4.2.Phõn tớch hệ thống quản lý vật tư.
30-Cho phộp ng ườ i s ử d ụ ng cú th ể theo dừi đượ c s ố l ượ ng v ậ t t ư đ ó nh ậ p
từ cỏc nhà cung cấp theo ngày, theo quý..mà người sử dụng muốn xem nhờ
thụng tin từ phiếu nhập.
(2).Chức năng lập sổ theo dừi xuất.
-Cho phộp người sử dụng cú thể theo dừi được số lượng vật tưđó xuất cho khỏch theo ngày, theo quý..mà người sử dụng muốn xem nhờ thụng tin từ phiếu xuất.
(3).Chức năng lập sổ theo dừi doanh thu.
-Cho phộp người sử dụng cú thể theo dừi được tỡnh hỡnh doanh thu của Trung Tõm theo quý, theo thỏng mà người sử dụng muốn biết nhờ vào cỏc hoỏ đơn đó thanh toỏn với nhà cung cấp và của khỏch hàng.
d.Chức năng lập bỏo cỏo.
(1).Chức năng lập bỏo cỏo hàng nhập, xuất.
-Dựa vào sổ theo dừi nhập, xuất mà người sử dụng cú thể lập được bỏo cỏo chi tiết về số lượng hàng đó nhập và đó xuất theo quý, theo thỏng gửi lónh đạo.
(2).Chức năng lập bỏo cỏc hàng tồn.
-Dựa vào số lượng hàng đó cú trong kho và sổ theo dừi nhập, xuất người sử dụng cú thể lập được bỏo cỏo chi tiết về số lượng hàng cũn tồn kho trong thỏng , trong quý gửi lónh đạo.
(3).Chức năng lập bỏo cỏc doanh thu.
-Dựa vào sổ theo dừi doanh thu người sử dung cú thể lập được bỏo cỏo về tỡnh hỡnh doanh thu của Trung Tõm trong thỏng, trong quý gửi lónh đạo.
*Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu:
-Biểu thị cho chức năng: Ký hiệu:
Chức năng được hiểu là khõu biến đổi thụng tin. -Biểu thị cho dũng dữ liệu:
Ký hiệu:
Thụng tin đầu vào Thụng tin đầu ra Dũng dữ liệu là nội dung thụng tin và đường luõn chuyển.
-Biểu thị cho kho dữ liệu:
Ký hiệu: Tờn kho dữ liệu
Kho dữ liệu thể hiện cỏc thụng tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý. -Biểu thị cho tỏc nhõn ngoài:
Ký hiệu:
Xử lý TT
Tên chức năng
Tỏc nhõn ngoài là một người, một nhúm người hoặc một tổ chức nằm bờn ngoài hệ thống nhưng liờn quan mật thiết tới hệ thống nhằm xỏc định danh giới hệ thống.
B.Biểu đồ luồng dữ liệu.
Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đớch điễn tả một quỏ trỡnh xử lý và trao đổi thụng tin giữa cỏc chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) được chia làm 3 mức :
-Mức 0 (Mức khung cảnh): Là mức khỏi quỏt của hệ thống, mụ tả sự
trao đổi thụng tin của cỏc đối tỏc với hệ thống.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Mức 0):
Hỡnh 2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin ở mức 0:
Hệ thống gửi yờu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,nhà cung cấp sẽ gửi lại cho hệ thống hoỏ đơn giao hàng và số lượng hàng mà hệ thống cần mua.
Đồng thời khi hệ thống nhận được yờu cầu mua hàng của khỏch hàng thỡ hệ
thống sẽ gửi lại cho khỏch hoỏ đơn giao hàng và số lượng hàng mà khỏch cần mua.
-Mức 1(Mức đỉnh):
Là mức mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin của những chức năng chớnh với nhau và với đối tỏc.
32
Hỡnh 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin ở mức 1:
Bộ phận nhập hàng gửi yờu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi lại hoỏ đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này lưu hoỏ đơn mua vào kho hoỏ đơn mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho và lưu phiếu nhập vào kho phiếu nhập. Bộ phận nhập hàng sẽ lờn danh sỏch cỏc nhà cung cấp và lưu vào kho danh sỏch nhà cung cấp.
Khỏch hàng gửi yờu cầu mua hàng đến bộ phận xuất hàng, bộ phận này sẽ gửi lại cho khỏch hoỏ đơn giao hàng và lưu hoỏ đơn vào kho hoỏ
đơn bỏn. Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khỏch và lưu phiếu vào kho phiếu xuất. Đồng thời bộ phận này sẽ lờn danh sỏch khỏch hàng và lưu vào kho danh sỏch khỏch hàng.
Bộ phận theo dừi nhập, xuất, doanh thu sẽ tổng hợp thụng tin từ cỏc kho phiếu nhập, phiếu xuất, hoỏ đơn bỏn, hoỏ đơn mua để biết được số
lượng hàng nhập, số lượng hàng xuất và tớnh doanh thu đồng thời lưu lần lượt vào cỏc kho: Sổ theo dừi nhập, Sổ theo dừi xuất, Sổ theo dừi doanh thu.
Khi lónh đạo gửi yờu cầu bỏo cỏo xuống bộ phận lập bỏo cỏo thỡ bộ
phận này sẽ tổng hợp thụng tin từ cỏc kho: Sổ theo dừi nhập, Sổ theo dừi xuất, Sổ theo dừi doanh thu để lập ra cỏc bỏo cỏo về lượng hàng nhập và xuất, bỏo cỏo về lượng hàng tồn kho và bỏo cỏo doanh thu gửi lờn lónh đạo. -Mức 2(Mức dưới đỉnh):
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin một cỏch chi tiết của cỏc chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn.
*BLD định nghĩa chức năng 1: Chức năng nhập hàng
Hỡnh 4:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh-Chức năng nhập hàng.
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin chức năng 1 mức dưới đỉnh:
Dựa trờn bỏo giỏ của nhà cung cấp, bộ phận lập đơn mua hàng sẽ gửi yờu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, khi đú nhà cung cấp sẽ gửi lại bộ phận này hoỏ đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này sẽ lưu hoỏ đơn vào kho hoỏ
đơn mua đồng thời gửi danh sỏch hàng đó nhập tới bộ phận lập danh sỏch hàng. Bộ phận lập danh sỏch hàng sẽ lưu danh sỏch hàng vào kho danh sỏch hàng.
Sau khi nhận được những thụng tin về nhà cung cấp do phớa nhà cung cấp gửi thỡ bộ phận lập danh sỏch nhà cung cấp sẽ lờn danh sỏch cỏc nhà cung cấp và lưu vào kho danh sỏch nhà cung cấp.
Bộ phận viết phiếu nhập kho sẽ tổng hợp thụng tin từ cỏc hoỏ đơn trong kho hoỏ đơn mua và danh sỏch nhà cung cấp trong kho danh sỏch nhà cung cấp để viết phiếu nhập hàng vào kho đồng thời lưu phiếu vào kho phiếu nhập.
34
Hỡnh 5:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh-Chức năng xuất hàng.
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin chức năng 2 mức dưới đỉnh:
Khỏch hàng gửi yờu cầu mua hàng đến bộ phận nhận đơn đặt hàng, bộ
phận này gửi thụng tin về khỏch hàng tới bộ phận lập danh sỏch khỏch hàng
đồng thời gửi thụng tin về đơn hàng đến bộ phận lập hoỏ đơn bỏn hàng.Bộ
phận lập danh sỏch khỏch hàng sẽ lờn danh sỏch khỏch hàng và lưu vào kho danh sỏch khỏch hàng.
Bộ phận lập hoỏ đơn bỏn hàng sau khi nhận được thụng tin về đơn hàng sẽ lập hoỏ đơn bỏn hàng gửi khỏch hàng đồng thời lưu hoỏ đơn vào kho hoỏ đơn bỏn.
Bộ phận viết phiếu xuất kho dựa trờn thụng tin về hoỏ đơn bỏn hàng trong kho hoỏ đơn bỏn và danh sỏch những mặt hàng cũn trong kho để viết phiếu xuất kho xuất hàng cho khỏch đồng thời lưu phiếu vào kho phiếu xỳõt.
*BLD định nghĩa chức năng 3: Chức năng theo dừi nhập, xuất, doanh thu.
Hỡnh 6:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh-Chức năng theo dừi nhập, xuất, doanh thu.
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin chức năng 3 mức dưới đỉnh:
Lónh đạo gửi yờu cầu xuống cỏc bộ phận, cỏc bộ phận sẽ cú trỏch nhiệm thống kờ. Bộ phận lập sổ theo dừi nhập sẽ tổng hợp thụng tin từ cỏc phiếu nhập trong kho phiếu nhập để thống kờ lượng hàng nhập và lưu vào kho sổ theo dừi nhập. Bộ phận lập sổ theo dừi xuất tổng hợp thụng tin từ
cỏc phiếu xuất hàng trong kho phiếu xuất để thống kờ lượng hàng đó xuất cho khỏch và lưu vào sổ theo dừi xuất. Cuối cựng bộ phận lập sổ theo dừi doanh thu sẽ dựa trờn cỏc hoỏ đơn mua và hoỏ đơn bỏn trong kho hoỏ đơn mua và kho hoỏ đơn bỏn để tớnh doanh thu trong thỏng, trong quý và lưu vào sổ theo dừi doanh thu.
36
Hỡnh 7:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh - Chức năng lập bỏo cỏo.
Mụ tả quỏ trỡnh trao đổi thụng tin chức năng 4 mức dưới đỉnh:
Lónh đạo gửi yờu cầu bỏo cỏo xuống cỏc bộ phận. Bộ phận lập bỏo cỏo nhập, xuất sẽ tổng hợp thụng tin từ sổ theo dừi nhập, sổ theo dừi xuất trong kho sổ theo dừi nhập và kho sổ theo dừi xuất để thống kờ bỏo cỏo về lượng hàng nhập, xuất gửi lónh đạo đũng thời lưu vào kho danh sỏch hàng nhập, xuất.
Bộ phận lập bỏo cỏo hàng tồn cũng dựa vào thụng tin từ sổ theo dừi nhập, sổ theo dừi xuất và danh sỏch những mặt hàng cũn tồn kho của quý trước để thống kờ bỏo cỏo lượng hàng tồn kho của quý này gửi lónh đạo
đồng thời lưu vào kho danh sỏch hàng tồn.
Bộ phận lập bỏo cỏo doanh thu dựa trờn sổ theo dừi doanh thu hàng thỏng trong kho sổ theo dừi doanh thu để lập bỏo cỏo về tỡnh hỡnh doanh thu của Trung Tõm trong quý gửi lờn lónh đạo và lưu vào bảng doanh thu.
4.2.4.Phõn tớch về dữ liệu.
-Mục đớch quỏ trỡnh phõn tớch dữ liệu là xỏc định cỏc thực thể cần thiết, cỏc thuộc tớnh của dữ liệu và mối quan hệ giữa cỏc thực thể. Một hệ
thống thụng tin phải được tổ chức rừ ràng, đầy đủ, trỏnh dư thừa dữ liệu, trỏnh trựng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu. a.Xỏc định cỏc thực thể. Qua việc phõn tớch hệ thống quản lý vật tư ta thấy hệ thống cần lưu trữ những thực thể sau: Thực thể : + Nhà cung cấp. + Khỏch hàng. +Vật tư. +Nhõn viờn. +Hỡnh thức thanh toỏn. +Hoỏ đơn mua.
+Hoỏ đơn bỏn. +Kho.
+Phiếu nhập. +Phiếu xuất.
b.Xỏc định cỏc thuộc tớnh của thực thể.
+ Thực thể nhà cung cấp gồm cỏc thuộc tớnh: Mó nhà cung cấp, Tờn nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.
+ Thực thể khỏch hàng gồm cỏc thuộc tớnh: Mó khỏch hàng, Tờn khỏch hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.
+ Thực thể vật tư gồm cỏc thuộc tớnh: Mó vật tư, Tờn vật tư, Đơn vị
tớnh, Số lượng, Đơn giỏ.
+ Thực thể nhõn viờn gồm cỏc thuộc tớnh: Mó nhõn viờn, Tờn nhõn viờn, Địa chỉ, Điện thoại.
+ Thực thể kho gồm cỏc thuộc tớnh: Mó kho, Tờn kho, Địa chỉ kho. +Thục thể hỡnh thức thanh toỏn gồm cỏc thuộc tớnh: Mó hỡnh thức thanh toỏn, Tờn hỡnh thức thanh toỏn.
+ Thực thể hoỏ đơn mua gồm cỏc thuộc tớnh: Số hoỏ đơn mua, Ngày lập, Mó nhõn viờn, Mó nhà cung cấp, Mó hỡnh thức thanh toỏn, Số lượng,
Đơn giỏ.
+ Thực thể phiếu nhập gồm cỏc thuộc tớnh: Số phiếu, Ngày nhập, Mó vật tư, Mó nhà cung cấp, Số hoỏ đơn mua, Mó kho, Mó nhõn viờn, Số
lượng, Đơn giỏ.
+ Thực thể hoỏ đơn bỏn gồm cỏc thuộc tớnh: Số hoỏ đơn bỏn, Ngày lập, Mó nhõn viờn, Mó khỏch, Mó hỡnh thức thanh toỏn, Số kượng, Đơn giỏ.
+Thực thể phiếu xuất gồm cỏc thuộc tớnh: Số phiếu, Ngày xuất, Mó vật tư, Mó khỏch, Số hoỏ đơn bỏn, Mó kho, Mó nhõn viờn, Số lượng, Đơn giỏ.
38c.Biểu diễn cỏc liờn kết của thực thể:
