a) Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải đợc phản ánh vào chứng từ kế toán kịp thời và đầy đủ, kế toán cần lập chứng từ để theo dõi sự biến động và tình hình hiện có của thành phẩm. Đây là khâu ban đầu của hạch toán thành phẩm.
Kế toán chi tiết thành phẩm ở Công ty sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho. - Hoá đơn GTGT.
• Thủ tục nhập kho thành phẩm.
Hiện nay thành phẩm của Công ty đợc nhập từ kho từ sản xuất .
Trớc khi nhập kho toàn bộ thành phẩm đều phải qua một bớc kiểm sản phẩm do bộ phận quản lý phân xởng thực hiện. Bộ phận này sẽ lập phiếu nhập kho loại sản phẩm, quy cách và số lợng thành phẩm nhập kho.
Phiếu nhập kho do quản lý phân xởng lập thành 2 liên, Phiếu Nhập kho thể hiện ngày, tháng, năm nhập kho, số lợng – quy cách sản phẩm nhập kho và có chữ ký xác nhận của ngời bàn giao vào phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho thành phẩm có mẫu nh sau: Đơn vị: Công ty TNHH Thịnh Tài Phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 01 năm 2006 Số: 01 Nợ Tk: 154 Có Tk : 155 Mẫu số C21 – H QĐsố:1141-TC/QĐ/QĐKT Ngày 2/11/1996 của BTC
Họ tên ngời giao hàng: Chiến
Theo ...số ... ngày … … …… tháng …… năm ... của … ………... Nhập tại kho: Số 53 – Hàng Lợc – Hoàn Kiếm – Hà Nội.
STT Tên nhãn hiệu,quy cách Phẩm chất vật t- (sp,hh) MS ĐVT Số lợng Đơn gía Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
1 Con giống Chiếc 20 85.000 1.700.000
2 Con giống Chiếc 01 320.000 320.000
3 Tợng Pho 01 1.850.000 1.850.000
Cộng 3.870.000
Tổng cộng (viết bằng chữ): Ba triệu tám trăm bảy mơi ngàn đồng.
Nhập, ngày 05 tháng 01 năm 2006
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
• Thủ tục xuất kho:
Sản phẩm của Công ty chủ yếu đợc xuất bán buôn cho các công ty kinh doanh đồ gỗ mỹ nghệ tại TP Hà Nội và một số cửa hàng mỹ nghệ ở Hải Phòng, Quảng Ninh Ngoài ra còn bán cho khách du lịch đến từ các n… ớc nh Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc …
Để phù hợp với nội dung này khi xuất kho kế toán sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu xuất kho.
- Hoá đơn giá trị gia tăng.
Khi khách hàng đến mua hàng kế toán kho sẽ lập phiếu xuất kho và hoá đơn giá trị gia tăng.
Đ.vị: C.ty TNHH Thịnh Tài Đc: 53 – Hàng Lơc
Phiếu xuất kho
Ngày 11 tháng 01 năm 2006 Số: 01 Nợ TK 632 Có TK 155 Mẫu số: 02-VT (QĐ số 1141-TCCĐKT) Ngày 1-11-1995 của BTC Họ tên ngời nhận hàng: Châm địa chỉ( bộ phận): Thủ kho
Lý do xuất: Bán hàng Xuất tại kho: Hàng Lợc
S TT
Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất (v.t, sp,hh ) Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4
1 con giống gỗ Con 09 85.000 765.000
Cộng 765.000
Tổng số tiến( viết bằng chữ): Bảy trăm sáu lăm ngàn đồng.
Xuất, ngày 11 tháng 01 năm 2006
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
Khi mua hàng vào hay xuất hàng ra đều phải có hoá đơn GTGT
- Hoá đơn giá trị gia tăng đợc lập thành 3 liên và giao cho phòng kế toán. Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán lập phiếu thu, nếu khách hàng mua chịu
Phiếu xuất kho
Kế toán kho
thì kế toán kế toán ghi sổ nợ.Sau khi giám đốc ký tên và đóng dấu công ty, liên 1 lu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 phòng kế toán giữ.
Hoá đơn GTGT có mẫu nh sau:
Hoá đơn
Giá trị gia tăng
Liên 3: Nội bộ
Ngày 11 tháng 01 năm 2006
Mẫu số: 01 GTKT-3LL
KS/2005B0079705 0079705
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thịnh Tài Địa chỉ: 53 – Hàng Lợc . Số TK :
Điện thoại:04.9281266. Mã số: 0100942678 Họ tên ngời mua:
Địa chỉ: Công ty xổ phần đầu t và thơng mại Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 0101581544
ĐVT: đồng STT Tên hàng hoá, dịch
vụ
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Đồ mỹ nghệ Chiếc 09 120.000 1.080.000
Cộng tiền hàng: 1.080.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 108.000
Tổng cộng tiền thanh toán 1.188.000
Số tiền viết bằng chữ : Một triệu một trăm tám tám ngàn đồng.
Ngời mua hàng
(ký, ghi rõ họ tên)
Ngời bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trởng đơn vị
( ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Với thủ tục luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho nh trên ta thấy trình tự nhập, xuất kho của doanh nghiệp rất chặt chẽ do vậy đã xoá đợc tình trạng thất thoát tài sản ở khâu này, đảm bảo thành phẩm nhập, xuất kho theo đúng số lợng, chất lợng, chế độ quy định.
b. Kế toán chi tiết thành phẩm.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý thành phẩm và việc tổ chức theo dõi tình hình biến động thành phẩm, Công ty tiến hành hạch toán thành phẩm theo phơng pháp thẻ song song.Trình tự hạch toán nh sau:
- ở kho: Hàng ngày khi nhận đợc chứng từ nhập xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi tiến hành nhập, xuất kho theo đúng số lợng, chất lợng ghi trên chứng từ sau đó thủ kho ghi vào sổ chi tiết thành phẩm.
Công ty có một số khách hàng thờng xuyên mua hàng với một số lợng lớn, mỗi hoá đơn không xuất hết ngay một lần mà phải làm phiếu xuất nhiều lần, nên để theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày thủ kho mở thêm sổ chi tiết ở kho. Sổ này ghi số hiệu chứng từ, này xuất và từng loại thành phẩm.
ở phòng kế toán: căn cứ vào chứng từ mà kế toán kho ( thủ kho) gửi lên kế toán phân loại chứng từ theo từng loại thành phẩm. Đến cuối tháng tiến hành tổng hợp số thực nhập, thực xuất ở các phiếu nhập kho và số thực xuất ở các phiếu xuất kho rồi ghi vào sổ chi tiết nhập kho, xuất kho.
Sổ chi tiết nhập kho và xuất kho đợc dùng cho cả năm để theo dõi tình hình nhập, xuất kho thành phẩm trong từng tháng cả về mặt số lợng và giá trị. Ngoài ra sổ chi tiết nhập kho còn phản ánh số tồn kho theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị.
Căn cứ để ghi ghi sổ chi tiết nhập kho là dòng tổng cộng cột số thực nhập của tất cả các phiếu nhập kho trong tháng ( kể cả nhập trả lại ). Còn căn cứ để ghi sổ chi tiết xuất kho là tổng cộng thực xuất trên các phiếu xuất kho. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nhập kho và sổ chi tiết xuất kho kế toán tính ra lợng tồn kho của từng loại thành phẩm.