b. Bộ máy quản lý chức năng.
2.3. Tổ chức kế toán của Công ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ.
a. Bộ máy kế toán của Công ty.
Công ty Kiến trúc Tây Hồ cũng như những công ty xây dựng khác về sản phẩm mang tính chất đơn chiếc theo thời gian, phải tập hợp chi phí từng công trình hạng mục công trình. Hiện nay, bộ máy kế toán của Công ty được áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Bộ máy kế toán của Công ty đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng với đội ngũ nhân viên tương đối đồng đều, có năng lực chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật cao, hầu hết đã qua các lớp đào tạo cơ bản về nghiệp vụ kế toán, hăng say trong công việc, đoàn kết hợp đồng tốt giữa các bộ phận kế toán với nhau, nhờ vậy đã giúp cho Giám đốc Công ty nắm sát được tình hình hoạt động kinh doanh để có quyết định quản lý kịp thời cho Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ đề ra.
Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi Công ty, giúp lãnh đạo Công ty thực hiện hạch toán kinh tế, phân tích kinh tế và quản lý kinh tế tài chính. Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, đảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung, thống nhất mọi hoạt động thì bộ máy kế toán của Công ty đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
b. Nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Kế toán trưởng: Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức ghi chép và phản ánh chính xác trung thực toàn bộ tài sản của Công ty, tổ chức tính toán và nộp đầy đủ kịp thời phải nộp Ngân sách nhà nước và các khoản thanh toán với người mua và người bán. Tổ chức đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo tài chính, đồng thời kế toán trưởng phải tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán, phân tích các số liệu phục vụ cho việc điều hành và quản lý Công ty. Để làm được điều này kế toán trưởng phải phân công chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán trong vị trí bất kỳ của bộ phận nào như thủ kho, thủ quỹ, hay kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán...
- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư TSCĐ Kế toán thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Kế toán thanh toán lương, BHXH Thủ quỹ
- Kế toán tài sản cố định (TSCĐ): Kế toán TSCĐ phải đảm bảo phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác tình hình hiện có và biến động tài sản cố định. Kế toán cần phải theo dõi chi tiết từng tài sản riêng biệt, có kết cấu độc lập thực hiện một chức năng nhất định hoặc có thể là một tổ hợp liên kế nhiều bộ phận cùng thực hiện một chức năng. Trên cơ sở đối tượng đã xác định, cần xây dựng số hiệu của từng đối tượng tài sản cố định nhằm thuận tiện và tránh nhầm lẫn trong hạch toán và quản lý tài sản cố định. Mặt khác phải phân loại TSCĐ một cách hợp lý, từ tính chất đầu tư, công dụng và tình hình sử dụng khác nhau... nên để thuận lợi cho việc quản lý hạch toán tài sản cố định, kế toán TSCĐ cần phải sắp xếp theo từng nhóm theo đặc trưng nhất là quyền sở hữư, nguồn hình thành. Vì vậy kế toán TSCĐ của Công ty luôn theo sát tình hình biến động, tính khấu hao TSCĐ của từng tài sản, theo dõi chi tiết bằng thẻ TSCĐ để có được mức khấu hao đã chuyển thực tế vào các công trình, hay các bản thiết kế. Từ đó xác định được giá thành thành phẩm của Công ty sao cho thấp nhất để thu hút các hợp đồng kinh tế, các tổ chức mời thầu.
- Kế toán thanh toán: Phải theo dõi chính xác, kịp thời tình hình thanh toán các khoản phải thu, phải trả. Để có được sự chính xác đòi hỏi kế toán phải theo dõi chi tiết từng đối tượng phải thu, phải trả, liên tục đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán của các đơn vị kịp thời cũng như phải trả các khoản đến kỳ hạn phải thanh toán. Phải đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối tháng từng khoản nợ khoản thu phát sinh, số đã thu, số còn phải thu, số đã thanh toán, số còn phải trả. Khi cần thiết phải xác nhận với khách hàng bằng văn bản đối với các khách hàng có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên và có số nợ, phải trả lớn. Chính vì vậy thông qua các mối quan hệ thanh toán, có thể đánh giá tình hình tài chính và chất lượng hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nếu hoạt động tốt Công ty sẽ ít chiếm dụng vốn của người khác, ngược lại sẽ tồn tại tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, dẫn đến nợ kéo dài.
- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội(BHXH): Kế toán tiền lương và BHXH phải quản lý lao động về mặt số lượng để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động trong công ty về mặt số lượng và chất lượng từ đó làm căn cứ tính
công kế toán phải có sổ chi tiết để thanh toán tiền công tiền lương, các khoản phụ cấp và trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán phải lập bảng thanh toán tiền lương cho từng đơn vị thi công từng phòng. Trên bảng thanh toán lương cần phải ghi rõ các khoản phụ cấp, các khoản khấu trừ số tiền người lao động được lĩnh. Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, dựa vào đây cũng đánh giá được hoạt động của công ty, và là một nhân tố quan trọng trong quá trình tái sản xuất sản phẩm.
-Thủ quỹ: Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý về nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số tiền tồn ở sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch thủ quỹ phải kết hợp với kế toán để tìm ra nguyên nhân của phần chênh lệch đó đưa ra kiến nghị biện pháp giải quyết. Để tránh sự chênh lệch trên thủ quỹ phải kiểm tra mọi khoản thu và chi tiền mặt, phiếu thu, chi phải có chữ ký của người thu người nhận, người cho phép nhập xuất quỹ. Sau khi đã thu tiền thủ quỹ đóng dấu đã thu tiền hoặc đã chi tiền vào chứng từ. Cuối ngày thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu, chi để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toán tiền mặt. Đòi hỏi mọi khâu trong quá trình làm việc của thủ quỹ phải cẩn thận, chính xác, thủ quỹ phải trung thực, ghi chép đầy đủ tránh thiếu sót và nhầm lẫn.
