b. Bộ máy quản lý chức năng.
2.4. Hình thức kế toán tại Công ty.
Hiện nay hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là chứng từ ghi sổ. Hình thức này dễ phát hiện sai sót, tập trung được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khâu thiết kế đến bàn giao công trình cho đội thi công. Mọi hoạt động kinh tế phát sinh đều được ghi trên chứng từ gốc sau đó phân loại ghi vào chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ cái các tài khoản.
a. Các nghiệp vụ kế toán làm thường xuyên.
(1) Căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra tiến hành phân loại tổng hợp lập chứng từ ghi sổ.
(3) Căn cứ vào số liệu, chứng từ ghi sổ vào sổ cái các tài khoản liên quan.
(4) Chứng từ phản ánh kinh tế hoạt động cần quản lý chi tiết cụ thể kế toán ghi sổ chi tiết có liên quan.
(5) Cuối tháng căn cứ vào số liệu kế toán chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh. (6) Sau đó đối chiếu số phát sinh và bản đối chiếu số phát sinh.
(7) Căn cứ vào số liệu ở bảng cân đối số phát sinh và bảng chi tiết số phát sinh lập bảng cân đối kế toán và báo cáo tài chính.
Trình tự kế toán của Công ty Kiến trúc Tây Hồ
(2) (4) (1) (1) (3) (5) (6) (7) (7) Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ Sổ kế toán chi tiết Chứng từ nghi sổ Sổ cái các tài khoản Chứng từ gốc Bảng đối chiếu số phát sinh Bảng chi tiết số phát sinh Bảng CĐKT và các báo cáo
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi đối chiếu
b.Tổ chức chứng từ tại Công ty Kiến Trúc Tây Hồ.
Mỗi một nội dung kinh tế, kế toán bộ phận trực tiếp lập chứng từ, mỗi một chứng từ mà kế toán Công ty lập thường có 3 liên và được đưa đến từng bộ phận liên quan. Liên gốc luôn được giữ lại gọi là liên gốc, những liên còn lại thì tuỳ từng nội dung kinh tế mà được luân chuyển đến bộ phận cần thiết. Chứng từ mà kế toán lập đó phải có đầy đủ các yếu tố theo mẫu quy định và có đầy đủ chữ ký. Sau đó chuyển cho từng phần hành, bộ phận liên quan để dựa vào đó làm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho...Từ đó kế toán từng bộ phận phải kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp và hợp lý của chứng từ, như chữ ký của người có liên quan sau khi kiểm tra thì kế toán sẽ dựa vào đó để lập định khoản kế toán ghi sổ kế toán. Sau khi hoàn tất toàn bộ kế toán bao gồm việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu khoá sổ và cung cấp số liệu báo cáo tài chính của Công ty. Công ty sẽ sắp xếp phân loại, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ ở bộ phận kế toán và kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm tổ chức công việc bảo quản. Những chứng từ chính được công ty áp dụng trong hệ thống danh mục chứng từ như là:
- Chứng từ hàng tồn kho dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn thể hiện qua: Phiếu xuất kho – Mẫu số 01 VT
Phiếu nhập kho- Mẫu số - 02 VT Biên bản kểm kê kho – Mẫu số 08 VT Thẻ kho – Mẫu số 06 VT
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ – Mẫu số 07 VT
tiết, sau đó vào sổ tổng hợp để theo dõi vật tư . Kho xuất vật tư kế toán viết phiếu xuất kho thành 3 liên, liên một lưu lại, liên thứ 2 giao cho kế toán công trình, liên thứ 3 người nhận vật tư sau đó chuyển lên kế toán tổng hợp. Định kỳ cuối tháng kế toán kiểm kê kho xác định vật tư tồn kho, giá trị xuất kho là nhập trước xuất trước.
- Lưu chuyển chứng từ lao động tiền lương do Công ty thực hiện theo chế độ giao khoán quỹ lương của đơn vị chủ quản theo từng năm kế hoạch có sự phê duyệt của các cơ quan chức năng. Căn cứ vào bảng chấm công của các bộ phận . Kế toán toán tiền lương trên cơ sở doanh thu, chi phí thực tế tính ra tiền lương của từng bộ phận. Kế toán tiền lương lập bảng lương của từng bộ phận.
Bảng chấm công – Mẫu số 01 LĐTL
Bảng thanh toán lương – Mẫu số 02 LĐTL Bảng thanh toán tiền lương – Mẫu số 05 LĐTL
- Bán hàng có chứng từ: Hóa đơn thuế GTGT (sản phẩm chịu thuế suất 10%).
Tiền mặt: Các chứng từ liên quan như; phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng do kế toán tổng hợp lập, thủ quỹ theo dõi trên sổ quĩ tiền mặt, tiền gửi do kế toán ngân hàng theo dõi trên sổ tiền gửi ngân hàng.
Phiếu thu – Mẫu số 01 TT Phiếu chi – Mẫu số 02 TT
- Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ theo dõi thông qua mở thẻ tài sản.
Toàn bộ chứng từ của từng bộ phận đều được luân chuyển, và lưu chữ thông qua phòng kế toán và kế toán tổng hợp lưu trữ các chứng từ này thời gian bảo quản là 20 năm.
Theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính, hệ thống tài khoản kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp bao gồm 72 tài khoản tổng hợp trong bảng cân đối kế toán và 8 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Về cơ bản tên gọi, ký hiệu nội dung các tài khoản này nhất quán với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp khác mà theo quyết định 1141 TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành(đã sửa đổi, bổ sung). Theo quyết định hiện hành, để kế toán hàng tồn kho trong xây lắp, kế toán chỉ áp dụng kê khai thường xuyên mà không dùng phương pháp kiểm kê định kỳ.Vì vậy hệ thống tài khoản trong Công ty cũng như doanh nghệp xây lắp khác có một số đặc biệt so với từng loại tài khoản so với tài khoản chung.
TK 111: Tiền mặt
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng. TK 113: Tiền đang chuyển
TK 131: Phải thu của khách hàng TK 133 : Thuế giá trị gia tăng đầu vào TK: 3331 : Thuế giá trị gia tăng đầu ra. TK 156: Hàng tồn kho
TK 141: Tạm ứng
TK 154: Chi phí sản xuất dở dang
TK 632: Giá vốn hàng bán
TK 211 : Nguyên giá TSCĐ
TK 241: Khấu hao TSCĐ
TK 311: Vay ngắn hạn
TK 331: Phải trả nhà cung cấp
TK 315: Nợ dài hạn đến hạn trả.
TK 333: Các khoản phải trả, phải nộp nhà nước. TK 334: Phải trả công nhân viên
TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 341: Nợ dài hạn
TK 411: Nguồn vốn kinh doanh TK: 414 Quỹ phát triển kinh doanh TK 421: Lãi chưa phân phối
Chi phí hoạt động kinh doanh: TK 621: Chi phí nguyên vật liệu
TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu phụ.
TK 622: Lương công nhân viên trực tiếp sản xuất TK 623: Chi phí máy thi công.
TK 627: Chi phí sản xuất chung. Doanh thu
TK 511: Doanh thu bán hàng TK 632 : Giá vốn hàng bán
TK 911: Kết quả hoạt động kinh doanh.
d. Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ
Kế toán trưởng của Công ty lập báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành. Phải đảm bảo trung thực chính xác dựa trên số liệu thực, báo cáo tài chính(BCTC) là cơ sở để phân tích hoạt động kinh tế, phân tích đánh giá thực trong tài chính của Công ty, tình hình kết quả kinh doanh của công ty trong kỳ báo cáo, và là cơ sở để xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh của Công ty trong kỳ sau. Là cơ sở đưa ra những quyết định trong công tác điều hành quản lý và chỉ đạo
cho chi cục thuế quận Tây Hồ,và được lập theo năm, sau một năm sẽ được chi cục thuế quyết toán vào quý I của năm kế tiếp.
Báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đối tài khoản. - Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả kinh doanh. - Bảng lưu chuyển tiền tệ.
Để báo cáo tài chính hoàn thiện thì Công ty luôn có những báo cáo khác để bổ sung và làm rõ báo cáo trên như:
- Bảng cân đối tài khoản.
- Bảng kê khai chi tiết khấu hao TSCĐ. - Bảng kê tăng, giảm TSCĐ.
