2. 3.3 Quản lý chất lợng các chơng trình du lịch
3.3.1.1. Cơ cấu lại tổ chức và hoạt động của bộ phận marketing
Thực tế để tiến hành các hoạt động marketinh có hiệu quả doanh nghiệp cần phải có cơ cấu tổ chức đội ngũ nhân viên marketing hợp lý, có kinh nghiệm và đợc chỉ đạo thống nhất. Đối với Chi nhánh hiện nay cơ cấu tổ chức của bộ phận marketing có nhiều điều cần phải xem xét lại:
+ Về số lợng cán bộ marketing cha tơng xứng (3 ngời) trong khi đó họ lại thực hiện rất nhiều công việc: Từ việc thu thập tài liệu từ các nguồn thông tin khác nhau, nghiên cứu và đánh giá thị trờng du lịch, làm các bản báo cáo kết quả nghiên cứu về thị trờng để trình giám đốc xem xét, trên cơ sở nghiên cứu và phân tích thị trờng đề ra các chiến lợc marketing, thực hiện các công việc đối ngoại tiếp thị nh gặp gỡ tiếp xúc bạn hàng, khách hàng, các cơ quan có liên quan, trực tiếp làm công việc quảng cáo cho Chi nhánh.
Bản thân thị trờng du lịch có phạm vi rộng lớn với nhiều thể loại khác nhau làm cho đội ngũ cán bộ marketing của Chi nhánh khá vất vả khi nghiên cứu thị trờng.
+ Cơ cấu bộ phận marketing trong Chi nhánh cha hợp lý, Chi nhánh đã thiết lập một phòng marketing nhng chủ yếu phòng này làm công tác thị trờng cho tổ Outbound và nội địa, tổ Inbound có nhân viên thị trờng riêng. Tuy công việc của họ không chồng chéo song hiệu quả không cao.
Với cơ cấu hiện nay của Chi nhánh cha tạo thuận lợi và hiệu quả cho bộ phận marketing đảm nhận công việc của mình. Bên cạnh đó các hoạt động marketing của Chi nhánh cũng thể hiện nhiều hạn chế:
+ Các hoạt động nghiên cứu thị trờng cha đợc chuyên trách nên cha có sự tỷ mỉ kỹ càng với từng loại thị trờng riêng biệt.
+ Các thị trờng cần nghiên cứu không đợc nhận định đồng nhất và không có sự liên hệ chặt chẽ với nhau.
+ Các chính sách marketing của Chi nhánh đa ra có lúc còn cha kịp thích ứng với sự biến đổi của thị trờng do công tác thu thập và cung cấp thông tin cha đợc cập nhật và chính xác.
+ Bộ phận marketing của Chi nhánh cha đủ chức năng và quyền hạn để tiếp xúc và tăng cờng mối quan hệ với các đối tác nên lợng thông tin thu thập còn hạn chế.
Trên cơ sở những nhận định trên chúng ta thấy rằng với Chi nhánh vấn đề quan trọng bây giờ là phải sắp xếp lại tổ chức của bộ phận marketing. Do quy mô chi nhánh nhỏ nên bộ phận marketing có thể đợc tổ chức theo mô hình sau đây:
Phòng marketing ở đây đợc chia làm 4 bộ phận:
+ Bộ phận nghiên cứu chung: 1 ngời kiêm trởng phòng marketing. Bộ phận này có chức năng nghiên cứu và ứng dụng tất cả các thông tin đánh giá thu thập đợc vào Chi nhánh. Bộ phận này sẽ thu thập thống nhất kết quả phân tích đánh giá trên cơ sở các báo cáo từ hai thị trờng nghiên cứu để từ đó hoạch định ra chiến lợc chung marketing, đề xuất các chính sách và biện pháp marketing, làm báo cáo trình giám đốc xét duyệt.
+ Bộ phận thị trờng trong nớc: 1 ngời.
Nhiệm vụ: Thu thập các thông tin về thị trờng du lịch trong nớc từ các nguồn khác nhau để từ đó phân tích đánh giá và làm báo cáo về kết quả nghiên cứu cũng nh những dự báo của mình để trình trởng phòng xem xét.
+Bộ phận thị trờng quốc tế: 1 ngời.
Nhiệm vụ cũng nh bộ phận thị trờng trong nớc nhng bộ phận này đảm nhận khu vực thị trờng quốc tế.
+ Bộ phận quảng cáo và bán các chơng trình du lịch: 1 ngời.
Nhiệm vụ: thực hiện công việc quảng cáo giới thiệu Chi nhánh và các chơng trình du lịch của Chi nhánh bằng mọi hình thức trên cơ sở chính sách khuyếch trơng đợc Chi nhánh xác lập; quan hệ với các đối tác, các bạn hàng, khách hàng, các cơ quan có liên quan để tăng cờng thu hút khách, mở rộng thị trờng trên cơ sở đó bán các chơng trình xây dựng đã đợc xây dựng.
Nh vậy, số lợng nhân viên của phòng marketing sẽ là 4 ngời. Trởng phòng sẽ kiêm nhiệm vụ phụ trách các vấn đề nghiên cứu chung. Với cơ cấu này nếu có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận marketing và các bộ phận khác sẽ có thể thực hiện các hoạt động marketing một cách hiệu quả.