I. Một số nét khái quát về Công ty Giầy Thượng Đình
4. Đặc điểm công tác tổ chức quản lí
Công ty Giầy Thượng Đình xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến. Sơ đồ thể hiện trong biểu 1.
Giám đốc là người đứng đầu Công ty, quyết định những vấn đề hệ trọng, đồng thời chịu trách nhiệm trước nhà nước về nhiệm vụ được giao. Giám đốc được bổ nhiệm theo nhiệm kỳ. Theo mô hình tổ chức kiểu trực tuyến, các phần hành chuyên biệt đươc giao cho các phó giám đốc trực tiếp phụ trách theo uỷ quyền thường xuyên của Giám đốc. Khi khuyết giám đốc thì một phó giám đốc thực hiện quyền giám đốc.
Phó giám đốc kĩ thuật và công nghệ :
Nhiệm vụ của phó giám đốc kĩ thuật và công nghệ là quản lý về mặt kĩ thuật dây chuyền công nghệ trong doanh nghiệp, chỉ đạo việc tìm phương hướng cải tiến kĩ thuật, nâng cao chất lượng sản phẩm, giải quyết những vấn đề liên quan đến công nghệ theo thẩm quyền được giao. Phó giám đốc có nhiệm vụ điều hành hoạt động của Trưởng phòng chế thử mẫu và Trưởng phòng Kĩ thuật công nghệ.
Phòng Chế thử mẫu : nhận mẫu giầy và sản xuất thử các loại giầy theo đơn đặt hàng, nghiên cứu mẫu giầy mới. Phòng có đủ các máy móc, thiết bịđể hoàn chỉnh một đôi giầy.
Phòng Kĩ thuật-Công nghệ : chịu trách nhiệm nghiên cứu để tạo ra các đơn pha chế cao su, hoá chất đảm bảo cho đế giầy dẻo, dai, bền đẹp; rà soát và sửa đổi, bổ sung định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm; hướng dẫn, kiểm tra và theo dõi quy trình công nghệ, loại bỏ những máy móc đã lỗi thời, lạc hậu, mua về những máy móc mới, hiện đại đồng thời thực hiện đối ngoại về công tác kĩ thuật.
Biểu 1:
Bộ máy quản lí của Công ty Giầy Thượng Đình
Phòng hành chính tổ chức GIÁM ĐỐC Phòng kế toán tài chính Phó giám đốc BHXH và vệ sinh môi trường Phó giám đốc thiết bị và an toàn Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc kỹ thuật và công nghệ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Trạm Y tế Ban vệ sinh công nghiệp và môi trường Phòng bảo vệ Xưởng cơ năng Phòng tiêu thụ Phòng quản lí chất lượng Phòn g kế hoạch vật tư Phòng chế thử mẫu Phòng kĩ thuật công nghệ
Phó giám đốc Sản xuất – Chất lượng
Đây là chức vụ quan trọng trong doanh nghiệp và tương đối nhiều công việc. Phó giám đốc quản lý các Trưởng phòng Kế hoạch –Vật tư, phòng quản lý chất lượng, phòng tiêu thụ và các quản đốc 4 phân xưởng : phân xưởng Bồi cắt, phân xưởng May, phân xưởng cán, phân xưởng Gò và bao gói.
Phòng Kế hoạch vật tư : làm kế hoạch điều động sản xuất cho toàn Công ty, khai thác và thu mua vật tư cho sản xuất, xây dựng kế hoạch cung cấp vật tư cho từng phân xưởng sản xuất theo tình hình thực tế, đồng thời nắm vững lượng vật tư xuất ra cho sản xuất, lượng vật tư tồn kho, thiếu hụt; dự tính theo kế hoạch thời điểm cung ứng vật tư cho sản xuất kịp thời.
Lượng vật tư cần cho sản xuất rất nhiều chủng loại nên công việc của phòng rất phức tạp, đòi hỏi phải nắm bắt kịp thời những thông tin liên quan đến tình hình vật tư tại Công ty.
Phòng quản lí chất lượng : nhiệm vụ của phòng là bám sát quá trình sản xuất để cùng các phân xưởng kiểm tra chất lượng sản phẩm của từng công đoạn, của từng khâu trong quá trình sản xuất, bao gồm :
-Kiểm soát sản phẩm không phù hợp
-Lập biên bản và ra các biện pháp khắc phục
-Vận dụng kĩ thuật thiết kế vào sản xuất sản phẩm cuối cùng.
Phòng tiêu thụ : lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, thường xuyên giao dịch với khách hàng nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ, cải tiến phương pháp bán hàng, chào hàng, đề xuất giá bán kịp thời, hợp lí để tiêu thụ sản phẩm nhanh. Phòng Tiêu thụ thực hiện luôn cả chức năng marketing cho Công ty.
Phó giám đốc Thiết Bị-An toàn : quản lí quản đốc xưởng Cơ năng và trưởng phòng Bảo vệ.
Xưởng Cơ năng : thực hiện việc bố trí điện, nước, năng lượng cho quá trình sản xuất và phục vụ các hoạt động khác của toàn Công ty; thường xuyên kiểm tra đểđảm bảo an toàn, tránh sự cố xảy ra, góp phần bảo đảm sản xuất kịp thời, đúng ké hoạch.
Phòng Bảo vệ : thường xuyên kiểm tra, bảo vệ của cải vật chất cũng như con người trong Công ty, kịp thời ngăn chặn những hành vi vi phạm an ninh trật tự.
Phó giám đốc Bảo hiểm xã hội và Vệ sinh môi trường phụ trách vấn đề vệ sinh công nghiệp, vệ sinh môi trường như : rác thải công nghiệp, ô nhiễm môi trường, bảo hộ lao động… và phụ trách trạm y tế.
Ban Vệ sinh công nghiệp và môi trường: làm công tác dọn dẹp vệ sinh, đảm bảo cảnh quan Công ty luôn sạch đẹp, đảm bảo vệ sinh công nghiệp và chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Trạm Y tế : thực hiện các biện pháp cụ thể để phòng, chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên của Công ty.
Ngoài 4 phó giám đốc trên, Công ty còn tổ chức các phòng mà xét về vị trí các trưởng phòng đó tương đương với các phó giám đốc, bao gồm : phòng Hành chính-tổ chức, phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng Kế toán-Tài chính.
Phòng hành chính-tổ chức : chức năng chính là tiếp khách của Công ty, quản lí các giấy tờ hành chính, lập kế hoạch và kiểm tra trình độ lao động trong toàn Công ty, tuyển chọn lao động, thực hiện mọi chế độ vè lao động như : lương, thưởng, phụ cấp, bảo hộ lao động …
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính-tổ chức tương đương với bộ phận nhân sự trong công tác quản trịở các doanh nghiệp khác.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu :
Do mặt hàng của Công ty chiếm 2/3 là xuất khẩu ra thị trường nước ngoài nên vấn đề kinh doanh xuất nhập khẩu giữ vai trò rất quan trọng và được tách ra, chịu sự quản lí của một phòng chuyên biệt là phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Chức năng chính của phòng là khai thác các nguồn hàng, làm kế hoạch xuất khẩu giầy và kế hoạch nhập nguyên liệu, máy móc, thiết bị. Mặt khác, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu còn phối hợp với phòng thiết kế trong việc tạo ra những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng.
-Thực hiện ghi chép và phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh vào tài khoản liên quan.
-Theo dõi tình hình biến động về tài sản, nguồn vốn tại Công ty. -Giám sát, đôn đốc việc tthực hiện các chỉ tiêu của Công ty.
-Tính toán, tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm … xác định kết quả kinh doanh .
-Cung cấp số liệu, tài liệu, các báo cáo có liên quan theo yêu cầu của cán bộ quản lý trong Công ty (Giám đốc, Phó giám đốc, các phòng ban liên quan ) cũng như theo yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước (thuế, thanh tra).
-Lập kế hoạch về tài chính, tham mưu cho giám đốc về các quyết định quản lý.