CHƯƠNG IICHƯƠNG
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ các phịng ban
• Phịng kinh doanh
− Hoạch định và triển khai các phương án kinh doanh nhằm phát triển qui mơ hoạt động của cơng ty.
− Tổng hợp tình hình kinh doanh của cơng ty theo từng tháng, quí và đề ra các giải pháp trong thời gian tiếp theo.
− Mở rộng thị phần, tìm thị trường mới.
− Tạo được ấn tượng và hình ảnh chất lượng kinh doanh của cơng ty. Khơng để khách hàng phàn nàn về cung cách phục vụ của nhân viên cơng ty.
− Tìm hiểu nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của khách hàng để tư vấn và giới thiệu dịch vụ của cơng ty đến khách hàng.
− Thực hiện việc báo giá và sọan thảo hợp đồng theo yêu cầu cụ thể của khách hàng. − Ghi nhận các thơng tin phản hồi của khách hàng và chuyển đến các bộ phận liên quan xử lý kịp thời.
− Phân loại khách hàng để cĩ chế độ hậu mãi thích hợp.
• Phịng logistics
− Tư vấn cho khách hàng chuẩn bị các chứng từ cần thiết, liên quan cho các lơ hàng xuất – nhập do cơng ty làm dịch vụ.
− Lưu trữ và bào quản các chứng từ, thơng tin của khách hàng và cơng ty. − Làm thủ tục hải quan và giao nhận hàng hĩa cho khách hàng.
− Làm dịch vụ booking cho hàng hĩa xuất khẩu.
− Thường xuyên cập nhật lịch tàu và lịch bay của các hãng. Cung cấp giá vận chuyển bằng đường biển và đường hàng khơng cho Phịng sale khi cĩ yêu cầu.
− Quản lý và điều độ xe cung cấp dịch vụ cho khách hàng. − Tổ chức thực hiện việc bảo trì và bảo dưỡng xe.
− Thống kê, báo cáo và xử lý các sự cố trong quá trình cung cấp dịch vụ tại cơng ty. − Chọn lựa, đánh giá các đơn vị cận chuyển.
− Theo dõi, đánh giá định kỳ các đại lý của cơng ty ở nước ngồi.
− Theo dõi và thu thập thơng tin trên thị trường để cĩ những thơng tin hỗ trợ cho việc lên kế hoạch triển khai các chiến lược kinh doanh.
− Theo dõi, chăm sĩc và cải tiến website cơng ty
− Nghiên cứu và đưa ra các biện pháp hữu hiệu, tích cực nhằm quảng bá hình ảnh thương hiệu cơng ty ra bên ngồi.
− Chịu trách nhiệm thiết kế, tổ chức các buổi họp, các buổi tọa đàm trong lẫn ngồi cơng ty.
− Soạn thảo nội dung và thiết kế các mẫu quảng cáo, brochure, catalog, danh thiếp… − Hỗ trợ phịng kinh doanh trong việc tiếp cận khách hàng (tìm kiếm thơng tin khách hàng, gửi catalog, brochure,…)
• Phịng kế tốn
− Thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thơng tin tài chính.
− Cân đối sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính, quyết tốn thuế theo qui định của nhà nước.
− Cân đối sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính, quyết tốn thuế theo qui định của nhà nước.
− Theo dõi lợi nhuận, chi phí và lương thưởng của nhân viên.
− Đáp ứng các mục tiêu cho tài chính kế tốn bằng cách dự báo những yêu cầu: chuẩn bị ngân sách hàng năm, lên kế hoạch chi tiêu, phân tích những sai biệt, thực hiện động tác sữa chữa.
− Điều phối việc tập hợp, cũng cố và đánh giá dữ liệu tài chính.
− Tránh vi phạm pháp luật bằng cách tìm hiểu các luật lệ hiện tại và đề xuất, thực hiện luật kế tốn, đề nghị các thủ tục mới.
− Duy trì và kiểm sốt các thủ tục chính sách kế tốn.
− Kiểm tra, rà sốt, ghi chép chứng từ kế tốn đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp.
− Lưu trữ, theo dõi và thanh lý các hợp đồng.
− Tiến hành mua hàng theo hợp đồng đã ký (đối với hàng kinh doanh thương mại) − Lựa chọn, đánh giá định kỳ nhà cung cấp (đối với hàng kinh doanh thương mại)
• Phịng hành chính – nhân sự
− Tổ chức tuyển dụng theo sự phê duyệt của Ban Giám Đốc.
− Tổ chức đào tạo cán bộ nhân viên đáp ứng theo yêu cầu hoạt động kinh doanh của cơng ty.
− Quản lý và theo dõi các hồ sơ nhân viên.
− Theo dõi và thực hiện việc ký hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng, thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… cho các nhân viên trong cơng ty.
− Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quan hệ nhân sự. Quan tâm đời sống nhân viên trong cơng ty bằng các đề xuất các phần thưởng vào các ngày lễ, thăm viếng gia đình nhân viên khi cĩ hữu sự, bệnh hoạn; lưu ý gia cảnh nhân viên trong cơng ty để kịp thời vận động hỗ trợ khi cần thiết giúp nhân viên yên tâm cơng tác.
− Theo dõi việc chấm cơng và nhắc nhở nhân viên về thực hiện các nội qui trong cơng ty.
− Quản lý và phân phát văn phịng phẩm.
− Theo dõi vịêc sử dụng và bảo dưỡng các thiết bị văn phịng.
− Quản lý hệ thống máy tính (hardware, software) và dữ liệu của cơng ty.
• Ban đánh giá nội bộ
− Lên kế hoạch đánh giá hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 − Tiến hành đánh giá nội bộ theo kế hoạch / lịch đã thơng báo
− Tiếp cận các thơng tin của các phịng ban/bộ phận liên quan đế hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong quá trình đánh giá nhằm so sánh giữa các tiểu chuẩn của ISO 9001:2000 hoặc các qui định của cơng ty so với thực tế thực hiện cĩ sự khác biệt hay khơng. Từ đĩ phát hiện ra những điểm khơng phù hợp nhằm cải tiến hệ thống ngày càng tốt hơn.
− Đánh giá, kết luận và lập hồ sơ đánh giá chất lượng nội bộ cơng ty
− Báo cáo cho ban giám đốc về kết quả đánh giá chất lượng nội bộ tại các phịng ban/bộ phận