Phần II: Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ thànhphẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP LHTP Hà Tây
2.2.Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ thànhphẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần LHTP Hà Tây
doanh tại công ty cổ phần LHTP Hà Tây
2.2.1. Đặc điểm công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty CP LHTP Hà Tây
2.2.1.1. Đặc điểm thành phẩm và thị trường tiêu thụ của công ty CP LHTP Hà Tây *Về đặc điểm mặt hàng sản xuất kinh doanh:
Như đã nói ở trên, công ty CP LHTP Hà Tây sản xuất khá nhiều loại sản phẩm. Ta có thể chia thành 2 loại như sau:
+ Sản phẩm chịu thuế TTĐB: rượu, bia
+ Sản phẩm chịu thuế GTGT: nước khoáng, bánh các loại (chủ yếu là bánh Trung thu: Bánh dẻo chay, bánh dẻo đậu xanh, bánh nướng…); Mứt các loại (chủ yếu phục vụ dịp Tết Nguyên đán: mứt táo, mứt nho, mứt lạc, mứt dừa…).
Các sản phẩm của công ty không những đa dạng về chủng loại mà ngay trong cả một loại sản phẩm cũng phân chia thành nhiều loại với kích cỡ và tên gọi khác nhau. Ví dụ: Trong sản phẩm bia có bia hơi, bia chai. Trong bia chai lại có nhiều loại khác nhau như: Bia chai HADO 0.33; HADO 0.45; HADO 0.5…
Sự đa dạng về chủng loại sản phẩm như thế này chính là cách đáp ứng linh hoạt của công ty đối với nhu cầu thị trường nhưng cũng bởi vậy mà nó đòi hỏi công tác kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng phải theo dõi thật sát sao, thật chi tiết và
tính toán, ghi sổ phải chính xác thì mới đánh giá được tình hình tiêu thụ thành phẩm. Do sản xuất nhiều loại sản phẩm nên số lượng sổ chi tiết của công ty rất nhiều, mỗi loại sản phẩm công ty phải mở riêng một sổ thành phẩm.
Bên cạnh đó, sản phẩm bánh, mứt của công ty là sản phẩm có chu kỳ sản xuất ngắn, dễ thay đổi hình dáng, thời gian sử dụng và bảo quản ngắn nên công tác tiêu thụ thành phẩm phải tiến hành rất khẩn trương, liên tục. Điều đó đòi hỏi công tác kế toán bán hàng và tiêu thụ thành phẩm cũng phải thật nhanh chóng, kịp thời. Không những thế, đây lại là những sản phẩm được tiêu thụ mạnh vào những dịp đặc biệt như: Tết Trung thu, Tết Nguyên Đán nên công tác kế toán cũng bị ảnh hưởng theo vụ mùa.
Đối với sản phẩm bia và nước khoáng, thì vụ mùa chủ yếu lại là mùa hè và được tiêu thụ với khối lượng khá lớn, đặc biệt là sản phẩm bia. Sản phẩm bia hơi của công ty cứ xuất kho thì coi như được tiêu thụ và đây là sản phẩm tạo ra phần lớn doanh thu cho công ty.
* Về đặc điểm thị trường tiêu thụ của công ty:
Sản phẩm của công ty được tiêu thụ không chỉ trong địa bàn tỉnh Hà Tây mà còn được tiêu thụ ở các tỉnh khác. Trong tỉnh, sản phẩm của công ty có mặt khắp tất cả các huyện, thành phố nhưng tập trung chủ yếu ở thành phố Hà Đông ( chủ yếu là bia), thành phố Sơn Tây, huyện Ứng Hoà, Thạch Thất, Quốc Oai, Vân Đình, Phúc Thọ… Không những tiêu thụ trong tỉnh, mà sản phẩm của công ty còn có mặt trên nhiều tỉnh thành khác, chủ yếu là các tỉnh miền Bắc như: Sơn La, Cao Bằng, Yên Bái, Hoà Bình, Bắc Giang… và một số tỉnh miền Trung như: Thanh Hoá, Nghệ An, Hà Tĩnh…
2.2.1.2. Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm tại công ty CP LHTP Hà Tây
Xuất phát từ đặc điểm thành phẩm khá đa dạng, phong phú về chủng loại và thị trường tiêu thụ rộng lớn nên công tác tiêu thụ tại công ty được chia thành 4 tổ bán hàng, theo dõi cho từng thị trường:
+ Tổ tiêu thụ 1:phụ trách thành phố Hà Đông, huyện Thanh Oai
+ Tổ tiêu thụ 2: phụ trách một số huyện lân cận thành phố Hà Đông như: Chương Mỹ, Xuân Mai..
+ Tổ tiêu thụ 4: Phụ trách các huyện như: Quốc Oai, Đan Phượng, Hoài Đức..
Cả 4 tổ tiêu thụ này đều thuộc phòng vật tư tiêu thụ sản phẩm và do Phó giám đốc kinh doanh quản lý, điều hành. Mỗi tổ có một tổ trưởng và có đội vận chuyển riêng. Công ty bán hàng theo các phương thức sau:
- Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Theo phương thức này, công ty bán hàng trực tiếp cho khách hàng theo yêu cầu của khách hàng. Tuỳ vào từng loại khách hàng mà công ty áp dụng phương thức thanh toán thu tiền ngay hoặc thu tiền sau. Cụ thể: + Phương thức thu tiền ngay:
Phương thức này được áp dụng với những khách hàng nhỏ lẻ, mua với số lượng ít, không thường xuyên. Ngoài ra công ty còn có hệ thống các cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống giải khát cũng bán hàng trực tiếp thu tiền ngay đối với những khách hàng mua lẻ.
+ Phương thức thu tiền sau:
Theo phương thức này, để khuyến khích tiêu thụ, công ty cho khách hàng chậm tiền hàng trong một khoảng thời gian nhất định theo khả năng tiêu thụ và khả năng thanh toán của khách hàng. Khi nghiệp vụ bán hàng được khách hàng chấp nhận thanh toán thì số hàng đó được xác định là tiêu thụ và được ghi nhận doanh thu bán hàng. Sau đó kế toán mở sổ chi tiết theo dõi quá trình thanh toán của khách hàng. Phương thức này được công ty áp dụng với những khách hàng có uy tín, mua hàng với số lượng lớn và có khả năng thanh toán.
- Phương thức bán hàng qua đại lý bán buôn :
Công ty cũng thực hiện bán hàng qua đại lý. Tuy nhiên công ty không sử dụng tài khoản 157 “Hàng gửi bán” để theo dõi thanh toán với các đại lý này. Khi công ty chuyển hàng gửi đến các đại lý thì số sản phẩm đó đã được coi là tiêu thụ. Do vậy kế toán không sử dụng tài khoản 157 mà hạch toán thẳng vào tài khoản giá vốn. Khi các đại lý không tiêu thụ hết các sản phẩm đó công ty sẽ nhận lại các sản phẩm vẫn đảm bảo chất lượng và hạch toán như hàng bị trả lại. Thực tế, thì bản chất của phương thức tiêu thụ này cũng giống phương thức tiêu thụ trực tiếp ở trên.
Nhưng về chứng từ sử dụng và trình tự hạch toán có khác với phương thức tiêu thụ trực tiếp. Vấn đề này sẽ được trình bày ở phần sau.
2.2.2. Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại công ty cổ phần LHTP Hà Tây
2.2.2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm tại công ty CP LHTP Hà Tây 2.2.2.1.1.Tài khoản và chứng từ sử dụng
a.Tài khoản sử dụng:
Để phù hợp với công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm, tại công ty, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hoá”: dùng phản ánh giá trị của tất cả các thành phẩm đã tiêu thụ được trong tháng kể cả hàng bán đã được thanh toán hay chưa thanh toán, hàng bán lẻ, bán buôn hay bán cho các đại lý.
+ Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”: dùng phản ánh các khoản mà khách hàng chưa thanh toán tiền hàng.
+ Tài khoản 33311 “Thuế Giá trị gia tăng phải nộp”: dùng phản ánh số thuế GTGT đối với hàng tiêu thụ trong tháng mà công ty đã bán được, bao gồm cả thuế đánh trên mặt hàng bánh mứt và rượu bia.
+ Ngoài ra còn một số tài khoản khác như: TK 111, TK 112…
b.Chứng từ sử dụng
Phương thức tiêu thụ trực tiếp
Các chứng từ bao gồm: + Phiếu xuất kho
+ Hóa đơn giá trị gia tăng
+ Giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng + Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt
*Trường hợp bán hàng thu tiền ngay:
HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 3 (lưu nội bộ) GV/2007B Ngày 03 tháng 10 năm 2007 Số: 0050002 Đơn vị bán: Công ty cổ phần Liên hợp thực phẩm Hà Tây
Địa chỉ: 267 Quang Trung, Hà Đông, Hà Tây
Điện thoại: 0343-824794, 0343- 824230 Mã số: 0500238265 Họ tên người mua hàng: Ông Trung
Tên đơn vị: Trung tâm dưỡng lão Hà Nội Địa chỉ:
Số tài khoản: ………….
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:…
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1x2
1 Bia Hado 0.45 lít 225 5655,56 1.272.500
Cộng tiền hàng: 1.272.500 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế: 127.300 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.399.800 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu ba trăm chín chín nghìn tám trăm đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 1: Hoá đơn giá trị gia tăng tại công ty CP LHTP Hà Tây
Do công ty sử dụng kế toán máy, nên từ Hoá đơn GTGT số 50002 trên, kế toán nhập số liệu vào máy tại phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, lên hoá đơn xuất bán hàng hoá có mẫu như sau: (hóa đơn xuất hàng hoá kiêm luôn hóa đơn bán hàng điện tử)
Biểu 2: Hoá đơn bán hàng điện tử của công ty CP LHTP Hà Tây
Ta thấy tuy khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, nhưng do kế toán tiêu thụ thành phẩm ở công ty có sử dụng phần mềm kế toán nên vẫn hạch toán qua tài khoản 1311 “Phải thu khách ngắn hạn”, điều đó hoàn toàn không hề mất thời gian và công sức của kế toán viên. Sau đó, kế toán lập phiếu thu tiền mặt để ghi nhận số tiền thu được. Trình tự luân chuyển của hoá đơn được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự luân chuyển chứng từ bán hàng
Nhìn vào sơ đồ trên, ta thấy Phiếu thu tiền mặt được lập sau khi hoá đơn GTGT đã được lập và hoá đơn GTGT chính là cơ sở để lập phiếu thu tiền mặt.
Mẫu phiếu thu được lập theo đúng mẫu do Bộ tài chính ban hành. Dưới đây là mẫu phiếu thu được lập từ hoá đơn GTGT số 50002.
CTY CP LIÊN HỢP THỰC PHẨM Mẫu số 01-TT
267 Quang Trung, Hà Đông, Hà Tây (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU
Ngày 03 tháng 10 năm 2007
Số: 3418 Nợ: 1111: 1.399.800 Có: 1311: 1.399.800 Họ tên người nộp: Ô.Trung
Địa chỉ: Trung tâm dưỡng lão Hà Nội Lý do nộp: mua hàng
Số tiền: 1.399.800
Bằng chữ: Một triệu ba trăm chín chín nghìn tám trăm đồng chẵn. Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
Ngày 03 tháng 10 năm 2007 Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc
Thủ kho Kế toán TM Phòng tiêu thụ Thủ quỹ Đề nghị mua Khách hàng Lập hoá đơn VAT (viết tay và bằng máy) Lập phiếu thu Ghi sổ Thu tiền Kế toán Kế toán Xuất hàng Duyệt xuất, lập PXK Bảo quản, lưu trữ
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một triệu ba trăm chín chín nghìn tám trăm đồng chẵn.
Biểu 3: Mẫu phiếu thu tiền mặt của công ty CP LHTP Hà Tây
Từ phiếu thu tiền mặt viết tay trên, kế toán nhập số liệu vào máy, cho ta phiếu thu tiền mặt (điện tử) như sau:
Biểu 4: Phiếu thu tiền mặt (điện tử) của công ty CP LHTP Hà Tây
Ở trên là trường hợp bán hàng thu tiền ngay, nên có cả hoá đơn GTGT và phiếu thu tiền mặt.
*Trường hợp bán hàng thu tiền sau: Công ty bán hàng cho DNTN Hải Phượng vào ngày 04/10/2007 thì khi giao hàng cho khách hàng, kế toán viên cũng lập hoá đơn GTGT số 50003 bằng tay ghi nhận doanh thu và nợ phải thu khách hàng nhưng không lập phiếu thu. Từ hoá đơn GTGT, kế toán viên lên chứng từ điện tử như sau:
Biểu 5: Hoá đơn bán hàng điện tử của công ty CP LHTP Hà Tây
Phương thức bán hàng qua đại lý bán buôn:
Các chứng từ sử dụng bao gồm: +Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý +Báo cáo sản lượng tiêu thụ tổ
+Bảng kê sản lượng tiêu thụ của các đại lý +Hoá đơn GTGT
+Giấy báo nợ có...
Khi các đại lý có yêu cầu mua hàng, phòng vật tư tiêu thụ sản phẩm sẽ lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý trong đó ghi rõ số sản phẩm xuất cho đại lý về cả số lượng và tiền. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý này chính là căn cứ để tổ tiêu thụ thanh toán với các đại lý.
Định kỳ vào ngày 15 và cuối mỗi tháng, từng tổ tiêu thụ sẽ tổng hợp các phiếu xuất kho hàng gửi bán trên Báo cáo sản lượng tiêu thụ của tổ mình (được lập cho từng loại sản phẩm: bia hơi, bia chai, nước khoáng). Đồng thời các tổ cũng lập
Bảng kê sản lượng tiêu thụ của các đại lý, cũng được chi tiết theo từng loại sản phẩm nhưng theo dõi các đại lý theo khu vực. Vì các khu vực khác nhau sẽ có đơn giá bán khác nhau.
Sau đó, các bảng kê và báo cáo này được chuyển đến phòng kế toán làm căn cứ viết hoá đơn GTGT.
Ví dụ: Tình hình tiêu thụ của các đại lý bia hơi thuộc tổ 1 từ ngày 1 đến ngày 15 tháng 10 như sau:
Bảng kê sản lượng tiêu thụ của các đại lý bia hơi thuộc tổ 1 Từ ngày 1 đến 15 tháng 10 năm 2007
STT Tên đại lý Khu vực SL tiêu thụ Tổng SL (Lít) Thành tiền (Đồng) BH (Lít) BH1 (Lít) BH1.2 (Chai) BH0.5 (Chai)
1 A.Tuyến Cao Viên 1 100 75 190 707.500
... ... .... .... .... .. ... ...7 Thanh Cự Khê 1 260 260 962.000