- Công ty áp dụng hình thức kế toán máy theo hình thức Nhật kí – chứng từ Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán
2.2.1. Thực tế tổ chức kế toán tiền mặt tại Xí nghiệp Vật tư và Vận tả
- Nguyên tắc quản lý tiền mặt tại Xí nghiệp đƣợc chấp hành nghiêm chỉnh các quy định và chế độ quản lý, lƣu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nƣớc.
- Thủ quỹ đảm nhận việc thu chi tiền mặt ở quỹ của Xí nghiệp. Khi phát sinh nghiệp vụ về tiền mặt, kế toán tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi.
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu - Phiếu chi - Hóa đơn GTGT - Giấy nộp tiền
- Giấy thanh toán tiền. - Biên lai thu tiền
- Giấy đề nghị thanh toán
2.2.1.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 111 - Tiền mặt
2.2.1.3. Sổ sách sử dụng
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt - Nhật kí chứng từ số 1
- Bảng kê số 1
- Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản - Sổ cái tài khoản 111
2.2.1.4. Quy trình ghi sổ kế toán tiền mặt
a. Kế toán chi tiết tiền mặt.
Các nghiệp vụ thu tiền mặt
Các nghiệp vụ thu tiền mặt chủ yếu của Xí nghiệpbao gồm :
- Thu từ việc bán hàng hoá, kinh doanh dịch vụ, cho thuê kho bãi. - Thu tạm ứng
Lập phiếu thu trên phần mềm
- Phiếu thu do kế toán lập: Sau khi nhập đầy đủ nội dung trên phiếu, kế toán in ra 2 liên và kí vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trƣởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trƣớc khi ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu “Đã thu tiền”. Nhƣ vậy Phiếu thu đƣợc đính kèm và lƣu trữ với các chứng từ gốc khác nhƣ Hóa đơn GTGT (Liên 3: Nội bộ).
Nghiệp vụ 1 :
Ngày 04/11/2009, Công ty Khánh Chi nộp tiền thuê kho bãi cho Xí nghiệp. Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0006675 (Biểu số 2.1), kế toán viết phiếu thu số PT255A (Biểu số 2.2) Từ màn hình CADS 2002 kích chuột trái vào Giao dịch chọn danh mục Chứng từ kế toán, màn hình hiện lên danh mục Phiếu thu, sau đó kích chuột trái vào Phiếu thu màn hình xuất hiện của sổ bao gồm một loạt Phiếu thu, ấn Enter sẽ xuất hiện Phiếu thu gần nhất, ấn F4 hiện lên Phiếu thu mới tiếp theo sau đó kế toán tiến hành nhập số liệu. Ấn F10 phần mềm tự động lƣu thì số liệu trên phiếu thu đi vào Sổ chi tiết TK111.
Mẫu biểu 2. 1
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL