lí phân phối không đều của Pareto đợc thực hiện nhờ hai phơng pháp.
Phân tích theo nguyên tắc 20/80: trong trờng hợp doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng thì khi mua 20% mặt hàng về mặt giá trị thực hiện 80% ngợc lại 80% mặt hàng thể hiện 20% giá trị. Nh vậy 20% mặt hàng tạo ra 80% giá trị đầu t
cho dự trữ. Nhờ đó mà 20% mặt hàng mang lại 80% lợi nhuận. Còn lại 80% mặt hàng chỉ mang lại 20% lợi nhuận.
Từ nguyên tắc này trong kinh doanh thơng mại,công ty cần phải chọn các mặt hàng đầu tầu để có chính sách u tiên về vốn, dự trữ cho những mặt hàng này. Ví dụ nh sản phẩm mì ăn liền của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong doanh số bán mà đặc biệt là một số những loại mì cao cấp, mì kg túi, mì 75 OPP. Tuân theo nguyên tắc này công ty nên chú trọng thu mua và tạo nguồn nguyên liệu để sản xuất các loại mì trên.
Phơng pháp phân tích A-B-C dựa trên nguyên tắc phân tích 20/80. Nhóm hàng A từ 10 - 20% thực hiện 70% giá trị dự trữ.
Nhóm hàng B từ 20 - 30% mặt hàng thực hiện 5 - 10% giá trị dự trữ . Nhóm hàng C từ 50 - 60% mặt hàng thực hiện 5 - 10% giá trị dự trữ.
Nguyên lí phân bố hàng hoá không đều hàng hoá Pareto và các nguyên tắc 20/80 ABC sẽ cho phép công ty ra quyết định một cách khoa học chính xác vì vậy không thể bỏ qua những nguyên lý này trong quá trình nâng cao công tác quản trị