VI- Kinh nghiệm hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu
2. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Công ty Thơng mạ
Hà Nội
Để việc hoạt động kinh doanh của cơng ty có hiệu quả, ngồi việc mở rộng mặt hàng kinh doanh, tìm hiểu và khai thác thị trờng để cơng ty có thể tồn tại và đứng vững nh hiện nay, cơng ty cịn tiến hành đổi mới bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh theo hớng tinh giảm, gọn nhẹ mà đạt hiệu quả cao. Bộ máy của công ty đợc sắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của từng phịng ban, đảm bảo tính thống nhất, tự chủ và phối hợp nhịp nhàng giữa các phịng ban. Có thể khái qt mơ hình tổ chức quản lý của cơng ty theo sơ đồ sau:
Sơ đồ12: :Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh cđa c«ng ty
Phó Giám c Phó Giám Đốc
Chc nng v nhiệm vụ cđa tõng phßng ban nh sau:
* Giám Đốc là ngời đại diện cho nhà nớc, đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trớc cấp trên về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám Đốc là ng- ời tồn quyền quyết định điều hành hoạt động của cơng ty theo pháp luật.
* Phó giám đốc: Cùng tham gia lÃnh đạo cùng công ty và đợc Giám đốc phân công những lĩnh vực cụ thể:
+Một Phó giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc điều hành hoạt động về sản xuÊt vÒ kinh doanh xuÊt nhËp khÈu theo sù phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ đợc giao.
+ Một Phó giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành hoạt động của c«ng ty vỊ viƯc tỉ chøc hµnh chÝnh vµ cưa hµng kinh doanh.
Các phòng ban là cơ quan chức năng của bộ máy quản lý công ty, đợc phân cơng chun mơn hố theo chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp Giám đốc và các Phó giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo rõi, hỡng dẫn, thực hiện kịp thời các quyết định quản lý.
- Phịng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc quản lý các lĩnh vực công tác tổ chức các bộ, lao động tiền lơng, quản lý nhân lực phân cơng lao động giữa các phịng ban, xÝ nghiÖp.
- Phịng kế tốn tài chính: Làm nhiệm vụ quản lý tài chính theo dõi hạch tốn thu chi, nhập xuất hàng hố, theo dõi chi phí, tiêu thụ...để lập báo cáo kế toán kịp thời. Đây là đầu mối tham mu đắc lực cho ban lÃnh đạo cơng ty.
-Phịng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dng k hoch, giao chỉ
Phòng TC-HC Phòng KT-TC Phòng KH- KD Phòng XNK Các chi nhỏnh i din Ca hàng
tiêu, tham mu cho l·nh đạo công ty về công tác kế hoạch mua bỏn, theo dõi thực hin chỉ tiêu kế hoạch, hớng dÉn nghiƯp vơ kinh doanh.
- Các chi nhánh và các xí nghiệp: Các chi nhánh đại diện và các xÝ nghiƯp s¶n xt, chÕ biÕn sản phẩm cho cơng ty đồng thời có nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng mà cơng ty đẵ đăng ký, thơng tin về tình hình sản xuất và tiêu thụ ở địa bàn để cơng ty có chiến lợc kinh doanh lâu dài.
- Các cửa hàng có nhiệm vụ tổ chức hệ thống dịch vụ mua bán hàng hoá.
Ii- đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế tốn tại Cơng ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội.
1- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty.
Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành của cơng cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trị tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán do một đơn vị đảm nhận. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế tốn cho đơn vị trên cở định hình đợc khối lợng cơng tác kế tốn cũng nh chất lợng, cần phải đạt về hệ thống thơng tin kế tốn.
Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, Cơng ty Thơng mại Lâm sản Hà Néi ®· chó träng tíi viƯc tổ chức cơng tác kế tốn để thực hiện đợc chức năng nhiệm vụ đợc giao, đảm bảo sự lÃnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của Giám đốc. Với đặc điểm tổ chức quản lý, loại hình tổ chức hoạt ®éng kinh doanh...,bé m¸y kÕ to¸n của cơng ty đợc tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, các đơn vị này hàng ngày cũng có kế tốn ghi chép cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình phụ trách và vào sổ (thẻ) cần thiết nhng lập các báo cáo tổng hợp cuối cùng do phịng kế tốn cơng ty phụ trách dựa vào báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý của đơn vị thành viên gửi về.
c«ng viƯc ghi chÐp về các phần hành đà đợc đảm nhận bởi các kế tốn ở các đơn vị này. Do đó, tại cơng ty khơng phân biệt hẳn mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành mà một nhân viên kế tốn có thể đảm nhiệm ln nhiều phần hành . Điều đó có thể đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 13: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty Thơng mại Lâm sản Hà
Nội
* Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: Phụ trách phịng kế tốn tài chính tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty, theo dõi tình hình tài chính của cơng ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về cơng tác kế tốn của cơng ty. Ngồi cơng việc phụ trách ghi chép hàng ngày, q, hàng năm kế tốn tổng hợp cịn phải lập thêm các báo cáo lu chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh báo cáo, tiến hành quyết toán, thanh tốn nghĩa vơ víi nhµ níc.
* KÕ tốn tiền lơng, ngân hàng, thuế.
+Kế tốn tiền lơng có nhiệm vụ hạch tốn tình hình thanh tốn lơng, tiền th-
Kế tốn trng kiờm k toỏn tng hp K toỏn Lng, Ngõn hng Thu Kế toán Cụng n, tiờu th, TSCĐ Thủ quỹ
Kế tốn tại các xí nghiệp, chi nhỏnh
KT ti chi nhánh Bc Giang KT ti chi nhỏnh Qung Ninh KT tại chi nhỏnh Si Gòn KT XN bảo quản LS HN KT tại XN chế biến LSHN KT ti ca hng
ng, cỏc khon trớch theo lơng theo chế độ hiện hành.
+ Kế toán ngân hàng: Làm các thủ tục chuyển tiền, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh để lập các chứng từ bằng uỷ nhiệm chi hoặc bằng séc theo từng cơng việc phát sinh của ngân hàng.
+ Kế tốn về thuế: Theo dõi các khoản về thuế GTGT, thuế XNK phát sinh...và lập các quyết toán thuế hàng tháng.
* Kế tốn cơng nợ, tiêu thụ, TSCĐ.
+ KÕ to¸n cơng nợ phải thu khách hàng phải trả khách hàng, cơng nơ nội bộ cơng ty. Có trách nhiệm hạch tốn chi tiết cơng nợ, phải thu, ph¶i tr¶ víi ngêi mua, ngời bán và cơng nợ nội bộ giữa xí nghiệp, chi nhánh với cơng ty, cơng ty víi tỉng c«ng ty.
+ Kế tốn tiêu thụ: Có trách nhiệm hạch tốn doanh thu và tính kết quả lÃi, lỗ + KÕ to¸n TSCĐ: Hạch tốn về ngun giá, tính và trích khấu hao về TSCĐ, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ.
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thu, chi tiỊn mỈt theo chøng tõ cơ thĨ, vµo sỉ q...
* KÕ tốn tại các chi nhánh, cửa hàng; có nhiệm vụ hạch tốn và ghi chép tồn bộ nghiệp vụ phát sinh nơi mình phụ trách vào các sổ (thẻ) thích hợp, sau đó gửi lên kế tốn tổng hợp của cơng ty.
2- Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế tốn tại Cơng ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội.
Tại cơng ty vận dụng hình thức Chứng từ - Ghi sổ để tổ chức vận hành luân chuyển sổ sách, chứng từ kế tốn. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ tổng hợp chứng từ gốc, sau đó kế tốn lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cuối tháng kế toán vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Theo định kú kÕ to¸n sÏ lËp c¸c báo cáo tài chính.
Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
mại Lâm sản Hà Nội đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ13: Hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tai Công ty
Thơng mại Lâm sản Hà Nội
: Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi tháng : Kiểm tra đối chiếu
Hình thức này đợc áp dụng ở cơng ty có nhiều thuận lợi nh dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế tốn phân đều trong tháng, dễ phân cơng chia nhỏ. Tuy nhiên, công ty vẫn cha đợc trang bị phần mềm kế toán trên máy vi tính nên vẫn cha tận dụng đợc hết những u điểm của hình thức này. Phơng pháp
Chứng từ gốc (hố đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu
chi…) Sæ quü Bảng tổng hợpchứng từ gèc Sỉ chi tiÕt TK632; 642 641; 911 Chøng tõ ghi sỉ Sỉ c¸i TK632;511;641; 642;911 Bảng cân ®èi ph¸t sinh
Báo cáo tài chính
Sổ đăng ký chứng tõ ghi sỉ
này cịn mang những nhợc điểm nh ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lợng ghi chép chung và dễ nhầm lẫn nhiều sổ nên phải làm đồng đều, phải thờng xuyên kiểm tra đối chiếu nhất là cuối tháng, nếu có sai sót phải sửa chữa trên nhiỊu sỉ, do khèi lỵng nhiỊu nên ảnh hởng đến tiến độ lập báo cáo và tính tốn các chỉ tiêu quản lý hàng ngày.
III-Hạch toán tiêu thụ hàng hố tại Cơng ty Thơng mại Lâm sản Hµ Néi
1. Các phơng thức bán hàng ở tông ty.
Các mặt hàng mà công ty kinh doanh bao gồm nhiều loại nh: Gỗ, thuốc khử trùng và bảo quản lâm sản, thủ cơng cơng mỹ nghệ... Do đó, các phơng thức bán hàng mà công ty áp dụng cũng hết sức phong phú, chẳng hạn: Gỗ là mặt hàng có đặc điểm là cồng kềnh, nặng... nên thờng thì doanh nghiệp tổ chức bán bn vận chuyển thẳng không qua kho của công ty hoặc cơng ty bán bn qua kho, bªn mua sÏ nhËn hàng trực tiếp tại kho của công ty hoặc tại kho của đơn vị mua tuỳ thuộc vào hợp đồng thoả thuận mà hai bên đà ký kết. Đối với các chi nhánh và cửa hàng thì bn bán hàng hố theo hình thức chủ động và cuối kỳ gửi chứng từ lên công ty. Với mục tiêu đẩy nhanh khối lợng hàng bán ra, khách hàng đến với công ty đợc đảm bảo về chất lợng hàng hố, giá cơng ty phù hợp và có thể lựa chọn hình thức thanh tốn thích hợp. Cơng ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nếu nh hàng kém phẩm chất, sai về quy cách... Công ty luôn chú trọng công tác phục vụ sao cho đúng và kịp thời, đảm bảo hàng hố có chất lợng cao, bán đợc nhanh và nhiều tạo điều kiÖn cho viƯc thu håi vèn, sử dụng đồng vốn có hiệu quả và thu lợi nhuận. Do vậy, tình hình tiêu thụ hàng hố ở cơng ty ln đợc chú ý các mặt sau:
- Về quy cách phẩm chất hàng trớc khi tiêu thụ phải đợc kiĨm tra kü lìng vỊ chÊt lợng cũng nh quy cách.
- Về giá bán hàng hoá: Hệ thống giá bán đợc xác định trên giá mua thực tế cộng với chi phí thu mua bảo quản và gắn liền với sự vận động của giá cả thị tr- êng. Khi cã lƯnh gi¶m giá mặt hàng nào thì phịng k hoch kinh doanh thông
báo cho khách hng liờn quan. Công ty luôn thực hiện đúng trách nhiƯm vỊ gi¸ b¸n víi c¸c hợp đồng đà ký kết khi giá bán ở các hợp đồng khác đà tăng lên. Những thơng tin về giá bán, phịng kế tốn tài chính cũng đợc thơng báo để tiện theo dõi số liệu giúp cho việc hạch tốn chính xác kịp thời.
Hiện nay, ở cơng ty đang áp dụng các phơng thức bán hµng chđ u sau: - Hình thức bán hàng vận chuyển thẳng khơng qua kho: Theo hình thức này cơng ty mua hàng của bên cung cấp rồi chuyển hàng để bán cho bên mua hàng bằng phơng tiện vận tải tự có hoặc th ngồi đến nơi quy định theo hợp đồng. Chi phí vận chuyển có thể do bên bán hoặc bên mua chịu (thoả thuận trong hợp đồng). Theo hình thức này có hai trờng hợp:
+ Hàng hố của cơng ty nhập trong nớc bán thẳng. + Hàng hố của cơng ty nhập ngồi nớc bán thẳng.
Khi hàng về đến địa điểm mà khách hàng mua đà thoả thuận trong hợp đồng, hàng đà kiểm tra, bên mua nhận đủ hàng và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng GTGT để ghi nhận doanh thu. - Hình thức bán hàng qua kho và bán lẻ với số lợng nhỏ trực tiếp cho khách hàng.
2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá
a. Tài khoản hạch toán
Để phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hố, phịng kế tốn cơng ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng - TK 632: Giá vốn hàng bán - TK 156: Hàng hoá
- TK 131: Phải thu khách hàng
- TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà níc - TK 111: TiỊn mỈt
...
b. KÕ to¸n doanh thu bán hàng hoá
Kế tốn tiêu thụ hàng hố tại cơng ty đợc bắt đầu bằng chứng từ gốc là hố đơn bán hàng có kèm VAT do Bộ Tài Chính ban hành.
Hố đơn bán hàng có kèm VAT là chứng từ chứng minh cho nghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh, dùng để theo dõi số lợng, chất lợng, và giá trị của hàng hố xuất bán. Hố đơn bán hàng có VAT cũng là căn cứ để kế toán lập báo cáo doanh thu bán hàng và là chứng từ cơ sở để kế toán khai nộp VAT đầu ra và vào sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng. Hố đơn kèm VAT mà cơng ty sư dơng cã mÉu nh sau (biểu số 02). Hố đơn này đợc lập thành 3 liªn
- Liªn 1 : Lu ë qun
- Liªn 2 : Giao cho khách hàng
BiĨu sè 02: Mẫu hố đơn bán hàng bán hàng
Hoá đơn bán hàng MÉu sè 01- GTGT –3ll
Liªn LB/99-B
Ngµy 2/3/2000 N 018718
Đơn vị bán: Cơng ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội
Địa chỉ : 67 NGơ Thì Nhậm Số TK 431101-0000-69 Điện thoại : 9714935 M· sè 0100853241 Hä tªn ngời mua : XN kinh doanh chế biến và bảo quản lâm sản Đơn vị
Địa chỉ : 64 Bạch Đằng - Qn Hoµn KiÕm - Hµ Néi Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản
STT Tªn hàng hố, dịch vụ
Đơn vị tính
Số lợng Đơn giá thµnh tiỊn
B C 1 2 3
1 Gỗ lãc lâi tËn dông m3 67,3 2.808.494 189.011.636
Céng tiỊn hµng: 189.011.636
ThuÕ GTGT : 10% tiÒn thuÕ GTGT 18.901.164
Tỉng céng tiỊn thanh to¸n: 207.912.800
Sè tiỊn viÕt b»ng ch÷ : Hai trăm linh bảy triệu chín trăm mời hai nghìn tám
trăm đồng
Ngêi mua hµng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tờn) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi râ hä tên)
+ Ghi nhËn doanh thu: Nỵ TK 112: 207.912.800 Cã TK 511: 189.011.636 Cã TK 3331: 18.901.164 + Ghi nhËn gi¸ vèn Nỵ TK 632 : 165.756.000 Cã TK 156 : 165.756.000
Sau khi định khoản kế toán lập chứng từ ghi sổ cho phần hành tiêu thụ.
Biểu sè 03: MÉu chøng tõ ghi sæ
Chøng tõ - Ghi sæ
Sè : 18
Ngày 2 tháng 3 năm 2000
Trích yếu Số hiệu tài khoản Sè tiỊn
Nỵ Có Gỗ lóc lõi tËn dơng 112 511 3331 189.011.636 18.901.164 Céng: 207.912.800
Chøng tõ ghi sæ sau khi đợc kế toán trởng ký duyện sẽ dùng làm căn cứ ghi vào sổ đăng ký chøng tõ ghi sæ theo mÉu sau:
BiÓu sè 04: MÉu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ