4.2.Phõn tớch hệ thống quản lý vật tư.
5.1.2 Giới thiệu về cỏc thành phần của Access
Trước tiờn ta nờn định nghĩa cơ sở dữ liệu là gỡ ? Cơ sở dữ liệu là tập hợp những số liệu liờn quan đến một chủđề hay một mục đớch quản lý khai thỏc nào đú, trong cơ sở dữ liệu ngoài cỏc Table chứa những số liệu, cũn cú những thứ khỏc cụ thể như những Query (bảng truy vấn), những Form (mẫu biểu), những Report (bỏo biểu), những Macro (lịnh ngầm), và những Module (đơn thể lập trỡnh) giỳp ta quản lý và khai thỏc số liệu. Do đú, ta cú thể tạo một ứng dụng cơ sở dữ liệu Access hoàn chỉnh lưu trữ trong chỉ một tập tin .mdb.
Một cỏch tổng quỏt, một cơ sở dữ liệu của Microsoft Access bao gồm cỏc thành phần dưới đõy :
1.Table : Bảng dữ liệu
Là thành phần cơ bản quan trọng của Cơ Sở Dữ Liệu, nú dựng để ghi nhận cỏc số liệu cơ sở, cần thiết của Cơ Sở Dữ Liệu. Cú thể núi tất cả quỏ trỡnh xử lý dữ liệu đều dựa trờn cơ sở cỏc dữ liệu thụ được lưu trữ trong cỏc table.
Trong 1 table số liệu được tổ chức thành cỏc cột (fields or columns) và dũng (records). Mỗi cột ứng với một mục dữ liệu cần lưu trữ. Mỗi dũng chứa dữ liệu về một người hay vật cụ thể mà ta cần lưu trữ. Khi thiết kế cỏc cột cho table, ta cú thể ràng buộc điều kiện để Access kiểm tra cỏc record nhập vào khụng bị sai sút.
Chớnh nhờ những table này mà ta xõy dựng nờn được những mối quan hệ trong hệ thống (relationship).
48
2.Query : Bảng truy vấn
Query là cụng cụ dựng để tớnh túan và xử lý dữ liệu từ cỏc table và cỏc query khỏc cú sẵn trong Cơ Sở Dữ Liệu.
Dạng Query thường được sử dụng nhiều nhất là Select Query. Bằng lọai Query này ta cú thể lọc ra những thụng tin cần quan tõm từ nhiều bảng dữ liệu khỏc nhau của cơ sở dữ liệu, cú thể phõn tớch và hiệu chỉnh dữ liệu ngay trờn bản thõn Query hay sửdụng làm cơ sở cho cụng việc khỏc.
Ngoài ra cũn cú cỏc lọai Query khỏc như Update Query để cập nhật, chỉnh sữa dữ liệu cho table, Crosstab Query tổng hợp số liệu, Make Table Query nhằm phục hồi dữ liệu nếu cú sơ sút xảy ra cho table. Rỏp nối dữ
liệu vào table cú Append Query, xúa dữ liệu Delete Query … Query như là một nền tảng để tạo ra cỏc bỏo biểu cú đặc tớnh định dạng cao hơn Table.
3.Form : mẫu biểu
Khụng thể thiếu được trong Access, là phần hiển thị ra bờn ngũai dành cho người sử dụng. Điểm nổi bật là cú thể thiết kế Form thật đẹp và tiện dụng để người sử dụng điều khiển một cỏch dễ dàng và khụng bị nhàm chỏn vỡ giao diện quỏ xấu như một số phần mềm khỏc.
Trong một Form cú thể chứa một Form khỏc gọi là Sub Form cho phộp cựng lỳc nhập liệu vào nhiều Table khỏc nhau.
Form cú thể dựng để nhập mới hay sữa đổi cỏc dữ liệu trờn Table, Query, cú thể chứa cỏc nỳt lệnh để thực hiện cỏc chỉ thị như chạy Query, xem hay in Report …
Trong Form Access hỗ trợ tất cả những cụng cụ cần thiết trong Toolbox nhằm trợ giỳp ta tạo được một Form thõn thiện nhất cho người sử
dụng.
Vd : Command Button tạo cỏc nỳt bấm cho Form Combo Box tạo ra danh sỏch cho ta chọn
Cỏc List Box, Check Box …
Đặc biệt cú Control Wizards hỗ trợ cho ta rất nhiều.
4.Report : Bỏo biểu
Là đầu ra của Access. Dựng để in ấn hay thể hiện cỏc bỏo biểu cú nguồn gốc từ cỏc Table hay từ kết quả của Query dưới nhiều hỡnh thức trỡnh bày phong phỳ, đẹp mắt.
5.Macro : Lệnh ngầm
Là một tập hợp cỏc lệnh được chọn, sắp xếp hợp lý cho việc tự động húa cỏc thao tỏc. Macro của Access được xem như một cụng cụ lập trỡnh
đơn giản giỳp cho cụng việc quản lý số liệu trở thành linh hoạt.
Là phương tiện lập trỡnh trong Access với ngụn ngữ lập trỡnh Access Basic. Nhờ mó Access VBA bạn cú thể tạo cỏc ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh cú cỏc lệnh đơn, thanh cụng cụ tựy biến, và cỏc tớnh năng khỏc. Mó Access VBA cho phộp điều khiển theo lập trỡnh nhiều tỏc vụ và tựy chọn cơ sở dữ liệu mà bạn khụng thểđiều khiển bằng Macro.
