C H TOÀN VN DATABASE
B O MT NG D NG DA TRÊN DIRECTORY
5.7 KHO SÁT B MÁY K TOÁN TRONG TH CT
5.2.1 Nguyên t c t ch c b máy k toán
T ch c b máy k tốn là v n đ có ý ngh a r t l n, nh m đ m b o vai trò, ch c n ng và nhi m v c a k toán.
N i dùng t ch c b máy k toán bao g m các v nđ
• Xácđnh s l ng nhân viên k tốn
• Nhi m v c a t ng b ph n k tốn
• M i quan h gi a phịng k tốn và các phịng ban khác trong doanh
nghi p.
Thông qua s v n d ng nh ng quyđnh chung v h th ng ch ng t ghi
chép ban đ u, h th ng tài kho n k tốn và hình th c k toán đã l a ch n phù h p v iđ cđi m s n xu t kinh doanh và trìnhđ qu n lí c ađ n v .
Khi t ch c b máy k toán, doanh nghi p ph i đ m b o nh ng nguyên
t c sau
• T ch c b máy k tốn – th ng kê m t c p, t c là m i m t doanh
nghi p đ c l p ch có m t b máy k tốn th ng nh t - m tđ n v k toán
đ c l p đ ng đ u là k toán tr ng. Tr ng h p d i đ n v kinh t đ c
l p có các b ph n có t ch c k tốn thì nh ng đ n v này đ c g i là
nh ngđ n v k tốn ph thu c.
• m b o s ch đ o toàn di n, th ng nh t và t p trung cơng tác k
tốn, th ng kê và h ch toán nghi p v k thu t c a k tốn tr ng v
nh ng v nđ có liên quan k tốn hay thơng tin kinh t .
• G n nh , h p lí theo h ng chun mơn hố,đúng n ng l c.
• Phù h p v i t ch c s n xu t kinh doanh và yeu c u qu n lí c a đ n v .
5.2.3 Nhi m v c a b máy k toán
B máy k toán đ n v kinh t đ c l p th ng đ c t ch c thành
phịng k tốn. Phịng k tốn có nh ng nhi m v sau
• Ti n hành cơng tác k tốn theođúng quyđnh c a Nhà n c.
• L p báo cáo k toán th ng kê theo quy đnh và ki m tra s chính xác c a báo cáo do các phịng ban khác l p.
• Giúp giám đ c h ng d n, ch đ o các phòng ban và các b ph n khác
tr c thu c th c hi n vi c ghi chép ban đ uđúng ch đ , ph ng pháp. • Giúp giám đ c t ch c công tác thông tin kinh t , h ch tốn kinh t , phân tích ho tđ ng kinh t và quy t toán v i c p trên.
• Giúp giám đ c ph bi n, h ng d n và th ng xuyên ki m tra vi c th c hi n các ch đ , th l qu n lí kinh t tài chính trong ph m vi doanh nghi p.
• L u tr , b o qu n h s tài li u và qu n lí t p trung th ng nh t s li u
đó cho các b ph n liên quan trong doanh nghi p và cho các c quan qu n lí c p trên theo quyđnh
5.2.3 C c u t ch c b máy k toán
B máy k toán c a các doanh nghi p th ng g m các b ph n:
• B ph n k tốn laođ ng và ti n l ng.
• B ph n k toán v t li u và tài s n c đnh. • B ph n k tốn s n xu t và giá thành s n ph m.
• B ph n k tốn xây d ng c b n.
• B ph n k tốn t ng h p.
Nhi m v c a các b ph n k toánđ c quyđnh nh sau
a. B ph n k toán lao đ ng và ti n l ng
• T ch c ghi chép, ph n ánh, t ng h p s li u v s l ng lao đ ng,
th i gian laođ ng và k t qu laođ ng: tính l ng, b o hi m xã h i và
các kho n ph c p, tr c p; phân b ti n l ng, b o hi m xã h i vào
các đ i t ng s d ng laođ ng.
• H ng d n, ki m tra, các nhân viên h ch tốn phân x ng, các
phịng ban l p đ y đ các ch ng t ghi chép ban đ u v lao đ ng và
ti n l ng, m s sách c n thi t và h ch toán nghi p v lao đ ng ti n l ngđúng ch đ , ph ng pháp.
• L p báo cáo v laođ ng, ti n l ng.
• Phân tích tình hình qu n lí, s d ng th i gian lao đ ng, q y ti n l ng, n ng su t laođ ng
b. B ph n k toán v t li u và tài s n c đnh
• T ch c ghi chép, ph n ánh, t ng h p s li u v tình hình thu mua, v n chuy n, nh p kh u và t n kho v t li u, tính giá thành th c t c a v t li u thu mua và ki m tra tình hình th c hi n k ho ch cung ng v t
li u v s l ng, ch t l ng và m t hàng
• H ng d n, ki m tra các phân x ng, các kho và các phòng ban
th c hi n các ch ng t ghi chép banđ u v v t li u, tài s n c đnh, m s sách c n thi t và h ch toán v t li u, tài s n c đnhđúng ch đ ,
ph ng pháp.
• Ki m tra vi c ch p hành ch đ b o qu n nh p xu t v t li u, các
đnh m c d tr vàđnh m c tiêu hao.
• Tham gia cơng tác ki m kê, đánh giá v s l ng, hi n tr ng và giá tr tài s n c đnh hi n có, tình hình t ng gi m và di chuy n tài s n c
• Tính tốn và phân b kh u hao tài s n c đnh hàng tháng vào chi phí ho tđ ng.
• Tham gia ki m kê vàđáng giá tài s n c đnh theo quyđnh c a nhà n c, l p các báo cáo v tài s n c đnh.
c. B ph n k tốn chi phí s n xu t và tính giá thành s n ph m
• Xác đnh đ i t ng h ch tốn chi phí s n xu t và đ i t ng tính
giá thành s n ph m, v n d ng các ph ng pháp t p h p và phân b
chi phí, tính giá thành phù h p v i đ c đi m s n xu t và quy trình cơng ngh c a doanh nghi p
• T ch c ghi chép, ph n ánh, t ng h p chi phí s n xu t theo t ng giai đo n s n xu t, t ng phân x ng theo y u t chi phí, kho n m c giá thành theo s n ph m và cơng vi c.
• Tham gia vi c xây d ng ch tiêu k ho ch n i b và giao ch tiêu
đó cho phân x ng và các b ph n liên quan.
• Xácđnh giá tr s m ph m d dang, tình giá thành s n xu t th c t c a s n ph m, công vi c hoàn thành, t ng h p k t qu h ch toán kinh t c a các phân x ng, t s n xu t, ki m tra vi c th c hi n d tốn chi phí s n xu t và k ho ch giá thành s n ph m.
• L p báo cáo v chi phí s n xu t và giá thành s n ph m.
• Phân tích tình hình th c hi n k ho ch giá thành,phát hi n m i kh n ng ti m tàngđ ph n đ u h th p giá thành s n ph m.
d. B ph n k toán xây d ng c b n
• T ch c ghi chép, ph n ánh, t ng h p s li u v tình hình vay, c p phát, s d ng, thanh toán, quy t toán v n đ u t cơng trình hồn thành vàđ a vào s d ng
• Tính tốn chi phí xây d ng, mua s m tài s n c đnh.
• Ki m tra vi c ch p hành d tốn chi phí, k ho ch giá thành xây
l p, ti n đ và ch t l ng cơng trình.
• Báo cáo v đ u t xây d ng c b n
• Phân tích tình hình th c hi n k ho ch và hi u qu v nđ u t e. B ph n k tốn t ng h p
• T ch c ghi chép, ph n ánh, t ng h p s li u v nh p, xu t, tiêu th thành ph m, v các lo i v n, các lo i q y doanh nghi p, xác đnh k t qu lãi l , các kho n thanh toán v i ngân hàng, v i khách hàng và n i b doanh nghi p.
• Ghi chép s cái, l p b ng Cân đ i k toán và các báo cáo thu c
ph n vi c do mình ph trách và m t s báo cáo chung không thu c ph n vi c c a nh ng b ph n k trên, k c báo cáo đi u tra, c tính.
Ki m tra s chính xác c a, trung th c c a các báo cáo c a doanh nghi p tr c khi giámđ c kí duy t.
• T ch c cơng tác thơng tin trong n i b doanh nghi p và phân tích ho t đ ng kinh t . H ng d n các phòng ban, phân x ng áp d ng các
ch đ ghi chép ban đ u. Giúp k toán tr ng d th o các v n b n v
các công tác k tốn trình giám đ c ban hành áp d ng trong doanh
nghi p nh : quy đnh vi c luân chuy n ch ng t , phân công l p báo cáo, quan h cung c p s li u gi a các phịng ban.
• Ki m tra th ng xuyên và có h th ng vi c th c hi n các ch đ
qu n lí kinh t - tài chính trong doanh nghi p. Ki n ngh các bi n pháp x lí nh ng tr ng h p vi ph m.
• Giúp k tốn tr ng l p báo cáo phân tích ho t đ ng kinh t c a
doanh nghi p.
• B o qu n, l u tr h s , tài li u, s li u k tốn, th ng kê,thơng tin kinh t và cung c p tài li u cho các b ph n có liên quan k c cho bên ngồi.
5.2.4 Các hình th c t ch c b máy k tốn
Có 3 hình th c t ch c b máy k toán: t p trung, phân tán và v a t p trung v a phân tán.
5.2.4.1 Hình th c t ch c b máy k tốn t p trung
Hình th c này th ng đu c áp d ng nh ng đ n v có quy mơ nh và
v a, ph m vi ho t đ ng s n xu t kinh doanh t ng đ i t p trung trên m t đa bàn nh t đnh, có kh n ng đ m b o vi c luân chuy n ch ng t các b ph n s n xu t kinh doanh lên doanh nghi p đ c nhanh chóng.
Theo hình th c này, t t c các công vi c k toán nh phân lo i ch ng t , ki m tra ch ng t ban đ u, đnh kho n k toán, ghi s t ng h p và chi ti t, tính giá thành, l p báo cáo, thông tin kinh t đ u đ c th c hi n t p trung phịng k tốn c a doanh nghi p. Các b ph n tr c thu c ch t ch c khâu ghi chép ban đ u và m t s ghi chép trung gian c n thi t ph c v cho s ch đ o c a ng i ph trách đ n v tr c thu c và cho doanh nghi p.
Hình th c này có u đi m là đ m b o s t p trung th ng nh t và ch t ch trong vi c ch đ o cơng tác k tốn, giúp doanh nghi p ki m tra, đnh h ng s n xu t k p th i, chun mơn hố cán b , gi m nh biên ch , t o đi u ki n cho vi c ng d ng các trang thi t b hi n đ i có hi u qu .
Nh c đi m c a hình th c này là khó có th cung c p k p th i các s li u c n thi t cho các đ n v tr c thu c trong n i b doanh nghi p.
5.2.4.2 Hình th c t ch c b máy k toán phân tán
i v i nh ng đ n v mà quy mô s n xu t kinh doanh l n, có nhi u c s s n xu t kinh doanh, đa bàn ho t đ ng c a các đ n v này l i xa trung tâm ch hy thì nên áp d ng hình th c t ch c b máy k toán hân tán. Theo hình
th c này các đ n v kinh doanh tr c thu c không nh ng ph i t ch c khâu
h ch toán ban đ u mà còn ph i th c hi n t t c các ph n vi c h ch toán chi ti t và t ng h p đ đnh k l p báo cáo tài chínhg i v phịng k tốn c a doanh nghi p theo quy đnh c a ch đ báo cáo tài chínhđnh ký hay theo yêu c u c a b máy qu n lý c p trên.
Quan h gi a phịng k tốn c p trên v i b ph n k toán đ n v s n xu t kinh doanh tr c thu c là quan h ch đ o nghi p v và ti p nh n thông tin thông qua ch đ báo cáo k toán th ng kê do đ n v quy đnh.Tu theo trình
đ và đi u ki n c th , doanh nghi p có th giao v n (v n c đnh, v n l u
đ ng) cho đ n v tr c thu c m tài kho n ti n g i ngân hàng ph c v cho vi c s n xu t kinh doanh c a đôn v . Nh v y cơng vi c phịng k tốn doanh nghi p ch y u là t ng h p, ki m tra báo cáo c a các đ n v tr c thu c g i lên và ch tr c ti p thanh toán, h ch toán nhing74 ch ng t k toán phát sinh t i doanh nghi p. PHỊNG K TỐN Ch ng t k toán các phân x ng, t đ i s n Ch ng t k toán các qu y hang, c a hàng, Ch ng t k toán các kho hang tr m, tr i Ch ng t k toán các b ph n k thu t, nghi p v khác
S T CH C K TỐN PHÂN TÁN
Hình th c này có u đi m là t o đi u ki n cho các đ n v ph thu c n m
đ c tính hình sàn xu t kinh doanh m t cách chính xác, k p th i nh ng có nh c đi m là s l ng nhân viên k tốn trong b máy l n.
5.2.4.3 HÌnh th c t ch c k toán v a t p trung, v a phân tán
ây là hình th c k t h p đ c đi m c a hai hình th c trên. T ch c k tốn thì t p trung t i phịng k tốn c a đ n v . Các đ n v c s trong n i b doanh nghi p thì ngồi vi c ghi chép ban đ u cón đ c giao them m t s ph n vi c khác, thí d : h ch tốn chi phí ti n l ng, chi phí qu n lý…phát sinh t i đ n v . M c đ phân tán này ph thu c vào m c đ phân c p qu n lý, trình đ h nh tốn kinh t c a doanh nghi p.
5.7 Mô t ng d ng
5.3.1 T đi n d li u nghi p v k toán 5.3.1.1 Thanh toán v i đ i tác
i tác c a cơng ty có 2 lo i: nhà cung ng và khách hàng, nghi p v này ph n ánh m i quan h v mua bán v t t , s n ph m, hàng hố,…
Khi bán hàng hóa, cơng ty s l p hóa đ n bán hàng làm ch ng t , đ i tác c a công ty trong tr ng h p này là khách hàng. Ng c l i, trong tr ng h p mua hàng, công ty s nh n hóa đ n bán hàng t nhà cung c p, hóa đ n bán hàng này s đóng vai trị là ch ng t trong nghi p v mua hàng hóa, khi mua hàng hóa v cơng ty s l p phi u nh p kho làm ch ng t đ i ng v i hóa đ n bán hàng c a nhà cung c p.
Trong tr ng h p cơng ty bán hàng hóa:
• N u ng i mua thanh tốn c th s ti n c n tr d i hình th c ti n m t, công ty s l p phi u thu t ng ng v i s ti n thu đ c.
PHỊNG K TỐN DOANH NGHI P
Ch ng t k toán phát sinh t i doanh nghi p
Báo cáo k toán c a các đ n v tr c thu c có t ch c h ch tốn riêng
• N u ng i mua thanh tốn c th s ti n c n tr d i hình th c ti n g i qua ngân hàng, công ty s l p phi u y nhi m thu t ng ng v i s
ti n thu đ c. Trong tr ng h p này 2 bên mua bán ph i l p h p đ ng